Blog

Cuộc cách mạng kỹ thuật số đang tạo ra những sự xáo trộn trong cấu trúc và cơ cấu hoạt động của các công ty ngày nay. Thậm chí, trong chiến lược của nhiều doanh nghiệp, công nghệ được cho là cốt lõi để đưa doanh nghiệp phát triển. Những phương pháp làm việc mới cũng song song xuất hiện và thay đổi cách chúng ta làm việc, tạo một không gian làm việc hiệu quả, linh hoạt hơn.  

Trong vài năm gần đây, nền tảng làm việc và cộng tác tất cả trong một nổi lên như một cuộc cách mạng hóa phương pháp và cách thức làm việc nơi công sở, vì chúng mang lại những tác động tích cực đến năng suất và hiệu quả của nhân viên. Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình, chiến lược triển khai không gian số một cách hiệu quả. 

Tổng quan về không gian làm việc số

Không gian làm việc số là không gian làm việc được xây dựng trên nền tảng internet bằng cách ứng dụng các giải pháp công nghệ để xây dựng quy trình, thực hiện công việc, quản lý và đo lường năng suất. 

Tại không gian làm việc số, mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tương tác hiệu quả, xử lý công việc chuyên nghiệp, báo cáo trực quan, chi tiết mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức.

Những chuyển đổi từ không gian làm việc truyền thống qua không gian làm việc số có thể kể đến như chữ ký tay - chữ ký số, hợp đồng giấy - hợp đồng điện tử, quy trình thủ công - tự động hóa, quản lý giấy tờ - quản lý bằng file,... 

Lợi ích của việc triển khai không gian số 

Việc triển khai một không gian làm việc số mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ngày nay. 

Ở cấp độ cơ bản, những công cụ trên không gian số sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất nhân viên, gia tăng lợi nhuận, đóng góp vào nỗ lực xây dựng một môi trường rõ ràng, nhất quán. 

Việc chuyển đổi một mô hình mới hay ứng dụng những giải pháp mới luôn là hoạt động cần thiết nhưng cần dựa trên chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Mô hình mới thường sẽ giải quyết những vấn đề của mô hình cũ đồng thời cũng mang đến không ít cơ hội, thách thức khi ứng dụng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình triển khai một cách tổng quan và chi tiết nhất có thể để đảm bảo được mục tiêu triển khai trong suốt quá trình. 

Quy trình triển khai 

Mặc dù mỗi phần mềm đều hoạt động và có những phương pháp triển khai khác nhau. Tuy nhiên chúng đều đi qua một số giai đoạn để giảm thiểu rủi ro cũng như mang hiệu quả cao nhất có thể.

1. Đánh giá tình hình

    

Việc nắm bắt được tình hình doanh nghiệp từ mọi khía cạnh sẽ giúp doanh nghiệp xác định được nhu cầu, thách thức, giải pháp để dự đoán hành trình và rủi ro trong quá trình triển khai. 

• Tại sao doanh nghiệp triển khai không gian số?

• Hoạt động này giải quyết những nhu cầu chính nào? 

• Những đơn vị, phòng ban nào sẽ tham gia và có bao nhiêu user?

• Những tính năng, công cụ nào sẽ được ứng dụng? 

• Những thách thức nào có thể gặp phải trong quá trình triển khai?

   

Đây là những câu hỏi mà doanh nghiệp cần ý kiến của tất cả mọi người để có thể tìm ra và giải đáp chúng. 

2. Phác thảo quy trình triển khai chi tiết

    

Sau khi doanh nghiệp đã xác định được nhu cầu, mục tiêu, giải pháp, hoạt động tiếp theo là phác thảo quy trình triển khai chi tiết bao gồm: 

• Mục tiêu triển khai.

• Kế hoạch, lịch trình, nguồn lực và phân công nhiệm vụ.

• Những rủi ro và kế hoạch xử lý, phòng ngừa rủi ro.

• Bộ chỉ số đo lường và đánh giá quy trình triển khai, tính ứng dụng và chất lượng. 

3. Tiến hành thử nghiệm và đánh giá

    

Giai đoạn thử nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá những nền tảng một cách thực tế hơn trước khi chính thức triển khai. Những khía cạnh thử nghiệm của các doanh nghiệp thường bao gồm: 

• Xác định tiêu chí đánh giá: Các tiêu chí này có thể bao gồm tính linh hoạt, khả năng tùy chỉnh, tính bảo mật, tính khả dụng, tính thân thiện với người dùng, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có và khả năng mở rộng trong tương lai.

• Thực hiện thử nghiệm: Triển khai giải pháp không gian số cho một nhóm trong doanh nghiệp để kiểm tra các tính năng, chức năng và hiệu suất của nó. Thử nghiệm này cần bao gồm cả các tình huống thực tế và các tình huống giả định để đảm bảo tính toàn diện.

• Đánh giá kết quả thử nghiệm: Phân tích và đánh giá kết quả thử nghiệm dựa trên các tiêu chí đã xác định. Điều này bao gồm đánh giá tính phù hợp của giải pháp không gian số với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Các khía cạnh như hiệu suất, khả năng tương tác, tính bảo mật và khả năng mở rộng cần được xem xét và đánh giá.

