7 thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp

Số hóa quy trình không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại. Theo báo cáo từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hơn 60% doanh nghiệp Việt đang ở mức bắt đầu số hóa từng phần. Tuy nhiên, tỉ lệ thất bại vẫn ở mức cao do nhiều rào cản nội tại.

Việc chuyển đổi từ thao tác thủ công sang môi trường số thường gặp phải những thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp mang tính hệ thống. Nếu không nhận diện đúng các nút thắt này, doanh nghiệp sẽ rơi vào cái bẫy "số hóa nửa vời", gây lãng phí tài chính và làm giảm uy tín của bộ phận điều hành.

1. Tại sao cần nhận diện thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp?

Việc hiểu rõ các thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp giúp nhà lãnh đạo xây dựng được chiến lược dự phòng rủi ro. Điều này đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra mượt mà, không gây đứt gãy hoạt động kinh doanh hiện hữu.

Nhận diện thách thức mang lại các giá trị cụ thể cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa nguồn lực tài chính, tránh đầu tư sai nền tảng.

• Chuẩn bị tâm lý và kỹ năng tốt nhất cho đội ngũ nhân sự.

• Đảm bảo tính liền mạch trong dữ liệu giữa các phòng ban.

• Rút ngắn thời gian từ lúc bắt đầu triển khai đến khi có kết quả thực tế.

• Tăng cường khả năng thích ứng của doanh nghiệp trước sự thay đổi của thị trường.

2. 7 thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp

Dưới đây là 7 rào cản cốt lõi mà mọi doanh nghiệp Việt đều phải đối mặt khi bắt đầu lộ trình số hóa.

2.1. Tư duy cũ và sự phản kháng của đội ngũ

Đây là thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp khó giải quyết nhất vì nó nằm ở yếu tố con người. Nhân viên thường có xu hướng ngại thay đổi thói quen làm việc đã duy trì hàng chục năm.

Sự phản kháng thường xuất hiện dưới 4 hình thức chính:

• Lo sợ bị công nghệ thay thế vị trí công việc.

• Cảm thấy bị kiểm soát chặt chẽ hơn qua các báo cáo số.

• Sự lười biếng trong việc học hỏi cách sử dụng các công cụ mới.

• Tư duy "không hỏng thì không cần sửa" của các quản lý cấp trung.

2.2. Quy trình hiện tại chưa được chuẩn hóa

Nhiều doanh nghiệp sai lầm khi cố gắng đưa một quy trình lỗi thời, rườm rà lên phần mềm. Đây là một thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp khiến hệ thống mới trở nên quá tải và kém hiệu quả.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần:

• Rà soát lại toàn bộ quy trình phê duyệt thủ công.

• Loại bỏ các bước trung gian gây lãng phí thời gian.

• Xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong mỗi bước.

• Chuẩn hóa bộ biểu mẫu và chứng từ đi kèm.

• Xây dựng luồng công việc logic trước khi thiết lập trên nền tảng số.

2.3. Dữ liệu rời rạc và thiếu tính liên kết

Dữ liệu nằm rải rác ở các file Excel, Zalo hay email tạo ra thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp về mặt quản trị. Khi thông tin không tập trung, việc số hóa chỉ tạo ra thêm một "ốc đảo" dữ liệu mới.

Hệ quả của việc dữ liệu phân mảnh bao gồm:

• Khó khăn trong việc tra cứu lịch sử xử lý công việc.

• Sai lệch số liệu giữa các phòng ban (Kế toán - Kinh doanh - Kho).

• Tốn thời gian tổng hợp báo cáo thủ công từ nhiều nguồn.

• Không thể phân tích xu hướng và đưa ra dự báo chính xác.

2.4. Năng lực công nghệ của nhân sự yếu

Dù phần mềm có tốt đến đâu, người vận hành không đủ trình độ sẽ khiến dự án thất bại. Đây là thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp phổ biến tại các đơn vị có độ tuổi nhân sự trung bình cao.

Các vấn đề nhân sự thường gặp phải:

• Kỹ năng thao tác trên máy tính và thiết bị di động hạn chế.

• Thiếu khả năng tự xử lý các lỗi kỹ thuật cơ bản.

• Khó khăn trong việc hiểu các thuật ngữ chuyên môn trên phần mềm.

• Không duy trì việc cập nhật dữ liệu thường xuyên lên hệ thống.

2.5. Chi phí đầu tư và bài toán lợi nhuận ROI

Chi phí ban đầu cho phần mềm, hạ tầng và đào tạo là một thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp đáng kể. Nhiều lãnh đạo lo ngại về việc không thấy được hiệu quả kinh tế ngay lập tức.

Phân tích về mặt tài chính cần lưu ý:

• Chi phí cơ hội khi chậm trễ chuyển đổi số.

• Lợi ích từ việc tiết kiệm thời gian và nhân lực vận hành.

• Chi phí ẩn từ sai sót trong quy trình thủ công.

• Bài toán đầu tư theo từng giai đoạn để giảm áp lực ngân sách.

• Khả năng mở rộng của hệ thống trong 3-5 năm tới.

2.6. Rủi ro về bảo mật và an toàn dữ liệu

Đưa quy trình lên mạng đồng nghĩa với việc đối mặt với tin tặc và rò rỉ dữ liệu. Đây là thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp liên quan trực tiếp đến sự sống còn của tổ chức.

Doanh nghiệp thường lo lắng về:

• Sự rò rỉ thông tin khách hàng và chiến lược kinh doanh.

• Mất mát dữ liệu do sự cố phần cứng hoặc máy chủ.

• Quyền truy cập không được phân cấp rõ ràng trong nội bộ.

• Thiếu các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trong các giải pháp giá rẻ.

2.7. Thiếu một lộ trình triển khai nhất quán

Việc triển khai kiểu "mạnh ai nấy làm" tạo ra một hệ thống chắp vá. Sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận là thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp khiến tổng thể bộ máy bị trì trệ.

Lộ trình thiếu nhất quán thường biểu hiện qua:

• Chọn phần mềm theo cảm tính, không dựa trên nhu cầu thực tế.

• Thay đổi yêu cầu liên tục trong quá trình triển khai.

• Thiếu sự chỉ đạo quyết liệt từ ban lãnh đạo cấp cao.

• Không có KPI cụ thể để đo lường mức độ thành công của số hóa.

3. Chiến lược vượt qua rào cản số hóa cho lãnh đạo

Để giải quyết các thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp, lãnh đạo cần một phương pháp tiếp cận thực tế. Thay vì số hóa tổng lực, hãy bắt đầu từ những khâu có tần suất giao dịch lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Các bước hành động cụ thể bao gồm:

1. Thiết lập văn hóa số: Đào tạo tư duy cho nhân sự trước khi cấp phần mềm.

2. Ưu tiên số hóa quy trình lõi: Chọn những quy trình quan trọng nhất để làm trước.

3. Lựa chọn giải pháp linh hoạt: Ưu tiên phần mềm có khả năng tùy biến theo thực tế.

4. Xây dựng đội ngũ nòng cốt (Digital Champs): Những người tiên phong hướng dẫn lại cho nhân viên khác.

4. Workit Eoffice: Giải pháp số hóa quy trình toàn diện

Workit Eoffice được thiết kế để trực tiếp xử lý các thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp. Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp Việt có một "gen" quản trị riêng, do đó giải pháp của Workit đề cao tính linh hoạt và thực dụng.

4.1. Tại sao Workit Eoffice phù hợp với doanh nghiệp Việt?

Hệ thống Workit giúp gỡ bỏ các thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp nhờ:

• Tính tùy biến cao: Thiết lập luồng phê duyệt theo đúng sơ đồ tổ chức thực tế.

• Giao diện tối giản: Người không giỏi công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo sau 30 phút.

• Đa nền tảng: Làm việc mọi lúc mọi nơi trên Web và Mobile App.

• Bảo mật đa lớp: Dữ liệu được mã hóa và sao lưu tự động hàng ngày.

• Khả năng tích hợp: Kết nối dễ dàng với các phần mềm kế toán, CRM hiện có của doanh nghiệp.

4.2. Lợi ích thực tế khi ứng dụng Workit Eoffice

Khi vượt qua các thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp bằng Workit, tổ chức sẽ đạt được:

• Giảm 80% thời gian xử lý thủ tục hành chính, ký duyệt.

• Tiết kiệm 100% chi phí giấy tờ, mực in và lưu trữ vật lý.

• Kiểm soát tiến độ công việc theo thời gian thực (Real-time).

• Minh bạch hóa trách nhiệm, loại bỏ tình trạng đùn đẩy công việc.

• Lưu trữ tri thức doanh nghiệp một cách khoa học trên môi trường số.

5. Kết luận

Chuyển đổi số là một hành trình dài hạn với nhiều chông gai. Việc nhận diện đúng thách thức khi thực hiện số hóa quy trình trong doanh nghiệp là chìa khóa để nhà quản trị đưa con thuyền doanh nghiệp đi đúng hướng. Đừng để công nghệ trở thành rào cản, hãy biến nó thành đòn bẩy để bứt phá.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc số hóa, hãy liên hệ với Workit để nhận tư vấn giải pháp quy trình tối ưu nhất!

>>> Đăng ký dùng thử ngay <<<

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041

Email: info@workit.vn