Khi doanh nghiệp tăng trưởng, việc quản lý rời rạc bằng Word, Excel và nhiều phần mềm khiến báo giá, đơn hàng, kho, hóa đơn và công nợ thiếu liên kết, dẫn đến chậm thu tiền và khó kiểm soát doanh số. Phần mềm bán hàng Workit giải quyết vấn đề này bằng cách kết nối toàn bộ quy trình từ báo giá, đơn hàng, hợp đồng, giao hàng, xuất kho, hóa đơn, công nợ đến thu tiền và phân tích doanh số trên một hệ thống dữ liệu thống nhất, có phê duyệt và truy xuất rõ ràng.
Trong bài viết này, doanh nghiệp sẽ tìm hiểu các tính năng nổi bật, quy trình quản lý bán hàng, khả năng kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, lợi ích và phương pháp triển khai phần mềm Workit hiệu quả.
1. Phần mềm bán hàng Workit là gì?
Phần mềm bán hàng Workit là một phân hệ trong hệ sinh thái nền tảng quản trị doanh nghiệp (ERP) Workit, phục vụ ba nhóm người dùng chính trong doanh nghiệp: bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm báo giá và chốt đơn, bộ phận kho vận xử lý giao hàng và xuất kho, và bộ phận kế toán theo dõi hóa đơn cùng công nợ phải thu. Thay vì tách các bước này thành những công cụ độc lập không liên thông với nhau, Workit tổ chức chúng thành một luồng dữ liệu xuyên suốt, trong đó mỗi chứng từ phát sinh ở bước sau đều kế thừa trực tiếp thông tin từ chứng từ ở bước trước.
Trên Workit, khi một báo giá được duyệt và chuyển thành đơn hàng, hệ thống không yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin khách hàng, mã hàng hay đơn giá; toàn bộ dữ liệu này được mang theo tự động. Tương tự, khi kho lập phiếu xuất dựa trên lệnh giao hàng, số lượng và quy cách hàng hóa đã khớp sẵn với đơn hàng gốc mà không cần đối chiếu thủ công. Phân hệ này phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng lớn, quy trình bán hàng đi qua nhiều bước phê duyệt nội bộ, hoặc cần kiểm soát chặt công nợ theo từng khách hàng và hợp đồng riêng biệt. Vai trò của Workit trong hệ thống quản trị chung là làm cầu nối dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh với kho hàng và kế toán, giúp ba bộ phận này cùng nhìn vào một nguồn dữ liệu duy nhất thay vì phải đối chiếu chéo qua nhiều file mỗi khi có tranh chấp hoặc cần lập báo cáo.
2. Doanh nghiệp gặp những vấn đề gì khi quản lý bán hàng?
Trước khi nói về giải pháp, cần nhìn thẳng vào những điểm nghẽn phổ biến trong quy trình bán hàng của nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam, phần lớn những vấn đề của việc quản lý xuất phát từ việc dữ liệu bị rời rạc do mỗi phòng ban dùng một phần mềm riêng:
Báo giá thiếu kiểm soát trước khi gửi khách hàng: Khi báo giá được lập thủ công trên Excel hoặc Word, thường không có bước kiểm tra độc lập trước khi gửi đi dẫn đến nhân viên kinh doanh có thể vô tình áp sai mức chiết khấu, hoặc trong một số trường hợp, chủ động đưa ra mức giá vượt thẩm quyền để chốt đơn nhanh hơn. Khi phát hiện ra sai sót, đơn hàng đã được khách hàng chấp nhận và doanh nghiệp khó điều chỉnh lại mà không ảnh hưởng đến quan hệ với khách.
Giá bán không đồng nhất giữa các nhân viên: Không có một bảng giá trung tâm khiến mỗi nhân viên kinh doanh có thể báo một mức giá khác nhau cho cùng một mặt hàng, tùy vào cách họ hiểu chính sách chiết khấu hoặc quan hệ cá nhân với khách hàng. Về lâu dài, điều này làm xói mòn tính nhất quán trong chiến lược giá của doanh nghiệp.
Đơn hàng khó theo dõi khi có thay đổi: Sau khi đơn hàng được chốt, nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh số lượng, đổi ngày giao hoặc thay đổi điều khoản thanh toán, những thay đổi này thường chỉ được ghi nhận trong email hoặc tin nhắn trao đổi cá nhân. Kho và kế toán, vốn không nằm trong luồng trao đổi đó, tiếp tục làm việc dựa trên thông tin cũ, dẫn đến sai lệch giữa số lượng thực giao và số lượng đã thống nhất.
