Những lưu ý khi mua phần mềm quản lí nhân sự

1. Các hình thức phổ biến doanh nghiệp cần biết khi mua phần mềm quản lí nhân sự

Khi cân nhắc mua phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp thực chất đang đầu tư cho sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản trị. Trên thị trường hiện nay, có hai mô hình giải pháp được sử dụng rộng rãi.

Hình thức triển khai

• Mua bản quyền vĩnh viễn (On-Premise): Doanh nghiệp thanh toán một lần, cài đặt trực tiếp trên hệ thống nội bộ. Phù hợp với tổ chức quy mô lớn, có đội ngũ IT chuyên biệt để quản lý và bảo trì.
• Thuê phần mềm định kỳ (SaaS – Cloud): Trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng trên nền tảng đám mây. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm cập nhật và bảo trì. Đây là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ chi phí ban đầu thấp và khả năng mở rộng linh hoạt.

Loại phần mềm

Phần mềm đóng gói sẵn:

• Ưu điểm: Được thiết kế theo quy trình chung, dễ dàng triển khai nhanh chóng, phù hợp với nhu cầu cơ bản.
• Nhược điểm: Vì được thiết kế theo mô hình chung, phần mềm đóng gói sẵn đôi khi có nhiều tính năng không phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc phải trả phí cho những chức năng không dùng tới, hoặc ngược lại, muốn sử dụng thêm tính năng cần thiết thì phải mua gói bổ sung.

Phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu:

• Ưu điểm: Phát triển riêng theo đặc thù ngành. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lựa chọn theo nhu cầu cần thiết, tránh dư thừa những tính năng nghiệp vụ gây lãng phí chi phí.
• Nhược điểm: Chi phí sẽ dao động, có thể cao hoặc thấp phụ thuộc vào những tính năng mà doanh nghiệp lựa chọn.

Những yếu tố nên cân nhắc trước khi mua phần mềm quản lí nhân sự

• Quy mô nhân sự hiện tại và tốc độ tăng trưởng trong tương lai.
• Những vấn đề thực tế đang gặp phải (ví dụ: sai sót trong tính lương, tỷ lệ nghỉ việc cao,...).
• Mức độ tính năng mong muốn cơ bản hay nâng cao.
• Ngân sách dự kiến và khả năng mở rộng lâu dài.

2. Tiêu chí khi mua phần mềm quản lí nhân sự

Việc lựa chọn mua phần mềm quản lí nhân sự phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ nhanh chóng, mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Một giải pháp hiệu quả sẽ tác động trực tiếp đến năng suất làm việc và khả năng kiểm soát dữ liệu toàn tổ chức.

2.1 Khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự

Trước khi tìm đến những tính năng nâng cao, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu cốt lõi trong quản lý nhân sự: quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất hay quản lý phúc lợi.

Một phần mềm phù hợp là phần mềm có thể xử lý tốt các quy trình nhân sự đặc thù hiện tại, đồng thời có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Ví dụ: Với doanh nghiệp Sản xuất có nhiều ca làm việc, phần mềm chấm công cần có khả năng tự động lấy dữ liệu từ nhiều loại máy chấm công khác nhau, tính toán giờ tăng ca theo từng bộ phận và kết nối trực tiếp với bảng lương. Nếu phần mềm không đủ linh hoạt, bộ phận nhân sự sẽ phải nhập và xử lý thủ công, làm mất thời gian và giảm hiệu quả sử dụng.

2.2 Khả năng tùy chỉnh và tích hợp linh hoạt

Một phần mềm nhân sự phù hợp cần phải cho phép tùy chỉnh các phân hệ nghiệp vụ theo đặc thù kinh doanh hoặc nhu cầu mà doanh nghiệp mong muốn. Ngoài ra, phần mềm cũng nên hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác tránh dữ liệu bị rời rạc.

Đặc biệt, nếu phần mềm có thể tích hợp ký số, doanh nghiệp sẽ "tiết kiệm đến 85%" thời gian xử lý hồ sơ, giảm rủi ro lưu trữ giấy tờ và tăng cường bảo mật thông tin.

Ví dụ: Với phần mềm quản trị doanh nghiệp tại WORKIT, mọi phân hệ nghiệp vụ từ Nhân sự, Bán hàng, Kế toán,... đều được tích hợp "Chữ kí số" với thời gian thực, mục đích mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, rút ngắn thời gian trình duyệt qua giấy tờ thủ công và nâng cao tính bảo mật.

2.2 Bảo mật dữ liệu và tuân thủ pháp luật

Thông tin nhân sự thường bao gồm các dữ liệu quan trọng như lương, mã số thuế hay tài khoản ngân hàng, vì vậy bảo mật là yếu tố bắt buộc. Phần mềm nhân sự cần có cơ chế phân quyền chi tiết, ghi lại lịch sử thao tác và mã hóa dữ liệu trong suốt quá trình truyền tải, đồng thời đáp ứng các chuẩn quốc tế như ISO 27001.

Hệ thống cũng cần tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân như Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách bảo mật tuyệt đối, trung tâm dữ liệu đặt tại Việt Nam để đảm bảo an toàn và phù hợp với quy định pháp luật trong nước.

2.3 Giao diện thân thiện, dễ thao tác

Một phần mềm nhân sự chỉ thật sự hiệu quả khi nhân viên cảm thấy dễ dùng và sẵn sàng áp dụng. Giao diện rõ ràng, thao tác đơn giản, có thể sử dụng trên cả máy tính và điện thoại sẽ giúp nhân viên nhanh chóng tra cứu lương, đăng ký nghỉ phép hoặc gửi yêu cầu phê duyệt mọi lúc mọi nơi mà không cần phụ thuộc vào phòng nhân sự.

Đối với doanh nghiệp có lực lượng lao động trẻ, việc sở hữu hệ thống có thiết kế hiện đại và tiện lợi sẽ tạo sự hứng thú, khuyến khích nhân viên tương tác nhiều hơn và tăng mức độ gắn kết với tổ chức.

2.4 Dịch vụ hỗ trợ sau mua

Khi lựa chọn mua phần mềm quản lí nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường chỉ chú ý đến tính năng mà bỏ qua yếu tố hỗ trợ sau triển khai. Thực tế, đây lại là điểm quyết định đến hiệu quả sử dụng lâu dài của doanh nghiệp. Một nhà cung cấp uy tín sẽ có đội ngũ hỗ trợ 24/7, cung cấp tài liệu hướng dẫn rõ ràng, tổ chức đào tạo cho người dùng và có hệ thống trợ giúp trực tuyến để xử lý sự cố nhanh chóng.

Cho dù phần mềm có hiện đại đến đâu, nếu thiếu dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp thì việc vận hành trong thực tế vẫn khó đạt kết quả như mong muốn.

XEM THÊM: Các chức năng phần mềm quản lí nhân sự

3. Những yếu tố ảnh hưởng đến giá mua phần mềm quản lí nhân sự

Quy mô nhân viên: Phần mềm HRM thường tính phí dựa trên số lượng người dùng. Doanh nghiệp càng đông nhân sự thì chi phí càng cao. Một số nhà cung cấp áp dụng chính sách giảm giá theo cấp bậc, giúp doanh nghiệp lớn tiết kiệm hơn.

Phạm vi chức năng sử dụng: Mỗi phần mềm có nhiều phân hệ như quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, phúc lợi… Việc lựa chọn nhiều hay ít chức năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Ví dụ: công ty chỉ cần chấm công – tính lương sẽ rẻ hơn công ty cần thêm tuyển dụng và đánh giá KPI.

Cách thức triển khai:

• Dạng Cloud (thuê bao): Sử dụng qua internet, không cần đầu tư hạ tầng, chi phí duy trì thấp, cập nhật tự động, phù hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Dạng On-Premise (cài đặt tại chỗ): Mua bản quyền trọn gói, triển khai trên hệ thống nội bộ, phù hợp doanh nghiệp lớn, yêu cầu cao về bảo mật và tích hợp phức tạp.

Khả năng tùy biến và tích hợp: Nếu doanh nghiệp cần kết nối với ERP, kế toán, máy chấm công cũ hoặc hệ thống quản lý nội bộ khác, chi phí sẽ tăng do phải lập trình riêng hoặc can thiệp kỹ thuật.

Chính sách bảo trì và hỗ trợ: Có nhà cung cấp bao gồm gói hỗ trợ tiêu chuẩn, nhưng cũng có nơi tính phí riêng cho mỗi lần nâng cấp, đào tạo hoặc xử lý sự cố. Doanh nghiệp cần lưu ý những khoản chi phí bổ sung này để tính toán chính xác tổng chi phí sở hữu.

Kinh nghiệm chọn báo giá mua phần mềm quản lí nhân sự phù hợp

• So sánh giữa các nhà cung cấp: Khi xem bảng giá, cần chú ý sự khác biệt về chính sách hỗ trợ, cập nhật và bảo mật.
• Tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO): Bao gồm chi phí triển khai, duy trì, đào tạo, nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật trong vòng 3–5 năm.
• Xem xét hiệu quả đầu tư (ROI): Nếu phần mềm giúp giảm 40% thời gian xử lý bảng lương mỗi tháng, tiết kiệm được nhân sự, thì lợi ích mang lại sẽ vượt xa chi phí thuê phần mềm.
• Không chỉ nhìn vào giá rẻ: Một phần mềm chi phí thấp nhưng thiếu tính năng cần thiết có thể khiến doanh nghiệp tốn thêm nguồn lực về lâu dài.

4. WORKIT-HRM Phần mềm quản lí nhân sự phù hợp cho mọi doanh nghiệp

WORKIT với hơn "25 năm kinh nghiệm" đồng hành cùng hơn "1.200 doanh nghiệp" và hơn "150.000 người dùng" tin tưởng lựa chọn. Phần mềm quản trị nhân sự WORKIT-HRM được thiết kế hiện đại, bảo mật, đồng bộ các phân hệ nhân sự, chấm công, tiền lương, bảo hiểm, thuế TNCN và KPI, mang đến một hệ thống duy nhất, toàn diện và đáng tin cậy cho doanh nghiệp.

WORKIT ưu tiên cho phép người dùng được "Tùy Chỉnh Tính Năng - Customize" tùy ý theo mong muốn và nhu cầu của doanh nghiệp, tránh tình trạng dư các tính năng không cần thiết và thiếu các tính năng phù hợp, giúp cho doanh nghiệp chỉ chi trả cho những tính năng đủ và đúng.  

Tại sao WORKIT-HRM đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí?

• Triển khai linh hoạt: Hỗ trợ cả mô hình Cloud (thuê bao) và On-Premise (cài đặt tại chỗ), phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn.
• API mở: Cho phép doanh nghiệp dễ dàng kết nối và đồng bộ dữ liệu với các hệ thống khác như Tài chính – Kế toán, Sản xuất, quản lý Kho, cũng như các hệ thống phần mềm từ bên thứ ba.
• Bảo mật & an toàn dữ liệu: Tích hợp cơ chế bảo mật, sao lưu, và khả năng hoạt động liên tục.
• Ứng dụng đa nền tảng: Sử dụng thuận tiện trên Web App và Mobile App (IOS, Android), giúp nhân sự truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Single Sign-On: Đăng nhập một lần, truy cập toàn bộ hệ thống, giảm rủi ro và tăng trải nghiệm người dùng.
• Chữ ký số & hợp đồng điện tử: Tích hợp trực tiếp trong tất cả các phân hệ nghiệp vụ, giúp phê duyệt nhanh chóng, giảm giấy tờ thủ công và tăng tính minh bạch.
  

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về các Phần mềm quản lí nhân sự, đừng ngần ngại hãy liên hệ với WORKIT để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí 14 ngày" để có cái nhìn tổng quát hơn về phần mềm.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@workit.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT