Blog

Có thể thấy những công việc từ xa đang tăng trưởng nhanh chóng, mặc dù đây là mô hình đã được áp dụng từ nhiều năm trước trên thế giới nhưng bây giờ mới trở thành xu hướng và được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đưa vào chiến lược vận hành của mình. Vậy mô hình làm việc từ xa sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và người lao động?

Hãy cùng Workit tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết sau! 

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là hình thức người lao động thực hiện và hoàn thành công việc ở bất cứ địa điểm nào bên ngoài văn phòng công ty. Những người làm việc từ xa sẽ trao đổi thông tin, quản lý công việc và giao tiếp với mọi người thông qua những công cụ, nền tảng công nghệ.

Những lợi ích của hình thức làm việc từ xa

Sự phát triển vượt bậc của mô hình làm việc từ xa là minh chứng cho những lợi ích mà chúng mang lại cho cả doanh nghiệp và người lao động. Một số lợi ích phổ biến mà hình thức này mang lại bao gồm: 

Lợi ích của làm việc từ xa 

• Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển: 

   

Những nhân viên làm việc từ xa thường có xu hướng làm việc tại nhà hoặc những quán cafe, không gian trao đổi chung gần đó. Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ, làm việc hoặc thư giãn. 

• Tăng tính liên tục trong kinh doanh:

   

Các nhóm làm việc từ xa hoặc những doanh nghiệp ứng dụng hình thức làm việc từ xa thường có khả năng linh hoạt cao hơn nhờ sử dụng những công cụ hỗ trợ trong thực hiện công việc. Cùng với đó sự linh hoạt về thời gian, địa điểm, thiết bị sử dụng cũng là phương pháp giúp doanh nghiệp tăng tính liên tục trong hoạt động kinh doanh và phản ứng nhanh hơn với những tình huống bất ngờ, tình huống khẩn cấp. 

• Tiết kiệm chi phí về văn phòng: 

   

Một trong những cách cắt giảm chi phí và giảm áp lực thuê văn phòng là ứng dụng hình thức làm việc và quản lý từ xa. Việc nhân viên thực hiện công việc từ xa đồng nghĩa với các yêu cầu về không gian làm việc tại văn phòng ít hơn, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản đáng kể cũng như linh hoạt hơn khi mở rộng. 

• Lợi thế về mặt tuyển dụng: 

   

Nhu cầu về một công việc linh hoạt và cân bằng cuộc sống của lực lượng lao động trẻ là một trong những thách thức với các doanh nghiệp tuyển dụng truyền thống. Đó là chưa tính đến sự cạnh tranh của những doanh nghiệp này khi tuyển dụng những vị trí như cấp quản lý trở lên. Thế nên một doanh nghiệp ứng dụng hình thức làm việc từ xa sẽ xây dựng được lợi thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng. Ngoài ra, giảm tải các chi phí hỗ trợ như chi phí chuyển đổi chỗ ở cho nhân sự cấp cao hay mở rộng phạm vi tuyển dụng cũng là một trong những lợi ích mà làm việc từ xa mang lại. 

Các loại hình làm việc từ xa được ứng dụng phổ biến

Sự đổi mới trong hình thức làm việc đòi hỏi cần nhiều thời gian và nỗ lực thay đổi về phong cách quản lý và vận hành. Tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp, mỗi vị trí sẽ phù hợp để ứng dụng loại hình làm việc từ xa khác nhau. Hãy cùng Workit điểm qua một số loại hình được nhiều doanh nghiệp ứng dụng: 

Làm việc tự do (Freelancing) 

Loại hình làm việc tự do đang trở thành một xu hướng làm việc đầy triển vọng dưới sự phát triển của Internet cũng như những tác động từ đại dịch Covid-19. Những người làm việc tự do (freelancers) sẽ không cần cam kết về thời gian làm việc cố định, thay vào đó họ sẽ cam kết hoàn thành công việc theo một giới hạn thời gian làm việc nhất định (deadline). 

Thông thường, sự cam kết giữa doanh nghiệp và người làm tự do sẽ thể hiện trên một bản hợp đồng thỏa thuận trước khi bắt đầu dự án. Với những công việc tự do, khách hàng sẽ trả tiền theo dự án, theo nhiệm vụ hoặc tính theo mỗi giờ làm việc tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên. 

Làm việc từ xa hoàn toàn (Remote Fully) 

Khác mới loại hình làm việc tự do, hình thức Remote Fully sẽ có mức độ ràng buộc cao hơn giữa doanh nghiệp và người lao động. Với hình thức này, người lao động sẽ có sự ổn định của một công việc truyền thống cùng sự linh hoạt hơn về địa điểm và thời gian làm việc. Có nghĩa người lao động sẽ có những thỏa thuận về quyền lợi, phúc lợi và trách nhiệm của một nhân viên chính thức nhưng không cần tới văn phòng làm việc. 

Những doanh nghiệp với chiến lược làm việc từ xa thường đi kèm với nỗ lực quản trị ngay từ đầu, vậy nên quá trình mở rộng cũng sẽ dễ dàng hơn, khó khăn lớn nhất của những doanh nghiệp này thiết lập quy trình công việc và kênh liên lạc để mọi người làm việc với năng suất cao nhất. 