Giao hàng và xuất kho thiếu liên kết: Bộ phận kinh doanh xác nhận đơn hàng nhưng không có cơ chế tự động thông báo cho kho biết đơn nào cần ưu tiên xử lý trước. Nhân viên kho phải chủ động hỏi lại hoặc chờ được thông báo qua các kênh phi chính thức, khiến packing list và lệnh giao hàng dễ bị chậm trễ hoặc sai sót về số lượng.
Hóa đơn xử lý rời rạc với đơn hàng gốc: Khi hóa đơn được lập trên một phần mềm kế toán tách biệt, không liên kết trực tiếp với đơn hàng, việc đối chiếu số lượng, đơn giá và điều khoản thanh toán đã cam kết trở nên mất thời gian. Mỗi lần có tranh chấp về hóa đơn, kế toán phải quay lại tra cứu đơn hàng gốc trong một hệ thống khác.
Công nợ khó kiểm soát theo thời gian thực: Đây thường là điểm yếu lớn nhất. Không có cơ chế theo dõi tuổi nợ tự động, kế toán chỉ phát hiện một khoản nợ đã quá hạn khi khách hàng chậm thanh toán nhiều tháng liền, hoặc khi đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối quý. Đến lúc đó, việc thu hồi công nợ đã trở nên khó khăn hơn nhiều so với khi vấn đề mới phát sinh.
Khó theo dõi doanh số theo thời gian thực: Doanh số được tổng hợp thủ công từ báo cáo của từng nhân viên kinh doanh, dẫn đến độ trễ vài ngày, thậm chí vài tuần, giữa thời điểm giao dịch phát sinh và thời điểm ban lãnh đạo có được số liệu đáng tin cậy để ra quyết định.
Quy trình phê duyệt chậm và thiếu dấu vết: Việc xin duyệt báo giá, đơn hàng hay hợp đồng thường phụ thuộc vào chuyển file qua email hoặc các ứng dụng nhắn tin. Cách làm này dễ thất lạc, khó tra cứu lại lịch sử phê duyệt, và không có cơ chế cảnh báo khi một yêu cầu bị treo quá lâu chưa được xử lý.
Dữ liệu bán hàng phân tán, khó phục vụ phân tích: Khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nơi, việc phân tích xu hướng bán hàng, hiệu suất theo từng khách hàng hoặc từng nhóm sản phẩm đòi hỏi tổng hợp thủ công tốn nhiều thời gian, và kết quả phân tích thường đã lỗi thời ngay khi hoàn thành.
3. Quy trình vận hành trên phần mềm bán hàng Workit
Workit tổ chức toàn bộ nghiệp vụ bán hàng theo một chuỗi liên kết, trong đó dữ liệu của bước sau được kế thừa trực tiếp từ bước trước thay vì nhập lại từ đầu:
Để hình dung cách chuỗi này vận hành trong thực tế, hãy xem xét một tình huống điển hình. Một nhân viên kinh doanh nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng cho một lô hàng cụ thể. Thay vì tự tính giá theo kinh nghiệm cá nhân, nhân viên này tra cứu bảng giá đã được thiết lập sẵn trong hệ thống, áp dụng mức chiết khấu nằm trong thẩm quyền được cấp, rồi gửi báo giá đi qua bước phê duyệt. Khi báo giá được duyệt và khách hàng đồng ý, đơn hàng được tạo trực tiếp từ báo giá đó gồm: toàn bộ thông tin về giá, chiết khấu và điều khoản công nợ đã thống nhất được mang theo tự động, không cần nhân viên nhập lại và không có nguy cơ sai lệch giữa báo giá và đơn hàng.
Khi đơn hàng được xác nhận, kho nhận được lệnh giao hàng tương ứng và lập phiếu xuất kho dựa trên số lượng, mã hàng đã khớp sẵn với đơn hàng gốc. Sau khi hàng được giao, hóa đơn bán hàng được xuất dựa trên dữ liệu đơn hàng và lệnh giao hàng, đảm bảo số lượng và đơn giá trên hóa đơn phản ánh đúng những gì đã cam kết với khách hàng. Khoản phải thu tương ứng được ghi nhận ngay khi hóa đơn phát hành, và khi khách hàng thanh toán, khoản thu được đối chiếu trực tiếp với công nợ đó mà không cần bộ phận kế toán tra cứu chéo giữa nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như trước.
Cách tổ chức xuyên suốt này mang lại một lợi ích cụ thể: mỗi khi cần trả lời câu hỏi "đơn hàng này hiện đang ở đâu trong quy trình", nhân viên có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống thay vì phải hỏi qua nhiều bộ phận khác nhau. Toàn bộ vòng đời của một giao dịch đều được ghi nhận trên cùng một chuỗi dữ liệu có thể truy vết ngược lại bất kỳ lúc nào.
4. Các tính năng nổi bật của phần mềm bán hàng Workit
4.1. Quản lý chính sách bán hàng
Workit cho phép doanh nghiệp thiết lập chính sách bán hàng áp dụng thống nhất trên toàn hệ thống, bao gồm chính sách chiết khấu theo từng nhóm khách hàng, bảng giá bán cho từng mặt hàng và chính sách công nợ tương ứng với từng đối tượng. Khi các quy định này được cấu hình sẵn trong hệ thống thay vì tồn tại rải rác trong đầu từng nhân viên hoặc trong các file lưu trữ cá nhân, doanh nghiệp có một chuẩn chung để tất cả bộ phận kinh doanh cùng tuân theo.
Lợi ích thực tế của việc chuẩn hóa này thể hiện rõ nhất khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên kinh doanh làm việc với nhiều nhóm khách hàng khác nhau. Nếu không có chính sách chung, mỗi người sẽ tự quyết định mức chiết khấu hay hạn mức công nợ dựa trên phán đoán cá nhân. Khi chính sách đã được thiết lập sẵn trong hệ thống, nhân viên kinh doanh chỉ cần áp dụng đúng quy định thay vì tự quyết định, và doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách tập trung một lần thay vì phải thông báo lại cho từng người.
4.2. Quản lý giá bán và tính giá
Bảng giá và cost sheet được quản lý tập trung trên Workit, cho phép doanh nghiệp tính giá bán dựa trên cấu trúc chi phí đã thiết lập trước khi báo giá được gửi cho khách hàng. Việc kiểm soát giá diễn ra ngay tại bước tính giá, trước khi báo giá được soạn và gửi đi giúp nhân viên tính giá và gửi báo giá cùng lúc mà không có bước kiểm tra độc lập ở giữa.
Giá bán, báo giá, đơn hàng và doanh thu vì vậy nằm trên cùng một chuỗi dữ liệu liên tục. Khi bảng giá được cập nhật, sẽ phản ánh ngay vào các báo giá mới được lập sau đó, mà không cần thông báo thủ công đến từng nhân viên kinh doanh. Nhờ khả năng cập nhật tập trung này, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc xây dựng và điều chỉnh chính sách giá theo biến động thị trường, thay vì chạy theo việc thông báo giá mới qua nhiều kênh phân tán.
4.3. Quản lý báo giá khách hàng
Quy trình báo giá trên Workit đi theo một trình tự cố định: tính giá, lập báo giá, đưa qua bước phê duyệt, rồi mới chuyển thành đơn hàng. Việc đặt bước phê duyệt trước khi báo giá được gửi đi giúp doanh nghiệp kiểm soát mức chiết khấu và điều khoản thương mại trước khi cam kết với khách hàng, tránh tình trạng phải "nuốt lời" hoặc điều chỉnh lại báo giá đã gửi vì phát hiện sai sót sau đó. Đồng thời, hệ thống lưu lại toàn bộ lịch sử báo giá đã gửi, cho phép nhân viên kinh doanh và quản lý theo dõi được quá trình chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng thực tế.
4.4. Quản lý đơn hàng bán hàng
Đơn hàng khách hàng được tạo và quản lý tập trung trên Workit, với khả năng theo dõi trạng thái theo thời gian thực và liên kết trực tiếp với báo giá gốc cùng kế hoạch đơn hàng đã lập từ trước. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh thay đổi như: khách hàng yêu cầu điều chỉnh số lượng, dời ngày giao hàng, hoặc thay đổi điều khoản thanh toán thì những thay đổi này được ghi nhận trực tiếp trên chứng từ đơn hàng thay vì trao đổi qua các kênh phi chính thức nằm ngoài hệ thống. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với bộ phận hỗ trợ quy trình phê duyệt: mọi thay đổi đều đi qua đúng quy trình kiểm soát, thay vì được thực hiện ngầm giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng mà các bộ phận khác không hay biết.
Vì đơn hàng đóng vai trò trung tâm kết nối các hoạt động phía sau, khi một đơn hàng được duyệt, dữ liệu này trở thành căn cứ trực tiếp cho việc lập lệnh giao hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn và công nợ tương ứng, giúp không bộ phận nào cần nhập lại thông tin từ đầu.
4.5. Quản lý hợp đồng bán hàng
Với những giao dịch có giá trị lớn hoặc cần ràng buộc pháp lý chặt chẽ hơn một đơn hàng thông thường, Workit hỗ trợ quản lý hợp đồng bán hàng liên kết trực tiếp với đơn hàng và các nghiệp vụ phát sinh sau đó. Hợp đồng đi qua một quy trình phê duyệt riêng, tách biệt với quy trình duyệt đơn hàng thông thường, phản ánh đúng thực tế là các điều khoản trong hợp đồng thường cần được xem xét kỹ lưỡng hơn trước khi doanh nghiệp cam kết. Trong hợp đồng, điều kiện bán hàng và công nợ được kiểm soát theo từng điều khoản cụ thể đã ký kết. Khi phát sinh tranh chấp hoặc cần tra cứu lại một điều khoản thanh toán đã thống nhất, bộ phận kế toán có thể đối chiếu trực tiếp với hợp đồng gốc trên hệ thống, thay vì phải tìm lại bản hợp đồng giấy hoặc file lưu trữ rời rạc.
4.6. Quản lý kế hoạch và theo dõi đơn hàng
Trước khi đơn hàng được thực hiện, kế hoạch đơn hàng có thể được lập trước dựa trên dự báo nhu cầu hoặc các thỏa thuận cung ứng dài hạn với khách hàng. Sau khi kế hoạch được thiết lập, hệ thống hỗ trợ theo dõi tiến độ thực hiện thực tế so với kế hoạch ban đầu, giúp bộ phận kinh doanh và quản lý sản xuất cùng nhìn vào một bức tranh chung về tiến độ.
Khi phát sinh điều chỉnh hoặc thay đổi đơn hàng trong quá trình thực hiện, những cập nhật này được ghi nhận và phản ánh ngay vào tiến độ chung, thay vì tồn tại như một ghi chú rời rạc bên ngoài hệ thống theo dõi chính. Luồng xử lý ở đây đi theo trình tự lập kế hoạch, theo dõi, điều chỉnh, thực hiện, rồi mới đến giao hàng. Cách tổ chức tuần tự này giúp bộ phận kinh doanh và kho luôn làm việc dựa trên cùng một phiên bản thông tin cập nhật nhất, tránh tình trạng kho chuẩn bị hàng theo kế hoạch cũ trong khi đơn hàng thực tế đã có thay đổi.
4.7. Quản lý lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng được tạo trực tiếp từ đơn hàng đã duyệt, không phải là một chứng từ độc lập cần nhập liệu lại từ đầu. Hệ thống cho phép theo dõi tình trạng giao hàng theo từng chuyến, đặc biệt hữu ích với những đơn hàng cần giao thành nhiều đợt khác nhau.
Lệnh giao hàng được liên kết trực tiếp với phiếu xuất kho tương ứng, đảm bảo bộ phận vận chuyển và bộ phận kho làm việc dựa trên cùng một chứng từ gốc. Với các trường hợp phát sinh trả hàng hoặc giao hàng chưa hoàn tất hệ thống hỗ trợ xử lý giao lại mà không làm mất dấu vết của lệnh giao gốc. Nhờ vậy, bộ phận vận chuyển và kinh doanh cùng theo dõi được chính xác một đơn hàng đã giao đủ hay còn thiếu, thay vì phải dò lại lịch sử giao hàng qua nhiều lần trao đổi riêng lẻ.
4.8. Quản lý xuất kho và đóng gói
Packing list, lệnh giao hàng và phiếu xuất kho được liên kết chặt chẽ với nhau trên Workit, cho phép bộ phận kho kiểm soát hàng hóa trước khi giao cho khách hàng. Đây là điểm kết nối trực tiếp giữa hoạt động bán hàng và hoạt động kho vận — hai bộ phận vốn dễ hoạt động tách biệt trong mô hình quản lý thủ công.
Khi lệnh giao hàng được xác nhận, kho có đầy đủ thông tin cần thiết để chuẩn bị đóng gói đúng số lượng và đúng mã hàng mà không cần chờ xác nhận lại từ bộ phận kinh doanh. Packing list được lập dựa trên dữ liệu đã có sẵn, giúp giảm thiểu tình trạng sai lệch giữa số liệu bán hàng ghi nhận trên hệ thống và số lượng thực tế được xuất đi.
4.9. Quản lý hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng, bao gồm cả hóa đơn điện tử, được liên kết trực tiếp với đơn hàng gốc thay vì được lập như một chứng từ độc lập trên phần mềm kế toán riêng biệt. Nhờ mối liên kết này, quy trình từ bán hàng đến xuất hóa đơn diễn ra liên tục trên cùng một bộ dữ liệu.
Khi cần đối chiếu bộ phận kế toán có thể tra cứu ngược lại đơn hàng và hợp đồng gốc ngay trên cùng hệ thống, thay vì phải tìm kiếm qua nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Việc này đặc biệt có giá trị với những doanh nghiệp phát hành số lượng lớn hóa đơn mỗi tháng, nơi tốc độ đối chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xử lý các yêu cầu điều chỉnh hoặc khiếu nại từ khách hàng.
