Blog

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp hay tự động hóa quy trình doanh nghiệp  – Business Process Automation – BPA (BPA) là việc áp dụng công nghệ để thay thế nỗ lực thủ công trong việc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Quá trình này nhằm:

• Giảm chi phí vận hành.

• Tăng hiệu quả hoạt động.

• Chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

5 loại tự động hóa trong doanh nghiệp

2. Các loại tự động hóa điển hình trong doanh nghiệp: 

• Tự động hóa quy trình nghiệp vụ (BPA): Tự động hóa các công việc thủ công như phê duyệt tài liệu, xử lý đơn hàng. Điều này giúp giảm thiểu thao tác thủ công và cải thiện độ chính xác.

• Tự động hóa sản xuất: Sử dụng máy móc và robot để tự động hóa quy trình sản xuất, giám sai sót và thời gian gia công bằng sức người. 

• Tự động hóa dịch vụ khách hàng: Sử dụng chatbot, email automation để hỗ trợ khách hàng nhanh chóng. 

• Tự động hóa marketing: Sử dụng các công cụ để tự động hóa các chiến dịch marketing, chẳng hạn như gửi email marketing, phân tích hành vi khách hàng. 

• Tự động hóa Robot RPA: Tự động hóa Robot RPA là loại tự động hóa ứng dụng robot vào các tác vụ cụ thể trong quy trình làm việc. Theo đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ một số khâu trong quy trình và thay vào đó là tự động hóa do robot thực hiện. Ví dụ như thao tác duyệt trang web, xử lý các yêu cầu, duyệt phép, gia hạn hợp đồng nhân sự, …

3. Tầm quan trọng của tự động hóa:

Theo Forrester, trong một cuộc nghiên cứu tác động của công nghệ đến doanh nghiệp tại Mỹ đã chỉ ra rằng “Doanh nghiệp có thể giảm được 90% chi phí vận hành nếu áp dụng hệ thống tự động hóa. Cụ thể là những lợi ích vượt trội của việc tự động hóa: 

3.1 Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: 

Một trong những lợi ích lớn nhất của tự động hóa là giúp doanh nghiệp loại bỏ các công việc thủ công lặp đi lặp lại. Những tác vụ như nhập liệu, xử lý hóa đơn hay quản lý tồn kho, giờ đây có thể được xử lý tự động thông qua các phần mềm chuyên dụng. 

Ví dụ: một hệ thống ERP có thể tích hợp toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban, từ đó giảm thiểu thời gian cần để tổng hợp báo cáo và đưa ra quyết định. 

3.2 Đưa ra quyết định chính xác dựa trên các dữ liệu: 

Ưu điểm vượt trội của tự động hóa là khả năng thu thập và phân tích dữ liệu. Với các công cụ như phân tích dữ liệu lớn (big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI). Từ đó, từ đó quản lý, lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời.

3.3 Cải thiện độ chính xác và nhất quán

Khi áp dụng những hệ thống tự động hóa, tất cả các dữ liệu vận hành sẽ được quản lý trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, lãnh đạo có thể nắm bắt dễ dàng, chi tiết và sát sao các hoạt động đang vận hành. 

3.4 Giảm đến 90% chi phí vận hành:

Áp dụng hệ thống tự động hóa trong doanh nghiệp giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hoạt động với số lượng nhân sự tinh giảm đáng kể. Doanh nghiệp hoạt động vận hành trơn tru nhanh chóng và chính xác. 

4. Những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt khi chưa áp dụng tự động hóa quy trình 

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, doanh nghiệp khi ứng dụng tự động hóa cũng gặp phải không ít rào cản. Có thể doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với các vấn đề sau: 

• Quy trình vận hành thiếu hiệu quả hoặc chỉ tồn tại trên lý thuyết mà không có công cụ hỗ trợ thực tế. 

• Quy trình đã được số hóa nhưng chưa được tự động hóa, dẫn đến việc vận hành vẫn dựa nhiều vào thao tác thủ công.

Những hạn chế này sẽ kéo theo các khó khăn: 

• Nhân viên quên việc, bỏ sót nhiệm vụ do thiếu công cụ nhắc nhở. 

• Phối hợp thiếu đồng bộ, dễ xảy ra những mâu thuẫn hoặc đổ lỗi.

• Khó đánh giá chính xác hiệu suất làm việc.

• Không thể theo dõi tiến độ hoặc phát hiện kịp thời các lỗi sai.

• Phát sinh công việc thừa gây lãng phí thời gian. 

• Thiếu dữ liệu để cải tiến và tối ưu quy trình. 

5. Quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp đạt đến thành công

Bước 1: Đánh giá tình hình doanh nghiệp hiện tại

Bước đầu tiên trong quá trình tự động hóa là phân tích và đánh giá các quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Điều này giúp xác định các khu vực có thể tự động hóa và xác định các vấn đề cần giải quyết. 

Ví dụ như doanh nghiệp cần xem lại quy trình nghiệp vụ đã chuẩn hay chưa? Vấn đề đang làm giảm hiệu suất công việc là gì? Nếu áp dụng tự động hóa có thật sự giúp gia tăng hiệu suất công việc, kinh doanh hay không? 

Bước 2: Đặt mục tiêu tự động hóa rõ ràng

Mục tiêu cần hướng đến trong quá trình tự động hóa bao gồm: 

• Nâng cao hiệu suất công việc và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ: Tự động hóa cần tập trung vào việc cải thiện năng suất làm việc, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giúp mọi hoạt động diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

• Xử lý triệt để các điểm tắc nghẽn: Mục tiêu quan trọng là loại bỏ những trở ngại đang làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, từ đó cải thiện sự thông suốt trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp. 

• Tạo dựng quy trình làm việc đơn giản, hiệu quả: Vẽ ra những quy trình đơn giản nhưng tối ưu về mặt thời gian, tăng chất lượng công việc. Đồng thời, tự động hóa cần đảm bảo mang lại kết quả vượt trội, không chỉ cho từng phòng ban mà còn cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. 

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tự động hóa phù hợp

Để lựa chọn được những công cụ tự động hóa, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều khía cạnh như: 

• Có thể phát hiện được các rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn, điểm tắc nghẽn trong quy trình triển khai

• Theo dõi quản lý chặt chẽ toàn bộ hoạt động của nhân viên trong quy trình

• Thống kê, báo cáo tiến độ thực hiện của nhân viên phụ trách 

• Dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ nhanh chóng 24/7 

• Hệ thống liên thông với các nghiệp vụ khác trong quy trình như quản lý công việc, tài liệu, ký duyệt điện tử, …

Thị trường hiện nay cung cấp nhiều giải pháp tự động hóa đa dạng như:

• Phần mềm ERP: Quản lý tài nguyên doanh nghiệp toàn diện.

• CRM: Quản lý mối quan hệ khách hàng. 

• AI và Machine Learning: hỗ trợ dự đoán và phân tích dữ liệu.

-> Tìm hiểu về nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện Workit

Bước 4: Đào tạo nhân viên 

Khi triển khai áp dụng tự động hóa vào quy trình làm việc đó chính là thay đổi cách làm việc. Do đó, việc đào tạo nhân sự để sử dụng các công cụ, phần mềm đó là yếu tố chính quan trọng. 

Cần chuẩn bị tài liệu, kế hoạch đào tạo bài bản và người hướng dẫn có chuyên môn để truyền đạt các kiến thức cần thiết. 

Bước 5: Theo dõi, đánh giá và cải tiến 

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi sát sao để đánh giá hiệu quả của các hệ thống tự động hóa. Các chỉ số đo lường như thời gian xử lý công việc, chi phí vận hành, hoặc sự hài lòng của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp xác định cần cải thiện ở đâu để hiệu quả hơn. 

6. Giải pháp tự động hóa vận hành tối ưu từ Workit

Trong hành trình tự động hóa doanh nghiệp, việc lựa chọn đối tác công nghệ phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Workit.vn chính là giải pháp tối ưu phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam với mục tiêu tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG WORKIT 

Workit là Hệ sinh thái số quản trị doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng trên một nền tảng giúp tự động hóa và vận hành doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Lần đầu tiên, doanh nghiệp có thể tự thêm - bớt những tính năng theo nhu cầu sử dụng ở từng giai đoạn. Phần mềm quản lý quy trình của Workit giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề: 

• Chuẩn hóa toàn bộ các quy trình tác nghiệp 

• Báo cáo quản trị thông minh và đa chiều

• Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên 

• Điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị bằng Web App hoặc Moblie App

• Giảm thiểu rủi ro và chi phí đầu tư ban đầu 

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

• Khả năng mở rộng trong tương lai 

• Tích hợp được với các phần mềm quản trị khác