Blog

Trong môi trường năng động, nhịp độ nhanh và đầy tính cạnh tranh ngày nay, doanh nghiệp phải đối mặt với những dự án mang tính phức tạp, đòi hỏi sự tương tác và thích ứng cao hơn. Sự phức tạp và đa dạng của dự án cho thấy doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức hơn trong quá trình định hình chiến lược, phong cách quản lý cũng như quá trình đánh giá, sử dụng những chất liệu đầu vào hiệu quả. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những phong cách quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp. Nắm rõ những phong cách quản lý này, bạn có thể xác định phong cách quản lý nào hiệu quả cho từng dự án của mình. 

Đầu tiên, cùng Workit tìm hiểu tác động của phong cách quản lý dự án đến kết quả dự án

Khi bắt đầu một dự án, người quản lý cần có một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết để giữ mọi thứ đi đúng hướng, từ mục tiêu tổng thể đến mục tiêu cụ thể từng giai đoạn. Trong quá trình đó, người quản lý sẽ là người chỉ đạo, giám sát từng bước, là người nắm rõ quy trình, kế hoạch của toàn bộ dự án, vậy nên việc định hình được một phong cách quản lý dự án phù hợp sẽ giúp tăng khả năng thành công và đảm bảo hiệu quả cho dự án. 

Mỗi phong cách quản lý dự án sẽ có một khuôn khổ nhất định, chính vì vậy, tùy vào đặc thù của từng dự án, người quản lý cần ứng dụng những phong cách quản lý khác nhau để có thể thiết lập quy trình rõ ràng, phù hợp và ít rủi ro nhất để tập trung đạt được mục tiêu. 

Định hình phong cách quản lý dự án phù hợp 

Định hình phong cách quản lý phù hợp sẽ tạo ra những khía cạnh tác động không nhỏ đến kết quả dự án, một số tác động tích cực có thể kể đến bao gồm:

• Giúp nhà quản lý chỉ đạo và hướng dẫn rõ ràng

Mỗi phong cách đều có một khuôn mẫu và những tiêu chuẩn quản lý riêng, vậy nên khi ứng dụng phong cách quản lý phù hợp, mọi thành viên trong ban dự án cũng sẽ hiểu rõ mục tiêu, phạm vi và kế hoạch dự án.

• Hỗ trợ giám sát và kiểm sát tiến độ chi tiết

Với đặc thù của từng phong cách, người quản lý sẽ xây dựng được phương pháp đo lường tiến độ, theo dõi tiến trình, quản lý thời gian và tài nguyên hiệu quả nhất để đảm bảo dự án tiến hành đúng kế hoạch.

• Giúp quá trình quản lý rủi ro và vấn đề dễ dàng hơn

Một phong cách quản lý dự án phù hợp sẽ giúp nhóm dự án có thể nắm được xác suất, tác động của rủi ro cũng như giám sát những chi tiết có thể gây ra rủi ro để có thể phân tích, đánh giá và đưa ra những phương án giải quyết hiệu quả. 

• Tạo sự linh hoạt và thích ứng

Với sự phức tạp ngày càng cao của dự án, sự linh hoạt và thích ứng luôn là ưu tiên hàng đầu trong quá trình quản lý, chúng bao gồm khả năng điều chỉnh kế hoạch, tài nguyên, điều chỉnh quy trình theo nhu cầu thay đổi hoặc đáp ứng những yêu cầu mới trong quá trình thực hiện dự án.

• Tăng hiệu suất và chất lượng dự án 

Bằng cách áp dụng quy trình, phương pháp và công cụ thích hợp, người quản lý dự án có thể tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng tiến độ và chất lượng.

Tóm lại, việc định hình phong cách quản lý phù hợp với dự án sẽ tạo ra sự nhạy bén trong quá trình quản lý, chỉ đạo, xử lý rủi ro, đồng thờ giúp nhà quản lý xây dựng khung làm việc, quy trình, phương pháp thực hiện, quản lý một cách hiệu quả. Tất cả quá trình trên đều đóng vai trò quan trọng trong thành công, kết quả dự án. 

Vậy phong cách nào sẽ phù hợp và mang đến thành công cho dự án của bạn? 

Hãy cùng khám phá 5 phong cách quản lý dự án phổ biến sau nhé!

1. Quản lý dự án theo mô hình thác nước (Waterfall Model) 

Mô hình quản lý dự án thác nước Waterfall là một hệ thống tuyến tính, trong đó, dự án được chia thành các giai đoạn riêng biệt, trong đó dự án được chia thành các giai đoạn riêng biệt và sắp xếp theo thứ tự, mỗi giai đoạn sẽ đươc hoàn thành một cách tuần tự, giai đoạn tiếp theo chỉ được bắt đầu khi đã hoàn thành giai đoạn trước đó. Với phong cách quản lý này, quy trình và trách nhiệm của từng thành viên trong ban dự án sẽ được xác định, thống nhất rõ ràng ngay từ đầu và hầu như sẽ không thay đổi trong suốt vòng đời quản lý dự án.

Đặc thù của phương thức quản lý dự án dạng thác nước là những dự án yêu cầu phải hoàn thành từng bước và có mục tiêu, phạm vi ổn định. Mô hình này sẽ hạn chế với những dự án có các mốc thời gian chồng chéo và yêu cầu sửa đổi thường xuyên trong quá trình thực hiện.

Mô hình Waterfall yêu cầu những dự án có thông tin rõ ràng, ít sự thay đổi, hạn chế sự tương tác, vậy nên một số lĩnh vực đặc thù như y tế, tài chính, quản lý quy trình sản xuất hay các linh vực như điện từ và hàng không vũ trụ sẽ phù hợp với mô hình này khi chúng đòi hỏi chi tiết và sự rõ ràng cao ngay từ giai đoạn đầu tiên. 

2. Quản lý dự án linh hoạt (Agile project management) 

Đối lập với loại hình quản lý thác nước, quản lý dự án Agile là một hệ thống lặp đi lặp lại, những dự án sẽ được phân chia thành từng đợt ngắn và ưu tiên cung cấp giá trị sớm cho khách hàng. Những dự án ứng dụng mô hình Agile thường tập trung vào sự tương tác thường xuyên giữa các cá nhân, các nhóm và khách hàng. Sự linh hoạt và tương tác cao khi ứng dụng mô hình này là một trong những lợi thế tạo nên sự phổ biến của mô hình Agile.

Phong cách quản lý này hoạt động hiệu quả đối với những dự án đồi hỏi sự đổi mới, tương tác và sửa đổi thường xuyên dựa trên 3 nguyên tắc là: 

• Ưu tiên giá trị cho khách hàng.

• Đáp ứng sự linh hoạt đối với sự thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án.

• Khuyến khích sự hợp tác tích cực, sự đồng lòng của các thành viên cũng như sự tương tác và chia sẻ thông tin chung. 

   

Với một hệ thống quản lý linh hoạt và rộng rãi, loại hình quản lý dự án Agile được ứng dụng hầu như trong các ngành và lĩnh vực, đặc biệt là trong những giai đoạn cần sự tương tác hay làm việc nhóm. 

 3. Quản lý dự án Scrum (Scrum project management) 

Quản lý dự án Scrum là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt trong khuôn khổ của Agile, giúp tạo ra một quy trình tổ chức, quản lý dự án hiệu quả, đảm bảo sự tương tác và thích ứng trong suốt quá trình phát triển dự án. Đặc điểm của những dự án quản lý dưới dạng Scrum là việc phân chia các công việc thành từng đợt ngắn gọi là sprints. Mỗi sprint sẽ tập trung vào việc phát triển và hoàn thành một phần của sản phẩm. Là một phần của mô hình Agile, Scrum cũng khuyến khích sự tương tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm để cùng thảo luận về tiến độ, nhiệm vụ và giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Quản lý dự án Scrum giúp các nhóm xoay chuyển dự án một cách nhanh chóng, đồng thời duy trì chất lượng cũng như tính linh hoạt đối với các thay đổi khi cần thiết. Nó nhấn mạnh năng suất, sự cộng tác và là một hệ thống đặc biệt hiệu quả cho các tổ chức hoặc nhóm có quy mô nhỏ. 

Với đặc tính linh hoạt và đảm bảo sự tương tác tốt, phong cách quản lý dự án Scum được những nhà quản lý lĩnh vực tiếp thị, tài chính, ngân hàng, các nhóm kỹ thuật, thiết kế, các dịch vụ khách hàng. 

