Một sản phẩm mỹ phẩm hoàn chỉnh thường được tạo ra từ hàng chục thành phần: hoạt chất, chất tạo màu, chất bảo quản, bao bì, mỗi thứ đi kèm tỷ lệ pha trộn và tiêu chuẩn riêng. Vì vậy dù các doanh nghiệp mỹ phẩm tự sản xuất hay gia công OEM/ODM cũng luôn phải kiểm soát công thức, định mức, lô sản xuất và hạn sử dụng nguyên liệu.
Khi quy mô còn nhỏ, những việc này có thể làm thủ công. Nhưng số SKU tăng lên, số lô sản xuất mỗi tháng nhân rộng, yêu cầu truy xuất nguồn gốc từ khách hàng hoặc cơ quan quản lý trở nên bắt buộc, cách làm thủ công bắt đầu đuối sức. Mua hàng, kho, sản xuất, kế toán vốn dựa vào cùng một dòng dữ liệu, nhưng nếu mỗi bộ phận ghi chép theo cách riêng, cuối kỳ ai cũng phải ngồi đối chiếu lại từ đầu mà số liệu vẫn có thể lệch nhau.
Phần mềm quản lý sản xuất ngành mỹ phẩm Workit ra đời để xử lý đúng những vấn đề vận hành này: giúp doanh nghiệp mỹ phẩm kiểm soát công thức, nguyên vật liệu, lô sản xuất, chất lượng và giá thành trên cùng một hệ thống.
1. Đặc thù sản xuất mỹ phẩm
Trước khi nói về phần mềm, cần hiểu vì sao sản xuất mỹ phẩm khác các ngành sản xuất khác.
Quản lý công thức và định mức nguyên vật liệu
Mỗi sản phẩm gắn với một công thức riêng, liệt kê nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, hoạt chất, chất bảo quản và bao bì. Trong ERP, công thức này trở thành BOM - bảng định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị thành phẩm.
Định mức không chỉ là tỷ lệ pha trộn trên giấy. Trong quá trình cân, phối trộn, chiết rót luôn có hao hụt ở mức độ nào đó, nên doanh nghiệp cần theo dõi cả định mức tiêu hao thực tế. Không có công cụ so sánh định mức chuẩn với định mức thực tế theo từng lô, rất khó phát hiện bất thường trong quy trình hay trong khâu cân đong.
Quản lý nguyên liệu theo lô và hạn sử dụng
Phần lớn nguyên liệu mỹ phẩm đều có hạn sử dụng và cần bảo quản theo điều kiện nhất định. Mỗi lần nhập kho, nguyên liệu thường được gắn một mã lô riêng, dù cùng một loại nguyên liệu nhưng khác đợt nhập.
Quản lý theo lô cho phép doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc xuất kho phù hợp: ưu tiên xuất nguyên liệu nhập trước, hoặc nguyên liệu gần hết hạn trước, tùy chính sách nội bộ. Khi một lô nguyên liệu gặp sự cố, doanh nghiệp cần biết ngay những lô thành phẩm nào đã dùng nguyên liệu đó. Đó chính là nền tảng của truy xuất lô.
Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu và thành phẩm
Bộ phận QA/QC thường tham gia vào nhiều điểm kiểm soát: kiểm tra nguyên liệu đầu vào trước khi nhập kho, kiểm tra bán thành phẩm trong lúc sản xuất, kiểm tra thành phẩm trước khi nhập kho hoặc xuất bán. Mỗi điểm kiểm tra cần được ghi lại và gắn với lô sản xuất tương ứng để còn đối chiếu về sau.
Nếu kết quả kiểm tra chỉ nằm trên giấy hoặc rải rác trong các file riêng, doanh nghiệp khó tổng hợp lịch sử chất lượng theo nguyên liệu, theo nhà cung cấp hay theo dây chuyền, những dữ liệu cần thiết khi phải đánh giá lại nhà cung cấp hoặc cải tiến quy trình.
Quản lý nhiều công đoạn sản xuất
Tùy sản phẩm và quy trình của từng doanh nghiệp, sản xuất mỹ phẩm thường đi qua các bước tương tự nhau: cân và chia nguyên liệu theo định mức, phối trộn, có thể qua gia nhiệt hoặc xử lý tùy loại sản phẩm, rồi chiết rót, đóng gói và nhập kho thành phẩm. Một số dòng sản phẩm còn có thêm công đoạn ủ, kiểm định vi sinh, hoặc đóng combo.
Mỗi công đoạn đều có thể phát sinh hao hụt. Theo dõi tách biệt từng công đoạn giúp doanh nghiệp xác định đúng chỗ nào đang thất thoát nguyên liệu nhiều nhất, thay vì chỉ biết tổng hao hụt chung chung.
2. Những khó khăn doanh nghiệp mỹ phẩm thường gặp
Quản lý nguyên vật liệu bằng Excel là điểm bắt đầu quen thuộc, nhưng khi số mã nguyên liệu lên đến vài trăm, nhiều người cùng sửa một file, số liệu trên sổ sách và tồn kho thực tế bắt đầu lệch nhau.
Dữ liệu dễ phân tán giữa các bộ phận: mua hàng biết giá nhập, kho biết số lượng tồn, sản xuất biết định mức sử dụng, kế toán biết chi phí phát sinh. Nếu các mảnh dữ liệu này không nói chuyện được với nhau, mỗi lần cần báo cáo tổng hợp là một lần đối chiếu thủ công tốn thời gian.
Không nắm chính xác tồn kho theo thời gian thực khiến bộ phận mua hàng dễ đặt hàng trễ, gây gián đoạn sản xuất, hoặc đặt dư, gây ứ đọng vốn. Thiếu cảnh báo hạn sử dụng thì nguyên liệu gần hết hạn dễ bị bỏ quên trong kho, dẫn đến lãng phí hoặc phải dùng nguyên liệu không còn đảm bảo.
Định mức lý thuyết và thực tế không giống nhau: Khi số lô sản xuất tăng theo cấp số nhân, theo dõi bằng sổ tay hay file rời rạc khiến việc tra cứu một lô cụ thể mất nhiều thời gian hơn cần thiết. Định mức lý thuyết và định mức thực tế nếu không được đối chiếu thường xuyên thì sai lệch cứ âm thầm tích lũy, khó phát hiện khâu nào đang tiêu hao vượt mức. Hao hụt trong cân, phối trộn, chiết rót là chuyện khó tránh, nhưng không đo theo từng công đoạn thì không biết nó tập trung ở đâu để cải thiện.
Giá thành sản xuất không chính xác: Giá thành sản xuất phụ thuộc vào giá nguyên liệu, chi phí nhân công, chi phí vận hành và tỷ lệ hao hụt thực tế. Khi các con số này nằm rải rác ở nhiều nơi, tính giá thành chính xác theo từng lô trở thành việc tốn thời gian và dễ sai sót. Thiếu công cụ theo dõi lệnh sản xuất theo thời gian thực cũng khiến bộ phận điều độ khó chủ động điều chỉnh kế hoạch khi có phát sinh.
Truy xuất nguồn gốc tốn nhiều thời gian: khi khách hàng hoặc đối tác hỏi về nguồn gốc nguyên liệu của một lô sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp phải tra ngược từ thành phẩm về nguyên liệu đầu vào. Nếu dữ liệu không được nối theo lô ngay từ đầu, việc này có thể mất nhiều ngày thay vì vài phút. Và khi kho, sản xuất, kế toán ghi nhận số liệu lệch pha về thời điểm, cuối kỳ thường phát sinh chênh lệch cần đối soát thủ công, còn báo cáo thì luôn chậm hơn một nhịp vì phải tổng hợp từ nhiều nguồn rời rạc.
3. Phần mềm quản lý sản xuất ngành mỹ phẩm cần có những tính năng gì?
Quản lý nguyên vật liệu
Không nắm được tồn kho theo thời gian thực là vấn đề phổ biến. Phần mềm theo dõi nhập - xuất - tồn của từng mã nguyên liệu, để mua hàng và sản xuất dùng chung một nguồn số liệu khi lên kế hoạch.
Quản lý BOM và định mức sản xuất
Xây dựng công thức thủ công dễ sai khi cập nhật phiên bản mới. Phần mềm lưu BOM theo từng sản phẩm, quản lý phiên bản công thức, và tự tính nhu cầu nguyên liệu theo số lượng sản xuất kế hoạch.
Quản lý lệnh sản xuất
Không có công cụ theo dõi lệnh sản xuất thì khó biết lệnh nào đang chạy, lệnh nào xong. Phần mềm tạo, theo dõi và cập nhật trạng thái lệnh sản xuất theo từng công đoạn.
Quản lý batch/lot
Theo dõi thủ công theo lô dễ nhầm khi số lô tăng lên. Phần mềm gắn mã lô tự động cho từng đợt nhập nguyên liệu và từng lô thành phẩm, nối nguyên liệu đầu vào với thành phẩm đầu ra.
Quản lý kho và hạn sử dụng
Thiếu cảnh báo hạn sử dụng, nguyên liệu dễ bị bỏ quên trong kho. Phần mềm cho phép đặt cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết hạn hoặc tồn kho xuống dưới ngưỡng an toàn.
Theo dõi tiến độ sản xuất
Không nắm tiến độ thực tế thì bộ phận điều độ khó phản ứng kịp khi có sự cố. Phần mềm cập nhật trạng thái từng công đoạn theo thời gian thực, để các bộ phận liên quan cùng theo dõi.
Quản lý chất lượng
Kết quả QC không được lưu có hệ thống thì rất khó tra lại khi cần. Phần mềm ghi nhận kết quả QC/QA theo từng lô, từng công đoạn, làm cơ sở đối chiếu khi có khiếu nại hoặc cần đánh giá lại nhà cung cấp.
Tính giá thành sản xuất
Tính giá thành thủ công thường chậm và thiếu chính xác vì phải gom số liệu từ nhiều nơi. Phần mềm tự tổng hợp chi phí nguyên liệu, nhân công và chi phí sản xuất liên quan để tính giá thành theo từng lô hoặc từng sản phẩm.
Truy xuất nguồn gốc
Không có liên kết dữ liệu theo lô thì truy ngược từ thành phẩm về nguyên liệu mất nhiều thời gian. Phần mềm lưu vết mối quan hệ giữa nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra ngay từ khi tạo lệnh sản xuất, nên tra cứu nhanh hơn khi cần.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
Báo cáo tổng hợp thủ công thường chậm và dễ sai. Phần mềm gom dữ liệu từ các bộ phận liên quan để làm báo cáo tồn kho, tiến độ sản xuất, chi phí và chất lượng theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo quyết định nhanh hơn.
4. Phần mềm quản lý sản xuất mỹ phẩm Workit
4.1 Quy trình quản lý sản xuất mỹ phẩm trên Workit
Quy trình dưới đây mô tả cách các bước vận hành có thể được kết nối trên phần mềm quản lý sản xuất Workit, gồm các nhóm chức năng chính: Tài chính - Kế toán, Quản lý kho, Sản xuất, Mua hàng, Quản lý tài sản và bảo trì thiết bị (CMMS), Nhân sự, và khả năng tích hợp (API) với các hệ thống bên ngoài. Các module này chia sẻ chung một luồng dữ liệu, từ mua hàng qua kho, sản xuất, thành phẩm, giá thành, cho đến kế toán. Đó là điểm khác với việc mỗi bộ phận tự quản lý dữ liệu riêng.
Mọi thứ bắt đầu từ nhu cầu sản xuất. Bộ phận kinh doanh hoặc kế hoạch xác định số lượng cần làm dựa trên đơn hàng hoặc dự báo, còn bộ phận sản xuất lập kế hoạch dựa trên nhu cầu đó và đối chiếu với năng lực hiện có. Hệ thống so BOM với tồn kho nguyên liệu hiện tại để xem còn thiếu gì. Nếu thiếu, module Mua hàng tạo yêu cầu và đơn đặt hàng dựa trên số liệu thiếu hụt, dữ liệu này liên thông ngay với module Kho để cập nhật tồn kho dự kiến.
