Blog

1. Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất là một chuỗi các bước có hệ thống được thiết kế để chuyển đổi nguyên vật liệu đầu vào thành sản phẩm hoàn chỉnh đầu ra. Mỗi bước trong quy trình đều được xác định rõ ràng về nội dung công việc, trách nhiệm thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng và mối liên kết với các bước khác.

Việc thiết kế và quản lý quy trình sản xuất đóng vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất vận hành trơn tru, hiệu quả và có thể mở rộng quy mô. Quy trình này thường được thể hiện dưới dạng lưu đồ quy trình sản xuất nhằm trực quan hóa các bước, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và cải tiến.

2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình sản xuất?

Một quy trình sản xuất rõ ràng và bài bản không chỉ giúp kiểm soát chất lượng sản phẩm, mà còn là nền tảng để nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là những lý do quan trọng khiến doanh nghiệp cần xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả:

• Tăng tính nhất quán: Khi có quy trình cụ thể, mọi công đoạn sẽ được thực hiện theo tiêu chuẩn chung, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra đồng đều.
  Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình được thiết kế tốt giúp giảm thời gian xử lý, hạn chế lỗi và loại bỏ các bước thừa, từ đó tối ưu chi phí sản xuất.

• Hỗ trợ đào tạo và quản lý nhân sự: Quy trình rõ ràng giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc, đồng thời dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc.

• Dễ dàng mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp tăng sản lượng hoặc đa dạng hóa sản phẩm, một quy trình được chuẩn hóa sẽ là nền tảng quan trọng để triển khai quy mô lớn.

• Cơ sở để cải tiến liên tục: Nhờ có lưu đồ quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích, đo lường và cải thiện hiệu quả từng khâu.

 3. 8 bước quan trọng trong quy trình sản xuất

8 bước quy trình trong sản xuất

Một quy trình sản xuất hoàn chỉnh thường bao gồm 8 bước cơ bản sau:

Bước 1: Hoạch định sản xuất 

Hoạch định sản xuất là bước khởi đầu, đóng vai trò định hướng toàn bộ quá trình sản xuất. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định rõ 3 yếu tố sau: 

• Nhu cầu sản xuất trong thị trường: Đây là bước quan trọng đầu tiên của quy trình. Vì cần xác định được vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm và chủng loại sản phẩm sẽ được sản xuất ra trong thị trường. 

• Xác định định mức sản xuất: Tại bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ định mức sản xuất nhằm đảo bảo sản lượng được kiểm soát hợp lý đáp ứng nhu cầu của thị trường mà không gây lãng phí tài nguyên hoặc thiếu hụt sản phẩm làm gián đoạn việc đáp ứng nhu cầu thị trường. 

• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: Cần lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, bao gồm việc xác định loại, số lượng gần đúng và thời điểm cần thiết, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định. Việc quản lý tốt quy trình cung ứng sẽ giúp dây chuyền sản xuất vận hành liên tục, tránh gián đoạn do thiếu hụt vật tư.

Bước 2: Yêu cầu sản xuất

Sau khi có kế hoạch tổng thể, các bộ phận liên quan (bán hàng, R&D, kỹ thuật) sẽ lập yêu cầu sản xuất để chuyển tiếp thông tin cần thiết cho bộ phận sản xuất. Tài liệu này sẽ xác định rõ:

• Chủng loại sản phẩm

• Các thông số kỹ thuật

• Quy cách đóng gói

• Thời gian hoàn thành

• Yêu cầu đặc biệt về mẫu mã, chất lượng hoặc theo từng khách hàng

Bước này giúp đảm bảo các thông tin được truyền tải đầy đủ và chính xác, làm cơ sở để triển khai các bước tiếp theo.

Bước 3: Lệnh sản xuất 

Từ yêu cầu sản xuất, bộ phận quản lý sẽ phát hành lệnh sản xuất, đóng vai trò là văn bản chính thức giao việc cho xưởng. Lệnh sản xuất sẽ bao gồm:

• Tên sản phẩm, mã hàng

• Số lượng cần sản xuất

• Danh sách nguyên vật liệu cần dùng

• Các công đoạn gia công

• Nhân sự hoặc tổ nhóm thực hiện

Lệnh sản xuất đảm bảo quá trình sản xuất được tổ chức bài bản, đúng tiến độ và đúng quy trình kỹ thuật.

Bước 4: Duyệt lệnh sản xuất

Trước khi lệnh sản xuất được triển khai, quản lý sản xuất hoặc ban điều hành cần tiến hành duyệt lệnh. Việc này nhằm:

• Kiểm tra sự sẵn sàng của nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực

• Xác nhận lại thông tin kỹ thuật, số lượng

• Phát hiện và xử lý kịp thời các thiếu sót

Bước này giúp giảm thiểu rủi ro khi triển khai thực tế, đặc biệt đối với các đơn hàng lớn hoặc sản phẩm có yêu cầu cao.

Bước 5: Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Giai đoạn này là chuẩn bị đầu vào cho sản xuất. Dựa trên thông tin từ lệnh sản xuất, bộ phận thu mua sẽ lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết. Quá trình thu mua cần được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo vật tư đúng chuẩn, đúng hạn, đủ số lượng. Nguyên vật liệu cần được chuẩn bị sẵn sàng trước khi sản xuất để tránh trì hoãn hoặc làm gián đoạn dây chuyền.

Bước 6: Thực hiện sản xuất, gia công

Đây là giai đoạn chính trong quy trình sản xuất – nơi sản phẩm được gia công, lắp ráp hoặc chế tạo theo đúng yêu cầu. Tùy từng loại hình sản xuất (liên tục, theo đơn hàng, theo dự án...), các công đoạn có thể bao gồm:

• Cắt, ép, hàn, sơn, may, lắp ráp, đóng gói...

• Ghi nhận thời gian sản xuất, mức tiêu hao nguyên vật liệu

• Đảm bảo an toàn lao động và kiểm soát chất lượng tại chỗ

Hiệu quả của bước này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng đầu ra của sản phẩm.

Bước 7: Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Sau khi hoàn tất sản xuất, sản phẩm cần trải qua khâu kiểm định để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra. Việc kiểm định có thể được thực hiện theo từng công đoạn hoặc sau khi hoàn thành toàn bộ sản phẩm. Hoạt động này bao gồm:

• Đo kiểm kích thước, chức năng, độ bền, độ an toàn...

• Ghi nhận các lỗi kỹ thuật, sai sót về vật tư, gia công

• Phân loại sản phẩm đạt chuẩn, cần sửa chữa hoặc loại bỏ

Bước này giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng đầu ra, giảm thiểu rủi ro trả hàng và bảo vệ uy tín thương hiệu.

Bước 8: Hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm

Khi toàn bộ sản phẩm đã được kiểm định và đạt yêu cầu, quy trình sản xuất được kết thúc. Các hoạt động cuối cùng bao gồm:

• Nhập kho thành phẩm

• Ghi nhận dữ liệu sản xuất thực tế (so sánh với kế hoạch)

• Đánh giá hiệu quả sản xuất: thời gian, chi phí, tỉ lệ lỗi

• Chuẩn bị báo cáo sản xuất và bàn giao cho các bộ phận liên quan (kho, bán hàng, vận chuyển...)

Giai đoạn này tạo tiền đề để phân tích và cải tiến liên tục quy trình trong các chu kỳ sản xuất tiếp theo.

4. Một số ví dụ về các quy trình sản xuất

Tùy theo ngành nghề và loại hình sản phẩm, quy trình sản xuất có thể khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

4.1 Quy trình sản xuất cơ khí

Quy trình sản xuất cơ khí

4.2 Quy trình sản xuất vật liệu xây dựng

Quy trình sản xuất vật liệu xây dựng

4.3 Quy trình sản xuất ngành dược phẩm

Sản xuất dược phẩm

4.4 Quy trình sản phẩm nhựa 

sản xuất nhựa

4.5 Quy trình sản xuất sản phẩm ngành điện tử

sản xuất ngành điện tử

5. Những lưu ý quan trọng trong quy trình quản lý sản xuất

Để quy trình sản xuất vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau:

• Tính linh hoạt: Quy trình cần đủ linh hoạt để thích ứng với thay đổi từ thị trường hoặc yêu cầu khách hàng.
  Tích hợp giữa các bộ phận: Sản xuất cần có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận như kế hoạch, mua hàng, kho vận, chất lượng.

• Kiểm soát dữ liệu sản xuất: Cần thu thập và phân tích số liệu từ thực tế để đưa ra quyết định điều hành chính xác.

• Tiêu chuẩn hóa và hướng dẫn công việc: Đảm bảo mọi công đoạn đều có hướng dẫn rõ ràng, tránh phụ thuộc vào cá nhân.

• Ứng dụng công nghệ và phần mềm: Tự động hóa và số hóa là xu hướng tất yếu để tăng hiệu quả và kiểm soát sản xuất.

6. Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình sản xuất khoa học, chuyên nghiệp

Trong bối cảnh sản xuất ngày càng phức tạp và yêu cầu quản lý ngày càng cao, các doanh nghiệp không thể thiếu một công cụ hỗ trợ quản lý quy trình sản xuất hiệu quả. Thay vì vận hành thủ công, việc ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát mọi khâu – từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ cho đến kiểm tra chất lượng và quản lý tồn kho.

Hình 

Một trong những nền tảng đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay là Workit. Được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực sản xuất, Workit giúp:

• Số hóa các quy trình: Từ lên các kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho, nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ đến kiểm soát chất lượng sản phẩm, tất cả đều được số hóa và thực hiện trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. 

• Quản lý nguyên vật liệu và định mức tiêu hao chính xác

• Theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực

• Phân tích dữ liệu, chi phí và năng suất để hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng

• Đồng bộ thông tin giữa các bộ phận: sản xuất, kho, kế toán, mua hàng…

Bên cạnh đó, Workit.vn kết hợp với quản lý quy trình sản xuất bằng việc: 

• Thiết kế các loại mẫu báo cáo, phiếu in, phiếu yêu cầu, bảng giá, … theo từng đặc thù của doanh nghiệp 

• Quản lý công việc: Phân chia công việc cho từng nhân viên, bộ phận có liên quan đến việc sản xuất để dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc. 

• Quản lý tài liệu: Lưu trữ tập trung các hồ sơ, bản vẽ, hướng dẫn sản xuất và chia sẻ dễ dàng giữa các bộ phận. 

• Tích hợp hệ thống: Kết nối được với những nền tảng khác của doanh nghiệp đang sử dụng để đồng bộ tài liệu và tối ưu luồng công việc. 

• Báo cáo trực quan: Tự động tổng hợp dữ liệu sản xuất thành báo cáo chi tiết giúp theo dõi tiến độ, chi phí và đánh giá hiệu quả dễ dàng.
  

7. Kết luận

Xây dựng một quy trình sản xuất hiệu quả là yêu cầu thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh. Từ việc thiết kế lưu đồ quy trình đến ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại, mỗi bước đều góp phần tạo nên một hệ thống sản xuất thông minh, linh hoạt và tối ưu chi phí.

Đừng để quy trình sản xuất trở thành điểm nghẽn trong chiến lược tăng trưởng. Hãy đầu tư vào việc chuẩn hóa và số hóa ngay hôm nay để chinh phục thị trường một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.