Ngày 03 tháng 11 năm 2021

WorkIT – “Giảm đau” trong quản trị doanh nghiệp

Trong một cuộc khảo sát gần đây – các chủ doanh nghiệp thường cho biết rằng họ gặp rất nhiều nỗi đau trong quản trị doanh nghiệp. Vậy nguyên nhân là từ đâu và làm thế nào để “giảm đau” cho doanh nghiệp hãy cùng WorkIT tìm hiểu.

Từ lâu cụm từ “nỗi đau doanh nghiệp” xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp và khi áp lực từ môi trường kinh doanh, từ dịch bệnh đã làm cho cụm từ này phổ biến hơn bao giờ hết. Không có một doanh nghiệp nào từ các tập đoàn lớn thành công trên thị trường hay các công ty nhỏ mới thành lập mà không tồn tại “nỗi đau trong quản trị doanh nghiệp”. Theo những khảo sát thì nỗi đau trong quản trị doanh nghiệp thường tồn động ở hai dạng là con người và quy trình - hệ thống.

Nỗi đau cho về con người

Con người luôn được xem là nền tảng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp hiện nay đang bị lung lai khi nền tảng không còn vững chắc. Đây được xem là nỗi đau ngầm cho nhiều doanh nghiệp vì vậy nhiều chủ doanh nghiệp vẫn mơ hồ chưa biết về nỗi đau này. Đã có bao giờ chủ doanh nghiệp tự hỏi nhân viên A hoặc B đang làm việc gì và kết quả như thế nào? Đương nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp muốn biết nhưng họ chỉ có thể nghe thông qua báo cáo của nhân viên, và thường họ sẽ không có đủ “sức chờ” để nhận được báo cáo.

Mười năm gần đây, khái niệm quản trị con người mới được nhắc đến nhiều ở Việt Nam, song công tác này tại các doanh nghiệp Việt chủ yếu đang dựa trên kinh nghiệm mà không được triển khai một cách bài bản, hệ thống. Theo nhận định của nhiều chuyên gia, năng lực quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp Việt vẫn còn cách khá xa so với thế giới. Do cách tổ chức hoạt động quản trị của nhiều doanh nghiệp Việt chưa chuyên nghiệp, còn làm theo cảm tính và dựa trên kinh nghiệm nên gặp khá nhiều vấn đề. Sau đây là một vài những nỗi đau cốt lỗi tại doanh nghiệp bao gồm:

  • Một là không có công cụ kiểm soát nhân viên. Đây là hiện tượng phổ biến, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang thả trôi nhân viên, đôi khi giao việc nhưng không biết nhân viên có đảm nhiệm được hay không, dẫn đến việc nhân viên chưa làm đã nản, đôi khi lại lười biếng trốn việc, dẫn đến lương vẫn trả nhưng chưa bao giờ nhận đươc hiệu quả tương xứng. Nguyên nhân bắt nguồn từ tuyển dụng, ở đây rõ ràng bộ phận nhân sự không xây dựng chân dung ứng viên, không có mô tả công việc rõ ràng và chuẩn năng lực của vị trí cần tuyển ngay từ đầu nên hoạt động tuyển dụng diễn ra khá cảm tính, rất rủi ro. Một số trường hợp khác là không thường xuyên kiểm soát nhân viên theo hệ thống, mọi việc thường được biết thông qua báo cáo công việc tuần, gây ra sự nhàm chán và mơ hồ. Nhiều nhân viên báo cáo công việc nhưng không chính xác với tiến độ thực tế và một trường hợp khác là chủ doanh nghiệp không có thời gian để quan tâm đến.
  • Hai là việc nhân viên những người thật sự làm được việc rời đi. Hiện tại, theo mô hình chung mỗi năm có hai lần đánh giá tăng lương thì tránh được tình trạng nhân viên liên tục nhắn tin đòi tăng lương có thể gây ra tình trạng ai “kêu” nhiều thì được tăng lương trong khi những người "lầm lũi" làm không ý kiến lại không được tăng. Rõ ràng, đôi lúc nhân viên rời đi chủ doanh nghiệp cũng chưa biết lí do thực tế. Bên cạnh đó, nếu nhân viên thực sự làm được việc, họ thường có nhu cầu được đào tạo. Tuy nhiên, thường doanh nghiệp Việt nhìn chung, chưa thực hiện được thao tác này. 
  • Ba là không có hệ thống đánh giá nhân sự, bao gồm đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc. Do đó, không có căn cứ chuẩn để bố trí luân chuyển, sa thải nhân sự; đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên một cách cảm tính dẫn đến sai lệch, tạo bất mãn trong nội bộ. Đây cũng được xem là nỗi đau tìm ẩn nhất của doanh nghiệp. Thực tế, việc quản trị con người chủ doanh nghiệp phải công tâm và đánh giá trên kết quả thực tế. Đánh giá cảm tính thay vì định lượng, không xây dựng quy trình đánh giá nhân sự nên đánh giá không hiệu quả, không có thông tin chính xác cho các quyết định về quản trị để tác động đến kết quả kinh doanh và khiến nhiều sự bất mãn nội bộ.

