Phần mềm quản lý bảo trì cho doanh nghiệp Sản Xuất

1. Phần mềm quản lý bảo trì có thật sự cần thiết với doanh nghiệp sản xuất?

Theo nghiên cứu Reliability-Centered Maintenance (RCM) của Nowlan & Heap, cho biết: "chỉ khoảng 11% sự cố thiết bị liên quan đến tuổi thọ hoặc hao mòn theo thời gian, trong khi có tới 89% sự cố phát sinh ngẫu nhiên trong quá trình vận hành". Các doanh nghiệp sản xuất không nên chỉ dựa vào tuổi thọ máy móc, thiết bị để thay thế mà cần phải chủ động theo dõi tình trạng vận hành, lập kế hoạch bảo trì định kỳ và kiểm soát lịch sử bảo dưỡng.

Tỷ lệ tổn thất khi thiết bị ngừng hoạt động ngoài kế hoạch được thống kê như sau:

• Thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch (Unplanned Downtime) là một trong những nguyên nhân "gây tổn thất lớn nhất" về năng suất và doanh thu của doanh nghiệp sản xuất. Mỗi giờ ngừng máy có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại từ hàng trăm đến hàng chục triệu đồng.

• Theo Forbes, có tới 82% doanh nghiệp từng trải qua ít nhất một sự cố ngừng hoạt động ngoài kế hoạch. Trung bình, một nhà máy sản xuất có thể mất khoảng 800 giờ ngừng thiết bị mỗi năm, trong khi các nhà sản xuất ô tô có thể thiệt hại tới 22.000 USD mỗi phút khi dây chuyền sản xuất bị gián đoạn.

• Đối với các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, đồ uống và các ngành sử dụng hệ thống HVAC, thiết bị có thể tiêu thụ nhiều hơn từ 15% đến 20% năng lượng nếu không được bảo trì định kỳ.
  

2. Tại sao Excel không còn hiệu quả trong việc lưu trữ dữ liệu bảo trì?

2.1 Tiềm ẩn rủi ro sai lệch

Theo tổng hợp của Raymond Panko được trích dẫn trong nghiên cứu "Errors in Operational Spreadsheets", khoảng "94%" các bảng tính điện tử (Spreadsheet) bao gồm Excel, được kiểm toán thực tế chứa ít nhất một lỗi, trong khi tỷ lệ lỗi trung bình có thể lên tới "5,2%" số ô công thức.

Điều này cho thấy việc quản lý dữ liệu bảo trì bằng bảng tính có thể tiềm ẩn rủi ro sai lệch thông tin khi doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công.

2.2 Khó khăn trong việc kiểm toán

Microsoft xác nhận: Mặc dù, Excel có hỗ trợ theo dõi một số thay đổi (gần đây), nhưng công cụ này không được thiết kế như một hệ thống Audit Trail (nhật ký truy vết thay đổi dữ liệu) chuyên dụng. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc truy xuất đầy đủ thông tin (Ai đã chỉnh sửa? Chỉnh sửa nội dung gì? Thời điểm thay đổi và lý do thay đổi?).

Bên cạnh đó, lịch sử thay đổi có thể bị giới hạn hoặc phụ thuộc vào cách thức lưu trữ tệp. Điều này gây trở ngại cho các doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng và kiểm định (ISO, GMP hoặc FDA 21 CFR Part 11).

2.3 Cần kỹ năng chuyên môn cao

Để quản lý tiến độ bảo trì định kỳ bằng Excel, doanh nghiệp cần xây dựng các bảng tính với hệ thống công thức, hàm tính toán và cấu trúc dữ liệu phù hợp với đặc thù ngành. Việc thiết kế, cập nhật và duy trì các bảng tính này đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức chuyên môn về Excel cũng như nghiệp vụ bảo trì.

Trong thực tế, không phải kỹ thuật viên hay nhân viên quản lý nào cũng đủ khả năng để xây dựng và vận hành một hệ thống Excel chuyên nghiệp.

2.4 Không phù hợp lưu trữ dữ liệu lớn

Mặc dù, Excel phiên bản mới (2007-2019) được cải tiến giới hạn tới 1.048.576 dòng. Tuy nhiên, khi số lượng máy móc tăng, kéo theo việc bảo trì-sửa chữa cũng tăng theo, việc nhập quá nhiều dữ liệu file vượt quá 2GB khiến Excel sẽ không mở được, đồng nghĩa với việc phải chia ra nhiều file Excel khác nhau để lưu trữ.

2.5 Dễ bỏ sót lịch bảo trì định kỳ

Vì Excel đơn giản chỉ là một bảng tính với bản chất "Tĩnh", kỹ thuật viên nếu muốn kiểm tra lịch sử bảo trì đều phải thao tác tất cả bằng thủ công, vì Excel không hỗ trợ cảnh báo hay nhắc nhở khi kỳ bảo dưỡng đến hạn, dẫn đến mất thời khá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và truy cứu. 

2.6 Không tối ưu trên thiết bị di động

Excel thường được sử dụng trên máy tính bàn hoặc laptop. Khi kỹ thuật viên đang sửa chữa thiết bị tại hiện trường, việc cập nhật trạng thái công việc, tra cứu lịch sử hỏng hóc hay tồn kho vật tư thay thế trên thiết bị di động thường không thuận tiện vì khó sử dụng, dẫn đến phân tích nguyên nhân hư hỏng hoặc đánh giá hiệu suất thiết bị trở nên mất thời gian và thiếu chính xác. 

3. Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý bảo trì cho doanh nghiệp Sản xuất

Lợi ích chung

• CMMS giúp doanh nghiệp chuyển từ bảo trì phản ứng sang bảo trì phòng ngừa thông qua việc tự động lập lịch và nhắc việc bảo trì. Nhờ phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp có thể hạn chế các sự cố nghiêm trọng và giảm nguy cơ gián đoạn sản xuất.

• Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn, đáp ứng yêu cầu kiểm tra nội bộ, đánh giá chất lượng và các tiêu chuẩn như ISO, GMP, từ đó giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt do không tuân thủ quy định.

• Quản lý bảo trì hiệu quả có thể giúp giảm thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch từ 20% đến 40%, trong đó mức giảm trung bình đạt khoảng 27%.

Lợi ích về mặt kỹ thuật

• Giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ, xử lý giấy tờ thủ công và giúp kỹ thuật viên tập trung hơn vào công việc bảo trì, sửa chữa thực tế.

• Tự động phân công công việc, theo dõi tiến độ thực hiện và lưu trữ tập trung toàn bộ tài liệu kỹ thuật.

• Lưu trữ đầy đủ lịch sử sửa chữa, chi phí bảo trì và kế hoạch bảo dưỡng của từng thiết bị.

• Hỗ trợ theo dõi tình trạng thiết bị, góp phần giảm số lần hư hỏng và nâng cao độ tin cậy của máy móc.

• Kiểm soát hiệu quả kho phụ tùng, theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tự động cảnh báo khi cần bổ sung vật tư.

Lợi ích về tài chính

• Theo dõi chi tiết chi phí nhân công, phụ tùng và sửa chữa của từng tài sản, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các thiết bị đang phát sinh chi phí bất thường để có phương án xử lý phù hợp.

• Một số thống kê ngành cho thấy CMMS có thể giúp giảm chi phí tồn kho phụ tùng từ 20% đến 40% nhờ quản lý vật tư chính xác hơn.

• Với mỗi 1 đồng đầu tư cho bảo trì phòng ngừa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 5 đồng chi phí phát sinh trong quá trình vận hành.

• Ưu tiên bảo trì phòng ngừa thay vì chỉ sửa chữa khi hỏng hóc có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 12% đến 18% chi phí bảo trì và khắc phục sự cố.

• Kéo dài tuổi thọ tài sản, góp phần giảm nhu cầu đầu tư thay thế thiết bị trong ngắn hạn.

Lợi ích về tổ chức và quản lý

• Tập trung toàn bộ dữ liệu tài sản trên một hệ thống duy nhất, giúp nhà quản lý theo dõi xu hướng hư hỏng, đánh giá hiệu suất thiết bị và đưa ra quyết định đầu tư dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

• Giảm thời gian tăng ca do các sự cố thiết bị phát sinh ngoài kế hoạch.

• Nâng cao năng suất của đội ngũ bảo trì thông qua việc chuẩn hóa quy trình và tự động hóa công việc.

• Hỗ trợ quản lý và phối hợp hiệu quả với các nhà thầu, đơn vị bảo trì bên ngoài.

• Cải thiện khả năng trao đổi thông tin giữa các phòng ban, đảm bảo thông tin được cung cấp đúng người, đúng thời điểm và đúng nhu cầu sử dụng.

4. Khắc phục hiệu quả với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị - WORKIT 

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị - Workit được phát triển với mục tiêu quản lý toàn bộ vòng đời tài sản, từ vận hành, bảo trì đến sửa chữa và thay thế, tạo mô hình làm việc không giấy tờ, có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Đặt biệt, Workit luôn ưu tiên cho phép người dùng "tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù ngành" và sẵn sàng mở rộng khi cần

Quản lý vòng đời của Tài sản - Thiết bị

Phần mềm WORKIT doanh nghiệp sản xuất quản lý toàn bộ vòng đời của máy móc và thiết bị từ khi mua sắm đến khi thanh lý. Toàn bộ thông tin được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp dễ dàng kiểm tra, tra cứu và quản lý.

• Lưu trữ các thông tin chi tiết của các máy móc và thiết bị. Bao gồm các thông tin: Mã, tên, đvt, loại tài sản, nhóm tài sản, vị trí, giá trị, model, seri, quy cách, xuất xứ, thương hiệu, năm sản xuất, số khung, số sườn, số máy, đơn vị sử dụng, phòng ban sử dụng, nhân viên sử dụng, ghi chú khác…
• Quản lý phụ tùng đi kèm: ngày thực hiện, tên phụ tùng, số lượng, giá trị và lịch sử thay thế phụ tùng
• Quản lý quá trình luân chuyển / tăng / giảm / thanh lý / nhượng bán.
• Quản lý vị trí và tình trạng của tài sản
• Khai báo và tự động tính khấu hao và tạo bút toán khấu hao.
• Quản lý mã vạch / QR code của từng loại máy móc và có thể kiểm kê tài sản bằng App Mobile. 

Quản lý và kiểm kê ngay trên thiết bị di động
(Giải pháp CMMS kết hợp thiết bị di động có thể cải thiện năng suất lao động lên tới 20%)

Quản lý Bảo trì - Sửa chữa

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất chủ động trong việc bảo trì định kỳ, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, kéo dài tuổi thọ thiết bị và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bảo trì, sửa chữa qua các chức năng sau: 

• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ và bảo trì sự cố.
• Tự động nhắc nhở bảo trì theo từng thiết bị.
• Quản lý quy trình và danh mục kiểm tra bảo trì, sửa chữa theo tiêu chuẩn.
• Theo dõi vật tư, phụ tùng sử dụng trong quá trình bảo trì.
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử và kết quả của các lần bảo trì, sửa chữa.
• Thống kê chi phí, tần suất hỏng hóc và hiệu quả bảo trì thiết bị.
• Quản lý bảo trì định kỳ theo thời gian: tuần, tháng, số lần. 
• Tạo phiếu báo sự cố, yêu cầu sửa chữa và theo dõi tiến độ thực hiện ngay trên điện thoại

Theo dõi các thông tin Tài sản - Thiết bị ngay trên điện thoại

Quản lý công việc

• Hỗ trợ phân quyền công việc theo từng vai trò: Chủ trì / Phối hợp / Để biết
• Quản lý các công việc của từng cá nhân / phòng ban
• Tạo các công việc có tính chất lặp lại hàng tuần / hàng tháng
• Quản lý lịch làm việc theo đơn vị / phòng ban / cá nhân 
• Đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân / phòng ban 
• Quản lý nhắc việc hàng ngày: mới hôm nay, hoàn tất hôm nay, đến hạn, quá hạn, quan trọng, khẩn cấp. 
• Theo dõi được tình trạng xử lý công việc nhờ khả năng cập nhật theo thời gian thực. 

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị, đừng ngần ngại hãy liên hệ với WORKIT để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí 14 ngày" để có cái nhìn tổng quan hơn về Phần mềm của chúng tôi.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@workit.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT