Phần mềm quản lý kho Workit | Số hóa quy trình nhập-xuất-tồn kho

1. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là hệ thống ghi nhận, kiểm soát và tra cứu toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho như: nhập kho, xuất kho, điều chuyển giữa các kho, và số dư tồn tại từng thời điểm. Về bản chất, nó thay thế việc ghi chép trên sổ sách và tính toán thủ công trên Excel bằng một hệ thống có thể lưu lại các chứng từ, thời gian giao dịch và có thể truy vấn bất cứ lúc nào.

Trong khi Excel là một công cụ tính toán thụ động chỉ phản ánh đúng những gì người dùng gõ vào, không tự kiểm tra tính hợp lý của một giao dịch, không có cơ chế phê duyệt, và khi nhiều người cùng cập nhật một file thì rủi ro ghi đè hoặc sai lệch dữ liệu là khó tránh thì phần mềm quản lý kho vận hành theo quy trình: một giao dịch nhập hoặc xuất kho phải đi qua đề nghị, phê duyệt, rồi mới được ghi nhận và cập nhật vào số dư tồn kho.

Về lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng, một phần mềm quản lý kho hiện đại phải đáp ứng được tính “inventory visibility” tức là khả nắm bắt thông tin về tình trạng hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào trong một chuỗi vận hành như: mua hàng, đặt nguyên vật liệu về kho, sản xuất lấy nguyên vật liệu trong kho để tạo ra thành phẩm và thành phẩm quay lại nhập kho, cuối cùng dữ liệu tồn kho sẽ là một phần của báo cáo tài chính, vì thế nếu dữ liệu ở khâu kho chậm hoặc sai thì toàn bộ chuỗi phía sau đều bị ảnh hưởng theo.

2. Những khó khăn khi quản lý kho bằng phương pháp thủ công

2.1. Dữ liệu tồn kho không cập nhật theo thời gian thực

Khi thủ kho ghi phiếu nhập, phiếu xuất trên giấy rồi mới nhập lại vào Excel, luôn có một khoảng trễ giữa lúc giao dịch xảy ra và lúc dữ liệu được cập nhật. Nếu nhiều bộ phận cùng dùng chung một file nhưng không đồng bộ thì số liệu giữa các bên sẽ dần lệch nhau, gây khó khăn cho ban lãnh đạo khi cần tiếp cận báo cáo.

2.2. Khó kiểm soát sai lệch và thất thoát

Sổ sách viết tay hoặc file Excel không tự ghi lại ai là người thực hiện một giao dịch, vào thời điểm nào, và với lý do gì. Khi phát hiện số liệu tồn kho không khớp với thực tế, việc xác định giao dịch nào gây ra sai lệch và ai chịu trách nhiệm thường mất nhiều thời gian dẫn đến doanh nghiệp gần như chỉ có thể phát hiện sai lệch sau khi nó đã xảy ra, chứ khó ngăn chặn trước.

2.3. Khó quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng và vị trí

Với ngành thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm hoặc nguyên vật liệu sản xuất có hạn sử dụng, việc không kiểm soát được batch và date là rủi ro trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và uy tín doanh nghiệp. Nếu hệ thống chỉ ghi một con số tồn kho gộp cho một mã hàng mà không tách theo lô, doanh nghiệp không thể biết lô nào sắp hết hạn, lô nào cần xuất trước, và khi có sự cố chất lượng thì không thể khoanh vùng chính xác lô hàng bị ảnh hưởng để thu hồi hoặc xử lý.

2.4. Khó kiểm soát tồn kho tối thiểu – tối đa

Quản lý kho thủ công thường thiếu cơ chế cảnh báo khi tồn kho chạm ngưỡng nguy hiểm. Điều này dẫn đến hai rủi ro trái ngược nhau. Nếu tồn kho xuống quá thấp dẫn đến nguy cơ thiếu nguyên liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng giao cho khách hàng. Ngược lại, nếu tồn kho vượt quá mức cần thiết, vốn của doanh nghiệp bị khóa trong hàng tồn kho thay vì được sử dụng cho hoạt động khác, chưa kể rủi ro hàng hết hạn hoặc lỗi thời.

2.5. Kiểm kê mất nhiều thời gian

Kiểm kê thủ công thường theo quy trình: đếm hàng thực tế, ghi chép ra giấy, nhập lại vào Excel, rồi mới đối chiếu với sổ sách. Mỗi bước đều tốn thời gian và có thể phát sinh sai sót khi chuyển dữ liệu qua nhiều lần ghi chép. Trong khi đó, một quy trình kiểm kê dựa trên quét mã vạch hoặc QR Code để ghi nhận trực tiếp vào hệ thống, sau đó đối chiếu ngay với số liệu đang có sẽ rút ngắn đáng kể thời gian kiểm đếm và giảm sai sót do nhập liệu tay.

2.6. Kho không liên kết với mua hàng, sản xuất và kế toán

Khi kho vận hành như một khu vực dữ liệu tách biệt, mỗi lần mua hàng thì bộ phận mua hàng cần biết tồn kho mới có thể ra quyết định đặt hàng, hoặc sản xuất cần biết nguyên liệu khả dụng trước khi lên kế hoạch, hoặc kế toán cần đối chiếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, nếu tất cả đều phải xin số liệu từ kho theo cách thủ công như qua email, qua file gửi riêng, hoặc hỏi trực tiếp thì sẽ là một trong những nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp khó có được một thông tin toàn diện, vì mỗi bộ phận đang cung cấp vào một phiên bản dữ liệu khác nhau, ở những thời điểm khác nhau.

Theo một nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại TP. Hồ Chí Minh, so với doanh nghiệp quy mô lớn, khối doanh nghiệp SME thường gặp hạn chế về nguồn lực tài chính và hệ thống hậu cần chưa đầy đủ, khiến khả năng đổi mới công nghệ trong quản trị chuỗi cung ứng còn chậm hơn so với yêu cầu thực tế (Tạp chí Quản lý nhà nước dẫn số liệu VCCI, 2025). Điều này phần nào lý giải vì sao nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn đang vận hành kho bằng phương pháp thủ công dù quy mô hàng hóa đã vượt quá khả năng kiểm soát hiệu quả của Excel.

3. Phần mềm quản lý kho Workit

Trong hệ sinh thái Workit, kho không phải một phân hệ hoạt động độc lập, tách rời khỏi phần còn lại của doanh nghiệp. Nó là một mắt xích nằm giữa chuỗi: Mua hàng → Kho → Sản xuất → Kho thành phẩm → Tài chính, kế toán. Mọi giao dịch nhập, xuất, điều chuyển kho đều gắn với một chứng từ và một quy trình phê duyệt cụ thể, tạo ra dữ liệu có thể truy vết ngược lại khi cần.

3.1. Quy trình nhập – xuất – tồn

Toàn bộ vòng đời của một lô nguyên vật liệu hoặc thành phẩm trong Workit đi theo một luồng khép kín, bắt đầu từ định mức tồn kho và kết thúc ở báo cáo, kiểm kê:

Bắt đầu

  → Định mức tồn tối thiểu, tối đa

  → Đề nghị nhập kho theo PO (đơn hàng mua)

  → Phê duyệt

  → Phiếu nhập kho NVL

  → Kho NVL

Từ kho nguyên vật liệu, hàng có thể đi theo hai hướng là trả lại nhà cung cấp nếu không đạt yêu cầu, hoặc xuất cho sản xuất:

Kho NVL → Phiếu xuất trả hàng NCC (nếu cần trả hàng)

Kho NVL

  → Đề nghị xuất kho cho sản xuất

  → Phê duyệt

  → Phiếu xuất kho NVL cho sản xuất

  → Sản xuất (SX)

Sau khi sản xuất hoàn tất, thành phẩm quay lại kho theo cùng nguyên tắc đề nghị – phê duyệt – ghi nhận:

Sản xuất

  → Phiếu đề nghị nhập kho thành phẩm

  → Phê duyệt

  → Phiếu nhập kho thành phẩm

  → Kho Thành phẩm

  → Báo cáo nhập – xuất – tồn kho, Kiểm kê

  → Kết thúc

Điểm quan trọng của luồng này là mọi biến động kho đều có chứng từ và bước phê duyệt tương ứng đi kèm, giúp truy vết công đoạn dễ dàng, doanh nghiệp có thể truy lại lý do vì sao tồn kho một mặt hàng thay đổi, người phụ trách có thể lần theo đúng chứng từ và người phê duyệt liên quan để nắm thông tin.

