Blog

Giao tiếp và trao đổi là quá trình diễn ra thường xuyên và liên tục trong công việc. Mỗi ngày có đến hàng trăm email, cuộc gọi, tin nhắn mà dân công sở phải phản hồi và trao đổi để hỗ trợ cho công việc. 

Những công cụ quen thuộc như email, messenger, zalo và các nền tảng nhắn tin tức thì khác liệu có đang thực sự hiệu quả trong quá trình trao đổi nội bộ trong doanh nghiệp? 

Tầm quan trọng của việc trao đổi và hợp tác nơi công sở 

Trao đổi và hợp tác là một trong những hình thức giao tiếp nơi công sở giúp thúc đẩy tinh thần, năng suất, sự gắn kết và hài lòng của nhân viên trong công việc. Mọi hoạt động trong tổ chức đều cần một sự liên kết chặt chẽ và tham chiếu chuyên môn của từng nhân sự, phòng ban khác nhau, và việc trao đổi thông tin là nền tảng để đưa ra những giải pháp, kết quả tốt nhất cho công việc. 

Trao đổi và hợp tác không chỉ tạo ra dòng chảy hoạt động liên tục của những ý tưởng, giải pháp mới mà chúng còn ảnh hưởng tới hiệu suất của nhân viên, trải nghiệm của khách hàng, hay xa hơn là doanh thu của doanh nghiệp. 

Trên cương vị là những người quản lý, vấn đề giao tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần và hiệu quả làm việc trong nhóm của họ. Chúng tác động đến những lợi ích ngắn hạn cho tới những giá trị lâu dài trong các mối quan hệ công việc cũng như lợi ích thực tế của doanh nghiệp. 

Zalo, Messenger là những công cụ giao tiếp trong công việc phổ biến

Cho tới nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều đưa những nền tảng giao tiếp hằng ngày như Zalo, Messenger là công cụ chính để trao đổi và liên lạc nội bộ. Những tính năng hữu ích mà doanh nghiệp có được khi sử dụng công cụ nhắn tin tức thời trên có thể kể đến như: 

• Gửi tin nhắn trực tiếp

• Trò chuyện nhóm

• Chia sẻ tệp

• Tổ chức bình chọn 

   

Và tất nhiên, những tin nhắn tức thời luôn được cập nhật theo thời gian thực và nhận được những phản hồi tức thì. Những điều này giúp cho quá trình trao đổi và giao tiếp của mọi người trở nên linh hoạt, đáp ứng được những tình huống trao đổi khẩn cấp, nhanh chóng trong tổ chức. 

Vậy nhưng, Zalo và Messenger không phải là lựa chọn lý tưởng cho môi trường công sở!

Nhược điểm của những nền tảng nhắn tin như Zalo và Messenger đó là sự phân tán thông tin với quá nhiều tài khoản, nhóm phải quản lý. Thông báo liên tục hay những tin nhắn không liên quan được gửi đến trong những nhóm chat hàng trăm người sẽ gây mất tập trung và gián đoạn quá trình làm việc. Ngoài ra, việc tìm kiếm và lưu trữ thông tin cũng là một vấn đề khi những cuộc trò chuyện luôn xảy ra liên tục hay những tệp tin không được lưu trữ một cách có cấu trúc. 

Tóm lại, trong hoạt động trao đổi thông tin hằng ngày, Zalo và Messenger là hai nền tảng hữu ích đáp ứng được nhu cầu nhanh chóng, tiện lợi và linh hoạt cho người sử dụng. Vậy nhưng, quá trình trao đổi và giao tiếp trong môi trường công sở đòi hỏi nhiều khía cạnh phức tạp hơn để tối ưu được hiệu quả công việc. 

Những thay đổi gần đây trong cách thức giao tiếp tại doanh nghiệp

Không giống như trước đây, nhiều loại hình làm việc mới đang dần dần thay thế các văn phòng truyền thống, vị trí làm việc có sự phân tán và đa dạng địa điểm làm việc hơn. Chính vì vậy, quá trình giao tiếp truyền thống hoặc những nền tảng nhắn tin tức thời không còn đáp ứng đầy đủ nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp. 

Những hình thức làm việc từ xa, làm việc kết hợp đã thúc đẩy quá trình giao tiếp trực tuyến trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Điều này đã mang lại không ít thách thức cho doanh nghiệp trong việc duy trì các kênh liên lạc một cách nhất quán giữa các nhân viên. 

