Blog

Đại dịch Covid đã cho chúng ta thấy rằng, hầu hết các công việc văn phòng đều có thể giải quyết chỉ bằng một chiếc máy tính có kết nối internet. Hoặc có lẽ, mọi nhân viên văn phòng đều nhận thức được đó là một điều hiển nhiên, chỉ là chưa có một tác động nào khiến cho doanh nghiệp thay đổi cách mà chúng vẫn thường hoạt động. 

Chính những tác động mạnh mẽ của chính sách giãn cách đã khiến yếu tố linh hoạt và thích ứng trở thành hai chiến lược bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện. Những thay đổi và quyết định được đưa ra sau đó đã tạo nên hàng loạt tranh luận sôi nổi về mô hình làm việc từ xa và làm việc kết hợp dành cho nhân viên văn phòng trên toàn cầu. 

Tổng quan mô hình làm việc từ xa (Remote) và làm việc kết hợp (Hybrid Working) 

Làm việc từ xa (Remote) là mô hình mà tất cả các công việc được thực hiện ở bên ngoài văn phòng công ty. Tùy thuộc vào cách người sử dụng lao động thiết lập vai trò, những người làm việc từ xa có thể là nhân viên hoặc là những người làm việc tự do, đồng nghĩa với quyền lợi và trách nhiệm của mỗi người sẽ khác nhau cho dù họ làm việc trong cùng một vị trí. 

Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Working) là mô hình kết hợp làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng. Thông thường, những doanh nghiệp ứng dụng mô hình này với mục đích tạo sự linh hoạt và tự do cho nhân viên có thể lựa chọn nơi làm việc mà họ đạt hiệu quả cao nhất. 

 Ứng dụng văn phòng số làm việc từ xa

Sau đại dịch Covid-19, làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở thành xu hướng được ứng dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Chính bởi ngoài việc giúp giảm thiểu tiếp xúc gần, đảm bảo an toàn cho nhân viên trong thời điểm giãn cách, thì hai mô hình trên còn mang lại rất nhiều lợi ích như giảm thiểu chi phí vận hành, giúp tăng hiệu suất làm việc, cải thiện trải nghiệm nhân viên,...

Những thách thức khi ứng dụng mô hình làm việc mới 

Những thách thức khi chuyển đổi mô hình

Quyết định ứng dụng mô hình làm việc từ xa là phương thức thích ứng nhanh, có thể giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề trong thời đại khủng hoảng. Vậy nhưng đi kèm với sự thay đổi đột ngột và nhanh chóng chính là những thách thức trong khâu quản lý vận hành, đặc biệt là quá trình thay đổi tư duy quản lý và cách thức làm việc của mọi người. 

Một số thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt khi chuyển đổi hình thức làm việc qua mô hình làm việc từ xa như: 

• Khó khăn trong kết nối và giao tiếp: Thời điểm mới chuyển đổi mô hình từ truyền thống sang từ xa, chắc hẳn việc thiếu gặp gỡ trực tiếp sẽ làm giảm khả năng giao tiếp của mọi người. 

• Thách thức trong việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc ưu tiên: Làm việc từ xa đòi hỏi kỹ năng tự quản lý và tổ chức công việc một thời gian hiệu quả nhất. Ngoài ra nhân viên cũng cần tự đánh giá và sắp xếp các ưu tiên công việc, tăng cường sự tập trung khi không ở trong một không gian làm việc chuyên biệt. 

• Khó khăn trong việc truyền đạt, cộng tác và thảo luận: Thông thường việc truyền đạt thông tin, cộng tác và thảo luận sẽ hiệu quả hơn khi tất cả thành viên tham gia đề nằm trong một không gian chung. Vậy nên khi mọi thứ diễn ra cách nhau một màn hình sẽ cản trở đáng kể luồng thông tin, không khí trao đổi cũng như hiệu quả của một buổi làm việc nhóm.

• Khó khăn trong việc quản lý và lãnh đạo: Quản lý từ xa đòi hỏi sự đồng nhất, cũng như yếu tố khích lệ và động viên cần được chú trọng hơn. Ngoài ra, việc làm việc từ xa sẽ làm giảm tác động và ảnh hưởng của người lãnh đạo, vậy nên khi ứng dụng mô hình này sẽ là thách thức lớn cho cấp quản lý của doanh nghiệp. 

Thay đổi mô hình đồng nghĩa với việc thay đổi tư duy quản lý, cách thức làm việc, phương thức tương tác, truyền tải, lưu trữ thông tin,... Vậy nên,những thách thức là không thể tránh khỏi, điều quan trọng là doanh nghiệp làm sao tìm ra giải pháp để thích ứng và kiểm soát chúng. 

Cách tốt nhất là ứng dụng công nghệ!

Và văn phòng số là giải pháp hiệu quả! 

Khi mỗi người đều làm việc ở một không gian vật lý khác nhau thì cách duy nhất để kết nối mọi người lại với nhau là tạo ra một không gian làm việc ảo, hay chúng ta còn gọi đó là không gian làm việc số. 

Văn phòng số là giải pháp công nghệ thông tin được ứng dụng để nhân viên và quản lý có thể làm việc, quản lý, giao tiếp từ xa hiệu quả trên một không gian chung. 

Cụ thể hơn, đối với nhân viên, văn phòng số được ứng dụng như một công cụ hỗ trợ lên kế hoạch, quản lý công việc, trao đổi, tương tác và chia sẻ tài liệu. Các thành viên trong nhóm làm việc từ xa có thể truy cập và cộng tác trên cùng một nền tảng, đồng thời theo dõi tiến độ công việc và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Điều này giúp tăng cường khả năng hợp tác và cộng tác giữa các thành viên và giảm bớt sự mất mát thông tin do giao tiếp không hiệu quả. 

Đối với nhà quản lý, văn phòng số là công cụ giúp quản lý hiệu suất, theo dõi tiến độ, giám sát và đánh giá công việc từ xa một cách công bằng, đáng tin cậy. Điều này không chỉ đảm bảo được tính kỷ luật trong công việc mà còn tăng chất lượng và hiệu suất công việc. 

Những hoạt động không thể thiếu khi ứng dụng văn phòng số 

Hoạt động chuyển đổi mô hình và ứng dụng công nghệ mới sẽ phụ thuộc vào ngành nghề cũng như mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng một quy trình thực thi riêng. Tuy nhiên, những hoạt động sau luôn không thể thiếu trong chiến lược thực thi ứng dụng văn phòng số:  

Những hoạt động không thể thiếu khi ứng dụng văn phòng số

1. Đầu tiên là hoạt động định hình cách thức quản lý và vận hành doanh nghiệp trên văn phòng số. 

2. Thứ hai là chuẩn hóa và số hóa toàn bộ dữ liệu cơ sở cần thiết cho các hoạt động số của doanh nghiệp.

3. Thứ ba là triển khai ứng dụng, đánh giá mức độ tương thích với mô hình hoạt động của doanh nghiệp. 

4. Và cuối cùng là cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả làm việc và vận hành. 

Giải pháp văn phòng số của Workit 

Ngoài việc giải quyết những thách thức và vấn đề khi chuyển đổi mô hình làm việc, thì văn phòng số còn là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thời gian, tăng hiệu quả cũng như loại bỏ lãng phí, tăng trải nghiệm nhân viên, trải nghiệm khách hàng. 

Giải pháp văn phòng số của Workit có thể ứng dụng vào các hoạt động như: 

• Lên kế hoạch, quản lý công việc cá nhân, phòng ban

• Quản lý tiến độ và theo sát dự án từng giai đoạn

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

• Tự động hóa quy trình hoạt động và vận hành

• Tạo không gian trao đổi, kết nối nhân viên

   

>> Bảng giá chi tiết giải pháp Workit-Eoffice