Blog

I. Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các loại tài liệu, văn bản, hóa đơn, hồ sơ từ dạng giấy sang dạng số (file điện tử) để lưu trữ, tìm kiếm, và quản lý dễ dàng hơn.

Việc số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu nguy cơ thất lạc dữ liệu và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động quản lý.

II. Lý do doanh nghiệp cần số hóa hồ sơ

1. Khối lượng hồ sơ ngày càng lớn: Càng hoạt động lâu, doanh nghiệp càng phát sinh nhiều tài liệu, nếu không số hóa sẽ rất khó kiểm soát.

2. Yêu cầu về tốc độ và hiệu quả: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc truy xuất và xử lý thông tin nhanh chóng là lợi thế lớn.

3. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán: Nhiều ngành nghề yêu cầu lưu trữ hồ sơ lâu dài, có thể kiểm tra dễ dàng khi cần.

4. Tăng tính linh hoạt khi làm việc từ xa: Nhân viên có thể truy cập hồ sơ mọi lúc, mọi nơi khi tài liệu được lưu trữ trên nền tảng số.

5. Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu: Việc số hóa hồ sơ là bước đầu tiên quan trọng trong hành trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp.

III. Lợi ích của việc số hóa hồ sơ

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và nhân sự.

• Tiết kiệm thời gian: Tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng và dễ dàng.

• Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được bảo vệ bằng mã hóa, có quản lý truy cập rõ ràng.

• Hỗ trợ ra quyết nhanh: Ra quyết nhanh chóng nhờ vào việc truy xuất thông tin kịp thời.

• Tăng tính chuyên nghiệp: Doanh nghiệp hoạt động linh hoạt và hiện đại hơn.

IV. Quy trình 5 bước số hóa hồ sơ hiệu quả và đồng bộ

Bước 1: Rà soát và phân loại tài liệu

Xác định các loại hồ sơ cần số hóa, phân loại theo danh mục: hành chính, nhân sự, tài chính, khách hàng, hợp đồng...

Bước 2: Chuẩn bị thiết bị và công cụ

Sử dụng máy scan chất lượng cao và phần mềm nhận dạng ký tự (OCR) để chuyển đổi file.

Bước 3: Số hóa tài liệu

Tiến hành quét, chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng số, kiểm tra chất lượng dữ liệu sau khi scan.

Bước 4: Lưu trữ và sắp xếp khoa học

Tạo danh mục, thư mục rõ ràng cho các file điện tử, đảm bảo truy xuất nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ.

Bước 5: Đồng bộ và quản lý trên nền tảng số

Tích hợp dữ liệu vào hệ thống quản lý trung tâm, áp dụng quyền truy cập, sao lưu dữ liệu và tích hợp với các hệ thống ERP, CRM...

V. Workit - Nền tảng hỗ trợ số hóa hồ sơ toàn diện cho doanh nghiệp

Workit là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu chính thức một cách thông minh, bảo mật và khoa học. Chỉ với một hệ thống duy nhất, doanh nghiệp có thể:

• Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử: Workit giúp chuyển đổi hồ sơ giấy sang dạng số, lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Tài liệu được sắp xếp theo danh mục, dễ dàng tra cứu và cập nhật.

• Tự động hóa quy trình luân chuyển và phê duyệt tài liệu: Từ khâu tạo hồ sơ, phê duyệt, chuyển tiếp đến lưu trữ – tất cả được quản lý liền mạch trên Workit. Quy trình số hóa rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch.

• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ theo thời gian thực: Mỗi tài liệu đều có trạng thái xử lý, người phụ trách và lịch sử thay đổi rõ ràng, giúp nhà quản lý nắm bắt toàn bộ tiến trình công việc.

• Tìm kiếm thông minh: Workit hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ bằng nhiều tiêu chí như tên tài liệu, người phụ trách, thời gian xử lý, phòng ban liên quan... giúp rút ngắn thời gian truy xuất thông tin.

• Báo cáo và phân tích trực quan: Giao diện báo cáo sinh động cho phép theo dõi số lượng tài liệu đang chờ xử lý, đã hoàn tất, quá hạn... từ đó tối ưu hiệu quả công việc và đưa ra quyết định nhanh chóng.

• Bảo mật chặt chẽ và phân quyền linh hoạt: Dữ liệu được mã hóa an toàn, hệ thống phân quyền giúp kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, hoặc phê duyệt từng loại tài liệu.

VI. Kết luận

Số hóa hồ sơ không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu thiết yếu giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Thông qua Workit, doanh nghiệp có thể đưa toàn bộ hệ thống hồ sơ, quy trình lên nền tảng số một cách đồng bộ, an toàn và linh hoạt.