Làm việc kết hợp (Hybrid Working)

Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Working) đã trở thành một trong những lựa chọn tối ưu vào thời điểm từ năm 2020 đến nay, khi doanh nghiệp cần tuân thủ quy định giãn cách của chính phủ để ngăn ngừa lây lan dịch bệnh. Hybrid Working là hình thức kết hợp làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động.

Việc ứng dụng mô hình làm việc kết hợp không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khoảng cách trong thời kỳ đại dịch mà còn giảm được một khoản chi phí đáng kể cho hoạt động vận hành. Cho tới nay, Hybrid Working vẫn là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng vì chúng mang lại nhiều lợi ích như giảm chi phí, tăng năng suất hay sự linh hoạt của mô hình làm việc này. 

Những công cụ giúp công tác làm việc từ xa trở nên hiệu quả hơn

Những công cụ giúp làm việc từ xa hiệu quả hơn

Những công cụ cơ bản 

Ứng dụng mô hình làm việc từ xa đồng nghĩa với việc những hoạt động trao đổi, giao tiếp, quản lý công việc sẽ được thực hiện trên các công cụ, nền tảng internet. Dưới đây là những công cụ cơ bản và thông dụng hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả: 

• Email: Email là công cụ cơ bản và phổ biến nhất để liên lạc và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi. Một số trình duyệt Email phổ biến được sử dụng: Gmail, Outlook, Yahoo Mail,... 

• Ứng dụng tin nhắn tức thời (Instant messaging apps): Đây là một trong những kênh liên lạc phổ biến và quen thuộc nhất đối với mọi thế hệ. Những ứng dụng tin nhắn tức thời sẽ phù hợp hơn với những luồng trao đổi thông tin nhanh, gọn và có tính tương tác cao hơn. Một số ứng dụng nhắn tin phổ biến có thể kể đến: Messenger, Zalo, Telegram, Skype,...

• Họp trực tuyến (Video conferencing): Thay vì phải đến công ty và đặt phòng họp, giờ đây những nền tảng họp trực tuyến đã giúp chúng ta giải quyết vấn đề tương tác, trao đổi, thuyết trình, phản biện,... mà không cần phải tụ họp trong một căn phòng giới hạn diện tích. Một số nền tảng họp trực tuyến phổ biến: Zoom, Google Meet, Microsoft teams.

• Công cụ chia sẻ tài liệu (File sharing tool): Ngoài những công cụ văn phòng như Word, Excel, Powerpoint,... thì những nền tảng chia sẻ tài liệu trực tuyến như Google Drive hay Dropbox được những nhóm lao động trẻ ứng dụng phổ biến hơn nhờ tính tiện lợi, real -time cũng như cập nhật nhanh chóng và chia sẻ dễ dàng. 

Tùy vào mục đích sử dụng và nhu cầu của công việc, các công cụ hỗ trợ có thể được sử dụng ở mức độ khác nhau hoặc có thể được kết hợp với nhau để đạt hiệu quả tốt nhất.

Những nền tảng công nghệ nâng cao 

Mặc dù những công cụ cơ bản trên là không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, tuy nhiên với nhu cầu liên kết dữ liệu, quản lý tập trung cũng như tăng hiệu quả quản lý vận hành khi ứng dụng mô hình làm việc từ xa,  thì quá trình sử dụng nhiều công cụ rời rạc với những mục tiêu khác nhau sẽ làm giảm tính liên kết cũng như gây khó khăn trong công tác quản lý, tìm kiếm thông tin.

Vậy nên, những nền tảng công nghệ bậc cao giúp tự động hóa, sắp xếp và thực hiện công việc được phát triển và đang trở thành xu hướng mới đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa có thể kể đến như: 

• Công cụ quản lý công việc, dự án: Quản lý tất cả các tác vụ từ lên kế hoạch, giao việc, phân công, trao đổi thông tin công việc đến quá trình đo lường, theo dõi và báo cáo tình trạng,...

• Những công cụ chuyên môn theo phòng ban: Quản lý kinh doanh, Quản lý khách hàng (CRM), công cụ kế toán, Sản xuất, Cung ứng, Quản lý kho,....

• Business intelligence (BI) tool: Công cụ báo cáo tự động, dùng để phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin số liệu.

• Artificial intelligence (AI) tool: Công cụ giúp tối ưu thời gian tìm kiếm, tổng hợp thông tin, tự động hóa một số tác vụ đơn giản, giúp tăng năng suất làm việc. 

Dưới sự phát triển vượt bậc của những xu hướng, nền tảng công nghệ, doanh nghiệp cần lựa chọn và ứng dụng những giải pháp công nghệ phù hợp để có thể linh hoạt thay đổi, thích ứng và đưa doanh nghiệp phát triển nhanh hơn. 

Kết luận

Việc triển khai hình thức làm việc từ xa giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành cũng như giúp nhân viên tăng hiệu quả và năng suất làm việc. Tuy nhiên, để có thể vận hành một mô hình làm việc từ xa hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được một chiến lược triển khai phù hợp, đảm bảo tính hệ thống trong quản lý nhân viên, công việc, dự án. 

Một sự chuẩn bị kỹ càng, một chiến lược triển khai mô hình làm việc từ xa bài bản sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tăng tính linh hoạt, tập trung sáng tạo, cải thiện năng suất và chất lượng cuộc sống cho nhân viên. 

>> Khám phá thêm bộ giải pháp Workspace của Workit - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng mô hình làm việc từ xa!