Phần mềm quản lí nhân sự cho doanh nghiệp

1. Phần mềm quản lí nhân sự là gì? 

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management) là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức và vận hành toàn bộ hoạt động liên quan đến nhân sự. Nói đơn giản, đây là giải pháp ứng dụng công nghệ để quản lý từ hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, chấm công, tính và trả lương, đến đào tạo, đánh giá hiệu suất (KPIs), cũng như các chế độ bảo hiểm như BHYT, BHXH.

Nhờ HRM, phòng nhân sự có thể tiết kiệm nhiều thời gian và giảm sai sót trong công việc. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự và hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định và chiến lược phù hợp.

2. Các chức năng chính trong phần mềm quản lí nhân sự

2.1 Quản lí cơ cấu tổ chức

Trong phần mềm quản lí nhân sự, cơ cấu tổ chức được thiết lập và quản lý khoa học, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân định phòng ban, vị trí và năng lực nhân sự.

• Xây dựng và quản lý cơ cấu tổ chức theo từng phòng/ban.
• Tạo mô tả công việc cho từng vị trí.
• Quản lý nhân viên theo cấp bậc và trình độ chuyên môn.
• Thiết lập, quản lý kỹ năng, đào tạo và kinh nghiệm của từng cấp.
• So sánh và đối chiếu cấu trúc kinh doanh với cơ cấu doanh nghiệp.

2.3 Quản lí chấm công

Quản lý chấm công là một trong những chức năng quan trọng nhất trong phần mềm quản lí nhân sự, giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian làm việc và đảm bảo tính chính xác trong tính lương.

• Đồng bộ dữ liệu chấm công: Kết nối trực tiếp với quy trình tính lương, tự động trừ ngày nghỉ phép hoặc tạm ứng lương cho nhân viên.
• Nhiều hình thức chấm công: Vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt hoặc chấm công trực tuyến.
• Theo dõi thời gian làm việc mọi lúc: Nhân viên dễ dàng kiểm tra giờ làm việc của mình qua hệ thống trực tuyến.
• Tự động xuất báo cáo: Giúp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ quản lý theo dõi tình hình tuân thủ nội quy như đi muộn, về sớm hoặc nghỉ không phép.

2.3 Quản lí tiền lương và thuế TNCN

Quản lý tiền lương và thuế TNCN trong phần mềm quản lí nhân sự giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công đến trả lương. Thay vì phải làm thủ công, phần mềm sẽ:

• Tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, kể cả công thức phức tạp.
• Cho phép thiết lập cách tính lương linh hoạt theo thời gian, theo bảng công, theo hoa hồng,…
• Tính thưởng, phạt theo chính sách công ty một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ khai thuế TNCN, BHXH, BHYT, giảm sai sót khi làm thủ tục.
• Quản lý các kỳ tạm ứng lương của nhân viên.
• Tự động tổng hợp và gửi bảng lương cho từng người.
• Nhân viên có thể tự xem báo cáo thu nhập của mình bất cứ lúc nào.

2.4 Đánh giá hiệu quả làm việc

Phần mềm quản lí nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nhân sự và khen thưởng/kỷ luật, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hiệu suất làm việc và chế độ đãi ngộ cho nhân viên. Phần mềm sẽ lưu trữ đầy đủ tiêu chí, phương pháp và thang điểm để đảm bảo việc đánh giá chính xác, đồng thời tự động hóa các quy trình như: 

• Quản lý dữ liệu và phiếu đánh giá nhân sự theo kỳ (tháng, quý, năm).
• Theo dõi kết quả đánh giá, mức độ hoàn thành KPI và hiệu suất làm việc.
• Quản lý hồ sơ khen thưởng/kỷ luật, các khoản thưởng hoặc phạt được tự động cộng/trừ vào thu nhập..
• Tính hoa hồng cho nhân viên kinh doanh/marketing dựa trên dữ liệu bán hàng cập nhật.
• Tự động tạo báo cáo để quản lý đưa ra phản hồi kịp thời.

2.5 Quản lí hồ sơ nhân sự

Phần mềm quản lí nhân sự cung cấp chức năng quản lý hồ sơ giúp doanh nghiệp lưu trữ và tra cứu thông tin nhân sự một cách bảo mật, tự động và thuận tiện, giảm bớt công việc giấy tờ cho phòng nhân sự.

• Tạo và quản lý hồ sơ nhân sự tự động từ lúc tuyển dụng.
• Truy vấn và hiển thị thông tin theo tiêu chí tìm kiếm nâng cao.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử dưới dạng PDF, scan, không cần giấy tờ.
• Tạo và in hợp đồng lao động theo mẫu chuẩn của Nhà nước.
• Nhắc nhở các ngày quan trọng: sinh nhật, lễ tết, hết hạn hợp đồng/thử việc.
• Thiết lập vị trí làm việc và cấp bậc trong hồ sơ cá nhân.
• Tự động cập nhật và hiển thị chi tiết cơ cấu thu nhập.

2.6 Quản lí tuyển dụng

Với chức năng tuyển dụng, phần mềm quản lí nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ đăng tin, sàng lọc đến tiếp nhận nhân viên mới. Từ đó nâng cao hiệu quả tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp

• Tạo tin tuyển dụng theo nhu cầu.
• Quản lý hồ sơ ứng viên, sàng lọc và đối sánh.
• Tích hợp nhiều trang web tuyển dụng trên cùng hệ thống.
• Tự động gửi email thông báo kết quả, mời phỏng vấn, cảm ơn hoặc từ chối.
• Đo lường hiệu quả tuyển dụng qua báo cáo: số lượng ứng viên, mức lương mong đợi, độ trễ phản hồi…
• Chuyển hồ sơ ứng viên thành hồ sơ nhân viên chính thức.

THAM KHẢO NGAY: Cấu trúc Hệ thống quản trị nguồn lực HRM

3. Các tiêu chí phù hợp cho doanh nghiệp lựa chọn

Để tận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm quản lí nhân sự, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các tiêu chí "quan trọng" trước khi lựa chọn.

• Phù hợp với quy mô và mô hình doanh nghiệp: Phần mềm cần có tính linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của các loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, đồng thời thích ứng với đặc thù hoạt động riêng. Việc chọn đúng giải pháp sẽ giúp tránh lãng phí và đảm bảo hiệu quả lâu dài.
• Giao diện phần mềm dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thân thiện giúp nhân viên và bộ phận nhân sự dễ dàng làm quen, thao tác nhanh chóng, tránh mất thời gian đào tạo và hạn chế khó khăn trong quá trình vận hành.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản trị nhân sự có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu hoặc đặc thù doanh nghiệp để có thể đáp ứng chính xác yêu cầu hiện tại, tránh thừa hoặc thiếu những tính năng cần và không cần thiết, đồng thời dễ dàng mở rộng quy mô và đảm bảo hiệu quả lâu dài.

THAM KHẢO NGAY: Top 5 các phần mềm quản lí nhân sự hiệu quả 2026

4. Phần mềm quản lí nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại WORKIT-HRM

WORKIT là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị sáng tạo và hiệu quả. Với hơn "25 năm kinh nghiệm", WORKIT đã đồng hành cùng hơn "1.200 doanh nghiệp" và hơn "150.000 người dùng" tin tưởng lựa chọn.

Kiến trúc giải pháp phần mềm quản trị nhân sự WORKIT-HRM được thiết kế hiện đại, bảo mật, đồng bộ các phân hệ nhân sự, chấm công, tiền lương, bảo hiểm, thuế TNCN và KPI, mang đến một hệ thống duy nhất, toàn diện và đáng tin cậy cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lí nhân sự Workit-HRM có đáp ứng được các tiêu chí?

• All-in-one: Tất cả các ứng dụng quản trị doanh nghiệp được tích hợp trên một hệ sinh thái duy nhất.
• API mở: Cho phép kết nối dễ dàng với các hệ thống khác, mở rộng tính năng theo nhu cầu đặc thù.
• Khả năng tùy chỉnh (Customize): Cho phép điều chỉnh và thiết kế giải pháp theo đặc thù ngành nghề, quy trình riêng của từng doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống ERP không chỉ phù hợp mà còn tối ưu cho từng trường hợp cụ thể.

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về các Phần mềm quản lí nhân sự, đừng ngần ngại hãy liên hệ với WORKIT để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí 14 ngày" để có cái nhìn tổng quát hơn về phần mềm.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@workit.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT