Phần mềm quản lý sản xuất sơn Workit

Sản xuất sơn đòi hỏi quản lý chặt chẽ hàng chục mã nguyên liệu, định mức phối trộn, tồn kho, giá nhập và kế hoạch sản xuất. Khi kho, sản xuất, mua hàng và kế toán sử dụng dữ liệu rời rạc, doanh nghiệp khó xác định nhu cầu nguyên liệu, kiểm soát tiêu hao và tính chính xác giá thành. Vì vậy, các phần mềm quản lý sản xuất sơn sẽ giúp kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, hỗ trợ kiểm soát vận hành và tối ưu chi phí sản xuất. Bài viết này đi qua đặc thù của ngành, những điểm nghẽn thường gặp khi quản lý bằng Excel, cách ERP hỗ trợ giải quyết và cách Workit giải quyết bài toán đó.

1. Đặc thù quản lý sản xuất tại doanh nghiệp ngành sơn

Sản xuất sơn đi theo công thức và theo mẻ. Cùng một nhà máy có thể chạy sơn nước nội thất, ngoại thất, sơn lót và sơn công nghiệp, mỗi loại một bộ nguyên liệu và một tỷ lệ phối trộn. Mấy điểm dưới đây khiến việc quản lý phức tạp hơn so với sản xuất lắp ráp thông thường:

• Nguyên vật liệu nhiều loại, đặc tính và đơn vị tính khác nhau: nhựa, bột màu, bột độn, dung môi, phụ gia, bao bì. Có loại tính theo kg, có loại theo lít, có loại theo thùng hay bao.
• Công thức phối trộn và định mức phải nhất quán. Chỉ cần đổi một tỷ lệ nhỏ là lượng nguyên liệu cần cấp và giá thành đổi theo.
• Kế hoạch sản xuất phụ thuộc vào đơn hàng, nhu cầu thị trường theo mùa và khả năng cung ứng nguyên liệu.
• Tiêu hao và hao hụt cần đối chiếu giữa định mức, lượng xuất kho và lượng thực dùng.
• Tồn kho gồm nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm và thành phẩm, mỗi nhóm có nhịp luân chuyển riêng.
• Chi phí sản xuất chịu tác động trực tiếp từ giá nguyên liệu đầu vào, vốn có thể biến động giữa các đợt nhập.

Mức độ phức tạp thực tế còn tùy loại sơn, quy mô nhà máy và quy trình đang vận hành. Một xưởng chạy vài chục mã nguyên liệu có nhu cầu khác với nhà máy nhiều dòng sản phẩm và nhiều kho.

2. Những khó khăn trong quản lý sản xuất sơn

Không doanh nghiệp nào gặp đủ cả sáu vấn đề dưới đây, và mức độ nặng nhẹ khác nhau tùy cách tổ chức. Chúng thường lộ ra khi nhà máy tăng quy mô mà dữ liệu vẫn nằm trong nhiều file riêng.

2.1. Khó kiểm soát định mức và công thức phối trộn

Phòng kỹ thuật cập nhật tỷ lệ phụ gia cho một dòng sơn, nhưng file định mức ở kho và file ở bộ phận kế toán vẫn giữ số cũ. Hai tuần sau, ca sản xuất nhận phiếu cấp liệu theo một phiên bản, còn kế toán tính giá thành theo phiên bản khác.

Gốc của chuyện này là công thức và định mức nằm ở nhiều nơi, không có nguồn dữ liệu duy nhất và không ghi lại ai sửa, sửa khi nào. Hệ quả là lượng nguyên liệu dự kiến lệch so với thực tế, khó đối chiếu sau mẻ, và mỗi lần có chênh lệch lại mất công truy xem lệch do công thức, do cấp liệu hay do hao hụt.

2.2. Thiếu đồng bộ giữa kế hoạch sản xuất và tồn kho nguyên vật liệu

Kế hoạch tuần đã chốt, đến ngày chạy mới phát hiện thiếu một loại nhựa hoặc bột màu. Bộ phận mua hàng phải đặt gấp, kế hoạch phải đảo thứ tự các đơn.

Người lập kế hoạch không thấy tồn kho theo thời gian thực, còn kho không biết kế hoạch sẽ ăn bao nhiêu nguyên liệu trong những ngày tới. Lịch sản xuất vì thế bị xáo trộn, chi phí mua gấp thường cao hơn. Chiều ngược lại cũng xảy ra: kho giữ dư những mã ít dùng vì không ai tính được nhu cầu tổng hợp.

2.3. Khó theo dõi tiêu hao và hao hụt nguyên vật liệu

Cuối tháng, tổng lượng xuất kho cho một dòng sơn cao hơn lượng tính theo định mức nhân sản lượng. Chênh lệch có thật, nhưng không ai chắc nó nằm ở khâu nào.

Ba con số gồm lượng theo định mức, lượng xuất kho và lượng thực dùng được ghi ở ba nơi, vào ba thời điểm khác nhau. Hao hụt bình thường và hao hụt bất thường bị trộn lẫn, nên nhà máy khó biết khoản nào cần xử lý và khoản nào là đặc thù của quy trình.

2.4. Dữ liệu phân tán giữa kho, sản xuất, mua hàng và kế toán

Cùng một phiếu nhập nguyên liệu được gõ lại ở kho, rồi ở kế toán, rồi ở file theo dõi công nợ nhà cung cấp. Khi số liệu lệch nhau, mỗi bộ phận mang file của mình ra làm căn cứ.

Dữ liệu đi giữa các bộ phận bằng file, tin nhắn hoặc nhập tay, không có luồng chung. Kết quả là nhập trùng, cập nhật chậm, dễ sai sót, và nhiều giờ làm việc dành cho đối chiếu thay vì phân tích.

2.5. Khó tính toán giá thành sản phẩm chính xác

Giá bột màu hoặc nhựa thay đổi giữa hai đợt nhập, trong khi bảng giá thành vẫn dùng đơn giá cũ. Kế toán phải tính lại bằng tay cho từng dòng sản phẩm.

Giá thành phụ thuộc vào đơn giá nguyên liệu, lượng tiêu hao thực tế, chi phí sản xuất và các khoản phân bổ, nhưng những dữ liệu này nằm rải rác và không cập nhật cùng lúc. Giá thành ra chậm, độ tin cậy thấp, và việc định giá bán hay đánh giá lợi nhuận từng đơn hàng dựa trên số liệu chưa phản ánh đúng chi phí.

2.6. Thiếu dữ liệu tổng hợp để ra quyết định

Giám đốc muốn biết đơn hàng nào đang chậm, mức tồn của nguyên liệu chủ lực, hoặc chênh lệch chi phí của tháng này. Câu trả lời phải chờ các bộ phận gửi file rồi có người tổng hợp.

Báo cáo làm thủ công từ nhiều nguồn và mất vài ngày mới xong. Quyết định về mua hàng, kế hoạch hay giá bán vì thế thường dựa trên số liệu của kỳ trước, và lãnh đạo khó phát hiện sớm những vấn đề đang hình thành.

2.7. So sánh nhanh: quản lý thủ công và quản trị trên ERP

Bảng trên mô tả khả năng chung của một hệ thống ERP. Phạm vi cụ thể của từng nghiệp vụ còn tùy cấu hình và triển khai thực tế.

3. Phần mềm quản lý sản xuất sơn Workit

Phần mềm quản lý sản xuất Workit là một phân hệ trong hệ sinh thái ERP Workit giúp quản trị doanh nghiệp, với ERP Workit sẽ giúp kết nối các nghiệp vụ mua hàng, kho, sản xuất, BOM, giá thành và tài chính kế toán. Với nhà máy sơn, điểm đáng chú ý là các nghiệp vụ này dùng chung dữ liệu thay vì tách thành các công cụ riêng. Sáu nhóm nghiệp vụ dưới đây được gắn với bài toán của ngành.

3.1. Quản lý sản xuất

Kế hoạch và tiến độ sản xuất thường nằm ở file riêng, khó gắn với tồn kho nguyên liệu và đơn hàng. Workit hỗ trợ tổ chức và theo dõi dữ liệu phục vụ hoạt động sản xuất, để người quản lý thấy lệnh sản xuất, vật tư liên quan và tiến độ trong cùng một nơi. Nhờ vậy kế hoạch, xưởng và kho ít phải trao đổi thủ công hơn.

Ví dụ minh họa: khi một đơn sơn ngoại thất được đưa vào kế hoạch, bộ phận sản xuất xem được nhu cầu nguyên liệu của đơn đó và tình trạng tồn kho tương ứng. Còn việc Workit hỗ trợ sản xuất theo mẻ, theo công đoạn phối trộn hay theo thông số kỹ thuật của sơn đến mức nào cần được xác nhận riêng

3.2. Quản lý BOM và nguyên vật liệu

Định mức nằm ở nhiều file nên dễ lệch giữa các bộ phận. Workit kết nối định mức nguyên vật liệu với nhu cầu vật tư và các nghiệp vụ liên quan như cấp liệu hay đề xuất mua. Doanh nghiệp có một nguồn định mức chung để lập kế hoạch và đối chiếu sau sản xuất.

3.3. Quản lý kho

Tồn kho nguyên liệu, bao bì và thành phẩm khó khớp với kế hoạch và sổ sách. Workit hỗ trợ quản lý dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm, từ nhập, xuất đến tồn, để lãnh đạo và bộ phận kế hoạch xem được mức tồn khi quyết định mua hoặc sản xuất.

3.4. Quản lý mua hàng

Mua hàng thường chạy sau kế hoạch và phải đặt gấp khi thiếu. Workit kết nối nhu cầu cung ứng với hoạt động mua nguyên vật liệu, để nhu cầu phát sinh từ kế hoạch và định mức có thể chuyển thành đề nghị mua có căn cứ. Bộ phận mua hàng làm việc với số liệu sớm hơn và rõ hơn.

Ví dụ minh họa: khi nhu cầu nhựa cho các mẻ trong hai tuần tới vượt tồn kho, thông tin này đến bộ phận mua hàng từ dữ liệu chung, không phải từ một cuộc gọi của xưởng.

3.5. Quản lý giá thành

Giá thành ra chậm và khó tin cậy khi dữ liệu nguyên liệu, sản xuất và chi phí tách rời. Workit liên kết các dữ liệu này để phục vụ việc tính giá thành, nên kế toán và quản lý có chung cơ sở số liệu khi đánh giá chi phí từng sản phẩm hay đơn hàng.

3.6. Kết nối tài chính, kế toán

Số liệu vận hành và số liệu kế toán thường lệch nhau vì phải nhập lại. Workit hỗ trợ liên thông thông tin giữa hoạt động vận hành và dữ liệu tài chính, nhờ đó giảm nhập trùng và rút ngắn thời gian đối chiếu giữa kho, mua hàng và kế toán.

Ví dụ minh họa: phiếu nhập nguyên liệu đã ghi nhận ở kho là dữ liệu để kế toán hạch toán, không phải nhập lại từ đầu.

4. Lợi ích khi ứng dụng Workit ERP trong quản lý sản xuất sơn

Các giá trị dưới đây là kỳ vọng quản trị khi doanh nghiệp triển khai và dùng hệ thống đúng quy trình. Kết quả cụ thể phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào, mức độ tuân thủ của người dùng và phạm vi triển khai.

• Dữ liệu quản trị tập trung trên một hệ thống, thay cho nhiều file rời.
• Ít nhập liệu trùng lặp và sai lệch giữa các bộ phận.
• Lập kế hoạch và phối hợp cung ứng nguyên vật liệu sớm hơn.
• Theo dõi tiêu hao và kiểm soát chi phí tốt hơn, trong phạm vi dữ liệu hệ thống ghi nhận.
• Nhà quản lý tiếp cận thông tin kịp thời hơn khi cần ra quyết định.
• Có nền để chuẩn hóa quy trình khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất.

5. Doanh nghiệp sản xuất sơn nào nên cân nhắc triển khai ERP?

Workit phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, nơi khối lượng dữ liệu và số bộ phận cùng tham gia vào một đơn hàng đủ lớn để một hệ thống tập trung tạo ra khác biệt. Những nhóm sau thường có nhu cầu rõ nhất:

• Nhà máy có nhiều mã nguyên vật liệu và nhiều công thức sản xuất.
• Doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm sơn, mỗi dòng một định mức.
• Doanh nghiệp thường xuyên gặp chênh lệch khi đối chiếu tồn kho với kế hoạch sản xuất.
• Nhà máy đang quản lý bằng Excel hoặc nhiều phần mềm rời rạc.
• Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa dữ liệu để chuẩn bị mở rộng quy mô.

Mức độ phù hợp còn tùy quy trình, quy mô, yêu cầu quản lý và khả năng đáp ứng thực tế của hệ thống. Cách chắc chắn nhất là để đơn vị triển khai khảo sát quy trình thật của nhà máy trước khi đưa ra khuyến nghị.

6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất cho ngành sơn

Danh sách dưới đây dùng được cho mọi nhà cung cấp, kể cả khi doanh nghiệp đang xem xét nhiều giải pháp cùng lúc.

• Có đáp ứng quy trình sản xuất thực tế của nhà máy không?
• Có hỗ trợ quản lý BOM và định mức không?
• Có đáp ứng yêu cầu về công thức, phiên bản công thức và sản xuất theo mẻ, nếu doanh nghiệp cần?
• Có kết nối được sản xuất, kho, mua hàng và kế toán không?
• Có theo dõi được dữ liệu tiêu hao và chi phí thực tế không?
• Có đáp ứng yêu cầu chất lượng, truy xuất lô và kiểm soát hạn sử dụng theo nhu cầu thực tế không?
• Có quy trình triển khai, đào tạo, hỗ trợ và đánh giá hiệu quả rõ ràng không?

Đây là yêu cầu để doanh nghiệp tự đánh giá giải pháp. Với từng mục, nên đề nghị nhà cung cấp trình diễn trên dữ liệu hoặc quy trình mẫu của nhà máy thay vì chỉ xem tài liệu giới thiệu.

7. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất sơn là gì?

Đây là hệ thống giúp nhà máy sơn quản lý dữ liệu và quy trình liên quan đến nguyên vật liệu, định mức, kế hoạch sản xuất, kho, mua hàng và giá thành. Phần mềm này thường nằm trong một hệ thống ERP để các bộ phận dùng chung dữ liệu.

Vì sao doanh nghiệp sản xuất sơn nên ứng dụng ERP?

Sản xuất sơn có nhiều nguyên liệu, nhiều công thức và chi phí đầu vào biến động. ERP liên kết kế hoạch, kho, mua hàng và kế toán trên cùng một dữ liệu, nhờ đó giảm nhập trùng và dễ đối chiếu hơn so với dùng nhiều file riêng.

Doanh nghiệp đang dùng Excel có thể chuyển sang ERP không?

Có thể. Doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc chuẩn hóa danh mục nguyên liệu, định mức và tồn kho đầu kỳ, rồi đưa dữ liệu vào hệ thống theo kế hoạch triển khai. Khối lượng công việc phụ thuộc vào mức độ sạch của dữ liệu hiện có.

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp với nhà máy sơn?

Bắt đầu từ danh sách yêu cầu thực tế của nhà máy, rồi dùng bảng tiêu chí ở phần trên để chấm từng nhà cung cấp và đề nghị trình diễn trên quy trình mẫu. Nên hỏi rõ về phạm vi chức năng của phần mềm mong muốn sử dụng

8. Kết luận

Điểm nghẽn của nhà máy sơn thường nằm giữa các khâu: định mức một nơi, tồn kho một nơi, giá thành một nơi. Khi dữ liệu nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, kho và giá thành được liên kết, nhà máy có cơ sở rõ hơn để mua đúng lượng, theo dõi tiêu hao và đánh giá chi phí.

Phần mềm quản lý sản xuất sơn Workit nằm trong hệ thống Workit ERP, hỗ trợ kết nối các nghiệp vụ mua hàng, kho, sản xuất, BOM, giá thành và tài chính.

Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý sản xuất, nguyên vật liệu hoặc giá thành ngành sơn? Liên hệ Workit để được tư vấn giải pháp ERP phù hợp với quy trình vận hành thực tế của nhà máy.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam