Hiểu về không gian làm việc số 

Không có một định nghĩa cố định nào để hình dung rõ ràng về không gian làm việc số, nhưng trên thực tế, chúng ta có thể hiểu không gian làm việc số là nơi mà các hoạt động quản lý, kinh doanh hay các hoạt động công việc được thực hiện trên các giải pháp công nghệ số.

Những yếu tố để hình thành nên không gian làm việc số tại doanh nghiệp sẽ bao gồm các công cụ trực tuyến, thiết bị điện tử kết nối mạng và các phần mềm, nền tảng số hỗ trợ thực hiện các hoạt động công việc, kinh doanh, vận hành và quản lý. Điều quan trọng là khi kết hợp những yếu tố trên lại với nhau sẽ tạo ra được không gian làm việc linh hoạt, cho phép mọi người làm việc từ xa cũng như trao đổi, tương tác một cách hiệu quả hơn. 

Không gian số Workspace là gì và có những tính năng nổi bật nào? 

Những tính năng nổi bật của Workspace 

Giới thiệu giải pháp Workspace

Workspace là gói giải pháp được Workit xây dựng và phát triển với mong muốn cung cấp một nền tảng số cơ bản cho mọi doanh nghiệp, tập trung vào phương pháp thực hiện công việc, quy trình vận hành, quy trình quản lý dự án và số hóa thông tin, tài liệu.  

Một số tính năng nổi bật trong gói giải pháp Workspace

• Tính năng quản lý công việc: Hỗ trợ lên kế hoạch, thiết lập thời hạn, nhắc việc, theo dõi tình trạng, phân công và trao đổi công việc. 

• Tính năng quản lý dự án: Lập kế hoạch dự án (hạng mục công việc, thời gian, ngân sách) , phân bổ nguồn lực, đo lường tình trạng, tiến độ dự án,...

• Tài liệu chia sẻ: Quản lý toàn bộ tài liệu nội bộ, hỗ trợ phân loại, thống kê, phân quyền tài liệu,...

• Cổng thông tin nội bộ, phòng họp, nghỉ phép: Giải pháp truyền thông nội bộ, tự động hóa các quy trình phòng họp, nghỉ phép, giúp giảm tải các quy trình rườm rà, phức tạp. 

• Chat nội bộ: Cho phép cá nhân lưu trữ ghi chú, phòng ban trao đổi công việc một cách nhanh chóng, rõ ràng trên từng đầu mục công việc. 

   

>>> Tổng quan tính năng và chi phí gói giải pháp Workspace 

Vậy, đầu tư khởi tạo không gian làm việc số với Workspace sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? 

Ứng dụng Workspace sẽ giúp giảm thời gian chuẩn bị và tìm kiếm thông tin công việc 

Hoạt động tìm kiếm thông tin công việc luôn diễn ra hằng ngày, thậm chí lặp đi lặp lại nhiều lần do có quá nhiều trường thông tin không liên kết với nhau. Điều này ảnh hưởng đến thời gian làm việc của tất cả mọi người từ cấp nhân viên cho tới các cấp quản lý. 

Những vấn đề trên đều được giải quyết được với gói giải pháp Workspace, nơi không chỉ hỗ trợ lưu trữ và gắn thông tin liên quan theo từng đầu mục công việc mà còn có thể lập kế hoạch, lên lịch làm việc, theo dõi trạng thái công việc một cách chính xác và nhanh chóng nhất. 

Workspace giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm 

Khó khăn trong việc truyền đạt, trao đổi thông tin và thiếu giao tiếp chính là những rào cản lớn nhất trong các hoạt động làm việc nhóm và làm việc phòng ban. 

Workspace được phát triển để cải thiện những vấn đề trên thông qua hệ thống giao việc, phân việc rõ ràng theo từng vai trò trong nhóm. Ngoài ra Workit cũng phát triển khung trò chuyện trao đổi công việc theo từng đầu mục, khung thông tin đính kèm và báo cáo kết quả giúp các thành viên có thể nhận thông tin đúng, đủ và nhanh chóng. 

Quản trị dự án trên Workspace giúp ban dự án tối ưu chi phí và thời gian 

Phương thức quản lý dự án trên Workspace được thiết kế để ban quản lý và thành viên ban dự án có thể theo sát dự án theo từng giai đoạn từ lập kế hoạch ngân sách, nguồn lực, công việc cho tới giai đoạn phân bổ và đặc biệt là giai đoạn báo cáo và đánh giá xuyên suốt quá trình thực hiện dự án.

Workspace tiện lợi ở chỗ mọi thông tin đều liên kết với nhau, và được quản lý chi tiết theo từng đầu mục công việc, cả quá trình quản lý và trao đổi cũng được thực hiện theo từng đầu mục công việc sẽ giúp thành viên ban quản lý dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và đánh giá. 

Tổng kết

Việc ứng dụng giải pháp Workspace sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề như: 

• Thông tin, tài liệu dữ liệu một cách rời rạc, không liên kết với nhau. 

• Khó khăn trong việc quản lý công việc, kế hoạch và lịch trình làm việc hoặc quy trình quản lý chưa tối ưu, đang thực hiện trên quá nhiều công cụ, mất thời gian trong việc cập nhật, đánh giá và đo lường hiệu quả. 

• Khó khăn trong việc trao đổi, truyền tải, nhận thông tin và theo dõi thông tin từng đầu mục công việc do quá tải “group chat” hoặc do tính chất truyền miệng, khó đối chiếu và đánh giá. 

   

Với hơn 22 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trong công tác quản trị và vận hành, Workit đã xây dựng được cộng đồng lên tới hơn 150.000 người dùng, được ứng dụng tại 1.200+ doanh nghiệp lớn nhỏ. Workspace chính là gói giải pháp nền tảng, khởi đầu cho không gian làm việc số lý tưởng.