Blog

Chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp thịnh vượng nằm ở việc duy trì dòng tiền mạnh. Vậy nhưng, đối với các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc xây dựng và quản lý một dòng tiền ổn định và bền vững. Thực tế, có tới hơn 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ đã trải qua ít nhất một lần khủng hoảng dòng tiền mỗi năm.

Vậy dòng tiền là gì và đâu là cách quản lý dòng tiền hiệu quả cho doanh nghiệp?

Dòng tiền trong kinh doanh là gì? 

Thuật ngữ dòng tiền đại diện cho lượng tiền vào và tiền ra của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Các doanh nghiệp lấy tiền từ việc bán hàng làm doanh thu và chi tiền cho các chi phí. Họ cũng có thể nhận được thu nhập từ tiền lãi, đầu tư, tiền bản quyền và các thỏa thuận cấp phép cũng như bán sản phẩm dưới hình thức tín dụng. 

Dòng tiền dương cho thấy tài sản lưu động của công ty đang tăng lên, cho phép công ty trang trải các nghĩa vụ, tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh, trả lại tiền cho cổ đông, thanh toán chi phí và là cơ sở chống lại những thách thức tài chính trong tương lai. Ngoài ra, các công ty có khả năng linh hoạt tài chính mạnh mẽ có thể tận dụng các khoản đầu tư sinh lời. 

Các công ty có thể theo dõi dòng tiền dựa vào các lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính cung cấp dữ liệu tổng hợp về tất cả các dòng tiền vào mà một công ty nhận được từ các hoạt động đang diễn ra, các nguồn đầu tư bên ngoài và dòng tiền chi trả cho các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư trong một khoảng thời gian nhất định. 

Trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dòng tiền được chia làm 3 loại: 

• Dòng tiền trong hoạt động vận hành: Là dòng tiền đưa vào công ty thông qua các hoạt động kinh doanh như sản xuất, bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ,..

• Dòng tiền trong hoạt động đầu tư: Phản ánh các luồng tiền liên quan đến hoạt động đầu tư, bao gồm mua, bán tài sản cố định và các khoản đầu tư vào chứng khoán.

• Dòng tiền trong hoạt động tài chính: Nó cho biết tiền ròng được sử dụng cho các hoạt động vay và cho vay của công ty, chẳng hạn như phát hành vốn cổ phần và nợ, chi trả cổ tức.

   

Theo dõi dòng tiền trong doanh nghiệp

Làm thế nào một doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý dòng tiền của mình?

Một công ty có dòng tiền âm phải đối mặt với các vấn đề thanh khoản nghiêm trọng, chẳng hạn như khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ, thanh toán lương, tiền thuê nhà và các chi phí hoạt động khác. Một nghiên cứu của Intuit ước tính rằng một phần ba số doanh nghiệp nhỏ không thể trả lãi do các vấn đề về dòng tiền. 

Việc thiếu tiền mặt cũng hạn chế các kế hoạch chi tiêu vốn mà các công ty có thể theo đuổi để duy trì tăng trưởng trong tương lai và tạo ra các sản phẩm mới.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp bắt buộc phải quản lý tốt dòng tiền của mình để duy trì sức khỏe tài chính cần thiết và có thể hoạt động hiệu quả. Một số hoạt động giúp quản lý và duy trì dòng tiền khỏe mạnh có thể kể đến như:

1.Dự báo dòng tiền và xác định rủi ro trong kinh doanh

Dự báo dòng tiền sẽ giống như một hệ thống cảnh báo sớm về hiệu quả hoặc rủi ro của dòng tiền. Dự báo cần dựa trên cơ sở về dòng tiền trong quá khứ, các khoản mua hàng lớn trong tương lai, tính chu kỳ trong dòng tiền, các khoản chi dự phòng, hoặc những hoạt động mang tính rủi ro như hủy bỏ đơn hàng, trì hoãn thanh toán, sự chậm lại của nền kinh tế,...

2. Tạo một tài khoản doanh nghiệp riêng cho doanh nghiệp

Một sai lầm phổ biến đặc biệt là đối với các công ty mới thành lập, đó là sử dụng chung các tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng doanh nghiệp và cá nhân. Điều này thường do việc tài chính ban đầu đến từ tiền tiết kiệm của chủ sở hữu.

Tuy vậy, việc dùng chung tài khoản ngân hàng sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình thống kê giao dịch từ doanh nghiệp hay từ cá nhân. Doanh nghiệp nên có một tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tín dụng riêng cho doanh nghiệp và thực hiện các khoản giao dịch của doanh nghiệp trên thẻ đó. Hầu hết các thẻ tín dụng đều cung cấp báo cáo quản lý chi tiết các khoản chi theo thời gian cụ thể, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền minh bạch, rõ ràng và có thể dự báo dòng tiền hiệu quả cho năm tiếp theo. 

3. Theo dõi hàng tồn kho của bạn một cách hiệu quả

Phân tích và theo dõi biến động hàng tồn kho để xác định mặt hàng nào đang bán chạy và mặt hàng nào đang hút hết vốn lưu động. Doanh nghiệp nên giữ mức tồn kho thấp nhất để vốn lưu động không bị thắt chặt một cách không hiệu quả và không sinh lãi.

4. Sử dụng công cụ quản lý dòng tiền để theo dõi real-time, linh hoạt và chính xác

Những công cụ kiểm soát dòng tiền đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp duy trì dòng tiền khỏe mạnh và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. 5 công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và tối ưu hóa dòng tiền một cách hiệu quả: 

• Lập kế hoạch tài chính

   

Công cụ lập kế hoạch tài chính là một trong những yếu tố cốt lõi trong quản lý dòng tiền hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định, dự đoán số tiền thu và chi trong tương lai, từ đó tạo ra một kế hoạch tài chính chi tiết, cụ thể. Công cụ này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định tài chính thông minh để đảm bảo dòng tiền khỏe mạnh và ổn định. 

• Kiểm soát ngân sách

   

Ngân sách vạch ra những kỳ vọng về thu nhập và chi tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định. Công cụ kiểm soát ngân sách giúp đảm bảo rằng các hoạt động tài chính và chi tiêu được thực hiện trong giới hạn và đúng kế hoạch.

•  Quản lý chi phí

   

Một phần mềm quản lý chi phí đảm bảo các doanh nghiệp không bị bội chi trong khi đẩy nhanh quá trình xác nhận và hoàn trả yêu cầu, giúp doanh nghiệp xác định, giám sát và điều chỉnh các chi phí trong hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.

• Quản lý tiền lương

   

Giúp doanh nghiệp tự động hóa tính công, tính lương của nhân viên, đồng thời duy trì hồ sơ tài chính về tổng thu nhập và các khoản khấu trừ. Nền tảng quản lý tiền lương cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý chi phí tiền lương một cách hiệu quả, từ đó đảm bảo sự cân bằng giữa nhu cầu của nhân viên và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

• Quản lý tồn kho

   

Công cụ quản lý tồn kho sẽ quản lý tối đa hiệu suất và chi phí doanh nghiệp. Tự động hóa tồn kho cũng là một trong những giải pháp giúp giữ cho mức tồn kho luôn ở mức thấp vì các công ty có thể xác định được hàng hóa nào đang bán chạy và hàng hóa nào đang sử dụng vốn không hiệu quả. 

Kết luận

Quản lý dòng tiền kém có thể làm giảm đáng kể các cơ hội tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn. Không có đủ tiền mặt tại một thời điểm nhất định có thể khiến bạn không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình và tạo ra các chi phí không cần thiết do thanh toán trễ.

Ngoài tính hiệu quả của kế hoạch kinh doanh, thành công trong quản lý tài chính dài hạn cũng là một yếu tố quản lý tốt dòng tiền. Cách tốt nhất để quản lý dòng tiền mà không cần dành quá nhiều thời gian hơn cho kế toán là sử dụng phần mềm và công cụ quản lý dòng tiền để tự động theo dõi chi phí, đánh dấu hàng tồn kho không hiệu quả và lập hóa đơn cho nhà cung cấp kịp thời.