Quản lý dự án được xem làm một phần quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của cả một dự án. Ngoài ra, quá trình quản lý hiệu quả còn giúp cho dự án tiết kiệm được nguồn lực tài chính, nhân sự và thời gian.

Nếu một dự án kịp tiến độ thì quá tốt, tuy nhiên, trong nhiều trường hợp vì nhiều lí do dẫn đến việc trễ và hao phí các nguồn tài nguyên doanh nghiệp.

Quản lý thời gian chỉ là một phần của quản lý tiến độ!

Tại sao nói vậy? Thực tế chứng minh rằng quản lý tiến độ của một dự án, ngoài việc đảm bảo thời gian, còn phải đảm bảo việc vận hành tốt các nguồn chi phí, nhân sự và đảm nhiệm cả báo cáo.

Quản lý thời gian là một phần của quản lý tiến độ dự án

Khi quản lý tiến độ dự án, nhà quản trị phải lập kế hoạch và sắp xếp nguồn lực phù hợp. Ví dụ, về việc luân chuyển nguồn tài chính cho các hoạt động sắp tới, doanh nghiệp phải đưa ra được thời gian cụ thể mỗi tháng, mỗi tuần sử dụng bao nhiêu, sử dụng cho hạng mục nào từ nguồn tiền dự án. Đây cũng chính là lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ. Cùng với hạn mức thời gian chính là sự ổn định của dòng tiền.

Ngoài ra, quản lý nguồn lực cho dự án cũng chính là một trong những hoạt động của việc quản lý tiến độ. Một dự án được trải dài qua nhiều khoảng thời gian, có thể là một tháng (30 ngày), nhưng cũng có thể là lâu hơn. Tuy nhiên, ở những thời điểm khác nhau, nhu cầu về nguồn nhân lực phục vụ cũng khác nhau. Việc quản lý tiến độ cho phép người quản trị dự án biết tại từng thời điểm cụ thể, nguồn nhân lực cần thiết để hỗ trợ cho dự án là bao nhiêu người?

Quản lý tiến độ dự án góp phần chi tiết hoá các hoạt động của dự án đến từng cá nhân tham gia dự án. Từ đó, tạo điều kiện cho việc hoàn thành dự án đúng thời hạn.

Những nguyên nhân dẫn đến việc không kịp tiến độ

Những nguyên nhân dẫn đến việc không kịp tiến độ

Nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc không kịp tiến độ chính là việc nhà quản trị chưa hoạch định được kế hoạch chi tiết. Đây được xem là nguyên nhân thường gặp của nhiều nhà quản trị. Khi đưa một dự án, nhà quản trị chưa đưa được các hành động chi tiết và phân công người đảm nhận.

Một nguyên nhân khác là việc nhà quản trị không bám sát vào việc quản trị nguồn tài nguyên cho dự án. Nhà quản trị bị thất thoát chi phí và dẫn đến việc trì trệ của dự án.

3 bước cần thiết mà nhà quản trị cần làm khi dự án không kịp tiến độ

3 bước cần làm khi dự án không kịp tiến độ

Bước 1: Tìm hiểu vấn đề: khi có những vấn đề xảy ra đối với tiến độ của dự án, doanh nghiệp cần phải phân tích và tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề dẫn đến việc trễ hạn dự án.  

Bước 2: Tiến hành xử lý: sau khi xác nhận vấn đề, doanh nghiệp cần tiến hành giải quyết vấn đề. Trong trường hợp, dự án có quá nhiều vấn đề, doanh nghiệp cần phải giải quyết chi tiết và triệt để.

Bước 3: Tái hoạch định kế hoạch: khi hoàn thành việc giải quyết vấn đề ảnh hưởng đến thời gian của tiến độ, doanh nghiệp tiếp tục tái hoạch định kế hoạch và phân bố lại nguồn tài nguyên.

Workit và những tính năng hỗ trợ cho dự án

Với hơn 22 năm triển khai, hỗ trợ nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tự động hoá quy trình doanh nghiệp, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian trong hoạt động vận hành, Workit nhận thấy công tác quản trị dự án tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn có những rào cản nhất định, cần có các công cụ hỗ trợ để chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình. Vậy nên, Workit đã nghiên cứu và phát triển hệ thống quản trị dự án cho phép cá nhân, doanh nghiệp theo sát dự án theo từng giai đoạn từ lập kế hoạch, phân bổ, cho tới hoạt động báo cáo và đánh giá. 

Một bản kế hoạch dự án theo từng giai đoạn, từng hạng mục công việc với thiết lập rõ ràng về người chịu trách nhiệm thực hiện, người hỗ trợ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mức ngân sách phân bổ,... sẽ giúp ban quản lý dự án có thể dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả một cách rõ ràng với độ chính xác cao.

Quá trình đánh giá kết quả và đo lường tiến độ thực hiện cũng được thể hiện rõ ràng thông qua các chỉ số (phần trăm thực hiện), tình trạng (hoàn tất, chưa hoàn tất, quá hạn,...) và các yếu tố khác.

Workit cũng phát triển hệ thống trao đổi thông tin, báo quá kết quả (theo file, tệp tin,...) và lưu trữ dữ liệu giúp những thành viên ban dự án có thể nắm bắt tình hình nhanh chóng, tránh trình trạng bị lỡ thông tin. 

>> Tính năng quản lý dự án và văn phòng số - nền tảng cho mọi công trình số của doanh nghiệp

Giao diện quản lý dự án trên Workit

Kết luận

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không kịp tiến độ dự án, và mỗi dự án khác nhau đều có những yếu tố đánh giá khác nhau. Việc ứng dụng các giải pháp, công cụ tiên tiến sẽ giúp cá nhân, tổ chức có thể quản lý dự án một cách linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trình quản lý dự án tại Workit với các chỉ số báo cáo chi tiết, rõ ràng trên hệ thống sẽ giúp ban quản lý có thể kiểm soát hiệu quả, tiến độ cũng như đánh giá rủi ro kịp thời để đưa ra những phương án giải quyết tốt nhất. Với hơn 1.200 doanh nghiệp và 150.000 người dùng tin tưởng, Workit luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, liên tục đánh giá và cải tiến tính năng để đáp ứng tính ứng dụng của sản phẩm. 

_____

WORKIT - HỆ SINH THÁI SỐ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP *Facebook: https://www.facebook.com/Workit.vn *Instagram: https://www.instagram.com/Workit.vn *Youtube: https://www.youtube.com/@workit7792 *Blog: https://workit.vn/blog *Partnership: https://workit.vn/doitac *Demo: https://workit.vn/dang-ky-dung-thu *Hotline: 1900633041