3.2. Quản lý nhập kho nguyên vật liệu

Nhập kho nguyên vật liệu trong Workit gắn trực tiếp với đơn hàng mua (PO): khi có nhu cầu nhập kho, hệ thống hỗ trợ tạo đề nghị nhập kho dựa trên đơn mua đã có, đưa qua bước phê duyệt trước khi lập phiếu nhập kho chính thức và cập nhật vào kho nguyên vật liệu. Vì đề nghị nhập kho được liên kết với PO, số lượng nhập vào được đối chiếu với số lượng đã đặt mua, hạn chế tình trạng nhập kho không có căn cứ hoặc sai lệch so với đơn hàng gốc.

Khi nguyên vật liệu được nhập kho, dữ liệu tạo ra không chỉ là một con số tồn tăng lên. Giao dịch nhập kho còn ghi nhận lô hàng, vị trí lưu trữ và chứng từ liên quan những dữ liệu này sẽ tiếp tục được sử dụng khi doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, khi kiểm kê, hoặc khi cần đối chiếu lại nguồn gốc một lô hàng cụ thể. Với bộ phận mua hàng, dữ liệu nhập kho cho biết đơn hàng nào đã về đủ, đơn nào còn thiếu. Với sản xuất, đây là cơ sở để biết nguyên liệu nào đã sẵn sàng sử dụng. Với kế toán, dữ liệu nhập kho là một phần của việc ghi nhận công nợ phải trả và giá trị hàng tồn kho.

3.3. Quản lý xuất kho cho sản xuất

Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất trong Workit cần có đề nghị xuất kho được phê duyệt, rồi mới tạo phiếu xuất và trừ vào tồn kho nguyên vật liệu. Cơ chế đề nghị và phê duyệt này giúp kiểm soát nguyên vật liệu trước khi được đưa vào sản xuất, hạn chế tình trạng xuất kho không có căn cứ rõ ràng.

Về khả năng tự động tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo từng đơn sản xuất, đây là tính năng cần được xác nhận cụ thể theo phạm vi triển khai của từng doanh nghiệp, vì mức độ phức tạp của định mức sản xuất khác nhau khá nhiều giữa các ngành. Điều có thể khẳng định là việc xuất kho gắn với đề nghị và phê duyệt tạo ra dữ liệu liên kết rõ ràng giữa kho và sản xuất.

3.4. Quản lý nhập kho thành phẩm

Sau khi một đơn sản xuất hoàn tất, thành phẩm được ghi nhận vào kho theo cùng nguyên tắc: có phiếu đề nghị nhập kho thành phẩm, được phê duyệt, sau đó lập phiếu nhập kho chính thức và cập nhật vào tồn kho thành phẩm. Việc tách riêng bước đề nghị và phê duyệt cho nhập kho thành phẩm thay vì ghi nhận tự động ngay khi sản xuất báo hoàn tất cho phép doanh nghiệp có một bước kiểm tra trước khi số lượng thành phẩm chính thức được cộng vào tồn kho, phù hợp với những doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho.

Mối liên kết ở đây khá rõ ràng: sản xuất tạo ra thành phẩm, thành phẩm được nhập vào kho, tồn kho thành phẩm sau đó là dữ liệu đầu vào cho các nghiệp vụ tài chính và kế toán liên quan đến giá vốn hàng bán.

3.5. Quản lý tồn kho theo lô, date, vị trí

Workit quản lý tồn kho theo ba chiều dữ liệu bổ sung cho số lượng đơn thuần: lô hàng, hạn sử dụng (date), và vị trí lưu trữ.

Theo lô giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn gốc của một lô hàng cụ thể như: thông tin lô được nhập từ đơn mua nào, vào thời điểm nào và khi phát sinh vấn đề chất lượng, có thể khoanh vùng chính xác lô hàng bị ảnh hưởng thay vì phải xử lý trên toàn bộ tồn kho của mã hàng đó.

Theo hạn sử dụng giúp kiểm soát những lô hàng sắp hết hạn, hạn chế tình trạng hàng tồn lâu trong kho mà không ai phát hiện cho đến khi đã quá hạn sử dụng. Với ngành có yêu cầu xuất hàng theo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước (FIFO), việc có dữ liệu ngày nhập theo từng lô là điều kiện cần để áp dụng nguyên tắc này trong thực tế vận hành, tùy theo quy trình xuất kho mà doanh nghiệp thiết lập.

Theo vị trí cho biết chính xác một mặt hàng đang nằm ở kho nào, khu vực nào.

3.6. Quản lý mã vạch, QR Code

Mã vạch và QR Code trong Workit đóng vai trò định danh cho hàng hóa, hỗ trợ các thao tác nhập kho, xuất kho, tra cứu và đặc biệt là kiểm kê. Thay vì gõ tay mã hàng hoặc tìm kiếm thủ công trong danh mục, người dùng quét mã để hệ thống tự động nhận diện đúng mặt hàng, giảm bớt bước nhập liệu và giảm khả năng chọn nhầm mã hàng.

Giá trị của mã vạch và QR Code giúp giảm bớt các bước thao tác thủ công dễ sai sót, từ đó tăng độ tin cậy của dữ liệu được ghi nhận vào hệ thống.

3.7. Quản lý tồn kho tối thiểu – tối đa

Với mỗi mã hàng, Workit cho phép thiết lập định mức tồn kho tối thiểu và tối đa. Ngưỡng tối thiểu là mức tồn kho cảnh báo rằng cần bổ sung hàng trước khi thiếu hụt xảy ra; ngưỡng tối đa là mức giới hạn để tránh tồn kho dư thừa quá mức cần thiết.

Hai ngưỡng này gắn trực tiếp với hoạt động mua hàng: khi tồn kho một mặt hàng chạm ngưỡng tối thiểu, đây là tín hiệu để bộ phận mua hàng cân nhắc đặt thêm; khi tồn vượt ngưỡng tối đa, đó là dấu hiệu cho thấy vốn đang bị giữ trong hàng tồn kho nhiều hơn mức cần thiết, hoặc kế hoạch mua hàng cần điều chỉnh lại. Với doanh nghiệp sản xuất, việc có định mức tồn kho rõ ràng cho nguyên vật liệu cũng là cơ sở để lên kế hoạch mua hàng theo đúng nhịp độ sản xuất, tránh cả hai tình huống thiếu nguyên liệu và tồn kho quá cao.

3.8. Cảnh báo tồn kho và tuổi tồn

Workit cung cấp cơ chế cảnh báo khi tồn kho một mặt hàng chạm ngưỡng tối thiểu hoặc vượt ngưỡng tối đa đã thiết lập, giúp bộ phận liên quan phát hiện vấn đề sớm vấn đề xảy ra như thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.

Song song đó, hệ thống hỗ trợ tự động tính tuổi tồn kho, tức thời gian một lô hàng đã lưu trong kho tính từ ngày nhập. Dữ liệu tuổi tồn giúp doanh nghiệp phát hiện những mặt hàng lưu kho lâu, chậm luân chuyển, có nguy cơ lỗi thời hoặc hết hạn nếu áp dụng cho hàng có date, đồng thời cho biết phần vốn nào đang bị giữ lại trong những lô hàng tồn đọng lâu ngày thay vì được luân chuyển.

3.9. Kiểm kê kho

Quy trình kiểm kê trong Workit đi theo nguyên tắc: lấy số liệu tồn kho đang có trên hệ thống, quét mã vạch hoặc QR Code để đếm thực tế, đối chiếu hai bên để xác định chênh lệch, sau đó xử lý phần chênh lệch nếu có, nguyên tắc trên giúp rút ngắn thời gian và giảm bớt một lớp chuyển đổi dữ liệu dễ phát sinh lỗi.

3.10. Báo cáo nhập – xuất – tồn

Báo cáo nhập – xuất – tồn tổng hợp bốn yếu tố cho mỗi mã hàng theo kỳ báo cáo: tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, và tồn cuối kỳ. Với bộ phận kho, báo cáo này là công cụ theo dõi biến động hàng hóa theo thời gian. Với bộ phận mua hàng, đây là căn cứ để xác định nhu cầu bổ sung dựa trên tốc độ tiêu thụ thực tế. Với sản xuất, báo cáo cho biết khả năng đáp ứng nguyên liệu cho kế hoạch sản xuất sắp tới. Với kế toán, dữ liệu nhập – xuất – tồn là cơ sở để đối chiếu và phục vụ các nghiệp vụ tài chính liên quan đến hàng tồn kho. Và với ban lãnh đạo, đây là một trong những chỉ số để theo dõi mức tồn kho tổng thể và tình trạng vốn lưu động đang bị giữ trong hàng hóa.

