Blog

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, tốc độ ra quyết định có thể là yếu tố quyết định giữa thành công và thất bại. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc kẹt trong quy trình phê duyệt phức tạp, khiến họ bỏ lỡ những cơ hội quan trọng. Câu chuyện về việc "chỉ vì chờ sếp duyệt, công ty mất hợp đồng tiền tỷ" là một hồi chuông cảnh tỉnh về sự cần thiết của việc tối ưu hóa quy trình làm việc.

Khi sự chậm trễ trở thành rào cản lớn

Hãy tưởng tượng công ty bạn vừa tiếp cận được một khách hàng tiềm năng với nhu cầu cấp thiết về sản phẩm hoặc dịch vụ. Sau khi đàm phán thành công, hai bên đi đến thỏa thuận và chỉ còn bước ký hợp đồng là hoàn tất giao dịch. Nhưng điều gì xảy ra nếu hợp đồng phải trải qua nhiều tầng phê duyệt, và sếp bận họp, đi công tác hoặc đơn giản là chưa có thời gian xem xét? Trong thời gian chờ đợi, đối thủ nhanh chóng tiếp cận khách hàng và chốt đơn trước.

Hậu quả là công ty mất đi một cơ hội lớn, doanh thu sụt giảm, và quan trọng hơn, uy tín của doanh nghiệp bị ảnh hưởng vì sự chậm trễ trong quy trình nội bộ.

Nguyên nhân của sự chậm trễ

1. Quy trình phê duyệt quá rườm rà: Nhiều doanh nghiệp có hệ thống phê duyệt nhiều cấp, khiến tài liệu phải qua tay quá nhiều người trước khi đến được người có quyền quyết định cuối cùng.

2. Thiếu công cụ hỗ trợ: Việc quản lý hợp đồng, tài liệu bằng phương pháp thủ công dễ gây thất lạc, mất thời gian theo dõi.

3. Lệ thuộc quá mức vào sếp: Nhiều công ty chỉ có một người có quyền ký duyệt hợp đồng, khiến tiến trình bị đình trệ khi người đó không sẵn sàng xử lý.

4. Thiếu quy trình tự động hóa: Không có hệ thống nhắc nhở hoặc công cụ giúp tối ưu thời gian xử lý dẫn đến việc phê duyệt bị quên lãng.

Giải pháp để tránh mất hợp đồng quan trọng

Mô hình phê duyệt tập trung và ký số online của Workit

1. Số hóa quy trình phê duyệt hợp đồng

Chuyển đổi số là một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp tăng tốc quy trình ra quyết định. Các nền tảng quản lý hợp đồng điện tử (e-contract) và tích hợp chữ ký số, giúp lãnh đạo có thể ký duyệt từ xa chỉ với vài cú nhấp chuột, loại bỏ hoàn toàn sự chậm trễ do yếu tố con người.

2. Phân quyền và ủy quyền hợp lý

Không phải lúc nào sếp cũng phải là người duyệt mọi hợp đồng. Thiết lập các mức phê duyệt phù hợp, phân quyền cho các quản lý cấp trung có thể giúp giảm tải cho lãnh đạo cấp cao và tăng tốc quá trình.

3. Ứng dụng hệ thống ERP và Văn phòng số

Một hệ thống ERP hoặc văn phòng số giúp doanh nghiệp quản lý quy trình duyệt hợp đồng một cách minh bạch, tự động thông báo khi có tài liệu cần phê duyệt và đảm bảo không có hợp đồng nào bị lãng quên.

4. Xây dựng quy trình làm việc linh hoạt

Thiết lập các SLA (Service Level Agreement) nội bộ để quy định thời gian tối đa cho từng bước phê duyệt. Chẳng hạn, hợp đồng có giá trị dưới một mức nhất định có thể được duyệt ngay lập tức bởi trưởng bộ phận mà không cần đợi CEO.

5. Tạo văn hóa làm việc nhanh chóng, quyết đoán

Tốc độ ra quyết định là yếu tố sống còn. Lãnh đạo doanh nghiệp cần xây dựng tư duy nhanh nhạy, khuyến khích nhân viên chủ động trong công việc và giảm thiểu những thủ tục hành chính không cần thiết.

Kết luận

Mỗi hợp đồng là một cơ hội kinh doanh quý giá. Việc tối ưu hóa quy trình phê duyệt không chỉ giúp doanh nghiệp tránh mất hợp đồng tiền tỷ mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng tầm thương hiệu trên thị trường. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang gặp khó khăn với các quy trình phê duyệt rườm rà, đây là lúc cần xem xét lại và áp dụng các giải pháp công nghệ để tạo ra sự khác biệt.

Hãy hành động ngay hôm nay trước khi đối thủ vượt lên trước bạn!