Blog

1. Những bất cập của giấy tờ và Excel

Tốn thời gian, dễ sai sót

Việc nhập liệu thủ công trên Excel hoặc ghi chép trên giấy khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức. Sai sót do con người là điều khó tránh khỏi, nhất là khi dữ liệu ngày càng lớn.

Khả năng bảo mật kém

Excel và tài liệu giấy không có cơ chế bảo mật cao. Chỉ cần một sự cố nhỏ như mất file, lỗi máy tính hoặc những tai nạn bất ngờ xảy đến, doanh nghiệp có thể mất toàn bộ dữ liệu quan trọng.

Hạn chế trong quản lý và phân tích dữ liệu

Excel có thể xử lý dữ liệu tốt trong phạm vi nhỏ, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, việc tìm kiếm, tổng hợp và phân tích thông tin sẽ trở nên khó khăn hơn. Trong khi đó, các giải pháp hiện đại như phần mềm ERP, Digital Office hay CMMS cung cấp khả năng phân tích và báo cáo tự động, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Thiếu tính liên kết giữa các bộ phận

Khi dữ liệu bị phân tán trên nhiều file Excel hoặc tài liệu giấy, việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban trở nên chậm chạp và thiếu đồng bộ. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và gây ra sai sót trong quy trình vận hành.

2. Xu hướng tất yếu: Chuyển đổi số

Tự động hóa quy trình làm việc

Các doanh nghiệp tiên phong trong chuyển đổi số đã ứng dụng các phần mềm quản lý như ERP, CRM, Văn phòng số, CMMS,... để tối ưu hóa quy trình làm việc. Các giải pháp này giúp giảm thiểu tác vụ thủ công, tăng hiệu suất và giảm chi phí vận hành.

Lưu trữ và bảo mật dữ liệu trên nền tảng đám mây

Thay vì lưu trữ dữ liệu trên máy tính cá nhân hoặc giấy tờ vật lý, doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng điện toán đám mây. Điều này không chỉ tăng cường bảo mật mà còn giúp dễ dàng truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu.

Tích hợp và đồng bộ dữ liệu

Một hệ thống quản lý tập trung giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, từ tài chính, nhân sự đến chuỗi cung ứng. Điều này cho phép các phòng ban làm việc hiệu quả hơn và đưa ra quyết định kịp thời.

3. Doanh nghiệp cần làm gì để bắt kịp xu hướng?

Đánh giá lại hệ thống quản lý hiện tại

Doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề đang gặp phải khi sử dụng Excel và giấy tờ, từ đó tìm ra giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình.

Lựa chọn nền tảng số phù hợp

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn các giải pháp như phần mềm ERP, CRM, Văn phòng số hay CMMS dành cho những doanh nghiệp có nhiều tài sản, máy móc thiết bị để cải thiện hiệu suất làm việc và quản lý dữ liệu tốt hơn.

Đào tạo và thay đổi tư duy số

Chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ mà còn là thay đổi tư duy. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự để thích ứng với cách làm việc mới, tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ. 

Kết luận

Dù Excel và giấy tờ vẫn còn hữu ích trong một số trường hợp, nhưng để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần nhanh chóng thích nghi với xu hướng chuyển đổi số. Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt. Nếu không thay đổi, doanh nghiệp có thể bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua số hóa này.