Chính vì vậy, để duy trì tính cạnh tranh trong thị trường lao động và những cuộc đua khác ngoài thị trường, doanh nghiệp cần phải xây dựng những giải pháp giúp nhóm của họ có thể giao tiếp dễ dàng và hiệu quả, đầu tư vào các công cụ giao tiếp, truyền thông nội bộ là một trong những hoạt động trong số đó. 

Trong báo cáo của Gallagher, 46% số người được hỏi tin rằng tổ chức của họ không đầu tư đủ vào công nghệ giao tiếp và truyền thông cho người dùng. Đây là một trong những lý do khiến “Khoảng cách giữa lời hứa về đổi mới kỹ thuật số và thực tế trải nghiệm số mà nhân viên tiếp tục gia tăng” được tuyên bố trong báo cáo. 

Đây là lý do các công cụ giao tiếp hiệu quả trở thành khoản đầu tư quan trọng cho hiệu suất của doanh nghiệp! 

Công cụ giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp có thể là một phần mềm, ứng dụng cho phép truyền thông, giao tiếp, tương tác dành riêng cho doanh nghiệp. Những công cụ này mang lại một số lợi ích thực tế như: 

• Giúp nhân viên cập nhật tin tức, thông tin và những thay đổi nội bộ một cách nhanh chóng. 

• Là nền tảng hỗ trợ cá nhân, phòng ban lên kế hoạch và sắp xếp công việc một cách rõ ràng, hiệu quả. 

• Doanh nghiệp thu hẹp những khoảng cách giao tiếp tồn tại giữa cấp trên, cấp dưới, giữa các cá nhân và phòng ban. 

Ngoài ra, với xu hướng phát triển Hệ sinh thái số tích hợp hiện nay, những công  cụ giao tiếp nội bộ thường không chỉ nằm đơn lẻ mà được phát triển trong bộ tính năng quản lý công việc, quản lý dự án, kho thông tin, kho lưu trữ tài liệu,... Vậy nên, ngoài việc hỗ trợ các hoạt động giao tiếp, những công cụ trên còn được xem như một trợ lý số hiệu quả cho tất cả mọi người. 

Công cụ giao tiếp và quản lý công việc Workit - trao đổi hiệu quả trên từng đầu việc!

Workit là một công cụ giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả, được thiết kế đặc biệt để tạo ra sự tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. Với những tính năng đáng chú ý, Workit mang lại sự thuận tiện và tăng cường khả năng làm việc nhóm trong môi trường công việc. Dưới đây là một mô tả về các tính năng của Workit:

• Tin nhắn và bình luận: Workit cung cấp tính năng tin nhắn và bình luận trực tiếp, cho phép mọi người trò chuyện một cách nhanh chóng với đồng nghiệp và thành viên khác trong tổ chức. Mỗi công việc đều có khung trò chuyện để những người tham gia có thể thảo luận những ý tưởng phương án riêng cho từng công việc, dự án.  

• Chia sẻ tệp tin: Workit cho phép người dùng chia sẻ tệp tin, hình ảnh, tài liệu với các thành viên khác trong tổ chức một cách thuận tiện. Điều này sẽ đảm bảo được việc lưu trữ tài liệu theo từng hạng mục công việc được rõ ràng hơn. 

• Lịch làm việc: Người dùng cũng có thể quản lý kế hoạch, lịch trình cá nhân theo ngày, tháng năm với vai trò rõ ràng trên từng đầu việc. Ngoài ra, tính năng thiết lập lịch trình trên từng đầu việc giúp nhân viên quản lý các hoạt động, nhiệm vụ tốt hơn mà không bỏ lỡ bất kỳ một nhiệm vụ quan trọng nào.

• Quản lý dự án: Với tính năng quản lý dự án, cho phép người dùng tạo danh sách nhiệm vụ, gán người thực hiện và theo dõi tiến độ công việc. 

   

Với bộ tính năng hỗ trợ giao tiếp và công việc, Workit sẽ là giải pháp giúp tăng hiệu quả giao tiếp, và đảm bảo những khía cạnh khác như lưu trữ, quản lý, phân quyền, bảo mật một cách hiệu quả hơn so với những nền tảng tin nhắn tức thì như Zalo và Messenger. 

Hãy đồng hành cùng Workit để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và tạo ra thành công bền vững trong tổ chức của bạn.