10 Khó khăn khi triển khai ERP mà doanh nghiệp cần giải quyết để thành công

1. Tổng quan về thực trạng triển khai ERP tại Việt Nam

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được ví như "hệ thần kinh" điều phối mọi hoạt động từ tài chính, nhân sự đến sản xuất và cung ứng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ERP không phải là "cây đũa thần" có thể thay đổi cục diện doanh nghiệp chỉ sau một đêm. Theo các báo cáo từ Gartner và kinh nghiệm tư vấn thực tế tại thị trường Việt Nam, tỷ lệ thất bại hoặc không đạt được kỳ vọng ban đầu của các dự án ERP có thể lên tới 50-70%.

Nguyên nhân của sự thất bại này hiếm khi nằm ở công nghệ thuần túy, mà phần lớn xuất phát từ yếu tố con người, quy trình và chiến lược quản trị. Việc nhận diện sớm những khó khăn khi triển khai ERP là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp xây dựng phương án dự phòng rủi ro. Dựa trên kinh nghiệm thực tế triển khai các dự án số hóa vận hành tại Việt Nam, các chuyên gia nhận thấy rằng các doanh nghiệp Việt thường quá tập trung vào tính năng phần mềm mà quên mất rằng ERP là một cuộc cách mạng về quy trình làm việc.

2. Phân tích 10 khó khăn khi triển khai ERP thường gặp nhất

Để giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện, chúng ta sẽ đi sâu vào phân tích 10 rào cản lớn nhất. Đây là những "điểm đau" mà hầu hết các doanh nghiệp, từ SME đến các tập đoàn lớn, đều dễ dàng vấp phải nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

2.1. Thiếu định hướng chiến lược và quy trình chuẩn hóa

Một trong những khó khăn khi triển khai ERP mang tính nền tảng nhất là sự mơ hồ trong mục tiêu. Nhiều doanh nghiệp bắt tay vào tìm kiếm phần mềm khi chưa thực sự hiểu rõ quy trình nội bộ của mình đang vận hành ra sao và mình muốn cải thiện điều gì cụ thể. Họ mang một quy trình lộn xộn, thủ công vào áp dụng cho một hệ thống hiện đại, dẫn đến tình trạng "số hóa sự lộn xộn".

Trước khi công nghệ tham gia, quy trình nghiệp vụ cần phải được chuẩn hóa. Nếu doanh nghiệp không xác định rõ đâu là quy trình lõi cần giữ, đâu là quy trình thừa cần loại bỏ, hệ thống ERP sẽ trở thành gánh nặng thay vì công cụ hỗ trợ. Việc thiếu một tài liệu mô tả yêu cầu (Business Requirement Document - BRD) chi tiết sẽ khiến dự án bị trượt dài về tiến độ do liên tục phải thay đổi cấu trúc giữa chừng.

2.2. Sự kháng cự thay đổi từ văn hóa doanh nghiệp

Công nghệ có thể mua được, nhưng tư duy con người thì không. Đây là khó khăn khó giải quyết nhất vì nó liên quan đến tâm lý và thói quen. Nhân viên thường có xu hướng ngại thay đổi, họ đã quen với việc sử dụng Excel, Zalo hay sổ sách tay vì sự linh hoạt (dù thiếu kiểm soát) của nó. Khi chuyển sang ERP, sự chặt chẽ và minh bạch của hệ thống khiến họ cảm thấy bị kiểm soát hoặc phiền hà vì phải nhập liệu nhiều bước.

Sự kháng cự này thường biểu hiện qua các hành động:

• Nhập liệu đối phó, sai lệch thông tin.

• Tiếp tục sử dụng hệ thống cũ song song (Shadow IT).

• Phàn nàn về tính năng phần mềm để trì hoãn việc sử dụng.

2.3. Lãnh đạo thiếu sự cam kết và quyết liệt

Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng triển khai ERP là việc của phòng IT hoặc đơn vị cung cấp phần mềm. Đây là một tư duy sai lầm dẫn đến khó khăn nghiêm trọng khi triển khai ERP. Triển khai ERP là dự án quản trị, không phải dự án kỹ thuật đơn thuần. Nếu không có sự tham gia, chỉ đạo quyết liệt từ Ban Giám đốc, dự án sẽ thiếu đi "trọng lượng" cần thiết để thúc đẩy các phòng ban phối hợp.

Vai trò của lãnh đạo thể hiện qua:

• Phê duyệt ngân sách và nguồn lực kịp thời.

• Đứng ra giải quyết các mâu thuẫn về quy trình giữa các phòng ban.

• Truyền thông nội bộ mạnh mẽ về tầm quan trọng của dự án.

Đọc thêm: CEO và sứ mệnh chuyển đổi số

2.4. Chi phí phát sinh và ngân sách không thực tế

Bài toán tài chính luôn là nỗi đau đầu. Khó khăn khi triển khai ERP về mặt chi phí thường đến từ việc doanh nghiệp chỉ tính toán chi phí bản quyền (license) mà bỏ qua các chi phí ẩn khổng lồ khác. Một ngân sách thiếu thực tế sẽ khiến dự án bị "đứt gánh giữa đường" hoặc buộc phải cắt giảm các hạng mục quan trọng như đào tạo hay kiểm thử.

Các loại chi phí ẩn thường bị bỏ sót bao gồm:

• Chi phí hạ tầng phần cứng, máy chủ (Server) hoặc Cloud.

• Chi phí nhân sự nội bộ tham gia dự án (chi phí cơ hội).

• Chi phí tư vấn tái cấu trúc quy trình.

• Chi phí bảo trì, nâng cấp hàng năm.

2.5. Thách thức trong việc làm sạch và chuyển đổi dữ liệu

Dữ liệu chính là "máu" của hệ thống ERP. Tuy nhiên, dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp thường nằm rải rác ở nhiều nơi (Excel, phần mềm kế toán cũ, sổ sách giấy) và không đồng nhất. Việc chuyển đổi dữ liệu (Data Migration) là một khó khăn khi triển khai ERP, tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức mà các doanh nghiệp thường đánh giá thấp.

Nếu đưa dữ liệu "rác" (sai mã, trùng lặp, thiếu thông tin) vào hệ thống mới, kết quả đầu ra cũng sẽ là rác (Garbage In, Garbage Out). Doanh nghiệp cần dành nguồn lực lớn để:

• Lọc bỏ dữ liệu trùng lặp.

• Chuẩn hóa danh mục mã vật tư, khách hàng, nhà cung cấp.

• Xác thực độ chính xác của số dư đầu kỳ.

2.6. Lựa chọn sai đối tác hoặc giải pháp không phù hợp

Thị trường hiện nay có vô số giải pháp ERP từ nội địa đến quốc tế (SAP, Oracle, Odoo, hay các giải pháp Make-in-Vietnam như Workit). Việc lựa chọn sai giải pháp là khó khăn khi triển khai ERP mang tính rủi ro dài hạn. Một phần mềm quá lớn so với quy mô sẽ gây lãng phí và phức tạp hóa vấn đề, ngược lại, một phần mềm quá nhỏ sẽ không đáp ứng được nhu cầu mở rộng trong tương lai.

Bên cạnh công nghệ, năng lực của đơn vị triển khai (Partner) cũng quan trọng không kém. Nếu đối tác không am hiểu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp (ví dụ: ERP cho sản xuất khác hẳn ERP cho bán lẻ), họ sẽ đưa ra những tư vấn sai lệch, dẫn đến quy trình vận hành bị gượng ép.

2.7. Yêu cầu tùy chỉnh (Customize) quá mức cần thiết

Tâm lý "muốn phần mềm phải giống hệt cách làm cũ" dẫn đến việc doanh nghiệp yêu cầu chỉnh sửa (customize) quá nhiều vào cấu trúc chuẩn của ERP. Đây là một cái bẫy nguy hiểm. Việc tùy chỉnh quá sâu không chỉ làm tăng chi phí và thời gian triển khai mà còn là khó khăn khi triển khai ERP gây cản trở việc nâng cấp hệ thống sau này.

Khi hệ thống bị sửa đổi quá nhiều (Spaghetti code), việc bảo trì trở nên cực kỳ khó khăn. Mỗi khi nhà cung cấp ra mắt phiên bản mới với các tính năng ưu việt, doanh nghiệp sẽ không thể cập nhật vì cấu trúc lõi đã bị phá vỡ. Lời khuyên của chuyên gia là hãy cố gắng tận dụng 80-90% quy trình chuẩn của giải pháp (Standard) và chỉ tùy chỉnh những gì thực sự là lợi thế cạnh tranh đặc thù.

Đọc thêm: ERP Cloud và ERP On-Premise: Doanh nghiệp nên chọn giải pháp nào?

2.8. Đào tạo nhân sự hời hợt và thiếu chiều sâu

Nhiều dự án ERP thất bại ở giai đoạn "Go-live" (vận hành chính thức) vì người dùng cuối (End-users) không biết cách sử dụng hệ thống thành thạo. Khó khăn này xuất phát từ việc chương trình đào tạo được tổ chức sơ sài, thời lượng ngắn hoặc chỉ tập trung vào thao tác nút bấm mà không giải thích về luồng quy trình.

Đào tạo ERP cần phải được xem là quá trình chuyển giao tri thức:

• Đào tạo theo vai trò (Role-based training).

• Có tài liệu hướng dẫn sử dụng trực quan (Video, Manual).

• Đào tạo những người dùng nòng cốt (Key Users) để họ hỗ trợ lại cho các nhân viên khác.

2.9. Thiếu kiểm thử hệ thống (UAT) kỹ càng

Giai đoạn Kiểm thử chấp nhận người dùng (User Acceptance Testing - UAT) thường bị cắt ngắn để chạy đua với tiến độ. Đây là nguyên nhân khiến hàng loạt lỗi phát sinh ngay khi hệ thống vừa đưa vào hoạt động. Bỏ qua các kịch bản kiểm thử (Test case) thực tế là khó khăn khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng tê liệt hoạt động.

Một quy trình UAT chuẩn cần bao gồm việc kiểm thử các tình huống bình thường và cả các tình huống ngoại lệ, sai sót để đảm bảo hệ thống xử lý được mọi biến cố thực tế phát sinh trong kinh doanh.

2.10. Bỏ quên giai đoạn hỗ trợ sau vận hành (Post Go-live)

Nhiều doanh nghiệp thở phào nhẹ nhõm khi hệ thống chính thức chạy, nhưng thực tế, đây mới là lúc các vấn đề nảy sinh nhiều nhất. Sự lơ là trong giai đoạn hỗ trợ sau vận hành là khó khăn khi triển khai ERP cuối cùng nhưng có thể giết chết dự án. Khi người dùng gặp lỗi mà không được hỗ trợ kịp thời, họ sẽ nản lòng và quay lại cách làm thủ công.

Cần có một đội ngũ Helpdesk hoặc cơ chế hỗ trợ nhanh chóng trong 1-3 tháng đầu tiên sau khi Go-live để xử lý lỗi, giải đáp thắc mắc và tinh chỉnh hệ thống cho mượt mà.

3. Workit - Giải pháp hóa giải các khó khăn khi triển khai ERP

Nhìn nhận thẳng thắn vào những khó khăn khi triển khai ERP kể trên, Workit không chỉ cung cấp một phần mềm, mà chúng tôi mang đến một giải pháp chuyển đổi số toàn diện được thiết kế riêng cho đặc thù doanh nghiệp Việt Nam.

Với tư duy lấy trải nghiệm người dùng làm trung tâm, Workit xây dựng giải pháp với tiêu chí:

• Giao diện thân thiện, tối giản: Giảm thiểu tối đa sự kháng cự của nhân viên, rút ngắn thời gian đào tạo.

• Quy trình chuẩn hóa nhưng linh hoạt: Workit được xây dựng dựa trên các Best Practices quản trị nhưng vẫn có khả năng tùy biến (Low-code) để phù hợp với nhu cầu đặc thù mà không phá vỡ cấu trúc hệ thống.

• Đội ngũ tư vấn tận tâm: Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu khảo sát, làm sạch dữ liệu đến hỗ trợ trọn đời sau vận hành (24/7).

• Chi phí hợp lý: Minh bạch trong báo giá, không ẩn phí, phù hợp với ngân sách của cả SME lẫn doanh nghiệp lớn.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu với từng module (Nhân sự, Kho, Kế toán, Mua hàng, Bán hàng…) và mở rộng theo tốc độ phát triển thực tế.

Đừng để những rào cản công nghệ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy để Workit biến những thách thức thành đòn bẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn.

👉Trải nghiệm DEMO miễn phí Workit tại: workit.vn