Blog

Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh của mình. Chọn đúng một phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.

Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích xoay quanh tầm quan trọng của việc chọn phần mềm ERP phù hợp, các tiêu chí cần xem xét, tính năng quan trọng cần có cũng như cách đánh giá và so sánh các phần mềm ERP trên thị trường để có thể lựa chọn được giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

I. Sự quan trọng của việc chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp (Mini ERP) phù hợp

Việc chọn đúng một phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Một giải pháp ERP đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu công việc thủ công và sai sót.

• Tiết kiệm chi phí hoạt động nhờ quản lý hiệu quả hơn nguồn lực và tài sản.

• Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Có được bức tranh toàn diện về tình hình kinh doanh để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

• Tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển lâu dài.

Ngược lại, việc lựa chọn sai một giải pháp ERP không phù hợp có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, tốn kém chi phí, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc thậm chí phá sản.

Chọn đúng một phần mềm ERP phù hợp với điều kiện và nhu cầu sẽ mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.

• Giúp quản lý chính xác hàng tồn kho, đơn hàng, ngân sách và chi phí.

• Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu và phân tích chính xác.

• Tăng hiệu suất làm việc và năng suất của cả doanh nghiệp.

• Cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để nắm bắt cơ hội kinh doanh.

• Tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.

Các lợi ích trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả hoạt động chung.

II. Các tiêu chí cần xem xét khi chọn phần mềm ERP

Để chọn được phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc một số tiêu chí quan trọng sau:

Phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp

Giải pháp ERP cần đáp ứng đúng những nhu cầu quản lý và vận hành của doanh nghiệp mà không quá phức tạp hoặc thiếu sót những tính năng thiết yếu. Ngoài ra, giải pháp cũng cần phù hợp với quy mô hoạt động hiện tại và khả năng mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp.

Tính linh hoạt và mở rộng

Phần mềm ERP lý tưởng cần linh hoạt để có thể điều chỉnh cho phù hợp với sự thay đổi của mô hình kinh doanh và quy trình làm việc của doanh nghiệp theo thời gian mà không quá tốn kém chi phí và thời gian.

Ngoài ra, nó cũng cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu lớn hơn khi doanh nghiệp phát triển mà không cần phải đầu tư vào một giải pháp hoàn toàn mới.

Tính tương thích và tích hợp

Giải pháp ERP cần tương thích với các hệ thống và ứng dụng hiện có của doanh nghiệp để tránh phải thay đổi đột ngột và tốn kém.

Ngoài ra, nó cũng nên cho phép tích hợp mượt mà với các hệ thống bên thứ ba hoặc các module bổ sung mà không phức tạp hay gây rủi ro cho hệ thống.

Bảo mật và tuân thủ quy định

Phần mềm ERP cần đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu của công ty trước các nguy cơ tấn công mạng và lộ thông tin.

Ngoài ra, nó cũng cần tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu cá nhân, dữ liệu ngành hoặc quốc gia của doanh nghiệp để giảm rủi ro pháp lý.

Độ ổn định và hỗ trợ kỹ thuật

Độ ổn định và khả năng khôi phục nhanh chóng khi xảy ra sự cố là yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động liên tục, tránh làm gián đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nhà cung cấp ERP cũng cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tận tình, chuyên nghiệp để hỗ trợ kịp thời khi doanh nghiệp gặp khó khăn với hệ thống.

III. Các tính năng quan trọng cần có trong phần mềm ERP

Một số tính năng quan trọng không thể thiếu trong một phần mềm ERP gồm:

Quản lý nhân sự

Giải pháp ERP cần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên, lương và các khoản phụ cấp, theo dõi quá trình đào tạo và phát triển của nhân viên để có các chính sách phù hợp.

Quản lý tài chính

Phần mềm ERP cần cho phép doanh nghiệp quản lý chi tiết các khoản tài sản, tiến hành các hoạt động kế toán, lập các báo cáo tài chính và quản lý các hoạt động thanh toán một cách chính xác.

Quản lý khách hàng và quan hệ đối tác

ERP cũng cần hỗ trợ lưu trữ, phân tích và khai thác thông tin khách hàng để duy trì quan hệ lâu dài. Ngoài ra, nó cần cho phép quản lý các hợp đồng, quan hệ và giao dịch với các đối tác một cách dễ dàng.

Quản lý dự án

Hệ thống ERP lý tưởng cần cung cấp công cụ để lập kế hoạch, lên lịch trình, chia nhiệm vụ, giám sát tiến độ và cảnh báo kịp thời những rủi ro trong các dự án, đơn hàng... của doanh nghiệp.

IV. Cách tham khảo và so sánh các phần mềm ERP trên thị trường

Để chọn được phần mềm ERP tốt nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo và so sánh theo một số cách sau:

Nghiên cứu và tìm hiểu các phần mềm ERP

Doanh nghiệp nên nghiên cứu các phần mềm ERP phổ biến, được ứng dụng nhiều tại các doanh nghiệp trong ngành để xác định những tính năng phù hợp với nhu cầu của mình.

Đánh giá và so sánh các tính năng và khả năng của phần mềm

Sau khi lọc ra 3-5 ứng cử viên phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp nên đánh giá kỹ càng và so sánh chi tiết các tính năng và khả năng của từng ứng viên, làm rõ được ưu nhược điểm.

Xem xét đánh giá và phản hồi từ người dùng và chuyên gia

Ý kiến đánh giá, phản hồi và kinh nghiệm sử dụng thực tế từ người dùng và chuyên gia là nguồn thông tin quý giá giúp doanh nghiệp đánh giá đúng đắn ưu nhược điểm của từng phần mềm ERP. Doanh nghiệp có thể tham khảo các diễn đàn, website chuyên môn để xem xét các ý kiến này.

Kiểm tra các tài liệu và chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét kỹ các tài liệu hướng dẫn, chính sách bảo hành, bảo trì, cập nhật phần mềm và chính sách hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp để đánh giá được chi phí và hiệu quả mang lại của phần mềm sau khi triển khai.

V. Lợi ích của việc chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp

Việc chọn đúng và triển khai thành công phần mềm ERP phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc

Các quy trình làm việc được tự động và tối ưu hóa giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót

Phần mềm ERP giúp đồng bộ hóa dữ liệu và quy trình, đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán giữa các bộ phận và loại bỏ các công đoạn thừa, giảm thiểu sai sót.

Nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu và phân tích

Hệ thống ERP cung cấp thông tin và phân tích chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và hiệu quả cao hơn.

Tăng cường khả năng tương tác và quản lý khách hàng

ERP cho phép thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu khách hàng một cách chi tiết, giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng tương tác và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

VI. Các bước để triển khai và áp dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp

Để triển khai thành công phần mềm ERP, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Đánh giá nhu cầu và lựa chọn phần mềm phù hợp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu quản lý và ngân sách triển khai để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp bằng cách tham khảo các tiêu chí và phương pháp so sánh như đã trình bày ở trên.

Triển khai và cấu hình phần mềm cho doanh nghiệp

Sau khi lựa chọn phần mềm ERP, đơn vị triển khai sẽ tiến hành cài đặt, cấu hình phần mềm để phù hợp với mô hình và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình này rất quan trọng, cần diễn ra cẩn thận và tuân thủ theo đúng hướng dẫn.

Đào tạo và hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng phần mềm

Sau khi hệ thống ERP đi vào hoạt động, nhân viên của doanh nghiệp sẽ được đào tạo để sử dụng thành thạo các tính năng và quy trình mới. Đồng thời, đội triển khai dự án cũng cần đồng hành hỗ trợ người dùng trong thời gian đầu để đảm bảo hoạt động thông suốt.

Đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy định

Doanh nghiệp cũng cần xây dựng các biện pháp giám sát, kiểm soát truy cập và sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống ERP tuân thủ quy định bảo mật thông tin.

VII. Kết luận

Lựa chọn đúng một giải pháp phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động, tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Ngược lại, một quyết định sai lầm có thể dẫn tới lãng phí thời gian, công sức và chi phí đầu tư lớn nhưng hiệu quả thấp hoặc thất bại hoàn toàn. Vì vậy, khâu lựa chọn, đánh giá và quyết định triển khai ERP là vô cùng quan trọng và cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến tư vấn từ các chuyên gia, công ty tư vấn về CNTT để có quyết định lựa chọn và triển khai phần mềm ERP đúng đắn, hiệu quả cao nhất. Hãy bắt đầu từ việc xác định rõ nhu cầu và điều kiện kinh doanh, từ đó lựa chọn một giải pháp phù hợp để tối đa hóa hiệu quả đầu tư.

>>> Hãy cùng tìm hiểu cách mà Hệ sinh thái số quản trị doanh nghiệp Workit được ứng dụng trong vận hành các doanh <<<