Khi chiến lược và việc triển khai chuyển đổi số mất đi sự đồng bộ

1. Sự khác biệt giữa chiến lược và thực thi trong triển khai chuyển đổi số

Trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, sự thành công của bất kỳ sáng kiến lớn nào cũng phụ thuộc vào hai yếu tố then chốt: một chiến lược đúng đắn và khả năng thực thi xuất sắc. Chuyển đổi số không phải là ngoại lệ. Một tầm nhìn số hoá đầy tham vọng sẽ mãi chỉ là ý tưởng nếu không được hiện thực hóa thông qua các bước đi cụ thể và có kế hoạch. Ngược lại, những nỗ lực công nghệ rời rạc, thiếu định hướng chiến lược rõ ràng sẽ dẫn đến lãng phí tài nguyên và đem lại kết quả hạn chế. Việc triển khai chuyển đổi số chỉ đạt được hiệu quả tối đa khi có sự đồng bộ tuyệt đối giữa định hướng từ cấp lãnh đạo và hành động tại các cấp vận hành. Bài viết này phân tích các nguyên nhân sâu xa khiến sự đồng bộ này thường bị phá vỡ và đề xuất các giải pháp thực tế để củng cố nó.

2. Biểu hiện của sự mất đồng bộ giữa chiến lược và triển khai chuyển đổi số

Sự mất đồng bộ giữa chiến lược và thực thi trong triển khai chuyển đổi số thường biểu hiện qua những dấu hiệu có thể quan sát được.

Điển hình là khi các phòng ban nghiệp vụ than phiền về một phần mềm mới được áp đặt mà không giải quyết được vấn đề thực tế của họ, hoặc khi đội ngũ công nghệ thông tin (CNTT) phát triển những tính năng phức tạp nhưng ít được sử dụng. Biểu hiện rõ hơn là các báo cáo tiến độ dự án chỉ tập trung vào việc hoàn thành cài đặt kỹ thuật (deployment) mà không đề cập đến tác động kinh doanh thực tế, như tăng năng suất hay cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Hậu quả của tình trạng này tác động khá nghiêm trọng lên doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của McKinsey, hơn 70% các chương trình chuyển đổi số quy mô lớn không đạt được mục tiêu ban đầu. Doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ lãng phí ngân sách lớn, đánh mất niềm tin của nhân viên vào sự lãnh đạo, và quan trọng nhất, bỏ lỡ cơ hội cạnh tranh trên thị trường số. Việc triển khai chuyển đổi số trong bối cảnh này trở thành một gánh nặng về chi phí và quản lý, thay vì là đòn bẩy tăng trưởng như kỳ vọng.

3. Sáu nguyên nhân cốt lõi gây mất đồng bộ trong triển khai chuyển đổi số

Để xây dựng một quy trình chuyển đổi số gắn kết, trước hết cần nhận diện đầy đủ các rào cản khiến chiến lược và hành động không tìm được tiếng nói chung.

3.1. Chiến lược thiếu tính khả thi và lộ trình cụ thể

Nhiều chiến lược chuyển đổi số được xây dựng dựa trên áp lực cạnh tranh hoặc xu hướng công nghệ, thay vì phân tích kỹ lưỡng năng lực nội tại và các vấn đề kinh doanh cấp bách. Chúng thường là các văn bản mô tả tầm nhìn chung chung như “trở thành doanh nghiệp dẫn đầu về số” nhưng lại thiếu đi một kế hoạch hành động (action plan) chi tiết với các mốc quan trọng (milestones), nguồn lực được phân bổ rõ ràng và trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận. Một chiến lược mơ hồ, không thể đo lường sẽ khiến việc triển khai chuyển đổi số trở nên tùy tiện, phụ thuộc vào cách hiểu và ưu tiên của từng cá nhân hoặc phòng ban, dẫn đến kết quả phân mảnh và không nhất quán.

