Ngày 03 tháng 04 năm 2020

Bí quyết cùng WorkIT.vn: 5 Cách Để Không Bao Giờ Trượt Deadline

Tin tốt là bạn giành được một hợp đồng lớn. Tin xấu là bạn vừa đặt bút cam kết làm một nhiệm vụ bất khả thi. Deadline (thời hạn, hạn chót) giăng bẫy tóm gọn hầu hết những người làm ăn kinh doanh. Chúng chính là nguyên nhân trực tiếp gây ra khá nhiều vụ hụt cơ hội làm ăn, chưa nói đến việc gây ra căng thẳng kéo dài cho những người liên quan.

Vấn đề ở đây là trong kinh doanh tiền bạc và thời gian là hai thứ không thể tách rời, sẽ chẳng ai nhận được xu nào cả trừ phi có ai đó thực hiện những điều đã cam kết. Điều này đúng với với cả bạn lẫn khách hàng, trong trường hợp ở đây là các doanh nghiệp (B2B)

Đối mặt với những deadline điên rồ, không gì có thể trui rèn cho bạn tốt hơn là việc phải “đứng mũi chịu sào” trên cương vị là một giám đốc cấp cao trong một công ty đại chúng. Tôi đã chiêm nghiệm cách đối mặt với deadline trong nhiều năm qua, và dù áp lực luôn đè nặng trên vai, cuộc sống là một doanh nhân của tôi trôi qua tựa như những phút đi dạo trong công viên.

Dù bạn làm việc trong ngành nào, để hoàn thành deadline chỉ cần ước lượng 2 điểm: (1) Khi nào thì khách hàng thực sự cần, và 2) Thực tế sẽ mất bao lâu để thực hiện những gì đã cam kết với khách hàng. Dưới đây là cách giúp bạn ước lượng chuẩn chỉnh, và cách đối đáp với khách hàng trong thời gian khó khăn này:

1. NHẬN THỨC BẠN PHẢI MẤT BAO LÂU ĐỂ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

Tôi biết là điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng rất ít doanh nhân hiểu đúng tầm quan trọng của năng lực này. Hãy nhớ là bạn đang sống trong một thế giới thực, nơi mà mỗi người chỉ đóng một vai trò trong một bộ máy, và trong một tuần, số lượng giờ làm việc chỉ có hữu hạn mà thôi. Đừng cười; rồi bạn sẽ thấy ngạc nhiên khi không ít người chẳng thèm đoái hoài gì tới chuyện này.

Vào lúc tổng kết dự án, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ đánh giá xem những dự đoán ban đầu của mình chính xác tới nhường nào để cải thiện những dự đoán trong tương lai. Sớm thôi, bạn sẽ trở nên giỏi trong vấn đề này.

2. XÁC ĐỊNH KẾ HOẠCH THỰC SỰ CỦA KHÁCH HÀNG

Giả dụ khách hàng nói với bạn “Tôi sẽ nhảy xuống đấy”, phản ứng ban đầu của bạn sẽ luôn là, "Thế chỗ đó sâu đến đâu vậy?" Bạn cần phải kìm nén sự thôi thúc đó; học cách đặt câu hỏi; và tìm hiểu càng nhiều thứ càng tốt trước khi đưa ra bất kỳ giải pháp nào cho vấn đề khách hàng đang gặp phải.

Cụ thể, khi một người khách hỏi, “Bao giờ các anh chị mới chuyển hàng?” thì câu trả lời của bạn nên có ý tứ như sau, “Khi nào thì anh/chị cần nó?”, hoặc “Anh/chị có thể cho tôi biết thêm về dự án này có được không”. Đừng quên lấy thông tin trước khi bạn nhận việc. Đôi khi bạn phải hơi “tọc mạch” một chút nhưng đó là cách bạn xây nên bức tường bảo vệ cho lịch trình làm việc của mình, để không phải lo sợ việc kinh doanh hay uy tín của bạn đổ bể.

Và cũng đừng quên là mọi thứ không ngừng biến chuyển. Kể cả khi bạn đã triển khai công việc theo đúng lịch trình, tốt hơn hết là bạn nên cập nhật tình hình hiện tại và xem mình đã hoàn thành đến đâu trong phạm vi công việc, mà không cần bật báo động đỏ.

3. HÃY THẲNG THẮN VỚI CHÍNH MÌNH

Đúng là bạn cần phải biết cách làm thế nào để mọi thứ diễn ra như đã tiên liệu, một việc không hề kém phần quan trọng là lựa chọn một cách khôn ngoan những điều nên nói với khách hàng. Đừng bao giờ nói những điều thừa thãi. Hãy nhớ rằng, không phải tất cả kế hoạch bị trượt hoặc mọi sự kiện bị bỏ lỡ đều quan trọng, và có thể việc chia sẻ quá nhiều thông tin sẽ gây hại hơn là mang lại lợi ích.

Hãy đề ra một lịch trình có tính quyết tâm trong tư tưởng và cố gắng tuân theo nó. Tại sao vậy? Bởi nhiều việc rồi sẽ không diễn ra theo ý muốn. Luôn luôn là như vậy. Và khi mọi thứ không suôn sẻ, bạn sẽ không để việc này vướng bận đến lịch trình bạn đã và đang tuân theo nghiêm ngặt.

4. CAM KẾT LÀM NHỮNG "NHIỆM VỤ BẤT KHẢ THI" KHÔNG HOÀN TOÀN LÀ ĐIỀU BẤT LỢI

Bạn sẽ nhận được yêu cầu cam kết làm những điều không thể. Và bạn chẳng thể làm được gì. Trong thực tế, điều này không hẳn là xấu. Những doanh nghiệp lớn nhất và thành công nhất trên Trái Đất này đòi hỏi các nhà cung cấp đủ mọi thứ trên đời – và họ vẫn luôn có được thứ mình muốn, đơn giản là vì chẳng ai muốn mất việc làm ăn cả.

Trước khi đặt bút kí vào thỏa thuận hoặc đơn giản là gật đầu đồng ý, hãy làm một thứ: Nói với khách hàng một điều đại loại là doanh nghiệp của họ quan trọng với bạn tới mức nào, yêu cầu họ đặt ra thực sự là một thử thách, nhưng họ là ưu tiên hàng đầu và bạn sẽ làm tất cả mọi thứ có thể để bắt kịp với deadline họ đề ra. Sau đó hẵng bắt tay vào thực hiện.

5. PHẢI LÀM GÌ KHI BẠN LỤT VIỆC ... VÀ NÓ SẼ XẢY RA THÔI

Nếu bạn trượt deadline, mà khả năng cao là chuyện đó sẽ xảy ra, đừng tự dày vò bản thân. Các công ty được quản lý tốt thường xây dựng một "tấm lưới phòng hộ" để phòng tránh những "ca" như thế này. Trong trường hợp không may khi mà việc trượt deadline của bạn trực tiếp phương hại đến việc làm ăn của khách hàng, bạn vẫn có thể phục hồi quan hệ và thậm chí tạo ra cơ hội để khiến mối quan hệ hai bên trở nên bền vững hơn. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào cách bạn xử lý tình huống

Cứ cho đó là một tình huống hết sức nhạy cảm, nhưng một khi bạn biết mình đã không còn đường lui, hãy “bước ra ngoài ánh sáng”, thành thật nói với khách hàng bạn sẽ làm hết sức có thể để sửa chữa mọi chuyện. Khi mà bạn là người đứng mũi chịu sào, nếu làm tốt, việc đó sẽ tăng uy tín cũng như niềm tin của khách hàng với bạn.

Không gì có thể xây dựng một mối quan hệ bền chặt tốt hơn là việc cùng nhau đi qua "khổ ải".

Vi Nguyễn

NGUỒN: SAGA.VN

Vui lòng điền các tin sau
hệ thống WorkIT.vn sẽ tự động email thông tin cho Bạn. Cảm ơn