• Phân tích và báo cáo:Tạo báo cáo với các phân tích chi tiết về các ưu điểm, hạn chế, khuyến nghị và kết luận tính phù hợp của giải pháp không gian số với doanh nghiệp.

4. Chính thức triển khai theo mục tiêu

    

Sau khi những giải pháp công nghệ đáp ứng được mục tiêu xây dựng không gian làm việc số đã đề ra, doanh nghiệp tiến hành giai đoạn chính thức triển khai cho những đơn vị đề ra hoặc toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Các hoạt động trong giai đoạn này sẽ được thực hiện xuyên suốt quá trình sử dụng các giải pháp công nghệ. 

• Triển khai và đào tạo

• Giám sát hiệu suất 

• Giám sát tình trạng

• Cập nhật và cải tiến

   

Những nguyên tắc giúp doanh nghiệp triển khai không gian làm việc số một cách hiệu quả 

Khi doanh nghiệp thực hiện tái cơ cấu hoặc chuyển đổi mô hình với sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro khác nhau song song với những cơ hội mới, vậy nên một bộ nguyên tắc chung sẽ là kim chỉ nam cho doanh nghiệp trong quá trình đổi mới và suốt quá trình ứng dụng và cải tiến. 

1. Nguyên tắc đầu tiên: Lấy người dùng làm trung tâm 

    

Trong bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp, ngành nghề nào thì con người vẫn luôn là tài sản quan trọng nhất, và bất kỳ những đổi mới, chuyển đổi nào kể cả công nghệ đều phục vụ cho con người. Vậy nên doanh nghiệp phải xây dựng được sự cộng tác, thống nhất và chia sẻ mục tiêu về một không gian làm việc số liên kết từ nhân viên, ban quản lý cho tới ban điều hành doanh nghiệp. 

2. Nguyên tắc thứ hai: Tích hợp

    

Tích hợp là chìa khóa trong mọi giải pháp công nghệ hiện nay, đặc biệt là không gian làm việc chung cho cả doanh nghiệp. Một không gian số là bộ sưu tập những công cụ, nền tảng, giao diện, chương trình,... được tích hợp thành trong một hoặc một bộ giải pháp để đáp ứng nhu cầu thực thi và quản trị của doanh nghiệp. Chính vì vậy tích hợp chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp liên kết thông tin, dữ liệu và mở rộng nhu cầu trong tương lai. 

3.  Nguyên tắc thứ ba: Linh hoạt

    

Một không gian làm việc chung phải đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu truy cập từ nhiều thiết bị, nơi làm việc, nhiều người dùng theo cấp bậc khác nhau. 

4. Nguyên tắc thứ tư: Tính cập nhật 

    

Trong môi trường phát triển số, mọi doanh nghiệp và người dùng đều chạy đua với thời gian và sự thay đổi, sẽ không còn thời gian và cơ hội cho những sự trì trệ và lỗi thời. Cho nên những giải pháp trong không gian số luôn phải được cập nhật, ngoài việc đảm bảo mong đợi của người dùng chúng cũng cần đảm bảo được luồng hành trình không bị ngắt quãng vì không kết nối được với nhau. 

Kết luận

Trong thời đại ngày nay, chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của không không gian làm việc số đối với một doanh nghiệp. Chúng không chỉ giúp tăng cường tương tác hay hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn mở ra cơ hội cho doanh nghiệp phát triển và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. 

Việc triển khai không gian số đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm soát chặt chẽ để có thể đảm bảo được hiệu quả cho nguồn lực về con người, ngân sách, thời gian mà doanh nghiệp bỏ ra. 

Tóm lại, mặc dù quy trình triển khai không gian số cho doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn, thách thức và cần phải kiên trì, có chiến lược dài hạn nhưng, không gian làm việc số sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh cũng như đáp ứng sự phát triển và tiến bộ. Doanh nghiệp nắm bắt và triển khai không gian làm việc số hiệu quả sẽ tạo ra sự khác biệt và củng cố vị thế của mình trong thị trường cạnh tranh.

Giải pháp Workit-Eoffice: Không gian làm việc số chung cho cả doanh nghiệp

Là một phân hệ được phát triển trong Hệ sinh thái quản trị số của Workit, giải pháp văn phòng số có đầy đủ tính năng về quản lý công việc, dự án, hồ sơ tài liệu, tiện ích, quản lý luồng thông tin, giao tiếp nội bộ,... 

Giải pháp Workit-Eoffice / văn phòng số được phát triển với sứ mệnh xây dựng không gian làm việc số tiêu chuẩn, là nền tảng kiến tạo môi trường số cho doanh nghiệp. Văn phòng số không những giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí, thời gian mà còn xây dựng được môi trường chuyên nghiệp, hiện đại, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp quản lý dễ dàng kiểm soát và đo lường. 

Với Workit-Eoffice doanh nghiệp sẽ được tư vấn, hỗ trợ triển khai trong mọi giai đoạn ứng dụng của doanh nghiệp từ giai đoạn đánh giá tình hình cho tới khi dự án kết thúc và chuyển qua giai đoạn hỗ trợ. Workit-Eoffice cũng là bộ giải pháp toàn diện dựa trên 4 nguyên tắc: lấy người dùng làm trung tâm phát triển, hỗ trợ tích hợp và đảm bảo tính linh hoạt và cập nhật.