Blog

I. Vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong việc gắn kết nội bộ

Khảo sát thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải các vấn đề sau:

• Giao tiếp rời rạc, thiếu nhất quán: Thông tin quan trọng bị truyền đạt chậm trễ, sai lệch hoặc lọt ra ngoài. Nhân viên không nắm được định hướng chung hoặc chỉ nhận thông tin một chiều.

• Thiếu kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả: Phụ thuộc vào email, tin nhắn rời rạc, khó kiểm soát và không phản ánh được toàn cảnh vận hành.
  Nhân viên cảm thấy bị “tách biệt” khỏi tổ chức: Không hiểu mục tiêu công ty, không được lắng nghe hoặc công nhận, dẫn đến mất động lực, làm việc thiếu gắn bó.

• Sự phối hợp giữa các bộ phận còn rời rạc: Thiếu quy trình làm việc chung và công cụ hỗ trợ, dẫn đến tình trạng chồng chéo, sai sót và mất thời gian xử lý công việc.

Kết quả là: doanh nghiệp mất đi sự linh hoạt, tinh thần làm việc tập thể giảm sút, còn nhân sự thì dần rơi vào tình trạng “làm cho có”.

II. Giao tiếp và truyền thông – Chìa khóa để quản trị doanh nghiệp thời đại mới

Trong hành trình quản trị doanh nghiệp, truyền thông nội bộ đóng vai trò then chốt, đặc biệt là trong những giai đoạn thay đổi chiến lược hay tái cấu trúc tổ chức. Việc truyền tải thông tin đúng cách không chỉ giúp đảm bảo sự đồng thuận từ đội ngũ nhân sự, mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình thực thi.

Khi nhân viên nắm rõ mục tiêu, lý do và định hướng của chiến dịch, họ sẽ chủ động hơn trong việc hành động, theo dõi kết quả và đưa ra phản hồi sát với thực tế. Ngược lại, thiếu thông tin hoặc truyền thông kém hiệu quả có thể khiến nhân viên mất phương hướng, hiểu sai hoặc thiếu niềm tin vào tổ chức, dẫn đến phản ứng tiêu cực, trì hoãn, hoặc thậm chí là phản kháng ngầm.

Bên cạnh đó, không phải ai cũng sẵn sàng thích nghi nhanh với thay đổi. Những nhân viên vốn quen với công việc ổn định, ít biến động có thể cảm thấy áp lực, mệt mỏi hoặc hoang mang khi doanh nghiệp triển khai cải tiến lớn. Lúc này, giao tiếp và động viên tinh thần là liều thuốc tinh thần giúp đội ngũ giữ vững nhịp làm việc, tránh tình trạng mất kết nối hoặc suy giảm năng suất.

Một yếu tố quan trọng khác là truyền thông giúp lan tỏa văn hóa doanh nghiệp và củng cố niềm tin. Khi nhân viên hiểu được vì sao doanh nghiệp cần thay đổi, họ sẽ cảm thấy mình là một phần trong hành trình ấy – thay vì bị “đứng ngoài cuộc”. Điều này tạo ra sự chủ động, đồng hành và cam kết lâu dài với mục tiêu chung.

Tuy nhiên, dù nghe có vẻ đơn giản trên lý thuyết, không ít nhà lãnh đạo – kể cả những người nhiều năm kinh nghiệm – vẫn gặp khó khăn trong việc truyền thông nội bộ hiệu quả. Nguyên nhân thường đến từ một số sai lầm phổ biến như:

• Truyền thông không đúng thời điểm, khiến thông tin không tạo được tác động như mong muốn.
  

• Thông điệp thiếu sự nhất quán, bị “nhỏ giọt” hoặc không thường xuyên, khiến nhân viên mơ hồ và nghi ngờ.
  

• Áp dụng sai mô hình truyền thông hoặc triển khai không đúng cách, khiến thông tin không đến được đúng người, đúng lúc.
  

Chính vì vậy, để truyền thông nội bộ thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược bài bản, công cụ phù hợp và đặc biệt là sự nhạy bén trong cách truyền tải thông điệp đến đội ngũ.

III. Cách thức để truyền thông nội bộ và gắn kết nhân viên hiệu quả

Để việc truyền tải thông tin, văn hóa doanh nghiệp tới cán bộ nhân viên đạt hiệu quả cao nhất, bạn có thể tham khảo các cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ sau:

1. Chiến lược truyền thông rõ ràng, bài bản

Một chiến lược truyền thông nội bộ vững mạnh sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm và tham gia của công ty vào những thay đổi, hoạt động và định hướng phát triển.

• Xác định đối tượng truyền thông: Thông điệp cần phù hợp với từng nhóm như lãnh đạo, nhân viên, và nhóm dự án. Lãnh đạo cần thông tin chiến lược, nhân viên cần biết về cơ hội phát triển và đãi ngộ.

• Xây dựng nội dung truyền thông: Nội dung phải bao gồm thông tin về định hướng, thành tựu, các hoạt động phong trào, sáng kiến mới và chương trình đào tạo. Phản hồi từ nhân viên cũng rất quan trọng để điều chỉnh kịp thời.

• Phân bổ kênh truyền thông: Lựa chọn kênh phù hợp cho từng đối tượng, như mạng nội bộ cho giao tiếp chính thức, bảng tin số và email cho cập nhật nhanh và ứng dụng chat nội bộ cho trao đổi hàng ngày.

2. Văn hóa lắng nghe và công nhận

Một môi trường làm việc khuyến khích sự đóng góp và công nhận đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng sự gắn kết trong nội bộ.

• Cơ chế tiếp nhận phản hồi: Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống để nhân viên dễ dàng góp ý, như góp ý ẩn danh hoặc khảo sát, giúp họ cảm thấy được lắng nghe.

• Ghi nhận và khen thưởng: Nhân viên cần được công nhận kịp thời khi hoàn thành công việc xuất sắc qua khen thưởng hoặc công nhận công khai, tạo động lực và xây dựng văn hóa tôn trọng.

3. Ứng dụng công nghệ số vào quản lý và giao tiếp

Việc ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện sự giao tiếp và quản lý công việc một cách minh bạch.

• Triển khai nền tảng làm việc số: Sử dụng các công cụ quản lý công việc, giao tiếp và lưu trữ dữ liệu chung để giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và chia sẻ tài liệu, thông tin quan trọng. Các nền tảng làm việc số này sẽ giảm thiểu sự lệ thuộc vào các phương thức giao tiếp truyền thống như email, giúp thông tin được truyền tải nhanh chóng và hiệu quả hơn.

• Giảm sự phụ thuộc vào email: Email dễ bị bỏ sót và mất thời gian phản hồi. Thay vì chỉ dùng email, doanh nghiệp nên kết hợp với phần mềm quản lý dự án và hệ thống chat nội bộ. Điều này giúp nhân viên theo dõi tiến độ, cập nhật thông báo và chia sẻ tài liệu nhanh chóng. 

IV. Văn phòng số Workit – Giải pháp xây dựng không gian làm việc số toàn diện

Để truyền thông nội bộ hiệu quả và xây dựng sự gắn kết vững chắc, doanh nghiệp cần một “trung tâm vận hành” chung – nơi mọi người có thể:

• Giao tiếp tức thời, minh bạch và thống nhất trên toàn tổ chức.

• Cập nhật quy trình, kế hoạch, thông báo một cách trực tuyến và hệ thống hóa.

• Theo dõi hiệu suất công việc, ghi nhận đóng góp, phản hồi nhanh chóng.

Với gói giải pháp văn phòng số của Workit sẽ là một trong những giải pháp phần mềm hỗ trợ kiến tạo môi trường làm việc hòa nhập, tối ưu hóa và phù hợp với tất cả mọi loại hình của doanh nghiệp. 

Workit tự tin đáp ứng đầy đủ chức năng cho các doanh nghiệp giúp tối ưu hiệu suất việc vận hành công việc, làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi. 

• Công việc: Quản lý công việc, dự án theo thời gian thực – giao việc rõ ràng, cảnh báo quá hạn, báo cáo tự động.

• Quy trình: Tự động hóa quy trình nội bộ – từ đề xuất, phê duyệt đến thông báo, giúp vận hành trơn tru.

• Ký số: Ký văn bản, hợp đồng điện tử nhanh chóng, an toàn, tra cứu dễ dàng, hợp lệ pháp lý.

• Giao tiếp: Mạng xã hội nội bộ kết nối nhân viên, truyền thông chính sách, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

• Tài liệu: Lưu trữ tài liệu tập trung, phân quyền truy cập rõ ràng, dễ tra cứu, bảo mật cao.

• Phòng họp: Đặt lịch, quản lý phòng họp thông minh – gửi thông báo tự động, đính kèm tài liệu.

Kết luận