Tại Sao Đội Ngũ Triển Khai ERP Quan Trọng Hơn Cả Phần Mềm?

Nghiên cứu từ Báo cáo ERP năm 2023 của Panorama Consulting cho thấy chỉ có 46% tổ chức hoàn thành triển khai ERP đúng ngân sách và chỉ 50% hoàn thành đúng tiến độ.

Lý do là gì?

Trong hành trình chuyển đổi số, việc lựa chọn một hệ thống ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) phù hợp luôn là ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo. Họ dành nhiều tháng trời để so sánh tính năng, đánh giá công nghệ và thương lượng giá cả với niềm tin rằng phần mềm tốt nhất sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, một nghịch lý vẫn tồn tại: nhiều doanh nghiệp đầu tư vào những nền tảng ERP đắt đỏ, mạnh mẽ bậc nhất thị trường nhưng vẫn thất bại trong việc khai thác giá trị thực sự. 

Câu hỏi đặt ra là: Đâu là nguyên nhân cốt lõi? Câu trả lời thường bị che khuất bởi những lời quảng cáo về công nghệ. Bài viết này sẽ tập trung phân tích chỉ số KPI bí mật – yếu tố thường bị bỏ qua nhưng lại quyết định hơn 50% sự thành công của một dự án triển khai ERP: ĐỘI NGŨ TRIỂN KHAI.

Vì Sao Phần Mềm ERP Mạnh Mẽ Vẫn Có Thể Thất Bại?

Phần mềm ERP, tự bản thân nó, chỉ là một công cụ – một khung logic được lập trình sẵn. Sức mạnh thực sự của nó chỉ được giải phóng khi nó được tích hợp một cách trơn tru vào huyết mạch vận hành của doanh nghiệp: các quy trình nghiệp vụ phức tạp, văn hóa công ty và con người. Một nghiên cứu từ Đại học Oxford chỉ ra rằng "các vấn đề về con người và quy trình" là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự thất bại của các dự án CNTT quy mô lớn, trong đó có ERP, chứ không phải là lỗi kỹ thuật.

Tưởng tượng bạn mua một chiếc xe đua công thức 1 tối tân. Nhưng nếu bạn giao chiếc xe đó cho một tay lái non kinh nghiệm hoặc một đội ngũ cơ khí thiếu chuyên môn để bảo dưỡng, kết quả sẽ thảm hại. ERP cũng vậy. Bạn có thể sở hữu nền tảng "đắt nhất", nhưng nếu đội ngũ triển khai ERP thiếu năng lực, hệ thống đó sẽ trở thành gánh nặng: tốn kém, cồng kềnh và không ai muốn dùng.

Đọc thêm: Những khó khăn khi triển khai ERP của các doanh nghiệp

Chỉ Số KPI Bị Lãng Quên: Chất Lượng Đội Ngũ Triển Khai

Trong khi các nhà quản lý thường theo dõi sát sao các KPI như ngân sách, thời gian go-live hay tỷ lệ lỗi kỹ thuật, thì KPI về "mức độ hài lòng và sẵn sàng của người dùng cuối" và "mức độ phù hợp của giải pháp với quy trình thực tế" lại ít được đo lường chính thức từ đầu. Đây chính là lãnh địa của đội ngũ triển khai. Một đội ngũ xuất sắc sẽ biến những KPI "mềm" này thành nền tảng cho sự thành công lâu dài.

Bài học từ tỷ lệ thất bại trong ngành

Nghiên cứu của Panorama cũng xác nhận những thách thức chung của toàn ngành: hơn một nửa số dự án vượt quá mục tiêu chi phí hoặc tiến độ. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến dẫn đến kết quả tiêu cực:

Mọi vấn đề đều có triệu chứng kỹ thuật, nhưng mọi giải pháp đều bắt nguồn từ con người và quy trình. Công nghệ đơn thuần không thể cứu vãn một dự án đang đình trệ, nhưng một đội ngũ cộng tác tốt có thể ngăn chặn sự đình trệ đó ngay từ đầu.

4 Vai Trò Sống Còn Của Một Đội Ngũ Triển Khai ERP Chuyên Nghiệp

1. Nhà Kiến Trúc Quy Trình & Dịch Giả Nghiệp Vụ

Công việc của họ không dừng ở việc cài đặt phần mềm. Họ phải thấu hiểu sâu sắc nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp bạn (từ quy trình sản xuất, chuỗi cung ứng đến quy tắc kế toán) và "dịch" chúng sang ngôn ngữ cấu hình của ERP. Một chuyên gia tư vấn giỏi sẽ đặt câu hỏi: "Quy trình này giúp bạn đạt được điều gì?" thay vì chỉ nói "Phần mềm chỉ làm được như vậy".

2. Nhà Quản Lý Thay Đổi Tài Ba

Kháng cự từ nhân viên là rào cản lớn nhất. Đội ngũ triển khai đóng vai trò là huấn luyện viên và đại sứ thay đổi. Họ thiết kế chương trình đào tạo theo từng đối tượng, giải thích lợi ích cá nhân, và xoa dịu nỗi lo sợ về sự phức tạp. Theo Prosci, các dự án với quản lý thay đổi hiệu quả có khả năng đạt hoặc vượt mục tiêu cao gấp 6 lần.

3. Người Quản Lý Rủi Ro và Giám Sát Dự Án

Một dự án triển khai ERP tiềm ẩn hàng trăm rủi ro: từ việc dữ liệu cũ không được làm sạch, các yêu cầu phát sinh không được kiểm soát, đến việc tích hợp với hệ thống cũ thất bại. Đội ngũ giàu kinh nghiệm sẽ nhìn thấy những rủi ro này từ xa, lập kế hoạch dự phòng và giữ cho dự án đi đúng lộ trình, đúng ngân sách.

4. Đối Tác Cam Kết Với Thành Công Lâu Dài

Một đối tác triển khai thực thụ không biến mất sau ngày go-live. Họ cam kết hỗ trợ bạn vượt qua giai đoạn chuyển đổi ban đầu đầy thử thách, tối ưu hóa hệ thống dựa trên phản hồi thực tế và đảm bảo bạn đạt được ROI (Lợi tức đầu tư) như kỳ vọng. Họ đo lường thành công bằng thành công của chính bạn.

Những Cái Bẫy Chết Người Khi Lựa Chọn Đội Ngũ Triển Khai ERP

• Chỉ Chọn Dựa Vào Giá Thấp Nhất: "Đồng tiền đi liền chất lượng". Một đề xuất giá quá thấp thường đi kèm với nhân sự non kinh nghiệm, mô hình hỗ trợ hạn chế và rủi ro chi phí phát sinh sau này rất lớn.
• Đánh Giá Qua Lời Chào Hào Nhoáng, Không Qua Hồ Sơ Thực Tế: Hãy yêu cầu họ cung cấp case study chi tiết về các dự án trong cùng ngành, cùng quy mô. Và quan trọng, hãy gọi điện cho khách hàng cũ của họ để thẩm định.
• Bỏ Qua Yếu Tố Văn Hóa Phù Hợp: Đội ngũ triển khai sẽ làm việc sát cánh cùng nhân sự của bạn trong nhiều tháng. Một phong cách làm việc cứng nhắc, áp đặt có thể sẽ gây ra xung đột với văn hóa hợp tác, mở của doanh nghiệp bạn.

Workit - Triết Lý Triển Khai ERP Lấy Con Người Làm Trọng Tâm

Tại Workit, chúng tôi hiểu rằng một dự án triển khai ERP thành công là một hành trình hợp tác, được dẫn dắt bởi một đội ngũ không chỉ giỏi công nghệ mà còn am hiểu nghiệp vụ kinh doanh.

Phương Pháp Luận Chặt Chẽ, Được Kiểm Chứng

Chúng tôi áp dụng một phương pháp luận triển khai ERP linh hoạt nhưng có cấu trúc rõ ràng, kết hợp giữa Agile và Waterfall, tập trung vào việc cung cấp giá trị gia tăng sớm và liên tục. Quy trình của chúng tôi trải qua 5 giai đoạn then chốt: Khảo sát và Lập kế hoạch, Thiết Kế Chi Tiết, Triển Khai & Tích Hợp, Kiểm Thử & Đào Tạo, Vận Hành & Tối Ưu Hóa.

Đội Ngũ Chuyên Gia Hai Trong Một: Công Nghệ & Nghiệp Vụ

Đội ngũ tư vấn của Workit sở hữu chứng chỉ chuyên môn cao về các nền tảng ERP hàng đầu, đồng thời có kinh nghiệm thực chiến trong nhiều lĩnh vực: sản xuất, phân phối, dịch vụ... Chúng tôi nói được "ngôn ngữ" của cả CIO lẫn Giám đốc Sản xuất, Kế toán trưởng.

Cam Kết Suốt Vòng Đời Dự Án

Cam kết của chúng tôi không kết thúc ở bàn giao hệ thống. Gói hỗ trợ sau go-live và dịch vụ tối ưu hóa liên tục của Workit đảm bảo hệ thống ERP của bạn không chỉ hoạt động ổn định mà còn không ngừng phát triển, thích ứng với những thay đổi và tăng trưởng của doanh nghiệp.

Kết Luận: Đầu Tư Khôn Ngoan Nhất Là Đầu Tư Vào Đội Ngũ Triển Khai

Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp là quan trọng, nhưng đó mới chỉ là bước khởi đầu. Lựa chọn đúng đối tác triển khai mới là quyết định then chốt đưa dự án của bạn đến bến bờ thành công.

Trước khi quyết định, hãy dành thời gian đánh giá kỹ lưỡng đội ngũ sẽ đồng hành cùng bạn. Hãy chất vấn họ về kinh nghiệm, phương pháp, cách xử lý rủi ro và quản lý thay đổi. Hãy tìm kiếm một đối tác như Workit – nơi coi thành công của dự án triển khai ERP là thành công chung, và nơi yếu tố con người luôn được đặt ở vị trí trung tâm của mọi giải pháp công nghệ.

Hãy liên hệ với các chuyên gia tư vấn của Workit ngay hôm nay để thảo luận về hành trình triển khai ERP tối ưu và bền vững cho doanh nghiệp của bạn!

• Đăng ký tư vấn giải pháp 1:1 ngay tại: https://workit.vn/lien-he
• Trải nghiệm Demo miễn phí giải pháp ERP trong sản xuất: Đăng ký dùng thử
• Email: info@workit.vn
• Hotline: 1900 633 041