Ngoài ra, Workit cũng hỗ trợ số hóa các quy trình nhập trả và xuất trả khi hàng không đạt yêu cầu, hoặc điều chuyển kho khi cần di chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc các khu vực khác nhau. Cả hai nghiệp vụ này đi theo cùng nguyên tắc đề nghị và phê duyệt như quy trình nhập, xuất chính, đảm bảo mọi biến động kho đều được ghi nhận nhất quán.

4. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý kho Workit

4.1. Đối với bộ phận kho

Số hóa quy trình nhập, xuất, điều chuyển giúp giảm bớt khối lượng chứng từ giấy và các bước ghi chép thủ công. Việc kiểm kê bằng mã vạch, QR Code giúp rút ngắn thời gian kiểm đếm so với cách làm truyền thống. Khi cần truy xuất một giao dịch hoặc một lô hàng cụ thể, dữ liệu có sẵn trên hệ thống thay vì phải lật lại sổ sách cũ. Cơ chế đề nghị – phê duyệt cho mọi giao dịch cũng giúp kiểm soát biến động kho chặt chẽ hơn.

4.2. Đối với bộ phận sản xuất

Có dữ liệu tồn kho nguyên liệu khả dụng theo thời gian thực giúp bộ phận sản xuất chủ động hơn khi lên kế hoạch, hạn chế tình trạng phát hiện thiếu nguyên liệu giữa chừng khi đơn sản xuất đã bắt đầu. Việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất đi qua đề nghị và phê duyệt cũng tạo ra dữ liệu liên kết rõ ràng giữa lượng nguyên liệu đã xuất và đơn sản xuất tương ứng.

4.3. Đối với bộ phận mua hàng

Bộ phận mua hàng có thể theo dõi tồn kho theo thời gian thực thay vì phải xin số liệu từ kho mỗi lần cần ra quyết định. Cơ chế định mức tồn tối thiểu – tối đa giúp nhận diện nhu cầu bổ sung đúng thời điểm, hạn chế cả hai tình huống mua dư thừa gây đọng vốn và mua thiếu gây gián đoạn cung ứng.

4.4. Đối với kế toán – tài chính

Dữ liệu nhập – xuất – tồn được cập nhật liên tục giúp bộ phận kế toán dễ đối chiếu số liệu kho với sổ sách kế toán, đặc biệt vào thời điểm chốt sổ hoặc lập báo cáo tài chính.

4.5. Đối với ban lãnh đạo

Với ban điều hành, giá trị lớn nhất nằm ở khả năng nắm bắt tình trạng hàng hóa và mức tồn kho theo thời gian thực, thay vì chờ báo cáo tổng hợp cuối kỳ. Dữ liệu tồn kho, khi được cập nhật liên tục và đáng tin cậy, trở thành một căn cứ để ra quyết định về việc mở rộng kho, điều chỉnh chính sách mua hàng, hoặc đánh giá mức vốn lưu động đang bị giữ trong hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào.

5. Phần mềm quản lý kho Workit phù hợp với doanh nghiệp nào?

5.1. Doanh nghiệp có nhiều mã hàng

Khi danh mục hàng hóa lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn mã, việc quản lý bằng Excel trở nên cồng kềnh khó tìm kiếm, lọc, đối chiếu hơn nhiều so với một hệ thống có khả năng tra cứu và báo cáo theo mã hàng.

5.2. Doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều vị trí lưu trữ

Với doanh nghiệp vận hành nhiều kho ở các địa điểm khác nhau, hoặc một kho có nhiều khu vực lưu trữ, dữ liệu vị trí và khả năng điều chuyển kho trên hệ thống giúp kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn so với việc mỗi kho tự quản lý sổ sách riêng.

5.3. Doanh nghiệp quản lý nguyên liệu hoặc hàng hóa theo lô, hạn sử dụng

Đây là nhóm doanh nghiệp thường thấy trong ngành thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, và các ngành sử dụng nguyên vật liệu có hạn sử dụng hoặc yêu cầu truy xuất nguồn gốc bao gồm cả một số ngành hóa chất nếu phạm vi quản lý phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Với nhóm này, khả năng quản lý tồn kho theo lô và date là yêu cầu vận hành cơ bản.

