Blog

1. Thực trạng hệ thống công nghệ không đồng bộ

Trong nhiều doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và vận hành không theo một tiêu chuẩn chung, dẫn đến mỗi phòng ban lựa chọn một phần mềm riêng biệt để phục vụ nhu cầu công việc. Điều này tạo nên một hệ sinh thái công nghệ không đồng bộ, nơi dữ liệu bị phân mảnh, gây khó khăn trong việc tổng hợp và quản lý thông tin.

Ví dụ, bộ phận kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng, bộ phận nhân sự dùng hệ thống quản lý nhân sự khác, trong khi bộ phận vận hành lại có một nền tảng quản lý công việc độc lập. Khi cần chia sẻ dữ liệu, các bộ phận phải xuất file thủ công hoặc nhập liệu lại, gây lãng phí thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Bên cạnh đó, mỗi phần mềm có một giao diện và cách vận hành khác nhau, khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc làm quen và sử dụng hiệu quả.

2. Hệ lụy của việc sử dụng hệ thống rời rạc

Sự phân mảnh trong hệ thống công nghệ của doanh nghiệp có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng:

• Dữ liệu không thống nhất: Mỗi phần mềm có một cơ sở dữ liệu riêng, khó tích hợp, dẫn đến sự sai lệch hoặc trùng lặp thông tin. Điều này khiến doanh nghiệp không có một cái nhìn tổng quan và chính xác về hoạt động của mình.

• Giảm hiệu suất làm việc: Nhân viên mất nhiều thời gian để nhập liệu và đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau. Việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cũng khiến quy trình làm việc trở nên phức tạp và kém linh hoạt.

• Khó khăn trong quản lý và ra quyết định: Khi dữ liệu không được tập trung, nhà quản lý gặp khó khăn trong việc tổng hợp số liệu chính xác để đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Điều này có thể làm chậm tiến độ kinh doanh và giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.

• Chi phí vận hành cao: Doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí để duy trì, nâng cấp và đào tạo nhân sự sử dụng nhiều phần mềm khác nhau. Ngoài ra, việc sửa chữa lỗi phát sinh giữa các hệ thống không đồng bộ cũng làm tăng chi phí vận hành.

• Bảo mật và an toàn thông tin kém: Khi dữ liệu được lưu trữ trên nhiều hệ thống khác nhau, nguy cơ rò rỉ hoặc thất thoát thông tin tăng cao. Việc quản lý quyền truy cập cũng trở nên khó khăn, dẫn đến các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn.

3. Giải pháp đồng bộ hóa hệ thống công nghệ