Thực tế, theo đánh giá của chuyên gia nếu một doanh nghiệp còn tồn động ba vấn đề này, doanh nghiệp sẽ rất khó thoát khỏi sự lũng đoạn nội bộ và phát triển toàn diện được.

Nỗi đau về quy trình và hệ thống

Hệ thống và quy trình được xem là xương sống của doanh nghiệp, tuy nhiên, thực trạng chấp vá xương sống đang lan rộng ở nhiều doanh nghiệp - đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi mới thành lập Công ty, các chủ doanh nghiệp dành sự quan tâm cho mảng kinh doanh mở rộng thị trường mà bỏ qua tầm quan trọng của các bộ phận khác. Chú trọng phát triển doanh nghiệp quá nhanh nhưng lại không đi kèm cơ cấu doanh nghiệp phù hợp.

Doanh nghiệp không xây dựng quy trình quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm kiểm tra, giám sát các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Nguyên nhân này xuất phát từ tâm lý ngại thay đổi, không muốn bị giám sát của nhân viên cùng với việc chủ doanh nghiệp không đánh giá đúng tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ. Đồng thời, nhân sự thường xuyên thay đổi ở nhiều bộ phận nhưng lại không có sự chuyển giao giám sát dẫn đến không ai còn nắm được số liệu đúng hoặc có thể giải thích được nguồn gốc, bản chất của số liệu. Điều này gây ra các rủi ro về theo dõi thu hồi thanh toán công nợ, theo dõi tài sản và thậm chí gây rủi ro về thuế cho chính chủ doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp khi chủ phát triển “đắm chìm” trong việc tìm kiếm lợi nhuận sẽ buông bỏ việc vận hành, từ đó các quy trình doanh nghiệp không được cải tiến phù hợp với hiện trạng doanh nghiệp. Hoặc trong một vài trường hợp chủ doanh nghiệp đưa quy trình góp nhặt vào doanh nghiệp, từ đó dẫn đến vị quy trình chòng chéo và gây khó khăn, phức tạp cho khâu vận hành. Hầu hết, các cuộc họp hiện nay tại doanh nghiệp nhằm mục đich vá lỗ hỏng khi nhận được những ý kiến từ các bộ phận xủ lý. Và thường các cuộc họp chấp vá sẽ được lặp đi lặp lai nhiều lần để giải quyết và đôi khi là bỏ ngõ không giải quyết.

Một điểm nữa mà các doanh nghiệp gặp phải chính là các phòng ban thường đổ lỗi cho nhau và cuối cùng là không biết nguồn gốc của vấn đề là từ đâu, vì phòng ban làm theo đúng quy trình doanh nghiệp nhưng kết quả hoàn toàn sai trái và mâu thuẩn. Nỗi đau nữa là nhiều doanh nghiệp đầu tư rất nhiều phần mềm nhưng thực tế khi nhìn lại mỗi phần mềm lại có những tính năng khác nhau và hoàn toàn không hỗ trợ được cho khâu vận hành. Hiện nay, thực trạng dịch bệnh có thể bùng phát mọi lúc moi nơi, các doanh nghiệp Việt đang manh nha việc cho nhân viên làm việc tại nhà. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp lý tưởng này hoàn toàn không thực hiện được vì cơ bản họ sử dụng dữ liệu nội bộ tại doanh nghiệp, vì doanh nghiệp không an tâm cho nhân viên mang thông tin doanh nghiệp về nhà.

Thay đổi tư duy để “giảm đau” cho doanh nghiệp.

Hiện nay, một số lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải tình trạng mặc dù rất muốn làm nhưng không làm được. Thực ra không phải họ thiếu kiên nhẫn mà họ ngại làm những việc không tạo giá trị gia tăng, không dự đoán được hành vi những người mình đang làm việc cùng. Họ muốn tập trung năng lượng và thời gian tạo ra kết quả. Đây là tư duy hoàn toàn sai của nhiều chủ doanh nghiệp, nếu chủ doanh nghiệp thực hiện theo tư duy này thì chỉ thấy được tầm nhìn “ngắn hạn” của họ. Vì cơ bản, một doanh nghiệp muốn có sự phát triển và tồn tại trên thị trường phải có sự đổi mới, cải tiến để làm tiền đề cho sự phát triển. Chính vì vậy, điều tiên quyết để giảm nỗi đau cho doanh nghiệp chính là “nâng cấp” tư duy nhà điều hành.

Dùng công nghệ để “giảm đau” và “tăng sức đề kháng” cho doanh nghiệp

Ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp đang được xem là công cụ đắc lực để giúp các doanh nghiệp giảm đau hiệu quả. Thực tế, những vấn đề góp nhặt được từ quản trị con người đến hệ thống quy trình doanh nghiệp thường được “hóa giải” bởi công nghệ.

Thực tế, các chủ doanh nghiệp thường bị loay hoay là phải sử dụng phần mềm nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp mình , là phẩn mềm trong nước hay ngoài nước. Rất nhiều câu hỏi và sự đắn đo của doanh nghiệp Việt. Theo nhiều nhận định từ chuyên gia, các doanh nghiệp nên chọn các nhà cung cấp với các tiêu chí chính như sau: 

  • Mô hình ứng dụng bám sát vào mô hình chung của doanh nghiệp Việt, có thể nắm gọn các thông tư chính sách của Nhà Nước. Đây là điều quan trọng, vì nhiều phần mềm dù khắc phục được quy trình doanh nghiệp, nhưng lại không giải quyết được các quy trình “nội địa” của Nhà Nước.
  • Nhà cung cấp phải cung cấp được giải pháp toàn diện. Thực ra, trên thị trường phần mềm có nhiều nhà cung cấp với những tính năng rất riêng biệt. Tuy nhiên, nếu một doanh nghiệp loay hoay với việc mỗi phần mềm một tính năng, thì việc vận hành quá tốn thời gian, chưa tính đến việc đồng bộ dữ liệu gặp nhiều khó khăn.
  • Nhà cung cấp phải phục vụ được cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một vài doanh nghiệp đang rơi vào tình trạng, phần mềm có thể phục vụ cho doanh nghiệp khi ở trạng thái nhỏ, nhưng đến khi doanh nghiệp phát triển thì lại không cung cấp phần mềm thích ứng được. Dẫn đến doanh nghiệp phải chọn phần mềm khác gây việc hao phí và lãng phí thời gian, chưa kể đến việc vận hành phải thay đổi theo phần mềm mới.
  • Ưu tiên chọn đơn vị phần mềm phải có kinh nghiệm lâu năm hơn là đơn vị phần mềm có tiếng, đồng thời phải xem xét việc các khách hàng của đơn vị đó là ai. Đây là thực sự là một điều cần thiết. Nhiều doanh nghiệp sẽ đặt câu hỏi vì sao không chọn các ứng dụng phần mềm đang có tiếng tại Việt Nam, đơn giản phần mềm có tiếng sẽ hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai. Một doanh nghiệp sử dụng phần mềm phải hội tụ hai yếu tố, một là phần mềm phải giải quyết được vấn đề và hai là chi phí hợp túi tiền, chúng ta không nên quan trọng về phần mềm của thương hiệu nào, mà phải quan tâm phần mềm có giải quyết được khúc mắc và hỗ trợ tốt theo ba tiêu chí trên hay không? Hơn thế nữa, chủ doanh nghiệp phải chú ý đến, các khách hàng đi trước để xem có cùng ngành nghề, có cùng nhu cầu phần mềm với mình hay không?

Vui lòng điền các tin sau
hệ thống WorkIT.vn sẽ tự động email thông tin cho Bạn. Cảm ơn