5.4. Doanh nghiệp sản xuất

Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có luồng vận hành mua nguyên liệu → nhập kho nguyên vật liệu → xuất cho sản xuất → nhập kho thành phẩm, vì đây chính là quy trình mà phân hệ kho của Workit được thiết kế để xử lý xuyên suốt, thay vì chỉ quản lý một chiều nhập hoặc xuất đơn lẻ.

6. Quản lý kho tích hợp trong hệ sinh thái ERP Workit

Khi khách hàng dùng phần mềm quản lý kho của Workit có thể tích hợp vào hệ thống ERP Workit tạo một chuỗi dữ liệu liên tục với các phân hệ khác:

MUA HÀNG → KHO → SẢN XUẤT → TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Kho và mua hàng: Đơn hàng mua và nhập kho được liên kết trực tiếp với đề nghị nhập kho dựa trên PO đã có, giúp đối chiếu số lượng nhập với số lượng đã đặt mua.

Kho và sản xuất: Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất và nhập kho thành phẩm sau sản xuất đều đi qua quy trình đề nghị – phê duyệt liên kết trực tiếp với hoạt động sản xuất

Kho và tài chính – kế toán. Dữ liệu biến động kho là cơ sở cho các nghiệp vụ tài chính và kế toán liên quan đến giá trị hàng tồn kho và công nợ phải trả nhà cung cấp.

Kho và báo cáo quản trị. Vì dữ liệu kho nằm trên cùng nền tảng với các phân hệ khác, báo cáo quản trị có thể tổng hợp thông tin tồn kho cùng lúc với dữ liệu mua hàng, sản xuất và tài chính, thay vì phải ghép nhiều nguồn báo cáo rời rạc lại với nhau.

Với doanh nghiệp có điểm bán sử dụng hệ thống bên thứ ba như POS, CRM,… dữ liệu bán hàng và xuất kho tại điểm bán có thể tích hợp về Workit thông qua API để dữ liệu kho vẫn phản ánh đúng số lượng đã bán ra mà không cần nhập tay lại từ hệ thống POS.

7. Phương pháp luận triển khai phần mềm

Phương pháp triển khai phần mềm quản lý kho được thực hiện theo mô hình kết hợp Waterfall và Agile, nhằm đảm bảo hệ thống được triển khai đúng quy trình nghiệp vụ, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu tồn kho và đồng thời có khả năng điều chỉnh linh hoạt theo thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Quy trình triển khai gồm các bước:

• Khảo sát hiện trạng quản lý kho: Tìm hiểu cơ cấu kho, cách thức nhập – xuất – tồn, phương pháp kiểm kê, quản lý vị trí lưu trữ, lô hàng, hạn sử dụng và các quy trình đang được doanh nghiệp áp dụng.

• Phân tích nghiệp vụ: Xác định các nghiệp vụ quản lý kho cần triển khai như nhập mua, nhập sản xuất, xuất bán, xuất sản xuất, chuyển kho, điều chỉnh tồn kho, kiểm kê, quản lý lô/serial và các quy tắc kiểm soát tồn kho.

• Chuẩn hóa danh mục và dữ liệu: Rà soát, chuẩn hóa danh mục hàng hóa, vật tư, đơn vị tính, kho, vị trí lưu trữ, lô hàng, định mức tồn kho và các thông tin liên quan trước khi đưa vào hệ thống.

• Thiết kế quy trình và phân quyền: Xây dựng luồng xử lý cho các nghiệp vụ nhập – xuất – chuyển kho – kiểm kê; đồng thời thiết lập vai trò và quyền hạn cho thủ kho, nhân viên kho, bộ phận mua hàng, sản xuất, kế toán và quản lý.

• Cấu hình hệ thống: Thiết lập các tham số quản lý kho, phương pháp tính giá xuất kho, quy tắc kiểm soát tồn, cảnh báo tồn tối thiểu/tối đa, quản lý lô – hạn sử dụng, mẫu chứng từ và báo cáo theo thiết kế nghiệp vụ.

• Tích hợp với các phân hệ và hệ thống liên quan: Kết nối dữ liệu với các phân hệ mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán, tài chính và các hệ thống bên ngoài thông qua API hoặc các phương thức tích hợp phù hợp.

• Kiểm thử trên dữ liệu thực tế: Thực hiện kiểm thử toàn bộ chu trình nhập – xuất – tồn, đối chiếu số lượng và giá trị tồn kho; đặc biệt kiểm tra các trường hợp phức tạp như hàng theo lô, hàng có hạn sử dụng, chuyển kho, trả hàng, điều chỉnh tồn và kiểm kê chênh lệch.

• Đào tạo người dùng theo vai trò: Đào tạo nhân viên kho, thủ kho, kế toán, bộ phận mua hàng, sản xuất và quản lý theo đúng nghiệp vụ và quyền hạn được phân công.

• Go-live và đối soát: Đưa hệ thống vào vận hành chính thức, đồng thời thực hiện đối chiếu dữ liệu tồn kho giữa hệ thống Workit và phương thức quản lý hiện tại trong giai đoạn đầu để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch.

• Hỗ trợ và tối ưu sau triển khai: Theo dõi quá trình vận hành, tiếp nhận phản hồi, xử lý các vấn đề phát sinh và tối ưu cấu hình, báo cáo, quy trình nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế.

Việc kiểm kê và đối soát dữ liệu trong giai đoạn Go-live là bước đặc biệt quan trọng đối với phần mềm quản lý kho. Sai lệch giữa số liệu trên hệ thống và tồn kho thực tế có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch mua hàng, sản xuất, giao hàng và báo cáo tài chính. Do đó, Workit ưu tiên kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm thử nghiệp vụ và đối soát tồn kho trước khi hệ thống được vận hành ổn định trên toàn doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý kho là gì?

Là hệ thống giúp doanh nghiệp ghi nhận, kiểm soát và tra cứu toàn bộ hoạt động nhập, xuất, điều chuyển và tồn kho, mọi giao dịch đều có chứng từ, thời gian và có thể truy vấn lại khi cần.

Phần mềm quản lý kho Workit có thể quản lý nhập – xuất – tồn không?

Có. Workit số hóa toàn bộ quy trình nhập kho nguyên vật liệu, xuất kho cho sản xuất, nhập kho thành phẩm, điều chuyển kho, cùng với báo cáo nhập – xuất – tồn theo kỳ.

Quản lý kho bằng mã vạch, QR Code có lợi ích gì?

Mã vạch và QR Code giúp giảm bớt thao tác nhập liệu thủ công khi nhập kho, xuất kho, tra cứu và đặc biệt là kiểm kê, từ đó giảm khả năng sai sót do gõ nhầm mã hàng hoặc chọn nhầm mặt hàng.

Phần mềm quản lý kho Workit có thể kết nối với sản xuất không?

Có. Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất và nhập kho thành phẩm sau sản xuất đều đi qua quy trình đề nghị – phê duyệt liên kết trực tiếp với hoạt động sản xuất trong cùng hệ thống.

Workit tích hợp quản lý kho với mua hàng, sản xuất và kế toán như thế nào?

Đơn hàng mua liên kết với đề nghị nhập kho; xuất kho và nhập kho thành phẩm liên kết với quy trình sản xuất; dữ liệu biến động kho theo kỳ là cơ sở cho các nghiệp vụ tài chính, kế toán liên quan đến hàng tồn kho và công nợ phải trả.

9. Kết luận

Quản lý kho là mắt xích quan trọng kết nối quy trình mua hàng và sản xuất, và cũng là điểm dữ liệu mà kế toán cần có khi chốt sổ. Với phần mềm quản lý kho Workit giúp số hóa toàn bộ quy trình kho từ đề nghị, phê duyệt, nhập, xuất, cho đến sản xuất, nhập kho thành phẩm và báo cáo với dữ liệu được kết nối trực tiếp với mua hàng, sản xuất và tài chính, kế toán trên cùng một nền tảng, thay vì để kho vận hành như một khu vực dữ liệu tách biệt.

Bạn muốn xem thực tế quy trình nhập – xuất – tồn được vận hành như thế nào trên Workit? Đăng ký demo để được tư vấn và trải nghiệm trực tiếp phần mềm quản lý kho.

Đăng ký dùng thử và Demo phần mềm Workit: https://workit.vn/dang-ky-dung-thu

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam