Blog

Với sự phát triển mạnh mẽ của xu hướng làm việc từ xa trong những năm gần đây, việc quản lý đội nhóm không chỉ giới hạn trong một không gian chung tại văn phòng truyền thống mà còn mở rộng đến nhóm làm việc từ xa. Tất nhiên, việc quản lý nhóm làm việc từ xa sẽ gặp phải nhiều trở ngại về không gian, thời gian, tính kết nối, chia sẻ thậm chí là rào cản về ngôn ngữ. Vậy nên, quản lý nhóm làm việc từ xa đòi hỏi người quản lý phải xác định được mục tiêu rõ ràng, phân chia công việc một cách cụ thể, đặc biệt là xây dựng được độ tin cậy và động lực cho từng thành viên trong nhóm. 

Để làm được điều này, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ là điều không thể thiếu. Công nghệ là giải pháp kết nối hiệu quả nhất cho nhóm làm việc từ xa, mang đến sự tiện lợi và hiệu quả. Trong quá trình quản lý các nhóm làm việc từ xa, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường giao tiếp, chia sẻ, quản lý và đánh giá công việc. 

Giải pháp Workit-Eoffice / văn phòng số với sứ mệnh xây dựng không gian làm việc số tiêu chuẩn, là nền tảng kiến tạo môi trường số cho doanh nghiệp nói chung và quản lý nhóm làm việc từ xa nói riêng. Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ứng dụng văn phòng số để quản lý nhóm làm việc từ xa.

>> Đọc thêm: Xu hướng ứng dụng văn phòng số để làm việc từ xa và làm việc kết hợp

Văn phòng số và những ưu điểm đối với nhóm làm việc từ xa

1. Linh hoạt về không gian và thời gian: Với văn phòng số, các thành viên trong nhóm có thể làm việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, điều này phù hợp với các nhóm làm việc từ xa, giúp thu hẹp khoảng cách về địa lý. 

2. Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp: Văn phòng số đã được tích hợp các công cụ giao tiếp trực tuyến như tin nhắn, cuộc họp video và chia sẻ tài liệu. Điều này giúp tạo sự kết nối và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm dù họ đang làm việc từ xa. Các thành viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, ý kiến, và làm việc cùng nhau. 

3. Tiết kiệm chi phí: Văn phòng số giúp giảm bớt các chi phí liên quan đến thuê mặt bằng văn phòng, đi lại, hội nghị,... Thay vào đó, nhóm có thể sử dụng các công cụ trực tuyến và nền tảng quản lý công việc, dự án để làm việc một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. 

4. Truy cập dễ dàng thông tin và tài liệu: Với văn phòng số, tất cả thông tin và tài liệu cần thiết cho dự án có thể được lưu trữ và chia sẻ trực tuyến. Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin, đồng thời tạo sự đồng bộ và tương tác trong công việc.

5. Tăng tính minh bạch và giảm sai sót: Điều đặc biệt ở giải pháp văn phòng số là tính năng nghỉ phép, tăng ca, đi trễ về sớm, công tác,... Việc ứng dụng những tính năng trên sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch trong khâu quản lý, đo lường, đánh giá giúp giảm sai sót và xung đột thông tin giữa hai bên. 

Cách quản lý công việc trên văn phòng số với nhóm làm việc từ xa

Đối với quá trình quản lý đội nhóm, việc tạo và thiết lập các đầu mục công việc trên văn phòng số bao gồm hai hình thức là công việc độc lập và công việc dưới dạng dự án.

1. Công việc độc lập

    

Một quy trình làm việc độc lập thường khá đơn giản, thông thường những công việc này dành cho cá nhân hoặc các công việc có tính riêng biệt, không liên quan đến dự án. 

Những người quản lý các nhóm từ xa cần những thông tin công việc mà các thành viên thực hiện, để đánh giá được hiệu suất cũng như nắm được kết quả làm việc của mỗi người. 

Những thành viên làm việc từ xa có thể ứng dụng văn phòng số để lên kế hoạch, sắp xếp công việc một cách hiệu quả với deadline rõ ràng.

Để khởi tạo một công việc độc lập, chúng ta chỉ cần xác định 3 yếu tố:

• Thứ nhất là tên công việc, mô tả và những tài liệu đi kèm. 

• Thứ hai là xác định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. 

• Thứ ba là vai trò của những thành viên trong công việc như chủ trì, phối hợp.  

Giao diện thêm công việc trên văn phòng số

>> Tìm hiểu thêm: Quản lý công việc cá nhân, phòng ban hiệu quả trên văn phòng số 

2.  Công việc dưới dạng dự án

    

Bước 1. Xác lập mục tiêu, phạm vi và giá trị dự án.

Đối với nhóm công việc dưới dạng dự án, đầu tiên người quản lý phải xác định được mục tiêu chung để có thể xây dựng quy trình hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc nghiên cứu sâu hơn về những rủi ro tiềm ẩn và những nhân tố phụ thuộc sẽ giúp người quản lý lên kế hoạch dự án một cách chi tiết. 

Bước 2. Phác thảo một kế hoạch sơ bộ

Sau quá trình thu thập thông tin sơ bộ ban đầu, bước tiếp theo là đưa ra bản phác thảo kế hoạch sơ bộ của dự án. Những phác thảo đầu tiên không cần quá chi tiết nhưng cần đảm bảo những yếu tố chính sau: 

• Xác định đầu ra của dự án và đầu ra của từng giai đoạn. 

• Xác định thời hạn hoàn thành kết quả đầu ra của mỗi giai đoạn, hạng mục. 

• Xác định vai trò của từng thành viên dự án và mục tiêu, đầu ra của giải pháp. 

• Xác định người chủ trì, người phối hợp, người giám sát của theo từng hạng mục.

   

Việc phác thảo sơ bộ những thông tin trên sẽ giúp người quản lý giảm thiểu rủi ro bất ngờ, và hình dung được tổng quan dự án trước khi xây dựng một bản kế hoạch chi tiết. 

Bước 3. Xây dựng lịch trình dự án một cách chi tiết trên văn phòng số

Tới đây, một bộ công cụ hỗ trợ lên kế hoạch và quản lý dự án trực quan sẽ giúp người quản lý trình bày suy nghĩ của mình theo một định dạng nhất quán, dễ theo dõi. 

Tính năng quản lý dự án trên văn phòng số sẽ giúp người quản lý dự án lên lên kế hoạch chi tiết từng giai đoạn với công việc, trách nhiệm, thời hạn rõ ràng. 

Một số ưu điểm khi lên kế hoạch dự án trên văn phòng số bao gồm: 

• Trực quan, nhất quán, dễ theo dõi và kiểm soát.

• Phân bổ đúng người, đúng việc.

• Dễ dàng điều chỉnh, thông báo và cập nhật thông tin tài liệu.

   

Điều quan trọng là sau khi thực hiện phân bổ, mọi người đều tiếp nhận được đầy đủ và chính xác thông tin, cũng như hiểu được những giá trị và trách nhiệm của bản thân trong dự án. Vậy nên, mọi sự phân bổ đều phải được các bên liên quan thảo luận và xác nhận từ những buổi họp trước đây. 

Giao diện quản lý dự án 

Bước 4. Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất 

Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất là hai nhiệm vụ quan trọng để xác định các vấn đề khiến dự án không duy trì đúng tiến độ hoặc những rủi ro ngân sách, giúp người quản lý phân tích được thực trạng so với kế hoạch và các mốc quan trọng trong dự án.

Các yếu tố giúp đảm bảo độ chính xác của quá trình theo dõi tiến độ bao gồm:

• Thông tin, dữ liệu liền mạch.

• Thông tin được cập nhật real-time theo tiến độ thực tế. 

• Cung cấp đúng thông tin, cho đúng bên liên quan và đúng thời điểm. 

   

   

Giao diện theo dõi tiến độ dự án

>> Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án theo từng giai đoạn trên văn phòng số 

Kết luận 

Tóm lại, việc áp dụng văn phòng số trong quản lý đã tạo ra những giá trị thực tế cho cả quản lý và các thành viên trong nhóm làm việc từ xa. Văn phòng số cung cấp một môi trường trực tuyến linh hoạt, tiện lợi, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp, cộng tác và chia sẻ thông tin. 

Đặc biệt đối với nhà quản lý, văn phòng số không những là công cụ trực quan giúp kiểm soát tiến độ, đánh giá hiệu suất một cách nhanh chóng và chính xác mà còn hỗ trợ công tác xây dựng sự đồng lòng, đảm bảo tính nhất quán và tăng động lực làm việc của nhân viên. 

Việc quản lý nhóm làm việc từ xa trên văn phòng số giúp quản lý nhóm từ xa trở nên hiệu quả hơn, vượt qua rào cản về khoảng cách để thúc đẩy sự hợp tác, sáng tạo trong công việc.