Blog

Trong xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng các giải pháp quản trị hiện đại đã trở thành một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và duy trì lợi thế cạnh tranh. Nhận thấy nhu cầu trong tối ưu hệ thống làm việc, Công ty Cổ phần Tập đoàn Tài Tâm đã quyết định hợp tác với Workit – nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện – để triển khai phần mềm Văn phòng số. Sau một năm vận hành, dự án đã mang lại những kết quả ấn tượng, không chỉ thay đổi cách thức làm việc mà còn tạo bước tiến lớn trong hành trình số hóa.

Bối cảnh và lý do lựa chọn Workit

Tài Tâm là một trong những tập đoàn đa ngành có quy mô nhân sự và khối lượng công việc lớn, trải dài trên nhiều lĩnh vực hoạt động. Trước đây, việc quản lý công việc, văn bản và quy trình nội bộ vẫn dựa nhiều vào phương thức truyền thống, dẫn đến khó kiểm soát tiến độ, mất thời gian xử lý và hạn chế khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

Lúc này, Workit được lựa chọn bởi khả năng tích hợp nhiều phân hệ trong một nền tảng duy nhất, dễ tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp. Đây là giải pháp đáp ứng đồng thời nhu cầu quản lý, lưu trữ, trao đổi thông tin và vận hành quy trình – tất cả trên môi trường số hóa.

Các tính năng triển khai tại Tài Tâm

Trong giai đoạn đầu hợp tác, Workit đã triển khai loạt phân hệ trọng yếu:

• Quản lý công việc: Giao việc, giám sát tiến độ, cảnh báo trễ hạn, thống kê kết quả theo cá nhân và phòng ban.

• Quản lý tài liệu và văn bản: Lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập, tìm kiếm nhanh chóng, giảm thiểu thất lạc.

• Số hóa quy trình nội bộ: Chuyển đổi các thủ tục giấy tờ sang dạng điện tử, cho phép phê duyệt trực tuyến.

• Mạng xã hội nội bộ & Chat: Kết nối nhân sự, trao đổi tức thời, giảm phụ thuộc vào email.

Những tính năng này không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn tạo ra môi trường làm việc minh bạch, thông tin được chia sẻ kịp thời.

Kết quả sau 1 năm vận hành

Sau 12 tháng triển khai, phần mềm Văn phòng số Workit đã chứng minh hiệu quả rõ rệt:

• Thay đổi thói quen làm việc: Nhân viên quen dần với việc cập nhật, báo cáo và xử lý công việc trên hệ thống thay vì ghi chép thủ công.

• Quản lý chặt chẽ hơn: Tiến độ công việc được giám sát minh bạch, hạn chế sai sót và chậm trễ.

• Số hóa hơn 130 quy trình nội bộ, rút ngắn thời gian xử lý, tiết kiệm chi phí vận hành.

• Cải thiện kết nối nội bộ: Chat và mạng xã hội nội bộ giúp giảm thời gian trao đổi, hỗ trợ phối hợp liên phòng ban hiệu quả.

Dù vẫn tồn tại một số quy trình chưa hoàn thiện do yêu cầu lưu trữ bản cứng, ban lãnh đạo Tài Tâm tin tưởng rằng với kế hoạch tùy chỉnh mẫu in đặc thù (customize) từ Workit, vấn đề này sẽ sớm được khắc phục.

Kỳ vọng trong giai đoạn tiếp theo

Với nền tảng đã được xây dựng vững chắc, Tài Tâm kỳ vọng việc số hóa sẽ tiếp tục mở rộng sang các lĩnh vực quản trị khác như quản lý dự án, quản lý nhân sự, và phân tích dữ liệu hoạt động. Việc tích hợp sâu hơn giữa các phòng ban trên nền tảng Workit hứa hẹn mang lại tốc độ xử lý công việc nhanh hơn, quy trình vận hành tối ưu hơn và giảm thiểu tối đa các thủ tục rườm rà.

Kết luận

Việc lựa chọn Workit làm đối tác triển khai phần mềm Văn phòng số là bước đi chiến lược của Tài Tâm trong hành trình chuyển đổi số. Thành công sau một năm cho thấy giá trị mà giải pháp này mang lại, không chỉ ở khía cạnh hiệu suất công việc mà còn ở việc định hình văn hóa làm việc hiện đại, minh bạch và linh hoạt hơn. Đây sẽ là nền tảng quan trọng để Tài Tâm tiếp tục mở rộng, đổi mới và duy trì vị thế vững chắc trên thị trường.