Những lợi ích phần mềm kế toán ERP

1. Những khó khăn phổ biến trong nghiệp vụ kế toán

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thật sự hiểu và có cái nhìn mới về giải pháp phần mềm, khiến cho việc quản lý trong công tác kế toán vẫn còn gặp những vấn đề bất cập nhưng không được giải quyết. Dưới đây, là một số khó khăn trong công tác nghiệp vụ kế toán đang gặp phải:

1.1 Tốn rất nhiều thời gian nhập liệu và xử lý chứng từ

Một quy trình nhập liệu kế toán thường bao gồm:

Trong mô hình quản lý truyền thống, mỗi bước đều phụ thuộc vào thao tác thủ công hoặc việc nhập liệu trên các bảng tính riêng lẻ. Sau đó, phải kiểm tra và đối chiếu với tài liệu gốc để đảm bảo chính xác. Thời gian kế toán dành cho việc nhập liệu đôi khi còn nhiều hơn thời gian phân tích tài chính.

1.2 Sai sót trong nhập liệu thủ công

Khi phải làm việc với những con số, xử lý lượng lớn chứng từ, hóa đơn và dữ liệu tài chính, những bảng tính như excel được coi là một trợ thủ đắc lực. Nhưng liệu người dùng có đang phải đối chiếu lại sau mỗi lần có kết quả, vì sợ rủi ro sai sót?

Theo nghiên cứu "Errors in Operational Spreadsheets" Panko (1998), có khoảng "94%" các bảng tính điện tử (Spreadsheet) bao gồm Excel, được kiểm toán thực tế chứa ít nhất một lỗi, trong khi tỷ lệ lỗi trung bình có thể lên tới "5,2%" số ô công thức. Kết quả này cho thấy việc quản lý dữ liệu bằng bảng tính, đặc biệt khi phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, có thể làm gia tăng nguy cơ sai lệch thông tin và ảnh hưởng đến độ chính xác của các báo cáo quản trị và tài chính.

Các sai sót phổ biến trong nhập liệu thủ công:

Sai sót khi ghi nhận số liệu

• Ghi sai giá trị giao dịch.
• Nhập sai số liệu kế toán.

Sai khi vào sổ cái

• Nhập nhầm tài khoản.
• Sai sót trong quá trình chuyển dữ liệu từ chứng từ sang sổ sách.

Sai trong tính toán tài chính

• Các phép tính được thực hiện thủ công nên dễ nhầm lẫn.
• Sai sót trong quá trình ghi nhận và tính toán khiến báo cáo tài chính được hoàn thành chậm hơn. 

 Xử lý dữ liệu kế toán bằng phương pháp thủ công gây khó khăn trong việc: Tổng hợp giao dịch và lập/tổng hợp báo cáo. 

1.3 Dữ liệu rời rạc, khó tra cứu

Từ trước đến nay, việc lưu trữ dữ liệu bằng phương pháp thủ công như giấy tờ hay excel vẫn là lựa chọn quen thuộc của nhiều doanh nghiệp bởi chi phí thấp và dễ triển khai, nhưng khi doanh nghiệp phát sinh nhiều dữ liệu và chứng phát sinh ngày càng lớn, những phương pháp này dần bộc lộ nhiều hạn chế. Điều này đặt ra câu hỏi liệu các phương pháp lưu trữ truyền thống có còn phù hợp hay khiến kế toán phải áp lực hơn về rủi ro số liệu? 

Các hạn chế về phương pháp lưu trữ thủ công:

Lưu trữ giấy tờ

• Với phương pháp lưu trữ bằng hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể lưu giữ được đầy đủ chứng từ. Tuy nhiên, khi số lượng giấy tờ ngày càng tăng dẫn theo chiếm nhiều không gian lưu trữ và mất thời gian tra cứu.

• Việc tra cứu và tìm kiếm lại thông tin bằng giấy tờ thường mất nhiều thời gian, chỉ riêng việc tìm lại một chứng từ hoặc giao dịch phát sinh từ một tháng trước cũng có thể phải rà soát lại qua nhiều tập hồ sơ khác nhau.

Lưu trữ Excel

• Excel có thể giúp giảm bớt khối lượng giấy tờ và công sức tính toán nhờ các công thức và hàm xử lý dữ liệu. Nhưng dù đã cải tiến nhưng phiên bản mới của Excel giới hạn chỉ 1.048.576 dòng, khi quy mô dữ liệu ngày càng tăng, doanh nghiệp thường phải lựa chọn chia nhiều file Excel khác nhau lưu trữ cho từng phòng ban hoặc từng giai đoạn hoạt động.

• Khi nhiều nhân sự cùng tham gia xử lý dữ liệu, các file có thể được lưu trữ trên nhiều máy tính hoặc nhiều thư mục khác nhau. Việc tìm kiếm, cập nhật và đối chiếu thông tin trở nên phức tạp hơn, làm gia tăng nguy cơ sử dụng nhầm phiên bản dữ liệu hoặc bỏ sót thông tin quan trọng dẫn đến việc khó tổng hợp khi cần báo cáo.

1.4 Rủi ro kiểm toán và tuân thủ

Khi các chứng từ được lưu thủ công, dù là trên giấy tờ hay file Excel cũng diều khó khăn trong việc kiểm toán, vì khi sai sót thì rất khó để truy xuất nguồn gốc và khó chứng minh các giao dịch ai đã thực hiện, điều này làm tăng rủi ro trong kiểm toán và thanh tra thuế. 

