Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị nha khoa

1. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là gì?

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là một công cụ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi máy móc và các trang thiết bị sử dụng hằng ngày. Phần mềm hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời của thiết bị, nhắc lịch bảo trì định kỳ hay khẩn cấp, sửa chữa và thay thế thiết bị kịp thời, hạn chế được tình trạng gián đoạn trong quá trình hoạt động. Đồng thời, kiểm soát chi phí và tối ưu việc mua sắm vật tư hiệu quả.

2. Excel vẫn còn hiệu quả trong việc hỗ trợ quản lý bảo trì thiết bị?

Excel từng là công cụ đắc lực cho các sơ sở phòng khám nhờ giao diện dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi thiết bị ngày càng nhiều, việc quản lý bằng Excel bắt đầu trở nên khó khăn và không còn hiệu quả vì tính chất “Tĩnh” của nó. Vậy Excel còn thật sự hiệu quả trong việc hỗ trợ quản lý bảo trì thiết bị?

• Dữ liệu rời rạc, mất thời gian tìm kiếm: Một File Excel chỉ lưu tối đa được 65.000 dòng, khi số lượng thiết bị ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp sẽ lựa chọn chia dữ liệu thành nhiều file khác nhau để lưu trữ, dẫn đến việc tìm kiếm, chỉnh sửa và đồng bộ thông tin trở nên phức tạp, khiến nhân sự quản lý mất nhiều thời gian và công sức.
• Ảnh hưởng đến hoạt động và trải nghiệm khách hàng: Khi các thiết bị thiết yếu xảy ra sự cố, kỹ thuật viên thường phải mất khá nhiều thời gian rà soát lại File Excel để kiểm tra từng lịch sử sử dụng và bảo trì trước đó. Điều này khiến quá trình sửa chữa bị kéo dài, làm gián đoạn hoạt động khám chữa bệnh và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cũng như trải nghiệm của bệnh nhân.
• Không cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Đối với các cơ sở nha khoa có quy mô lớn, số lượng phòng ban, máy móc, thiết bị thường rất nhiều, việc theo dõi chính xác thiết bị đang được sử dụng ở đâu, do ai quản lý hay tình trạng hoạt động hiện tại, trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian để tra cứu do không được cập nhật liên tục.

Tại sao các phòng khám nha khoa phải cần quản lý bảo trì thiết bị nghiêm ngặt?

Theo hướng dẫn của WHO, kiểm tra hiệu suất nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động đúng chức năng, kiểm tra an toàn nhằm đảm bảo thiết bị an toàn cho bệnh nhân và bác sĩ, bảo trì phòng ngừa định kỳ giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị và giảm tỷ lệ hỏng hóc.

Đối với ngành nha khoa, các trang thiết bị là công cụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và chất lượng điều trị của khách hàng. Nếu vẫn quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel, phòng khám sẽ gặp phải một số vấn đề nghiêm trọng sau:

• Máy hấp tiệt trùng gặp lỗi cảm biến nhiệt độ, áp suất hoặc chu trình vận hành không được phát hiện kịp thời có thể khiến quá trình tiệt trùng không đạt yêu cầu, làm gia tăng nguy cơ lây nhiễm chéo.

• Các thiết bị chẩn đoán hình ảnh như máy X-quang hoặc CT Cone Beam nếu không được kiểm tra và hiệu chuẩn định kỳ có thể bị lệch chuẩn, làm giảm chất lượng hình ảnh và ảnh hưởng đến độ chính xác trong chẩn đoán.

• Ghế nha khoa cùng các hệ thống đi kèm như động cơ nâng hạ, hệ thống nước hoặc khí nén nếu không được bảo trì thường xuyên có thể phát sinh các sự cố như van điện từ hỏng, bộ điều khiển gặp lỗi hoặc hệ thống gia nhiệt hoạt động không ổn định.

Những sự cố này không chỉ làm tăng chi phí sửa chữa mà còn có thể ảnh hưởng đến chất lượng điều trị, trải nghiệm khách hàng và uy tín của phòng khám.

3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị

3.1 Tăng độ chính xác trong chẩn đoán và điều trị

Việc bảo trì định kỳ và hiệu chuẩn thường xuyên các thiết bị như máy X-quang, CT Cone Beam hay máy quét dấu răng kỹ thuật số, đảm bảo được độ rõ nét của hình ảnh, giúp bác sĩ đưa ra chẩn đoán và kế hoạch điều trị chính xác.

3.2 Kéo dài tuổi thọ thiết bị và tiết kiệm chi phí

Phần mềm hỗ trợ xây dựng và lập kế hoạch bảo trì định kỳ, theo dõi tất cả lịch sử sửa chữa của từng thiết bị. Các bộ phận có khả năng hao mòn cao như bóng X-quang, hệ thống khí nén, động cơ nâng hạ hay các linh kiện điện tử có thể được kiểm tra và thay thế kịp thời trước khi gây hư hỏng nghiêm trọng. Điều này giúp thiết bị vận hành ổn định hơn, kéo dài thời gian sử dụng và hạn chế các khoản đầu tư thay thế có giá trị lớn.

3.3 Giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị

Phần mềm hỗ trợ các thông báo nhắc lịch bảo trì và theo dõi tình trạng thiết bị thường xuyên, phòng khám có thể phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường trước khi xảy ra hỏng hóc nghiêm trọng. Điều này giúp hạn chế tình trạng thiết bị ngừng hoạt động đột xuất và giảm gián đoạn trong quá trình khám chữa bệnh.

3.4 Giảm áp lực cho đội ngũ kỹ thuật và quản lý

Toàn bộ lịch sử bảo trì, sửa chữa, kiểm định và hiệu chuẩn được lưu trữ tập trung trên hệ thống. Nhân sự không còn phải tìm kiếm thông tin từ nhiều file Excel hoặc hồ sơ giấy, giúp tiết kiệm thời gian quản lý.

3.4 Đưa ra quyết định đầu tư chính xác hơn

Thông qua các báo cáo chi tiết về tần suất hỏng hóc, chi phí sửa chữa và hiệu suất sử dụng thiết bị, doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác thời điểm nên bảo trì, nâng cấp hay thay thế thiết bị.

4. Phần mềm quản lý Bảo trì & Sửa chữa thiết bị - WORKIT

Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị - WORKIT được phát triển với mục đích có thể quản lý toàn bộ vòng đời của Tài sản - Thiết bị, nâng cao năng lực, hiệu suất và khả năng làm việc, giúp các cơ sở phòng khám có thể duy trì trang thiết bị luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động, giảm thiểu sự cố ngoài kế hoạch, đảm bảo an toàn cho cả khách hàng và bác sĩ.

Quản lý vòng đời của Tài sản - Thiết bị

Phần mềm WORKIT giúp phòng khám quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản và thiết bị từ khi mua sắm đến khi thanh lý. Toàn bộ thông tin được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp dễ dàng theo dõi, tra cứu và quản lý.

• Cập nhật và quản lý các thông tin chi tiết của tài sản, trang thiết bị của toàn bộ cơ sở, chi nhánh của phòng khám. Bao gồm các thông tin: Mã, tên, đvt, loại tài sản, nhóm tài sản, vị trí, giá trị, model, seri, quy cách, xuất xứ, thương hiệu, năm sản xuất. số khung, số sườn, số máy, đơn vị sử dụng, phòng ban sử dụng, nhân viên sử dụng, ghi chú khác…
• Quản lý quá trình luân chuyển / tăng / giảm / thanh lý / nhượng bán.
• Quản lý phụ tùng đi kèm: ngày thực hiện, tên phụ tùng, số lượng, giá trị và lịch sử thay thế phụ tùng
• Quản lý vị trí và tình trạng của tài sản
• Quản lý khấu hao. Khai báo và tự động tính khấu hao và tạo bút toán khấu hao.
• Quản lý mã vạch / QR code của từng tài sản và có thể kiểm kê tài sản bằng App Mobile. 

Quản lý và kiểm kê ngay trên thiết bị di động

Quản lý Bảo trì - Sửa chữa

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong công tác bảo trì, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, kéo dài tuổi thọ thiết bị và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bảo trì, sửa chữa.

• Lập kế hoạch và phân loại bảo trì định kỳ và bảo trì sự cố.
• Tự động nhắc lịch bảo trì theo từng thiết bị hoặc nhóm thiết bị.
• Quản lý phiếu báo sự cố, yêu cầu sửa chữa và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Quản lý checklist và quy trình bảo trì, sửa chữa theo tiêu chuẩn.
• Theo dõi vật tư, phụ tùng sử dụng trong quá trình bảo trì.
• Lưu trữ lịch sử và kết quả của từng lần bảo trì, sửa chữa.
• Thống kê chi phí, tần suất hỏng hóc và hiệu quả bảo trì thiết bị.
• Quản lý khai báo chu kỳ thực hiện bảo trì định kỳ theo thời gian: tuần, tháng, số lần. 

Theo dõi các thông tin Tài sản - Thiết bị ngay trên điện thoại

Scan Qr code tạo phiếu báo cáo sự cố trên điện thoại

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị, đừng ngần ngại hãy liên hệ với WORKIT để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí 14 ngày" để có cái nhìn tổng quan hơn về Phần mềm của chúng tôi.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@workit.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT