Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cần thiết cho doanh nghiệp

1. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là công cụ cần thiết giúp doanh nghiệp lưu trữ và tra cứu hồ sơ nhân viên nhanh chóng, tự động và tiện lợi. Toàn bộ dữ liệu quan trọng về nhân sự và quá trình công tác đều được tập hợp, tạo nền tảng cho phòng nhân sự theo dõi, quản lý, giảm bớt khối lượng giấy tờ, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý rõ ràng.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp

• Quản lý dữ liệu tập trung và an toàn: Toàn bộ thông tin về nhân viên được lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống và bảo mật an toàn giúp lãnh đạo và phòng nhân sự dễ dàng tra cứu, nắm bắt tình hình nhân sự ở mọi lúc mọi nơi
• Chính sách rõ ràng: Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân viên đầy đủ, chính xác, có thể dùng làm bằng chứng khi xảy ra tranh chấp, bảo vệ quyền lợi cho cả tổ chức và người lao động. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, chuẩn hóa các quy định và chính sách, đảm bảo nhân viên được hưởng quyền lợi công bằng và có cơ hội phát triển nghề nghiệp một cách bài bản.
• Tự động hóa quy trình nhân sự: Các công việc như tuyển dụng, chấm công, đánh giá hay đào tạo đều được số hóa. Điều này giúp giảm bớt thủ tục rườm rà, tăng sự tương tác giữa nhân viên và công ty, đồng thời tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp.
• Báo cáo và phân tích thông minh: Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp báo cáo chi tiết, biểu đồ trực quan và phân tích theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu cụ thể.

XEM THÊM: Chi tiết giá phần mềm quản lí hồ sơ nhân sự 2026

3. Những chức năng cần có trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Sơ yếu lí lịch

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ đầy đủ thông tin sơ yếu lí lịch của cán bộ nhân viên trên hệ thống, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tra cứu.
• Mẫu in tiện lợi: Cho phép xuất hồ sơ nhân viên dưới nhiều định dạng khác nhau như Excel, Word, PDF, phục vụ đa dạng nhu cầu sử dụng.
• Nhập liệu nhanh chóng: Hỗ trợ nhập dữ liệu nhân viên hàng loạt từ file Excel, tiết kiệm thời gian cho phòng nhân sự.
• Mã nhân viên tự động: Hệ thống tự khởi tạo mã nhân viên theo nguyên tắc của công ty, đảm bảo tính nhất quán và dễ quản lý.
• Báo cáo và thống kê thông minh: Tự động tổng hợp số liệu nhân sự, tạo báo cáo và thống kê chi tiết, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình nhân sự kịp thời.

Thông tin gia đình

• Quản lý quan hệ gia đình: Lưu trữ chi tiết thông tin người thân của từng nhân viên như CMND/CCCD, mã định danh, loại giấy tờ, mã số thuế, ngày sinh…
• Khai báo người phụ thuộc: Cho phép khai báo thông tin người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh, bao gồm thời điểm bắt đầu và kết thúc.
• Thống kê quan hệ gia đình: Hệ thống tự động tổng hợp và thống kê các mối quan hệ gia đình của nhân viên, giúp phòng nhân sự dễ dàng theo dõi.
• Thống kê giảm trừ gia cảnh: Cung cấp danh sách chi tiết những trường hợp được giảm trừ gia cảnh, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế.

• Quản lý thông tin học vấn và chuyên môn: Lưu trữ đầy đủ bằng cấp, trình độ văn hóa và chuyên môn của từng nhân viên.
• Thống kê nhân sự theo trình độ: Hệ thống tự động tổng hợp và phân loại nhân sự theo trình độ chuyên môn, giúp phòng nhân sự dễ dàng theo dõi.
• Biểu đồ trực quan: Cung cấp biểu đồ phân tích nhân sự theo trình độ chuyên môn, hỗ trợ lãnh đạo trong việc đánh giá nguồn lực và lập kế hoạch đào tạo, phát triển.

Quá trình công tác

• Theo dõi toàn bộ quá trình làm việc: Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên tại từng đơn vị, phòng ban, bộ phận, chức vụ, chức danh và loại lao động.
• Quản lý bổ nhiệm và điều động: Lưu trữ thông tin về các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, điều động… của nhân viên.
• Quản lý công tác ngoài đơn vị: Ghi nhận và theo dõi quá trình công tác của nhân viên ở các đơn vị khác hoặc bên ngoài doanh nghiệp.
• Thống kê chi tiết: Hệ thống tự động tổng hợp và thống kê quá trình công tác của nhân viên, hỗ trợ phòng nhân sự và lãnh đạo trong việc đánh giá, quy hoạch và phát triển nguồn nhân lực.

Khen thưởng/Kỷ luật

• Quản lý thông tin khen thưởng: Cập nhật và lưu trữ đầy đủ các quyết định khen thưởng cá nhân, giúp ghi nhận thành tích của nhân viên.
• Thống kê khen thưởng: Tự động tổng hợp số liệu khen thưởng theo từng cá nhân, phòng ban hoặc toàn công ty, hỗ trợ đánh giá và khích lệ nhân viên.
• Quản lý thông tin kỷ luật: Lưu trữ chi tiết các quyết định kỷ luật, đảm bảo minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự.
• Thống kê kỷ luật: Cung cấp báo cáo thống kê về các trường hợp kỷ luật, giúp doanh nghiệp theo dõi và đưa ra biện pháp quản lý phù hợp.

Kiêm nhiệm

• Quản lý thông tin kiêm nhiệm: Lưu trữ chi tiết các vị trí kiêm nhiệm của nhân viên như chức vụ, chức danh, đơn vị, phòng ban, bộ phận, tổ nhóm cùng thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Hỗ trợ nhiều vị trí: Một nhân viên có thể đảm nhận kiêm nhiệm tại một hoặc nhiều đơn vị khác nhau, hệ thống cho phép quản lý đồng thời các vị trí này.
• Thống kê kiêm nhiệm: Cung cấp danh sách và báo cáo thống kê nhân sự đang kiêm nhiệm, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự.

XEM THÊM: Những lưu ý khi mua phần mềm quản lí hồ sơ nhân sự

4. Workit - Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp Việt

WORKIT là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị sáng tạo và hiệu quả. Với hơn "25 năm kinh nghiệm" đã đồng hành cùng hơn "1.200 doanh nghiệp" và "150.000 người dùng" tin tưởng lựa chọn.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự WORKIT, được thiết kế tích hợp với đầy đủ các phân hệ cần thiết cho một hệ thống nhân sự chuyên nghiệp.

WORKIT ưu tiên cho phép người dùng được "Tùy chỉnh linh hoạt" các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm được chi phí và tránh lãng phí chức năng cho những mục đích không cần thiết.

Phần mềm Quản lý Hồ sơ Nhân sự Workit mang đến lợi ích?

Đối với phòng ban nhân sự

• Số hóa toàn bộ hồ sơ và quản lý dữ liệu nhân viên nhanh chóng, chính xác, giảm bớt giấy tờ.
• Theo dõi dữ liệu chấm công tập trung, hạn chế sai sót.
• Tự động linh hoạt công thức tính lương, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Quản lý dữ liệu tốt giúp phòng nhân sự dễ dàng xây dựng và triển khai các kế hoạch dài hạn.

Đối với lãnh đạo

• Nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi, quản lý toàn bộ dữ liệu nhân sự và quá trình công tác trong doanh nghiệp.
• Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc nhân sự nhờ hệ thống phân tích và cung cấp dữ liệu chi tiết.
• Giúp đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác thông qua các dữ liệu được hệ thống phân tích và cung cấp.
• Tối ưu nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.

Đối với nhân viên

• Dễ dàng tra cứu thông tin cá nhân, hồ sơ nhân sự, phiếu lương, quá trình lương thưởng, chấm công, thuế…
• Ứng dụng trực tiếp trên điện thoại di động tiện lợi mọi lúc mọi nơi không cần giấy tờ phức tạp.
• Thực hiện đơn từ/quy trình nhân sự nhanh chóng như nghỉ phép, tăng ca, đổi ca, đi công tác, xử lý quên chấm công… chỉ với vài bước đơn giản.
• Mọi quy trình nhân sự được số hóa, giúp tiết kiệm thời gian.

Kết luận

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay phân vân về các Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, đừng ngần ngại hãy liên hệ với WORKIT để giải đáp thắc mắc và tư vấn cụ thể hơn hoặc bạn có thể tự trải nghiệm phần mềm của chúng tôi qua "trải nghiệm dùng thử miễn phí 14 ngày" để có cái nhìn tổng quan hơn về phần mềm.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 633 041 hoặc Email: info@workit.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT