Blog

1. Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM (Human Resource Management) là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách khoa học, tự động hóa các quy trình như tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý hiệu suất và đào tạo nhân sự. Việc sử dụng phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, giảm tải công việc thủ công và nâng cao trải nghiệm nhân sự.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự? 

Theo thói quen từ xưa, hầu hết các doanh nghiệp luôn giữ thói quen quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy tờ và Excel. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ, các phần mềm quản lý thông minh ra đời với nhiều tiện ích, đã đến lúc các doanh nghiệp cần thay đổi tư duy và cách thức quản lý nhân sự thủ công để tối ưu mọi quy trình cũng như tiết kiệm nhiều chi phí.

2.1. Nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng giấy tờ ,Excel

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng Excel hoặc hồ sơ giấy để quản lý nhân sự, nhưng phương pháp này tồn tại nhiều hạn chế:

• Dữ liệu phân tán, rời rạc: Dùng Excel hoặc tài liệu giấy để quản lý nhân sự dẫn đến dữ liệu sẽ bị phân tán nhiều nơi, nhiều file khác nhau. Gây ra sự lãng phí nguồn lực của tổ chức và trở ngại trong việc tổng hợp dữ liệu làm chậm quá trình báo cáo và trì hoãn các quyết định của cấp trên. 

• Tốn nhiều thời gian & công sức: Nhập liệu thủ công dễ sai sót, mất nhiều thời gian kiểm tra và cập nhật. 

• Dễ xảy ra sai sót: Các thao tác trên bảng tính Excel, từ nhập liệu, kiểm tra thông tin đến sao chép và chỉnh sửa, đều được thực hiện thủ công, làm tăng nguy cơ nhầm lẫn. Khi nhiều người cùng làm việc trên một file, khả năng sai sót càng cao, cả về tần suất lẫn mức độ ảnh hưởng. 

• Khó kiểm soát & bảo mật kém: Bảo mật thông tin trong Excel không đảm bảo do thiếu cơ chế phân quyền rõ ràng và không có vùng dữ liệu riêng biệt dành cho quản lý. Dù người tạo file có thể giới hạn quyền truy cập, nhưng vẫn tồn tại nguy cơ rò rỉ thông tin. Đặc biệt, khi nhiều người cùng thao tác trên một file, việc bảo vệ dữ liệu càng trở nên phức tạp và khó kiểm soát.

• Thiếu tính tự động hóa: Không hỗ trợ chấm công tự động, tính lương, quản lý KPI…

• Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Khi số lượng nhân sự tăng lên, việc quản lý bằng Excel trở nên phức tạp và không hiệu quả.

3. Tiêu chí cho doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm HRM phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm HRM, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Tiêu chí này vô cùng quan trọng khi bạn lựa chọn phần mềm phải ưu tiên việc dễ nhìn và dễ thích nghi được với người dùng cũng như không tốn quá nhiều thời gian để vận hành. 

• Khả năng tự động hóa quy trình nhân sự: Mọi quy trình từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất đều được tích hợp và sử dụng trên cùng một nền tảng. 

• Tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh: Cần lựa chọn một phần mềm phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Sử dụng được mọi lúc, mọi nơi bất kì thiết bị nào.

• Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam: Phần mềm nhân sự cần tuân thủ các quy định về quản lý nhân sự tại Việt Nam, chẳng hạn như chính sách đóng BH, khai báo thuế TNCN và các quy định khác trong Bộ Luật lao động. 

• Đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu: Thông tin cá nhân của nhân sự là điều rất quan trọng vì thế việc đảm bảo bảo mật thông tin, dữ liệu là điều nên được đề cao, giới hạn phân quyền cho từng cá nhân để tranh việc bị rò rỉ dữ liệu. 

• Chi phí sử dụng hợp lý: Chi phí của một phần mềm cần được cân nhắc và đánh giá dựa trên giá cả và tính năng đáp ứng được cho mô hình của doanh nghiệp. Nên lựa chọn những phần mềm có các tính năng cần sử dụngtranh tình trạng lãng phí.

• Tích hợp với hệ thống khác: Lựa chọn các phần mềm dễ dàng mở rộng kết nối với các phần mềm riêng biệt khác của doanh nghiệp như: kế toán, ERP, CRM để đồng bộ dữ liệu.

4. Top những phần mềm HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

4.1. Workit HRM – Giải pháp HRM toàn diện cho doanh nghiệp

Ưu điểm & Nhược điểm

Ưu điểm:

• Hệ thống quản trị nhân sự toàn diện, từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất.

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.

• Tích hợp tính năng tính lương, hợp đồng điện tử và quản lý phúc lợi.

• Đồng bộ dữ liệu và tự động hóa quy trình nhân sự, giảm thiểu thao tác thủ công.

Nhược điểm:

• Cần thời gian để làm quen với hệ thống nếu chuyển đổi từ Excel hoặc phần mềm cũ.

Phần mềm Workit-HRM quản lý nhân sự toàn diện trên 1 nền tảng ...

Workit-HRM là phần mềm quản lý nhân sự hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Với hệ thống tự động hóa mạnh mẽ, Workit-HRM giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tính năng nổi bật:

• Hộ trợ xây dựng quy trình nhân sự toàn diện: Workit-HRM cho phép doanh nghiệp chủ động vẽ sơ đồ tổ chức, định biên, tuyển dụng, lên kế hoạch onboarding, xây dựng quy tắc làm việc, nội quy công ty, chính sách lương thưởng, đánh giá năng lực. 

• Quản lý hồ sơ nhân sự thông minh: Mọi thông tin hồ sơ của nhân sự đều được lưu trữ và tập hợp trên hệ thống, dễ dàng cập nhật thông tin suốt vòng đời nhân sự. Tất cả nhân viên đều có thể theo dõi thông tin cá nhân của mình trên hệ thống.

• Quản lý chấm công & tính lương: Tích hợp hệ thống chấm công theo thời gian thực và tự động tính lương theo chính sách doanh nghiệp.

• Đánh giá hiệu suất: Cung cấp công cụ đánh giá KPI, OKR để tối ưu năng suất làm việc.

• Quản lý hợp đồng & phúc lợi: Hỗ trợ hợp đồng điện tử, bảo hiểm, chế độ phúc lợi và các chính sách đãi ngộ.

• Tích hợp & mở rộng: Kết nối dễ dàng với hệ thống kế toán, tài chính và các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp.

Chi phí sử dụng: Workit-HRM có mô hình giá linh hoạt: Doanh nghiệp có thể chọn từng tính năng riêng lẻ hoặc mua trọn gói tùy theo nhu cầu. Xem chi tiết giá tại đây: https://workit.vn/banggia

4.2. Phần mềm nhân sự Sage HR

Ưu điểm & Nhược điểm

Ưu điểm:

• Quản lý nhân sự toàn diện: Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, nghỉ phép, bảng lương và đánh giá hiệu suất.

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Thiết kế thân thiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và quản lý nhân sự hiệu quả.

• Tích hợp AI: Hỗ trợ phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

• Hỗ trợ đa nền tảng: Có phiên bản web và ứng dụng di động, giúp nhân viên dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Nhược điểm:

• Chi phí cao hơn so với một số phần mềm HRM dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam, có thể gặp khó khăn về hỗ trợ khách hàng.

Phần mềm nhân sự Sage HR

Tính năng nổi bật:

• Quản lý tuyển dụng: Sage HR hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, xếp lịch phỏng vấn và lưu trữ toàn bộ dữ liệu ứng viên trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả hơn.

• Tự động hóa chấm công: Hệ thống theo dõi lịch làm việc và nghỉ phép của nhân viên, từ đó tự động tổng hợp và cập nhật bảng chấm công chính xác theo thời gian thực.

• Cung cấp quyền truy cập cho nhân viên: Nhân viên có thể tự quản lý và cập nhật thông tin cá nhân, theo dõi bảng lương, lịch làm việc và các dữ liệu liên quan mà không cần phụ thuộc vào bộ phận nhân sự.

• Đánh giá hiệu suất tức thời: Hỗ trợ nhà quản lý thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, đánh giá tổng thể hiệu suất làm việc của cá nhân và đội nhóm một cách khách quan.

• Thiết lập và theo dõi mục tiêu theo OKR: Cho phép doanh nghiệp xây dựng mục tiêu rõ ràng, kiểm soát tiến độ thực hiện, đảm bảo toàn bộ tổ chức đi đúng định hướng.

• Quản lý chi phí nhân sự: Ứng dụng di động cho phép nhân viên chụp và gửi hóa đơn, biên lai liên quan đến chi phí nhân sự, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn.

4.3. BravoHR

Ưu điểm & Nhược điểm

Ưu điểm:

• Hỗ trợ quản lý nhân sự và phúc lợi trên cùng một nền tảng.

• Cung cấp chương trình khen thưởng và ghi nhận nhân viên.

• Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.

• Có phiên bản dùng thử miễn phí.

Nhược điểm:

• Chưa tích hợp sẵn tính năng tính lương, cần sử dụng phần mềm bổ trợ.

• Tính năng báo cáo chưa được chuyên sâu như một số phần mềm khác.

Phần mềm nhân sự BravoHR

BravoHR là nền tảng quản lý nhân sự kết hợp chương trình phúc lợi và khen thưởng, giúp doanh nghiệp không chỉ theo dõi thông tin nhân sự mà còn tạo động lực làm việc cho nhân viên thông qua các chính sách đãi ngộ hấp dẫn.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu nhân viên một cách tập trung và có hệ thống.

• Khen thưởng & ghi nhận: Tạo chương trình khen thưởng, quà tặng, điểm thưởng để nâng cao động lực làm việc.

• Quản lý phúc lợi: Hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và vận hành các chương trình phúc lợi dành cho nhân viên.

• Tích hợp linh hoạt: Kết nối với các hệ thống nhân sự khác giúp tối ưu quy trình vận hành.

Chi phí sử dụng: Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết.

4.4. Zoho People

Ưu điểm & Nhược điểm

Ưu điểm:

• Ứng dụng công nghệ AI hiện đại.

• Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.

• Hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái.

• Cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 30 ngày.

 Nhược điểm:

• Chi phí cao hơn so với các phần mềm nhân sự nội địa.

Phần mềm nhân sự Zoho People

Zoho People là một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, theo dõi chấm công, tính lương và quản lý chi phí nhân sự.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin cá nhân, chuyên môn và kỹ năng của nhân viên.

• Chấm công & quản lý thời gian: Theo dõi giờ làm việc, ngày nghỉ, tăng ca và lịch trực của nhân viên. Đồng thời, hỗ trợ quy trình nghỉ việc (offboarding).

• Đánh giá hiệu suất & phát triển nhân viên: Giúp doanh nghiệp quản lý mục tiêu, đánh giá năng lực và lập kế hoạch phát triển cá nhân cho nhân viên.

• Tích hợp & mở rộng linh hoạt: Dễ dàng kết nối với các công cụ khác trong hệ thống quản lý nhân sự và tài chính. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh tính năng theo nhu cầu.

Chi phí sử dụng: Zoho People áp dụng mô hình giá linh hoạt dựa trên gói tính năng và số lượng nhân viên. Chi phí từ khoảng 1,25 USD - 9 USD/người/tháng.

4.5. BambooHR

BambooHR – Giải pháp quản lý tuyển dụng và nhân sự hiệu quả

Ưu điểm & Nhược điểm

Ưu điểm:

• Cung cấp bản dùng thử miễn phí.

• Nhiều gói trả phí linh hoạt, phù hợp với mọi đối tượng khách hàng.

• Hỗ trợ ứng dụng di động.

Nhược điểm:

• Chưa tích hợp tính năng tính lương, yêu cầu sử dụng công cụ hoặc phần mềm khác để xử lý.

• Chưa cập nhật các chính sách quản lý nhân sự tại Việt Nam.

Phần mềm nhân sự BambooHR

BambooHR là phần mềm quản lý nhân sự có nguồn gốc từ Mỹ, được đánh giá cao nhờ thiết kế gọn nhẹ và bộ tính năng đa dạng. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và chia sẻ tin tuyển dụng: Hỗ trợ tạo nội dung tuyển dụng chi tiết và chia sẻ lên các nền tảng mạng xã hội.

• Tự động gửi email onboarding: Cho phép soạn sẵn email chào mừng nhân viên mới, hướng dẫn họ truy cập hệ thống nội bộ.

• Quản lý phúc lợi tập trung: Cung cấp cơ sở dữ liệu giúp kiểm soát 12 loại phúc lợi khác nhau, có thể tùy chỉnh theo từng phòng ban hoặc cá nhân.

• Quản trị hiệu suất nhân sự: Sử dụng ma trận góc phần tư để đánh giá và so sánh hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Thư viện báo cáo nhân sự đa dạng: Tích hợp sẵn nhiều biểu mẫu báo cáo nhân sự và cho phép tùy chỉnh với gói nâng cao.

Chi phí sử dụng: Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết.

5. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về top 5 phần mềm quản lý nhân sự HRM hàng đầu hiện nay. Hy vọng đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm HRM phù hợp giúp tối ưu quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.