Microsoft xác nhận:

•  Mặc dù, Excel có hỗ trợ theo dõi một số thay đổi (gần nhất), nhưng công cụ này không được thiết kế như một hệ thống Audit Trail (nhật ký truy vết thay đổi dữ liệu) chuyên dụng. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc truy xuất đầy đủ thông tin (Ai đã chỉnh sửa? Chỉnh sửa nội dung gì? Thời điểm thay đổi và lý do thay đổi?).

• Các lịch sử thay đổi trên file Excel có thể bị giới hạn hoặc phụ thuộc vào cách thức lưu trữ tệp. Điều này gây trở ngại cho các doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng và kiểm định (ISO, GMP hoặc FDA 21 CFR Part 11).
  

2. Giải quyết mọi khó khăn với giải pháp phần mềm kế toán ERP - WORKIT

Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai giải pháp phần mềm, Workit được phát triển dựa trên sự thấu hiểu thực tế về các nghiệp vụ kế toán, giúp đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản lý tài chính của nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau.

Tiết kiệm thời gian

• Phần mềm kế toán Workit hỗ trợ tự động hóa hạch các thao tác thủ công, nghiệp vụ kế toán tiết kiệm được thời gian tính toán bằng tay hoặc kiểm tra và đối chiếu lại.

• Hệ thống hỗ trợ gợi ý và tự động sinh các bút toán theo nghiệp vụ phát sinh, đa dạng phương thức công thức giúp nghiệp vụ kế toán hạch toán một cách chuẩn xác giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán.

• Hệ thống cho phép phân quyền và thiết lập quy trình phê duyệt chứng từ theo từng cá nhân hoặc phòng ban. Các bước xác nhận được thực hiện trực tiếp trên phần mềm, giúp giảm thời gian luân chuyển chứng từ và hạn chế các thao tác thủ công trong quy trình xử lý.

Nâng cao hiệu quả lập báo cáo và phân tích số liệu

Trong phương pháp kế toán thủ công, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình ghi nhận hoặc tổng hợp số liệu cũng có thể ảnh hưởng đến nhiều báo cáo liên quan, khiến kế toán phải rà soát và điều chỉnh lại từ đầu.

Với kế toán ERPWorkit, dữ liệu được liên kết và cập nhật tập trung, giảm đáng kể thời gian tổng hợp và xử lý báo cáo:

• Hệ thống tự động tổng hợp số liệu từ các nghiệp vụ phát sinh, hỗ trợ đối chiếu dữ liệu giữa các sổ sách và báo cáo kế toán, đồng thời giúp phát hiện các bút toán chưa hợp lý hoặc thiếu sót để kế toán kịp thời kiểm tra và điều chỉnh.

• Khi có yêu cầu từ ban lãnh đạo hoặc các phòng ban liên quan, kế toán có thể nhanh chóng truy xuất và xuất báo cáo trực tiếp từ hệ thống mà không cần mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công.

• Các báo cáo và công cụ phân tích đa chiều, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và hiệu quả hoạt động một cách nhanh chóng, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.

Tiết kiệm chi phí

• Phần mềm kế toán Workit cung cấp các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị chi tiết, doanh nghiệp có thể theo dõi cơ cấu chi phí, đánh giá được tỷ trọng từng khoản mục chi phí so với doanh thu. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận diện được các khoản chi chưa hợp lý và đưa ra các phương án tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.

• Việc tự động hóa các nghiệp vụ kế toán giúp giảm đáng kể thời gian xử lý chứng từ, ghi nhận giao dịch và tổng hợp số liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán, tiết kiệm chi phí nhân sự và giảm áp lực khi khối lượng công việc gia tăng.

• Dữ liệu được lưu trữ tập trung và cập nhật đồng bộ trên hệ thống giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu và cung cấp hồ sơ cho công tác kiểm toán trở nên thuận tiện hơn, góp phần giảm thời gian và chi phí liên quan đến hoạt động kiểm toán.

• Hệ thống hỗ trợ số hóa chứng từ và báo cáo, hạn chế việc in ấn, sao lưu hồ sơ giấy. Các tài liệu có thể được chia sẻ và phê duyệt trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bộ phận.

Cập nhật theo thời gian thực

• Phần mềm ghi nhận và lưu trữ toàn bộ giao dịch, chứng từ, lịch sử thao tác của người dùng theo từng thời điểm (giờ/ngày/tháng/năm). Mọi dữ liệu đều có thể dễ dàng tra cứu và truy xuất khi cần, giúp bộ phận kế toán hạn chế các khó khăn trong việc bàn giao công việc, đối chiếu số liệu và kiểm tra chứng từ.

• Toàn bộ dữ liệu kế toán được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào một cá nhân hay các file Excel rời rạc. Khi có sự thay đổi nhân sự, hệ thống hỗ trợ nhân sự mới nhanh chóng tra cứu dữ liệu, lịch sử giao dịch và các nghiệp vụ đã phát sinh. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt tình hình công việc, rút ngắn thời gian làm quen và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.
  

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về các Phần mềm Kế Toán, đừng ngần ngại hãy liên hệ với WORKIT để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí" để có cái nhìn tổng quát hơn về phần mềm.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@workit.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT