Blog

I. Giới thiệu

Khái niệm ứng lương

Ứng lương là việc người sử dụng lao động chi trả trước một phần tiền lương cho người lao động trước kỳ trả lương thông thường.

Tiền lương thường được trả vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên trong một số trường hợp người lao động có nhu cầu cấp bách cần được chi trả trước một phần tiền lương. Lúc này, người sử dụng lao động có thể tạm ứng một phần tiền lương cho người lao động.

Số tiền tạm ứng sẽ được trừ vào tiền lương tháng đó của người lao động. Như vậy, việc tạm ứng lương giúp người lao động có thể nhận được một phần tiền lương sớm hơn so với lịch trả lương thông thường của công ty.

Tầm quan trọng của quy trình ứng lương

Việc xây dựng và thực hiện quy trình ứng lương rõ ràng, minh bạch là rất quan trọng, vì:

• Giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động khi gặp khó khăn, tai nạn.

• Tránh lạm dụng việc ứng lương gây rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo sự công bằng, minh bạch trong việc tạm ứng lương giữa các đối tượng lao động.

• Giảm thiểu rủi ro và sai sót trong việc quản lý và chi trả lương.

• Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, tiền lương.

Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình rõ ràng, cụ thể về việc tạm ứng lương cho người lao động. Quy trình này cần được công bố rộng rãi đến người lao động để đảm bảo tính minh bạch.

II. Trường hợp được tạm ứng lương

1. Bệnh tật và tai nạn lao động

Theo Điều 103 Bộ luật Lao động, người lao động được tạm ứng tiền lương trong các trường hợp:

• Người lao động bị ốm đau, tai nạn phải điều trị nội trú tại cơ sở y tế.

• Người lao động bị tai nạn lao động phải nghỉ việc để điều trị.

• Trường hợp phụ nữ mang thai phải nghỉ việc để khám thai định kỳ theo quy định.

Trong những trường hợp này, người lao động gặp khó khăn về tài chính nên cần được tạm ứng một phần lương để có chi phí chữa trị bệnh, ổn định cuộc sống.

2. Khó khăn tài chính cá nhân hoặc gia đình

Ngoài các trường hợp bệnh tật, tai nạn, người lao động còn có thể gặp khó khăn về tài chính do nhiều nguyên nhân khác như:

• Gia đình gặp rủi ro, thiên tai, hỏa hoạn.

• Người thân trong gia đình bị bệnh hiểm nghèo.

• Chi phí sinh hoạt đột xuất như nhà bị hư hỏng, con cái học hành...

Trong những trường hợp này, việc tạm ứng một phần lương sẽ giúp người lao động ổn định cuộc sống, vượt qua khó khăn. Doanh nghiệp cần xem xét tạm ứng lương cho người lao động nếu họ gặp những khó khăn trên.

3. Các trường hợp khẩn cấp

Ngoài các trường hợp trên, trong một số trường hợp khẩn cấp, người lao động cũng có thể được xét tạm ứng lương như:

• Người lao động có người thân qua đời.

• Thiên tai, hỏa hoạn, lũ lụt... xảy ra tại địa phương

4. Chi phí công tác

Trong một số trường hợp, người lao động phải đi công tác xa hoặc có nhu cầu chi tiêu liên quan đến công việc như:

• Xuất công tác phí cho chuyến đi công tác dài ngày.

• Thanh toán tiền đặt cọc khách sạn, vé máy bay... cho chuyến công tác sắp tới.

• Chi phí mua sắm dụng cụ, thiết bị cần thiết cho công việc.

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể xem xét tạm ứng một khoản lương hợp lý để người lao động có thể chi trả các khoản phí phát sinh liên quan đến công việc.

III. Quy định mới về tạm ứng lương theo Luật lao động 2019

Điều kiện và tiêu chuẩn để được tạm ứng lương

Theo Luật lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được tạm ứng lương cho người lao động khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Người lao động đã làm việc thử việc hoặc đã làm việc thường xuyên tại công ty từ đủ 3 tháng trở lên.

• Có đơn đề nghị tạm ứng lương của người lao động và ghi rõ lý do.

• Người lao động cam kết hoàn trả số tiền tạm ứng.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cần căn cứ vào khả năng tài chính của doanh nghiệp để xem xét việc tạm ứng lương là phù hợp hay không.

Giới hạn số tiền tạm ứng và nguồn vốn trích từ

Theo quy định mới, số tiền tạm ứng lương cho người lao động không được vượt quá 50% tiền lương còn lại chưa trả của tháng đó hoặc tháng liền kề trước đó.

Nguồn chi trả tiền tạm ứng lương được trích từ các quỹ sau:

• Quỹ dự phòng tiền lương của doanh nghiệp

• Quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp

• Từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp

Thời hạn hoàn trả số tiền tạm ứng

Thời hạn hoàn trả số tiền lương tạm ứng tối đa không quá 6 tháng, kể từ tháng người lao động được tạm ứng lương.

Trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thôi việc trước khi hoàn trả hết số tiền tạm ứng lương thì phần còn lại sẽ được khấu trừ vào tiền lương, các khoản phụ cấp, bồi thường, trợ cấp mà người lao động được hưởng.

IV. Quy trình ứng lương mới nhất 2023

Bước 1: Xác định nhu cầu và đánh giá khả năng tài chính của công ty

Khi tiếp nhận đơn xin tạm ứng lương của người lao động, bộ phận nhân sự sẽ đánh giá:

• Lý do và mức độ cấp thiết của yêu cầu tạm ứng lương.

• Xác định xem đây có phải là trường hợp được tạm ứng theo quy định hay không.

• Xem xét tình hình tài chính hiện tại của công ty, khả năng có thể tạm ứng lương cho nhân viên trong thời điểm này hay không.

Bước 2: Lập đơn và gửi đơn xin ứng lương

Sau khi xác định rõ nhu cầu và khả năng của công ty, nếu đủ điều kiện tạm ứng lương, bộ phận nhân sự sẽ hướng dẫn người lao động viết đơn gửi lên cấp trên xin tạm ứng lương.

Trong đơn cần ghi rõ:

• Họ tên, bộ phận công tác

• Lý do xin tạm ứng lương

• Số tiền xin tạm ứng cụ thể

• Thời hạn dự kiến hoàn trả số tiền tạm ứng

• Cam kết hoàn trả đúng hạn số tiền đã tạm ứng

Bước 3: Xem xét và phê duyệt đơn xin tạm ứng lương

Sau khi nhận được đơn xin tạm ứng lương của nhân viên, cấp quản lý sẽ xem xét các yếu tố sau:

• Điều kiện và căn cứ pháp lý để tạm ứng lương

• Mức độ khẩn cấp, cấp thiết của lý do xin tạm ứng

• Khả năng tài chính và nguồn quỹ hiện có của công ty

• Uy tín và trách nhiệm của nhân viên trong việc hoàn trả khoản tạm ứng

Nếu đủ căn cứ và điều kiện, cấp quản lý sẽ phê duyệt đơn xin tạm ứng lương. Ngược lại, đơn xin sẽ bị từ chối nếu không đủ cơ sở và thiếu căn cứ.

Bước 4: Thực hiện việc tạm ứng lương

Sau khi đơn được phê duyệt, bộ phận kế toán - tài vụ sẽ thực hiện tạm ứng lương cho nhân viên bằng hình thức:

• Chi tiền mặt directly hoặc qua thẻ ATM.

• Chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên.

Thời gian thực hiện tạm ứng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi có quyết định phê duyệt.

Bước 5: Thời gian hoàn trả số tiền tạm ứng

Thời gian hoàn trả số tiền tạm ứng tối đa không quá 6 tháng kể từ tháng được tạm ứng.

Hàng tháng, bộ phận kế toán sẽ khấu trừ từ lương của nhân viên một khoản nhất định để hoàn trả dần số tiền đã tạm ứng cho đến khi hoàn thành.

Bước 6: Ghi nhận và báo cáo tạm ứng lương

• Bộ phận kế toán sẽ lập chi tiết và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc tạm ứng lương.

• Hàng tháng, quý, năm tổng hợp và báo cáo các khoản đã tạm ứng, số đã khấu trừ và số dư còn lại phải thu hồi.

• Kế toán trưởng có trách nhiệm giám sát việc tạm ứng và hoàn trả lương, đôn đốc thu hồi khoản tạm ứng còn lại (nếu có).

V. Lợi ích của quy trình ứng lương

Hỗ trợ tài chính cho nhân viên

Quy trình tạm ứng lương giúp nhân viên có thể tiếp cận nguồn tài chính để đáp ứng nhu cầu cấp bách khi gặp khó khăn. Đây là chính sách nhân văn, thiết thực, góp phần xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa.

Tạo động lực và tăng cường sự hài lòng của nhân viên

Chính sách tạm ứng lương thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống và khó khăn của người lao động. Điều này góp phần tạo động lực, tăng cường sự gắn bó và làm việc hiệu quả hơn của đội ngũ nhân viên.

Giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty

Quy định rõ ràng điều kiện, trình tự, thủ tục tạm ứng lương sẽ giúp hạn chế tối đa những trường hợp lạm dụng, gian lận dẫn đến thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.

VI. Phần mềm Workit - HRM trong quản lý tiền lương và tạm ứng lương

Giới thiệu về phần mềm quản trị nhân sự Workit - HRM

Workit là Hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp đám mây được đánh giá cao tại Việt Nam được phát triển hơn 80 phân hệ đáp ứng đầy đủ các tính năng mà một doanh nghiệp cần trong quá trình vận hành và quản trị, bao gồm Văn phòng số, Tài chính - Kế toán, Nhân sự - Tiền lương, Bán hàng - CRM và Sản xuất - Cung ứng. Trong đó, phần mềm quản trị nhân sự Workit - HRM với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Workit - HRM mang lại nhiều tiện ích cho công việc quản trị nhân sự hằng ngày.

Các tính năng và lợi ích của Workit - HRM trong quản lý tiền lương và tạm ứng lương

• Quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, thông tin cá nhân.

• Theo dõi quá trình làm việc, quá trình thay đổi lương và các tính năng thống kê nhân sự

• Tính toán lương chính xác, nhanh chóng. Hỗ trợ đa dang - Tính toán lương chính xác, nhanh chóng.

• Hỗ trợ đa dạng các hình thức tính lương theo thời gian, sản phẩm, doanh số...

• Tự động tính toán các khoản phụ cấp, trích nộp BHXH, BHYT, BHTN.

• Lập bảng chấm công, bảng lương chi tiết và báo cáo tổng hợp.

• Quản lý các khoản tạm ứng lương, thuế TNCN tạm nộp hàng tháng.

• Tự động khấu trừ các khoản tạm ứng vào lương hàng tháng.

• Theo dõi công nợ, số dư tạm ứng lương của từng nhân viên.

• Xuất bảng lương và các báo cáo tiền lương dưới nhiều định dạng.

Như vậy, với Workit - HRM công tác quản lý tiền lương và tạm ứng lương sẽ trở nên đơn giản, chính xác và thuận tiện hơn. Doanh nghiệp có thể yên tâm về tính tuân thủ và minh bạch của các giao dịch lương.

VII. Kết luận

Quy trình tạm ứng lương là chính sách nhân văn, hỗ trợ người lao động khi gặp khó khăn. Doanh nghiệp cần xây dựng quy định rõ ràng, đảm bảo công bằng, minh bạch trong việc tạm ứng lương.

Áp dụng phần mềm kế toán hiện đại sẽ giúp quản lý tốt hơn các khoản tạm ứng, đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.

>>> Cùng Workit ứng dụng Quy trình ưng lương chuẩn theo Luật Lao Động ngay cho Doanh nghiệp <<<