Blog

Để quản lý công việc hiệu quả, việc có sẵn các biểu mẫu chuẩn quy trình là điều cực kỳ quan trọng. Với Workit, bạn sẽ được tặng trọn bộ biểu mẫu quản lý công việc chuẩn quy trình doanh nghiệp miễn phí. Đây là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý công việc một cách rõ ràng và tiết kiệm thời gian. Bộ biểu mẫu này của Workit được thiết kế chuyên nghiệp và đầy đủ các thông tin cần thiết để bạn có thể quản lý công việc hiệu quả. Hãy cùng Workit tìm hiểu lý do tại sao doanh nghiệp cần phải tối ưu hoá quản lý công việc?

1. Quản lý công việc là gì? 

Quản lý công việc là quá trình quan sát và giám sát các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm theo danh sách nhiệm vụ hoặc dự án theo hoạt động của công ty. Vậy quản lý công việc. Quản lý công việc không phải là một tiến trình độc lập mà cần sự phối hợp của nhau bao gồm: 

• Quản lý dự án: Quản lý dự án là kỹ năng cao nhất của quản lý công việc vì chúng bao gồm quá trình phân công, điều phối để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, đúng tiến độ, đúng chất lượng. 

• Quản lý thời gian: Ai cũng có 24 giờ một ngày nhưng mỗi người sẽ có quỹ thời gian riêng cho từng công việc, vậy nên cần phân bổ nhiệm vụ đồng đều giữa các thành viên trong nhóm để đảm bảo tiến độ và kết quả công việc.

• Quản lý thông tin, tài liệu: Việc đảm bảo thông tin đầy đủ, nhanh chóng và chính xác là điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình xử lý công việc.

• Quản lý quy trình: Quy trình thực hiện công việc ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng công việc. Chúng bao gồm tự động hóa và sắp xếp hợp lý các các bước thực hiện công việc, một quy trình quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp cắt giảm các nhiệm vụ dư thừa, tập trung vào năng suất và hiệu quả công việc. 

   

>>TẢI MIỄN PHÍ: BIỂU MẪU QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

2. Mục tiêu và lợi ích của quản lý công việc

    

Mục tiêu chính của quản lý công việc là cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể của tổ chức, thông qua việc cung cấp một quy trình nhất quán và chất lượng. 

Quản lý công việc hiệu quả sẽ mang lại một số lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp, bao gồm: 

• Nâng cao năng suất của công ty và tăng khả năng đạt được mục tiêu. 

• Loại bỏ những gián đoạn và dư thừa trong hoạt động quản lý công việc. 

• Cải thiện tài nguyên và thời gian công việc một cách hợp lý. 

• Thúc đẩy sự hợp tác của mọi người trong tổ chức. 

• Giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về an ninh và quy định. 

• Cải thiện trải nghiệm của nhân viên, trải nghiệm khách hàng. 

3. Mẫu quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

    

Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù công việc khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, vị trí, quy trình, mô hình kinh doanh,... để xây dựng nên mẫu quản lý công việc phù hợp. Tuy nhiên, có một số tiêu chí chung cho mẫu quản lý công việc như: 

1. Thông tin cơ bản: Bao gồm tên công việc, người phụ trách, ngày bắt đầu và kết thúc, mô tả công việc và mục tiêu.

2. Các bước thực hiện công việc: Việc liệt kê các bước thực hiện công việc sẽ giúp cho người quản lý có cái nhìn tổng quan hơn, từ đó phân bổ công việc một cách chính xác dựa trên mục tiêu, ưu tiên và năng lực người đảm nhiệm từng công việc. 

3. Tiến độ công việc: Cần một quy định để theo dõi tiến trình của các công việc, điều này giúp quản lý và nhóm làm việc biết được công việc đã hoàn thành, đang tiến hành hoặc chưa được bắt đầu.

4. Phân công công việc: Chỉ định người phụ trách cho mỗi công việc, giúp xác định rõ trách nhiệm từng thành viên trong nhóm.

5. Thời gian và ngày hết hạn: Ghi rõ thời gian dự kiến hoàn thành và ngày hết hạn cho mỗi công việc. Điều này giúp theo dõi thời gian và đảm bảo việc hoàn thành đúng theo kế hoạch.

6. Ghi chú và bình luận: Điều này cho phép người dùng ghi lại thông tin quan trọng, nhận xét, và ghi lại các thay đổi hoặc điều chỉnh cần thiết. 

7. Đánh giá và phản hồi: Tạo ra một phần để đánh giá kết quả công việc và cung cấp phản hồi. Điều này giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu, từ đó cải thiện quy trình làm việc trong tương lai.

TẢI NGAY BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 

IV. Kết luận

Trên hết, quản lý công việc là một quy trình quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả trong việc hoàn thành các nhiệm vụ của nhân viên. Bằng cách áp dụng các tiêu chí chung cho mẫu quản lý công việc, chúng ta có thể tạo ra một cơ chế hợp lý và có tổ chức để điều hành và giám sát các công việc một cách hiệu quả. 

Việc sử dụng một biểu mẫu quản lý công việc giúp tăng cường sự tổ chức, cải thiện quản lý thời gian và tài nguyên, đẩy mạnh khả năng theo dõi và đánh giá tiến độ, cung cấp phản hồi và cải thiện quy trình làm việc.

>> TẢI MIỄN PHÍ: BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