4.10. Quản lý công nợ phải thu
Đây là nhóm tính năng có ảnh hưởng trực tiếp và rõ ràng nhất đến dòng tiền của doanh nghiệp. Một thực tế thường gặp là doanh nghiệp bán được hàng, doanh số trên báo cáo trông rất khả quan, nhưng lại khó kiểm soát được tiền có về đúng hạn hay không. Công nợ tăng dần theo thời gian mà không ai chủ động cảnh báo, và đến khi ban lãnh đạo nhận ra vấn đề, dòng tiền của doanh nghiệp đã bị ảnh hưởng đáng kể, kéo theo khó khăn trong việc lập kế hoạch tài chính cho các kỳ tiếp theo.
Workit hỗ trợ theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng, và khi cần thiết là theo từng hợp đồng hoặc dự án cụ thể. Hệ thống quản lý chính sách công nợ được thiết lập cho từng nhóm khách hàng, theo dõi tuổi nợ để phân loại các khoản phải thu theo thời gian còn lại đến hạn, và đưa ra cảnh báo tự động khi một khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn thanh toán.
Bên cạnh đó, hệ thống giám sát hạn mức công nợ được cấp cho từng khách hàng, giúp bộ phận kinh doanh biết được một khách hàng cụ thể còn có thể mua hàng theo hình thức công nợ hay đã chạm ngưỡng cần thanh toán trước khi tiếp tục giao dịch. Với cách theo dõi chủ động này, bộ phận kế toán và kinh doanh có căn cứ cụ thể để nhắc thu tiền trước khi khoản công nợ trở thành nợ khó đòi, thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi tình huống đã trở nên nghiêm trọng.
4.11. Quản lý thu tiền
Chuỗi dữ liệu bán hàng, hóa đơn, công nợ phải thu và thu tiền được liên kết thành một vòng đời hoàn chỉnh trên Workit: Bán hàng → Hóa đơn → Công nợ phải thu → Thu tiền. Khi một khoản thu được ghi nhận vào hệ thống, số dư công nợ tương ứng của khách hàng đó được cập nhật ngay lập tức, không cần một bước đối soát thủ công riêng biệt giữa sổ thu tiền và sổ công nợ.
Nhờ sự liên kết này, doanh nghiệp có thể theo dõi được chính xác một giao dịch bán hàng cụ thể đã đi đến đâu trong toàn bộ vòng đời của nó từ lúc phát sinh đơn hàng, qua giai đoạn giao hàng và xuất hóa đơn, cho đến khi khoản tiền tương ứng thực sự được ghi nhận vào tài khoản doanh nghiệp. Khả năng truy vết xuyên suốt này giúp giải quyết nhanh các câu hỏi mà trước đây thường mất nhiều thời gian tra cứu, chẳng hạn "đơn hàng này đã thu được bao nhiêu phần trăm giá trị" hay "khách hàng này còn nợ những hóa đơn nào chưa thanh toán".
4.12. Phân tích doanh số và bán hàng
Workit hỗ trợ quản trị kế hoạch doanh số, phân tích bán hàng và theo dõi kết quả thực hiện so với mục tiêu đã đặt ra ban đầu. Vì dữ liệu bán hàng đã được liên kết xuyên suốt từ báo giá cho đến thu tiền, việc phân tích không đòi hỏi phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn rời rạc như trong mô hình quản lý bằng Excel và số liệu doanh số được cập nhật liên tục theo từng giao dịch phát sinh, thay vì chỉ có được vào cuối kỳ báo cáo.
Khi hệ thống cho phép nhìn nhận dữ liệu bán hàng theo nhiều chiều ban lãnh đạo có thêm cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách chi tiết hơn thay vì chỉ nhìn vào một con số doanh thu tổng. Việc này giúp phát hiện sớm những xu hướng cần điều chỉnh, chẳng hạn một nhóm sản phẩm có doanh số giảm dần qua các kỳ, hoặc một khách hàng có tần suất đặt hàng thay đổi bất thường.
4.13. Quy trình phê duyệt
Phê duyệt là lớp kiểm soát xuyên suốt toàn bộ quy trình bán hàng trên Workit, áp dụng đồng thời cho báo giá, đơn hàng, hợp đồng và các nghiệp vụ liên quan khác thay vì chỉ tồn tại như một bước riêng lẻ ở một khâu duy nhất. Hệ thống hỗ trợ thiết lập nhóm phê duyệt theo vai trò và cấp bậc trong doanh nghiệp, xây dựng quy trình phê duyệt riêng cho từng loại chứng từ, theo dõi tình trạng phê duyệt theo thời gian thực, và cho phép thiết lập cơ chế thay thế người phê duyệt trong trường hợp người phụ trách chính vắng mặt.
Đi kèm với quy trình phê duyệt là hệ thống phân quyền, xác định rõ ai có thẩm quyền duyệt loại chứng từ nào và ở mức giá trị bao nhiêu, cùng với cơ chế cảnh báo khi một yêu cầu phê duyệt bị treo quá lâu chưa được xử lý. Nguyên tắc vận hành ở đây khá đơn giản nhưng có tác động lớn: đúng người, đúng quyền, đúng quy trình sẽ hạn chế được sai sót và tăng khả năng kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp không còn phải dựa vào việc chuyển email qua lại nhiều lần để xin duyệt một báo giá hay một đơn hàng, mọi bước đều được ghi nhận trên hệ thống và có thể tra cứu lại lịch sử phê duyệt bất kỳ lúc nào cần thiết.
4.14. Quản lý trả hàng và giao hàng lại
Trong hoạt động bán hàng thực tế, trả hàng và giao hàng chưa hoàn tất là những tình huống khó tránh khỏi, có thể do lỗi quy cách hàng hóa, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hoặc đơn giản là khách hàng thay đổi nhu cầu sau khi đã đặt hàng. Workit hỗ trợ nghiệp vụ nhập trả hàng và theo dõi quá trình này gắn liền trực tiếp với lệnh giao hàng gốc, thay vì xử lý như một giao dịch hoàn toàn tách biệt không có liên hệ với đơn hàng ban đầu.
Khi cần giao hàng lại sau khi xử lý trả hàng, việc này được thực hiện dựa trên dữ liệu đã có sẵn từ lệnh giao hàng và đơn hàng gốc, giúp bộ phận kinh doanh và kho không phải tạo lại toàn bộ chứng từ từ đầu mỗi khi có phát sinh ngoài kế hoạch. Khả năng liên kết này cũng giúp doanh nghiệp theo dõi được tần suất trả hàng theo từng mặt hàng hoặc từng khách hàng, một thông tin có giá trị khi cần đánh giá lại chất lượng sản phẩm hoặc quy trình đóng gói.
5. Kết nối API với hệ thống khác
Workit có áp dụng cơ chế API giúp kết nối các hệ thống hiện tại của doanh nghiệp chẳng hạn hệ thống CRM chăm sóc khách hàng hoặc phần mềm POS bán lẻ tại quầy, nhằm cho phép dữ liệu bán hàng trên Workit đồng bộ hai chiều với các hệ thống bên ngoài mà doanh nghiệp đang vận hành song song.
Cách tiếp cận này xuất phát từ một thực tế phổ biến trong doanh nghiệp vừa và lớn: rất ít doanh nghiệp dùng một phần mềm duy nhất cho tất cả hoạt động. Một chuỗi bán lẻ có thể đã đầu tư vào phần mềm POS riêng cho từng cửa hàng, một doanh nghiệp B2B có thể đang dùng CRM chuyên biệt để quản lý pipeline chăm sóc khách hàng. Thay vì yêu cầu doanh nghiệp từ bỏ những hệ thống đã quen dùng, Workit đóng vai trò là lớp dữ liệu trung tâm cho phần vận hành bán hàng trong khi kết nối API cho phép dữ liệu từ POS hoặc CRM chảy vào Workit để tiếp tục xử lý các bước phía sau như xuất kho, xuất hóa đơn và theo dõi công nợ, mà không cần nhân viên nhập liệu lại thủ công giữa hai hệ thống.
Việc kết nối API cũng áp dụng cho các nhu cầu tích hợp khác phát sinh trong quá trình vận hành thực tế của doanh nghiệp, tùy theo hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng và nhu cầu cụ thể ở từng dự án triển khai. Phạm vi, chuẩn kết nối và các hệ thống cụ thể có thể tích hợp sẽ được xác định rõ trong quá trình khảo sát và cấu hình, dựa trên hệ thống thực tế mà doanh nghiệp đang có, thay vì áp dụng một danh sách kết nối cố định cho mọi khách hàng. Các chức năng quản lý quan hệ khách hàng chuyên sâu hoặc bán hàng tại quầy nằm ngoài phạm vi của phân hệ bán hàng này, và khi doanh nghiệp cần những chức năng đó, giải pháp là kết nối API với hệ thống CRM hoặc POS chuyên biệt mà doanh nghiệp lựa chọn, chứ không phải Workit tự cung cấp các phân hệ này trong lõi sản phẩm.
6. Lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng Workit
Khi toàn bộ quy trình bán hàng được đưa vào một hệ thống có liên kết dữ liệu xuyên suốt, doanh nghiệp có được một số lợi ích cụ thể, thể hiện rõ nhất khi khối lượng giao dịch tăng lên theo thời gian:
- Chuẩn hóa quy trình bán hàng từ báo giá đến thu tiền, giảm phụ thuộc vào thói quen làm việc riêng lẻ của từng nhân viên kinh doanh, giúp doanh nghiệp duy trì được chất lượng phục vụ khách hàng đồng đều dù có thay đổi nhân sự.
- Kiểm soát chính sách giá và chiết khấu trước khi báo giá được gửi cho khách hàng, thay vì phát hiện sai sót sau khi khách hàng đã nhận được cam kết về giá.
- Giảm sai sót khi xử lý đơn hàng nhờ dữ liệu được kế thừa xuyên suốt qua từng bước thay vì nhập lại thủ công ở mỗi khâu.
- Kết nối trực tiếp giữa bán hàng, kho và giao hàng, giúp việc chuẩn bị hàng hóa sát với đơn hàng thực tế, giảm thời gian chờ đợi giữa các bộ phận khi xử lý một đơn hàng.
- Kiểm soát hóa đơn và công nợ dựa trên cùng một nguồn dữ liệu với đơn hàng gốc, giúp việc đối chiếu khi có tranh chấp hoặc yêu cầu điều chỉnh diễn ra nhanh hơn.
- Chủ động theo dõi các khoản phải thu theo tuổi nợ và hạn mức, thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi khách hàng đã chậm thanh toán trong thời gian dài.
- Nâng cao khả năng quản trị doanh số nhờ dữ liệu bán hàng được tổng hợp liên tục theo từng giao dịch, thay vì chỉ có được bức tranh đầy đủ vào cuối kỳ báo cáo.
- Minh bạch trách nhiệm phê duyệt ở từng bước trong quy trình, giúp doanh nghiệp truy vết nhanh khi có sai lệch phát sinh và xác định rõ giai đoạn nào cần điều chỉnh.
- Hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế của hệ thống thay vì phải chờ tổng hợp báo cáo rời rạc từ nhiều bộ phận khác nhau.
Những lợi ích này không đến từ việc thêm một công cụ phần mềm vào quy trình hiện có, mà từ việc thay đổi cách dữ liệu di chuyển giữa các bộ phận, từ mô hình mỗi bộ phận giữ dữ liệu riêng sang mô hình dữ liệu được chia sẻ và kế thừa liên tục.
7. Phần mềm bán hàng Workit phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phần mềm bán hàng Workit phù hợp với những doanh nghiệp có quy trình bán hàng đi qua nhiều bước và cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận từ kinh doanh đến kho và kế toán công nợ. Với những doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng lớn, cần kiểm soát chiết khấu và công nợ theo từng khách hàng hoặc hợp đồng riêng biệt, hoặc đang gặp khó khăn trong việc đối soát dữ liệu giữa các bộ phận khi khối lượng giao dịch tăng lên, giá trị của việc đưa quy trình lên một hệ thống liên kết sẽ thể hiện rõ ràng hơn so với những doanh nghiệp quy mô nhỏ với quy trình bán hàng đơn giản.
Mức độ phù hợp còn phụ thuộc vào quy mô tổ chức và độ phức tạp của quy trình phê duyệt nội bộ. Doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt, nhiều chi nhánh cần đồng bộ dữ liệu, hoặc cần theo dõi công nợ theo từng dự án riêng biệt sẽ tận dụng được đầy đủ hơn các tính năng quản lý phê duyệt và công nợ mà Workit cung cấp. Ngược lại, với những doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, ít khách hàng và không có nhu cầu kiểm soát công nợ phức tạp, việc đầu tư vào một hệ thống có đầy đủ các lớp kiểm soát như trên có thể chưa thực sự cần thiết ở giai đoạn hiện tại.
8. Phương pháp triển khai phần mềm bán hàng Workit
Triển khai một phân hệ bán hàng ERP không phải là việc cài đặt phần mềm rồi bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Đây là một quá trình có kiểm soát, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đội triển khai Workit và các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp, đi qua tám giai đoạn tuần tự dưới đây. Mỗi giai đoạn có mục tiêu, công việc chính và đầu ra riêng, và giai đoạn sau chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đã hoàn thành một cách chắc chắn.
Quy trình triển khai phần mềm ERP bắt đầu từ việc khảo sát và phân tích toàn diện quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp, từ khâu báo giá, đơn hàng, giao hàng, xuất kho, hóa đơn đến công nợ và thu tiền. Đội triển khai làm việc với các bộ phận liên quan như kinh doanh, kho, kế toán và sản xuất để xác định cách thức vận hành hiện tại, dữ liệu đang sử dụng cũng như những điểm nghẽn và nhu cầu quản trị. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp và đội triển khai cùng phân tích, chuẩn hóa lại quy trình, loại bỏ các bước chồng chéo, đồng thời xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận trước khi cấu hình hệ thống Workit.