4. Quản lý dự án Kanban (Kanban project management)

Kanban cũng là một hệ thống quản lý dự án bắt nguồn từ mô hình quản lý dự án Agile, mô hình này giúp người quản lý dự án trực quan hóa và tổ chức quy trình làm việc một cách linh hoạt và hiệu quả hơn. Kanban nhấn mạnh việc loại bỏ những công việc lãng phí, sự không nhất quán để nâng cao năng suất và hiệu quả bằng cách chia các dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào một nhiệm vụ khả thi tại một thời điểm.

Với việc quản lý dự án dạng Kanban, các thành viên trong nhóm và người quản lý dự án có thể dễ dàng hình dung các nhiệm vụ được giao cũng như tiến độ thực hiện trong thời gian thực với bảng Kanban. Bảng Kanban có các cột riêng biệt cho từng giai đoạn của quy trình, chẳng hạn như “việc cần làm”, “đang tiến hành” và “hoàn thành” tùy vào tiêu chí của từng doanh nghiệp. 

Quản lý dự án Kanban được dùng nhiều trong khối ngành sản xuất, phát triển phần mềm, quản lý dự án, quản lý hành trình khách hàng, những mô hình có tính chất phân chia theo tiến trình hoặc giai đoạn sẽ ứng dụng hiệu quả mô hình Kanban. 

5. Quản lý Dự án Tinh gọn (Lean Project Management) 

Quản lý dự án tinh gọn là một triết lý tập trung vào việc tăng hiệu quả trong các quy trình. Nguyên tắc của quản lý tinh gọn là cung cấp những giá trị theo quan điểm của khách hàng, hướng tới việc cắt giảm lãng phí và liên tục cải tiến giúp các nhà quản lý dự án tăng hiệu quả dự án của họ và cho phép họ cung cấp nhiều hơn với chi phí ít hơn. Một số hoạt động cần thực hiện khi quản lý dự án tinh gọn bao gồm: 

• Xác định giá trị có ý nghĩa gì đối với khách hàng.

   

• Xác định chuỗi giá trị của dự án.

   

• Tổng của tất cả các hành động cần thiết để dự án hoàn thành.

   

• Loại bỏ các hành động hoặc quy trình không tạo thêm giá trị.

   

Quản lý tinh gọn được áp dụng phổ biến trong lĩnh vực CNTT, xây dựng, sản xuất và giáo dục vì chúng giúp doanh nghiệp tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa giảm chi phí, chất lượng sản phẩm và cải thiện điều kiện làm việc.

Kết luận

Mỗi phong cách quản lý dự án đều sẽ phù hợp với những mô hình khác nhau, đó là lý do có rất nhiều phong cách quản lý dự án cho doanh nghiệp có thể lựa chọn. 

Thực ra, không có một phương pháp cố định nào để xác định đâu là phong cách quản lý phù hợp nhất cho một dự án. Tuy nhiên, việc xem xét các kỹ năng, nhu cầu dự án, năng lực của nhóm và doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý định hình được phong cách quản lý dự án hiệu quả nhất theo đặc thù và yêu cầu. 

Ứng dụng phong cách quản dự án linh hoạt với Workit

Chọn phong cách quản lý dự án hoàn hảo cho nhóm hoặc tổ chức của bạn là rất quan trọng. Nhưng cho dù bạn chọn phong cách nào, việc theo dõi các nhiệm vụ và dữ liệu dự án thậm chí còn quan trọng hơn khi chúng là phương pháp đo lường thực tế những hoạt hoạt động của dự án. 

Dù chọn phong cách đơn lẻ nào, nhóm dự án đều phải lên kế hoạch lịch trình dự án, danh sách nhiệm vụ, đưa ra những quy trình công việc rõ ràng để có thể đảm bảo dự án thành công. 

Giải pháp quản lý dự án trên nền tảng Workit  

Workit là bộ giải pháp quản lý dự án từ tổng thể cho tới chi tiết, sẽ giúp doanh nghiệp và ban dự án có thể quản lý toàn diện với bộ tính năng bao gồm: 

• Quản lý thông tin, tài liệu dự án

• Lên kế hoạch dự án, quản lý lịch trình, nhiệm vụ. 

• Hỗ trợ phân công nhiệm vụ, quản lý từng nhóm thành viên theo nhóm nhiệm vụ. 

• Theo dõi lịch trình, tiến độ của từng công việc, dự án.