Nguyên liệu về được nhập kho kèm mã lô và hạn sử dụng. QA/QC kiểm tra và ghi nhận kết quả trước khi đưa vào sử dụng, dữ liệu lô và hạn sử dụng đó sẵn sàng cho module Sản xuất dùng ngay khi lập lệnh. Lệnh sản xuất được tạo dựa trên BOM và kế hoạch, xác định số lượng nguyên liệu cần xuất; nguyên liệu xuất kho theo lệnh, ghi nhận theo từng mã lô sử dụng. Các công đoạn sản xuất diễn ra, tiến độ được cập nhật theo từng bước. Sau mỗi công đoạn, hoặc khi lệnh hoàn tất, sản lượng thực tế và hao hụt được ghi nhận để đối chiếu với định mức chuẩn.
Thành phẩm hoàn thiện nhập kho, gắn với mã lô sản xuất tương ứng. Chi phí nguyên liệu, nhân công và các chi phí liên quan được chuyển sang tính giá thành cho lô đó. Số liệu giá thành và tồn kho thành phẩm sau đó được ghi vào module Tài chính - Kế toán. Nhờ vậy doanh nghiệp không cần đối chiếu thủ công giữa các bộ phận vào cuối kỳ. Ban lãnh đạo cũng nhìn được tình trạng nguyên liệu, tiến độ lệnh sản xuất và chi phí thực tế phát sinh trên cùng một hệ thống, thay vì chờ tổng hợp từ nhiều nơi.
Module CMMS cũng đáng nhắc đến. Bồn phối trộn, dây chuyền chiết rót hay thiết bị đóng gói đều cần bảo trì định kỳ để chất lượng sản phẩm ổn định, và việc lên lịch bảo trì, theo dõi lịch sử sửa chữa trên cùng nền tảng giúp giảm rủi ro gián đoạn sản xuất do hỏng hóc đột xuất.
4.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm Workit
Dữ liệu từ mua hàng, kho, sản xuất và kế toán được lưu trên một hệ thống duy nhất, thay vì rải rác ở nhiều nơi. Doanh nghiệp theo dõi được tồn kho, hạn sử dụng và mã lô nguyên liệu theo thời gian thực, giúp mua hàng lên kế hoạch đặt hàng dựa trên số liệu thực tế thay vì áng chừng.
Trạng thái lệnh sản xuất được cập nhật theo từng công đoạn, giúp bộ phận điều độ chủ động hơn. Định mức chuẩn được đối chiếu với định mức thực tế để phát hiện sớm bất thường, còn chi phí nguyên liệu, nhân công và vận hành được tổng hợp theo từng lô sản xuất, giảm thời gian tính giá thành so với làm thủ công.
Việc nối nguyên liệu đầu vào với thành phẩm đầu ra theo từng lô cũng giúp tăng khả năng truy xuất, đồng thời giảm bớt thao tác nhập liệu trùng lặp giữa các bộ phận. Báo cáo tổng hợp theo thời gian thực cho ban lãnh đạo cái nhìn kịp thời hơn để ra quyết định.
5. Doanh nghiệp mỹ phẩm nào nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất?
- Nhà máy sản xuất mỹ phẩm có dây chuyền riêng.
- Doanh nghiệp gia công mỹ phẩm cho các thương hiệu khác.
- Doanh nghiệp OEM/ODM cần quản lý nhiều công thức theo yêu cầu khách hàng.
- Doanh nghiệp có danh mục sản phẩm với số lượng SKU lớn.
- Doanh nghiệp dùng nhiều loại nguyên liệu, nhất là nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn.
- Doanh nghiệp cần quản lý chặt batch/lot để đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc.
- Doanh nghiệp đang quản lý sản xuất chủ yếu bằng Excel hoặc sổ sách.
- Doanh nghiệp có kế hoạch triển khai ERP để chuẩn hóa quy trình vận hành.
6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất ngành mỹ phẩm
Các phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường có rất nhiều nhưng để triển khai một phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả cần phải chọn lựa một phần mềm thật sự phù hợp với doanh nghiệp, để lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:
- Quản lý BOM và định mức theo nhiều phiên bản công thức.
- Quản lý nguyên vật liệu theo thời gian thự.
- Quản lý batch/lot xuyên suốt từ nguyên liệu đến thành phẩm.
- Cảnh báo và quản lý hạn sử dụng.
- Quản lý kho, gồm vị trí lưu trữ và mức tồn kho an toàn.
- Quản lý lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ theo công đoạn.
- Theo dõi chi phí phát sinh theo từng lô sản xuất.
- Tính giá thành sản xuất tự động.
- Quản lý chất lượng, lưu kết quả QC/QA.
- Tích hợp với hệ thống bên ngoài như CRM, POS hoặc sàn thương mại điện tử.
- Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô sản xuất hoặc số lượng SKU.
- Khả năng triển khai và hỗ trợ kỹ thuật sau khi đưa vào sử dụng.
7. Vì sao nên lựa chọn Workit?
Workit xử lý bài toán quản lý sản xuất mỹ phẩm từ góc độ vận hành chung, thay vì chỉ tập trung vào một khâu riêng lẻ. Các module Tài chính - Kế toán, Kho, Sản xuất, Mua hàng, Tài sản - Bảo trì thiết bị và Nhân sự cùng chạy trên một nền dữ liệu, giúp doanh nghiệp mỹ phẩm bớt phải đối chiếu thủ công giữa các bộ phận.
Với ngành mỹ phẩm, nơi định mức nguyên liệu, batch/lot và hạn sử dụng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, việc mua hàng, kho và sản xuất dùng chung dữ liệu trong Workit giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn từ nguyên liệu đầu vào đến giá thành thành phẩm.
8. FAQ - Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý sản xuất ngành mỹ phẩm là gì?
Là phần mềm giúp doanh nghiệp mỹ phẩm quản lý công thức sản phẩm, định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, batch/lot, hạn sử dụng, chất lượng và giá thành trên một hệ thống dữ liệu tập trung.
Vì sao doanh nghiệp mỹ phẩm cần ERP?
Sản xuất mỹ phẩm liên quan đến nhiều nguyên liệu có hạn sử dụng, đòi hỏi kiểm soát định mức và truy xuất nguồn gốc chặt chẽ. ERP nối dữ liệu giữa mua hàng, kho, sản xuất và kế toán, giảm sai lệch số liệu và thời gian đối chiếu thủ công.
Workit có phù hợp với doanh nghiệp gia công mỹ phẩm không?
Phù hợp, nhất là với doanh nghiệp cần quản lý nhiều công thức theo yêu cầu khách hàng và cần theo dõi batch/lot chặt cho từng đơn gia công.
9. Kết luận
Sản xuất mỹ phẩm đòi hỏi kiểm soát chặt ở nhiều lớp: công thức và định mức, batch/lot và hạn sử dụng nguyên liệu, chất lượng, giá thành. Khi những dữ liệu này còn phân tán giữa các bộ phận hoặc phụ thuộc vào thao tác thủ công, doanh nghiệp khó có cái nhìn kịp thời để ra quyết định.
Một nền tảng ERP như Workit nối dữ liệu xuyên suốt từ mua hàng, kho, sản xuất đến kế toán, giúp doanh nghiệp mỹ phẩm kiểm soát nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, tính giá thành và truy xuất nguồn gốc trên cùng một hệ thống.
Đăng ký tư vấn Workit để tìm hiểu giải pháp quản lý sản xuất phù hợp với doanh nghiệp mỹ phẩm của bạn.
Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY
CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT
Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)
Email: info@workit.vn
Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