Sau khi quy trình được thống nhất, hệ thống được cấu hình theo đúng đặc thù vận hành của doanh nghiệp, bao gồm chính sách bán hàng, bảng giá, báo giá, đơn hàng, phê duyệt, giao hàng, xuất kho, hóa đơn, công nợ, báo cáo và phân quyền người dùng. Song song với đó, các dữ liệu cần thiết như bảng giá, đơn hàng đang xử lý và số dư công nợ được chuẩn hóa, chuyển đổi và đối soát để đảm bảo tính chính xác. Hệ thống sau đó được kiểm thử thông qua các tình huống nghiệp vụ thực tế, từ lập báo giá đến thu tiền, đồng thời kiểm tra các quy trình phê duyệt và phân quyền. Khi các nghiệp vụ hoạt động đúng, doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu và đội ngũ nhân sự được đào tạo theo từng vai trò để có thể chủ động sử dụng hệ thống.
Cuối cùng, hệ thống được chính thức đưa vào vận hành (go-live) với sự theo sát của đội triển khai nhằm kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh trong thực tế. Sau go-live, Workit tiếp tục hỗ trợ, tiếp nhận phản hồi và tối ưu quy trình, cấu hình khi doanh nghiệp có sự thay đổi về mô hình hoạt động, chi nhánh, khách hàng hoặc chính sách quản lý. Như vậy, triển khai ERP không đơn thuần là cài đặt phần mềm mà là một quá trình đồng bộ quy trình, dữ liệu, con người và phương thức vận hành, giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp, ổn định và có khả năng phát triển theo nhu cầu thực tế.
9. FAQ – Câu hỏi thường gặp về phần mềm bán hàng Workit
Phần mềm bán hàng Workit là gì?
Là phân hệ bán hàng trong nền tảng ERP Workit, quản lý toàn bộ quy trình từ chính sách bán hàng, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, giao hàng, xuất kho, hóa đơn đến công nợ phải thu, thu tiền và phân tích doanh số trên một hệ thống dữ liệu liên kết, giúp các bộ phận kinh doanh, kho và kế toán cùng làm việc dựa trên cùng một nguồn dữ liệu.
Workit có quản lý báo giá không?
Có. Workit hỗ trợ tính giá bán dựa trên bảng giá đã thiết lập, lập báo giá khách hàng, đưa báo giá qua bước phê duyệt trước khi gửi đi, và theo dõi quá trình chuyển đổi từ báo giá thành đơn hàng thực tế.
Workit có quản lý đơn hàng không?
Có. Đơn hàng được tạo, theo dõi trạng thái theo thời gian thực, liên kết với báo giá gốc và kế hoạch đơn hàng, đồng thời ghi nhận đầy đủ các thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Workit có quản lý hợp đồng bán hàng không?
Có. Hợp đồng bán hàng được quản lý và liên kết trực tiếp với đơn hàng, đi qua quy trình phê duyệt riêng, đồng thời kiểm soát điều kiện bán hàng và công nợ theo từng điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng.
Workit có quản lý công nợ phải thu không?
Có. Hệ thống theo dõi công nợ theo từng khách hàng và hợp đồng, quản lý chính sách công nợ riêng cho từng đối tượng, theo dõi tuổi nợ, đưa ra cảnh báo khi nợ đến hạn hoặc quá hạn, cùng với việc giám sát hạn mức công nợ được cấp cho từng khách.
10. Kết luận
Phần mềm bán hàng Workit không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa các nghiệp vụ bán hàng mà còn kết nối xuyên suốt dữ liệu giữa kinh doanh, kho vận và kế toán trên một hệ thống thống nhất. Từ quản lý chính sách giá, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, giao hàng, xuất kho đến hóa đơn, công nợ, thu tiền và phân tích doanh số, toàn bộ quy trình được liên kết và có khả năng truy xuất rõ ràng, giúp giảm sai sót, hạn chế xử lý thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát. Đặc biệt, việc quản lý công nợ, quy trình phê duyệt và dữ liệu doanh số theo thời gian thực giúp nhà quản trị có cơ sở đầy đủ hơn để theo dõi hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định. Bên cạnh các tính năng quản lý, phương pháp triển khai theo từng giai đoạn từ khảo sát, chuẩn hóa quy trình, cấu hình, chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử, đào tạo đến go-live và tối ưu sau triển khai giúp Workit phù hợp với đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp. Nhờ đó, Workit trở thành một giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng đồng bộ, minh bạch và có khả năng mở rộng theo quá trình phát triển.
Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình bán hàng, kiểm soát công nợ và quản trị doanh số trên một hệ thống có thể liên hệ Workit để được tư vấn giải pháp và phương án triển khai phù hợp với quy trình vận hành thực tế.
Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY
CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT
Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)
Email: info@workit.vn
Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
