Blog

1. KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất cốt lõi, giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức dựa trên các mục tiêu cụ thể đã đề ra.

Nói cách khác, KPI giống như chiếc la bàn giúp doanh nghiệp biết mình đang đi đúng hướng hay không, tiến độ ra sao, và có cần điều chỉnh gì để đạt mục tiêu cuối cùng.

KPI được xem như công cụ hiện đại giúp các quản lý biến các chiến lược thành các mục tiêu, quản lý cho từng phòng ban, bộ phận với nhiều lĩnh vực như nhân sự, tài chính, kinh doanh,… và quản lý từng cá nhân. 

Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý KPI tốt nhất

2. Phân biệt KPI và OKR

Nhiều doanh nghiệp hiện nay kết hợp song song cả KPI và OKR để vừa đo lường, vừa tạo động lực phát triển đội ngũ.

3. Nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp không vận hành thành công hệ thống KPI

Dù hiểu rõ tầm quan trọng của KPI, nhiều doanh nghiệp vẫn thất bại khi triển khai do các nguyên nhân sau:

1. Xây dựng KPI mang tính hình thức

Chỉ thiết lập cho có mà không đo lường thực tế, không gắn với chiến lược hay mục tiêu cụ thể.

2. KPI không khả thi hoặc thiếu linh hoạt

KPI vượt quá khả năng thực hiện, hoặc không được điều chỉnh khi điều kiện thị trường thay đổi.

3. Thiếu hệ thống hỗ trợ theo dõi và đánh giá

Khi chỉ số không được theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp khó đánh giá tiến độ và điều chỉnh kịp thời.

4. Nhân viên không hiểu và không đồng thuận với KPI

KPI bị áp đặt từ trên xuống mà không có sự tham gia của người thực hiện dễ dẫn đến thiếu động lực và phản kháng thụ động. 

4. Nguyên tắc xây dựng KPI hiệu quả

Để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả, doanh nghiệp nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Nguyên tắc SMART

Để KPI phát huy hiệu quả thực sự, doanh nghiệp nên thiết lập theo mô hình SMARTER – phiên bản mở rộng của SMART truyền thống:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu rõ ràng, không mơ hồ

• M – Measurable (Đo lường được): Có số liệu đánh giá cụ thể

• A – Achievable (Khả thi): Phù hợp với năng lực và nguồn lực

• R – Relevant (Liên quan): Gắn với mục tiêu chung của tổ chức

• T – Time-bound (Có thời hạn): Đặt mốc thời gian hoàn thành

• E – Evaluate (Đánh giá định kỳ): Theo dõi tiến độ thường xuyên

• R – Re-adjust (Điều chỉnh linh hoạt): Cập nhật khi có thay đổi

2. Gắn KPI với mục tiêu chiến lược

Không nên xây KPI chỉ để đo. Hãy đảm bảo mỗi chỉ số đều phục vụ mục tiêu lớn của tổ chức – từ tăng doanh số, cải thiện quy trình, đến nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng của từng cá nhân nhân viên. 

3. Cân đối giữa định lượng và định tính

Ngoài các chỉ số như doanh số, tỷ lệ hoàn thành, hãy bổ sung KPI về chất lượng, sáng tạo, sự hài lòng của khách hàng,… để có bức tranh toàn diện, từ đó doanh nghiệp sẽ dễ vẽ ra lộ trình phát triển mạnh mẽ. 

4. Có sự đồng lòng của nhân viên

Việc xây dựng KPI nên có sự góp ý, đồng thuận từ người thực thi. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và chủ động hơn trong quá trình làm việc.

5. Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

KPI không nên là con số cố định bất biến. Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên, đánh giá định kỳ và sẵn sàng điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế.

5. Ứng dụng phần mềm để quản lý KPI hiệu quả hơn

Việc xây dựng, triển khai và đánh giá KPI luôn là một bài toán phức tạp trong quản trị doanh nghiệp. Để KPI thực sự phát huy hiệu quả, cần đảm bảo quy trình được thiết kế hợp lý, triển khai đồng bộ, thực hiện nghiêm túc và giám sát sát sao.

Hiểu rõ những khó khăn đó, Workit mang đến giải pháp quản trị nhân sự bằng KPI một cách toàn diện – giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, rút ngắn thời gian và chuẩn hóa toàn bộ quy trình. Với Workit, doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống chỉ tiêu đánh giá rõ ràng, dễ dàng số hóa toàn bộ dữ liệu và quản lý thông tin một cách chi tiết, minh bạch trên phần mềm. 

Ngoài ra, phần mềm Workit còn cho phép tạo bảng đánh giá vào bất kỳ thời điểm nào trong tháng để linh hoạt theo dõi tiến độ KPI của nhân sự. Kết quả sau khi đánh giá sẽ tự động chuyển tiếp đến cấp quản lý tiếp theo để thực hiện vòng đánh giá kế tiếp, đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong quy trình.

Nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi kết quả đánh giá theo từng tiêu chí, từng cá nhân hoặc phòng ban thông qua giao diện trực quan, sinh động. Nhờ đó, việc quản lý hiệu suất nhân sự bằng KPI trở nên khoa học, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót thủ công.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng và vận hành hệ thống KPI, hãy đăng ký dùng thử Workit ngay hôm nay để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên gia – giúp bạn tối ưu hiệu suất đội ngũ và chuẩn hóa quy trình đánh giá một cách dễ dàng và hiệu quả!

6. Kết luận

KPI không phải là công cụ ép buộc, mà là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp tiến xa một cách có chiến lược và hiệu quả. Xây dựng KPI đúng cách – và chọn phần mềm phù hợp như Workit – sẽ là bước đệm vững chắc để tối ưu hiệu suất, phát triển đội ngũ, và đạt được mục tiêu dài hạn.