3.2. Khoảng cách kỹ năng và giao tiếp giữa lãnh đạo và đội ngũ thực thi

Ban lãnh đạo thường có tư duy chiến lược, tập trung vào “tại sao” (why) và “cái gì” (what) của chuyển đổi số. Trong khi đó, đội ngũ triển khai (cả CNTT lẫn người dùng nghiệp vụ) lại cần hiểu rõ “làm thế nào” (how) và “bằng cái gì” (with what). Sự thiếu vắng một đội ngũ trung gian – những người có thể “dịch” ngôn ngữ kinh doanh sang yêu cầu kỹ thuật và ngược lại – tạo ra khoảng cách giao tiếp lớn. Hệ quả là các giải pháp công nghệ được xây dựng không đáp ứng đúng nhu cầu thực tế, hoặc người dùng không hiểu hết giá trị và cách vận hành công cụ mới, dẫn đến tỷ lệ ứng dụng thấp và sự thất vọng lan rộng.

3.3. Văn hóa tổ chức chưa sẵn sàng cho thay đổi

Yếu tố con người và văn hóa thường là trở ngại lớn nhất nhưng lại dễ bị bỏ qua. Chuyển đổi số đòi hỏi thay đổi thói quen làm việc, quy trình và thậm chí là cấu trúc quyền lực trong tổ chức. Nỗi sợ mất việc, sợ lộcng kỹ năng hiện tại trở nên lỗi thời, hoặc đơn giản là tâm lý ngại thay đổi có thể dẫn đến sự phản kháng thụ động. Biểu hiện là nhân viên chỉ sử dụng phần mềm mới một cách hình thức, tìm cách duy trì quy trình cũ, hoặc không nhiệt tình tham gia các khóa đào tạo. Nếu không được quản trị một cách chủ động, rào cản văn hóa này sẽ làm trì hoãn hoặc vô hiệu hóa hoàn toàn việc triển khai chuyển đổi số.

3.4. Hệ thống đo lường không gắn với mục tiêu kinh doanh

Một sai lầm phổ biến là đo lường thành công của chuyển đổi số bằng các chỉ số đầu vào (input) hoặc hoạt động (activity), như số lượng phần mềm đã mua, ngân sách đã tiêu, hay số giờ đào tạo đã thực hiện. Các chỉ số này không phản ánh giá trị thực sự. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tập trung vào các chỉ số đầu ra (output) và tác động (outcome) kinh doanh, như tỷ lệ tự động hóa quy trình, thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, hoặc tăng trưởng doanh thu từ kênh số. Việc đo lường sai hướng dẫn đến các nỗ lực thực thi bị lệch trọng tâm, ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ công nghệ thay vì tạo ra tác động kinh doanh có ý nghĩa.

3.5. Thiếu cơ chế điều chỉnh chiến lược linh hoạt

Môi trường kinh doanh và công nghệ thay đổi với tốc độ nhanh chưa từng có. Một chiến lược cố định, được lập ra cho 3-5 năm có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Nếu doanh nghiệp duy trì mô hình triển khai cứng nhắc, bám sát kế hoạch ban đầu mà không có cơ chế thu thập phản hồi thường xuyên từ thị trường và nội bộ để điều chỉnh, họ sẽ trở nên kém linh hoạt và dễ bị tổn thương. Việc triển khai chuyển đổi số cần được thiết kế như một vòng lặp học hỏi và cải tiến liên tục, cho phép thử nghiệm, đo lường kết quả và tinh chỉnh chiến lược kịp thời.

3.6. Phân bổ nguồn lực công nghệ không tập trung

Tình trạng đầu tư công nghệ dàn trải, thiếu tập trung vào các ưu tiên chiến lược hàng đầu là một vấn đề phổ biến. Các phòng ban có thể tự mua các công cụ phần mềm nhỏ lẻ (shadow IT) để giải quyết nhu cầu trước mắt, dẫn đến một “mảnh ghép” công nghệ phức tạp, khó tích hợp và quản lý. Sự phân mảnh này không chỉ làm tăng chi phí tổng thể (TCO) mà còn cô lập dữ liệu, cản trở tầm nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp và làm giảm hiệu quả tổng thể của việc triển khai chuyển đổi số.

4. Giải pháp củng cố sự chuyển giao giữa chiến lược và triển khai

Để xóa bỏ khoảng cách giữa bản kế hoạch và thực tế, doanh nghiệp cần một cách tiếp cận toàn diện và linh hoạt hơn. Dưới đây là các giải pháp chiến lược giúp đồng bộ hóa mọi hoạt động số hóa:

4.1. Thiết lập cơ chế phản hồi liên tục (Feedback Loop)

Chiến lược không nên là một văn bản cố định, nó cần được điều chỉnh dựa trên thực tế triển khai. Cơ chế phản hồi 2 chiều giúp lãnh đạo nắm bắt được các nút thắt trong quá trình triển khai chuyển đổi số để kịp thời tháo gỡ. Thay vì chờ đến cuối năm để đánh giá, doanh nghiệp nên có các buổi họp giao ban định kỳ để lắng nghe tiếng nói từ những người trực tiếp vận hành hệ thống. Sự thấu hiểu thực tế sẽ giúp chiến lược trở nên thực dụng và gần gũi hơn với đời sống kinh doanh hàng ngày.

4.2. Xây dựng lộ trình triển khai theo mô hình cuốn chiếu (Agile)

Đừng cố gắng thay đổi mọi thứ cùng một lúc. Chia nhỏ dự án và thực hiện triển khai chuyển đổi số theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp vừa làm vừa rút kinh nghiệm, giảm thiểu rủi ro thất bại quy mô lớn. Việc đạt được những "chiến thắng nhỏ" (Quick Wins) ở giai đoạn đầu sẽ tạo ra động lực và sự tin tưởng cho đội ngũ để tiếp tục hành trình dài hơi phía trước. Mô hình Agile cho phép doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh ưu tiên dựa trên sự thay đổi của thị trường và phản ứng của người dùng nội bộ.

4.3. Tập trung vào con người và quy trình trước khi chọn lựa công nghệ

Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, quy trình và con người mới là yếu tố quyết định. Trước khi bắt đầu triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại các quy trình thủ công và xây dựng một lộ trình truyền thông nội bộ hiệu quả. Việc giải thích rõ lý do "Tại sao phải thay đổi?" quan trọng hơn nhiều so với việc hướng dẫn "Làm thế nào để sử dụng?". Khi con người đã sẵn sàng và quy trình đã được tối ưu, việc áp dụng công nghệ sẽ diễn ra tự nhiên và đạt hiệu quả cao hơn gấp nhiều lần.

4.4. Ứng dụng các công cụ quản trị tập trung để giám sát tiến độ thực tế

Để đảm bảo chiến lược đi đúng hướng, cần có các công cụ đo lường trực quan. Sử dụng các phần mềm quản lý dự án và dashboard dữ liệu giúp nhà quản lý giám sát quá trình triển khai chuyển đổi số theo thời gian thực. Các chỉ số đo lường (Digital KPIs) phải được thiết lập dựa trên sự kết hợp giữa mục tiêu kinh doanh và khả năng thực thi của hệ thống. Sự minh bạch về dữ liệu giúp loại bỏ các phỏng đoán cảm tính, thay vào đó là những quyết định dựa trên bằng chứng xác thực, giúp duy trì sự đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới.

Đọc thêm: Báo cáo “Unlocking success in digital transformations”

5. Kết luận: Đồng bộ hóa là yếu tố then chốt cho thành công chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một hành trình chiến lược dài hạn, đòi hỏi sự cam kết và phối hợp nhịp nhàng của toàn bộ tổ chức. Thách thức lớn nhất không nằm ở việc lựa chọn công nghệ, mà nằm ở việc đảm bảo mọi nỗ lực thực thi đều hướng đến cùng một mục tiêu chiến lược đã định. Việc triển khai chuyển đổi số chỉ mang lại lợi ích tối ưu khi khoảng cách giữa hoạch định và thực thi được thu hẹp thông qua một kế hoạch khả thi, giao tiếp hiệu quả, văn hóa thích ứng, quy trình linh hoạt và hệ thống đo lường chính xác. Bằng cách nhận diện và giải quyết triệt để sáu nguyên nhân gây mất đồng bộ và áp dụng bốn giải pháp đồng bộ hóa, doanh nghiệp sẽ chuyển từ trạng thái “có chiến lược nhưng thực thi yếu” sang trạng thái “chiến lược dẫn dắt, thực thi mạnh mẽ”, từ đó hiện thực hóa đầy đủ tiềm năng của chuyển đổi số.

Hãy tìm hiểu cách Workit giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công như thế nào tại đây!

Đăng ký trải nghiệm: https://workit.vn/dang-ky-dung-thu

Hotline: 1900 633 041

Email: info@workit.vn