Phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả, phù hợp mọi doanh nghiệp

Khi quy trình mua hàng còn nằm rải rác trên email, tin nhắn, phiếu giấy và vài file Excel do từng người tự quản lý, dẫn đến mất thời gian tra cứu, thông tin thiếu đồng bộ và đôi khi câu trả lời cũng không hoàn toàn chính xác. Đây chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến phần mềm quản lý mua hàng để số hóa toàn bộ quy trình, từ lúc phát sinh nhu cầu cho đến khi hoàn tất thanh toán. Bài viết này phân tích phần mềm quản lý mua hàng là gì, những những tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý mua hàng, quy trình mua hàng chuyên nghiệp và những tiêu chí giúp lựa chọn một phần mềm quản lý mua hàng phù hợp.

1. Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Phần mềm quản lý mua hàng là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa và kiểm soát toàn bộ quy trình mua sắm từ lúc phát sinh nhu cầu mua, tìm và so sánh nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, cho đến đối soát công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp. Nói cách khác, đây là công cụ quản trị toàn bộ chuỗi hoạt động mua sắm của một đơn vị, chứ không chỉ đơn thuần là nơi lưu danh sách đơn đặt hàng.

Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý mua hàng trong một đơn vị gồm: nhân viên thu mua hàng, trưởng phòng mua hàng, kế toán, quản lý kho (thủ kho) và ban giám đốc.

Về phạm vi hoạt động, một phần mềm quản lý mua hàng thường bao gồm: quản lý đề nghị mua hàng, quản lý phê duyệt theo nhiều cấp, quản lý báo giá và so sánh nhà cung cấp, tạo và theo dõi đơn đặt hàng, ghi nhận nhập hàng, quản lý hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp, quản lý công nợ phải trả, và báo cáo phân tích chi phí mua hàng.

Một phần mềm quản lý mua hàng khác với gì Excel? Trong Excel là công cụ ghi chép thụ động chỉ lưu lại những gì người dùng gõ vào, nhưng không tự kiểm tra một đề nghị mua hàng có vượt ngân sách hay không, không có cơ chế phê duyệt nhiều cấp, không tự động cảnh báo khi một đơn hàng trễ tiến độ giao, và khi nhiều người cùng cập nhật một file thì rủi ro sai lệch dữ liệu là khó tránh thì phần mềm quản lý mua hàng vận hành theo một quy trình có logic: mỗi bước đều gắn với vai trò, phê duyệt và dữ liệu được chuyển tiếp một cách nhất quán sang bước kế tiếp.

Vì sao doanh nghiệp ngày càng cần số hóa quy trình này? Khi số lượng đơn mua hàng, số lượng nhà cung cấp và độ phức tạp của quy trình phê duyệt tăng lên theo quy mô doanh nghiệp, cách quản lý thủ công không còn theo kịp. Theo một báo cáo nghiên cứu về kinh tế số và chuyển đổi số tại Việt Nam dựa trên khảo sát của VCCI và Bộ Công Thương cho rằng khối doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có trình độ đổi mới và ứng dụng công nghệ ở mức thấp, với phần lớn ngành nghề được khảo sát có mức độ sẵn sàng tham gia chuyển đổi số còn hạn chế (Economica Vietnam, dẫn khảo sát VCCI và Bộ Công Thương). Điều này đồng nghĩa với việc nhiều doanh nghiệp vẫn đang kiểm soát hoạt động mua hàng của mình bằng công cụ chưa đủ chặt chẽ.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý mua hàng?

2.1. Quản lý mua hàng bằng Excel dễ sai lệch dữ liệu

Vấn đề: Mỗi đơn mua hàng, mỗi báo giá, mỗi lần đối chiếu công nợ đều nằm trên một file Excel riêng, do một người phụ trách cập nhật.

Nguyên nhân: Không có cơ chế đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa các file, và việc nhập liệu thủ công luôn tiềm ẩn khả năng gõ sai số lượng, sai đơn giá hoặc quên cập nhật.

Hậu quả: Đến khi cần đối chiếu, dữ liệu trên các file khác nhau có thể không khớp, và không ai chắc chắn phiên bản nào là đúng.

Phần mềm giải quyết như thế nào: Mọi giao dịch mua hàng được ghi nhận trên một hệ thống chung, tại thời điểm phát sinh, nên các bộ phận liên quan luôn nhìn thấy cùng một dữ liệu thay vì các phiên bản Excel khác nhau.

2.2. Khó kiểm soát tình trạng đơn mua hàng

Vấn đề: Không biết chính xác một đơn mua hàng đang ở giai đoạn nào? Đã phê duyệt chưa, đã đặt hàng chưa, nhà cung cấp đã xác nhận giao hàng chưa.

Nguyên nhân: Trạng thái đơn hàng thường chỉ tồn tại trong trí nhớ của người phụ trách hoặc rải rác trong các email trao đổi qua lại.

Hậu quả: Khi cần biết gấp một đơn hàng có về kịp tiến độ sản xuất hay không, thì không thể tra cứu được ngay.

Phần mềm giải quyết như thế nào: Mỗi đơn mua hàng có một trạng thái rõ ràng trên hệ thống như: đề nghị, chờ duyệt, đã duyệt, đã đặt hàng, đang giao, đã nhận, giúp bất kỳ ai có quyền truy cập đều tra cứu được ngay.

2.3. Khó so sánh giá và lịch sử mua hàng

Vấn đề: Không có dữ liệu lịch sử đủ đầy đủ để biết một mặt hàng từng được mua với giá bao nhiêu, từ nhà cung cấp nào, vào thời điểm nào.

Nguyên nhân: Lịch sử mua hàng nằm rải rác trên nhiều đơn hàng cũ, nhiều file khác nhau qua các năm, không được tổng hợp lại một cách có hệ thống.

Hậu quả: Nhân viên thu mua khó đàm phán giá tốt hơn vì không có căn cứ so sánh, và doanh nghiệp có thể trả giá cao hơn cho cùng một mặt hàng mà không nhận ra.

Phần mềm giải quyết như thế nào: Lịch sử giá mua và báo giá từ các nhà cung cấp được lưu trữ tập trung, cho phép so sánh nhanh khi cần ra quyết định đặt hàng mới.

2.4. Khó quản lý nhà cung cấp

Vấn đề: Thông tin về từng nhà cung cấp như năng lực, chất lượng, tiến độ giao hàng, mức độ đáng tin cậy thường không được ghi nhận.

Nguyên nhân: Đánh giá nhà cung cấp thường chỉ dựa trên cảm nhận cá nhân của người từng làm việc trực tiếp, không được lưu lại để người khác tham khảo.

Hậu quả: Khi người phụ trách mua hàng nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, kinh nghiệm về nhà cung cấp cũng mất đi theo, doanh nghiệp phải học lại từ đầu.

Phần mềm giải quyết như thế nào: Hồ sơ nhà cung cấp, lịch sử giao dịch và kết quả đánh giá được lưu trữ trên hệ thống, trở thành tài sản dữ liệu chung của doanh nghiệp thay vì kiến thức cá nhân.

2.5. Khó kiểm soát ngân sách và chi phí mua hàng

Vấn đề: Không biết tổng chi phí mua hàng đã phát sinh trong tháng, trong quý là bao nhiêu, so với ngân sách được duyệt.

Nguyên nhân: Việc tổng hợp chi phí mua hàng từ nhiều đơn hàng, nhiều bộ phận đòi hỏi gộp dữ liệu thủ công, thường chỉ được thực hiện định kỳ chứ không theo thời gian thực.

Hậu quả: Doanh nghiệp có thể phát hiện vượt ngân sách mua hàng khi đã quá muộn để điều chỉnh.

Phần mềm giải quyết như thế nào: Với cơ chế thiết lập ngân sách và đối chiếu chi phí mua hàng thực tế theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm khi chi tiêu đang tiệm cận hoặc vượt ngân sách đã duyệt.

2.6. Dữ liệu mua hàng bị tách rời với kho, sản xuất và kế toán

Vấn đề: Bộ phận mua hàng không biết chính xác tồn kho hiện tại để quyết định đặt hàng, sản xuất không biết đơn mua nguyên liệu đã về đến đâu, và kế toán phải tự đối chiếu thủ công giữa đơn mua hàng, hóa đơn và phiếu nhập kho.

Nguyên nhân: Mỗi bộ phận sử dụng công cụ hoặc file riêng, không có một nguồn dữ liệu chung được cả ba bên cùng truy cập.

Hậu quả: Đây có lẽ là vấn đề nghiêm trọng nhất, vì nó không chỉ gây chậm trễ mà còn dẫn đến quyết định mua hàng sai, mua dư vì không biết tồn kho còn nhiều, hoặc mua thiếu vì không nắm được kế hoạch sản xuất sắp tới.

Phần mềm giải quyết như thế nào: Khi phần mềm mua hàng nằm trong cùng một hệ thống với kho, sản xuất và kế toán, dữ liệu được chuyển tiếp tự động giữa các bước giúp doanh nghiệp có thể vận hành một cách đồng bộ. Đây chính là điểm khác biệt giữa một phần mềm mua hàng độc lập và mua hàng trong một nền tảng ERP.

3. Quy trình mua hàng trên phần mềm quản lý mua hàng Workit

Phần mềm quản lý mua hàng trong hệ sinh thái Workit, có thể kết nối trực tiếp với kho, sản xuất, kế toán và tài chính trên cùng một nền tảng dữ liệu của Workit tạo thành một hệ thống ERP, giúp thông tin ở một bước được sử dụng lại ở bước tiếp theo mà không cần nhập lại.

Toàn bộ quy trình mua hàng và công nợ phải trả trên Workit đi theo luồng khép kín sau:

Thiết lập chính sách trước khi phát sinh nhu cầu: Điểm khác biệt của Workit so với cách làm phổ biến là chính sách mua hàng, bảng giá mua và ngân sách được thiết lập ngay từ đầu, thay vì chỉ kiểm soát ở bước phê duyệt đơn hàng. Khi khung này đã có sẵn, mỗi đề nghị mua hàng phát sinh sau đó được đối chiếu tự động với ngân sách đã duyệt, thay vì người phê duyệt phải tự đánh giá tính hợp lý một cách chủ quan.

Đề nghị mua hàng: Bất kỳ bộ phận nào có nhu cầu đều lập đề nghị mua hàng trực tiếp trên hệ thống, ghi rõ mặt hàng, số lượng, lý do và thời hạn cần.

Phê duyệt: Đề nghị được chuyển đến người có thẩm quyền theo cấp bậc hoặc theo giá trị đơn hàng đã cấu hình sẵn.

Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: Với mặt hàng chưa có nhà cung cấp cố định, bộ phận mua hàng thu thập báo giá, so sánh giá cả, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán, dựa trên hồ sơ và lịch sử giao dịch đã tích lũy trên hệ thống.

Đơn hàng mua hàng: Sau khi chốt nhà cung cấp, đơn đặt hàng được tạo và đi qua một bước duyệt riêng trước khi gửi chính thức. Đây là chứng từ gốc mà các bước tiếp theo đều đối chiếu ngược lại.

Nhập kho: Khi hàng về, phiếu nhập kho được lập, liên kết trực tiếp với đơn hàng gốc. Đây là điểm giao giữa phân hệ mua hàng và phân hệ kho, nơi tồn kho được cập nhật ngay lập tức.

Đối soát và thanh toán: Hóa đơn từ nhà cung cấp được đối chiếu với đơn hàng và phiếu nhập kho để tạo công nợ phải trả. Workit quản lý công nợ theo từng hóa đơn, từng đơn hàng, theo hạn nợ và tuổi nợ, kèm cơ chế nhắc nợ tự động. Hệ thống cũng hỗ trợ phê duyệt PR và PO trực tuyến có tích hợp ký số, giúp quy trình không phụ thuộc vào việc các bên phải có mặt trực tiếp để ký giấy tờ.

Về khả năng dự báo kế hoạch mua hàng dựa trên dữ liệu tồn kho và sản xuất, mức độ tự động hóa cụ thể phụ thuộc vào cách doanh nghiệp cấu hình định mức tồn kho và kế hoạch sản xuất trong hệ thống, đây là một phần trong mục tiêu thiết kế của giải pháp.

4. Những tính năng cốt lõi cơ bản trong phần mềm quản lý mua hàng Workit

• Quản lý đề xuất mua hàng: Ghi nhận nhu cầu mua từ mọi bộ phận trực tiếp trên hệ thống thay vì qua email hoặc yêu cầu miệng, giúp mọi nhu cầu mua hàng có hồ sơ chính thức, dễ tra cứu lại khi cần.
• Theo dõi đơn hàng: Theo dõi vòng đời một đơn đặt hàng từ khi tạo đến khi hoàn tất, với trạng thái cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp biết chính xác đơn hàng nào đang ở giai đoạn nào tại bất kỳ thời điểm nào.
• Báo giá nhà cung cấp: Lưu trữ và so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng, làm căn cứ ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì chỉ một báo giá duy nhất.
• Bảng giá mua và lịch sử giá mua: Lưu mức giá đã thống nhất theo từng mặt hàng, từng nhà cung cấp, và tổng hợp biến động giá theo thời gian, giúp phát hiện sớm biến động bất thường và có căn cứ đàm phán cho lần mua tiếp theo.
• Đánh giá nhà cung cấp: Ghi nhận kết quả đánh giá theo các tiêu chí doanh nghiệp tự thiết lập (giá, chất lượng, tiến độ giao hàng), tích lũy thành dữ liệu chiến lược cho việc lựa chọn nhà cung cấp ở các chu kỳ mua hàng sau.
• Hóa đơn mua hàng: Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, liên kết trực tiếp với đơn hàng và phiếu nhập kho tương ứng.
• Phân tích mua hàng: Tổng hợp chi phí mua hàng theo kỳ, theo nhà cung cấp, theo mặt hàng, phục vụ đánh giá hiệu quả mua hàng theo thời gian thay vì chỉ nhìn từng đơn hàng riêng lẻ.
• Phân quyền và kiểm soát quy trình: Giới hạn quyền tạo, phê duyệt, chỉnh sửa dữ liệu mua hàng theo vai trò từng người dùng, giảm rủi ro một cá nhân có toàn quyền trên một khâu nhạy cảm về chi phí.
• Điểm quan trọng hơn danh sách tính năng riêng lẻ này là cách các tính năng kết nối với nhau xuyên phòng ban:
• Mua hàng đồng bộ với Kho: Khi tồn kho một mặt hàng giảm xuống dưới ngưỡng đã thiết lập, đây là tín hiệu tự động để phát sinh nhu cầu mua hàng. Nếu mua hàng và kho là hai hệ thống tách biệt, bộ phận mua hàng phải chủ động hỏi kho về tồn kho hiện tại thay vì nhận được cảnh báo tự động.
• Mua hàng đồng bộ với Sản xuất: Kế hoạch sản xuất xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho một khoảng thời gian tới, và nhu cầu này chuyển thành đề nghị mua nguyên liệu. Khi hai dữ liệu này không liên kết, doanh nghiệp dễ mua nguyên liệu không đúng thời điểm cần, hoặc quá sớm khiến vốn bị đọng, hoặc quá trễ khiến sản xuất gián đoạn.
• Mua hàng đồng bộ với Kế toán - Tài chính: Đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp là ba chứng từ mà kế toán phải đối chiếu trước khi ghi nhận công nợ. Nếu ba chứng từ này nằm ở ba nơi khác nhau, việc đối chiếu là công việc thủ công dễ chậm trễ và sai sót khi khối lượng giao dịch lớn. Trên Workit, ba chứng từ này nằm chung một hệ thống và liên kết sẵn với nhau.
  

5. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng

Kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng: Doanh nghiệp biết chính xác mỗi đơn hàng đang ở giai đoạn nào, ai đang chịu trách nhiệm xử lý, thay vì phải hỏi lại từng bộ phận.

Giảm sai sót thủ công: Khi mọi giao dịch đi qua hệ thống thay vì ghi chép rời rạc, đặc biệt ở khâu đối chiếu số lượng, đơn giá và công nợ, tỷ lệ sai sót giảm rõ rệt.

Kiểm soát chi phí chủ động: Với ngân sách và bảng giá được thiết lập từ đầu, doanh nghiệp phát hiện sớm khi chi tiêu tiệm cận giới hạn, thay vì chỉ biết được sau khi đã vượt ngân sách.

Quản lý nhà cung cấp có hệ thống: Hồ sơ và lịch sử giao dịch tập trung không còn phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân của người phụ trách mua hàng, kể cả khi nhân sự thay đổi.

Hạn chế mua dư hoặc mua thiếu: Việc kết nối với dữ liệu tồn kho giúp quyết định mua hàng dựa trên số liệu thực tế thay vì ước lượng cảm tính.

Dữ liệu nhất quán xuyên chuỗi từ nhu cầu đến thanh toán: Đây là lợi ích mang tính cộng dồn của tất cả các điểm trên: khi mua hàng, kho, sản xuất và kế toán vận hành trên cùng một luồng thông tin, ban lãnh đạo có đủ dữ liệu để ra quyết định về việc chọn nhà cung cấp nào, đàm phán lại điều khoản nào, và điều chỉnh chính sách mua hàng ra sao cho phù hợp với thực tế vận hành.

6. Bộ 8 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng

• Phần mềm phải phù hợp với quy mô và nhu cầu doanh nghiệp, từ SME đến tập đoàn, có thể tùy chỉnh theo mức độ phức tạp của quy trình.
• Có hỗ trợ workflow phê duyệt nhiều cấp, tùy chỉnh theo giá trị hoặc loại hàng hóa.
• Có thể quản lý hồ sơ và báo giá từ các nhà cung cấp.
• Theo dõi trạng thái đơn mua hàng theo thời gian thực.
• Có thể đồng bộ dữ liệu với kho, sản xuất và kế toán.
• Báo cáo quản trị đủ chi tiết để phân tích chi phí mua hàng theo kỳ, theo nhà cung cấp.
  
• Cơ chế phân quyền và kiểm soát dữ liệu phải rõ ràng theo từng vai trò người dùng.
• Phải có API hoặc khả năng tích hợp với các hệ thống khác doanh nghiệp đang sử dụng.

Lưu ý:

• Với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME): ưu tiên hàng đầu thường là tốc độ triển khai và mức độ dễ dùng, vì SME hiếm khi có đội ngũ IT riêng để vận hành một hệ thống phức tạp. Số lượng cấp phê duyệt thường đơn giản (một hoặc hai cấp), nên phần mềm không cần hỗ trợ workflow quá nhiều lớp. Chi phí triển khai ban đầu và chi phí duy trì hàng tháng là yếu tố quyết định rõ rệt hơn so với doanh nghiệp lớn, vì ngân sách công nghệ của SME thường có giới hạn cụ thể ngay từ đầu. Ở quy mô này, khả năng mở rộng trong tương lai vẫn cần được xem xét, nhưng không nên đặt nặng hơn nhu cầu hiện tại.

Với tập đoàn hoặc doanh nghiệp quy mô lớn: ưu tiên chuyển sang khả năng quản trị tập trung dữ liệu từ nhiều đơn vị hoặc chi nhánh, workflow phê duyệt nhiều cấp theo giá trị đơn hàng hoặc theo loại hàng hóa, và khả năng phân quyền chi tiết để kiểm soát rủi ro khi có nhiều người dùng cùng thao tác trên hệ thống. Khả năng tích hợp với các hệ thống nội bộ đã có sẵn (ERP khác, hệ thống ngân hàng, phần mềm kế toán) trở thành yêu cầu bắt buộc thay vì một tính năng cộng thêm. Ở quy mô này, doanh nghiệp cũng cần đánh giá khả năng phần mềm xử lý khối lượng giao dịch lớn mà không giảm hiệu năng, và mức độ hỗ trợ triển khai từ nhà cung cấp, vì một dự án ERP ở quy mô tập đoàn thường không thể chỉ dựa vào tài liệu hướng dẫn tự học.

7. Kinh nghiệm thực tế khi triển khai phần mềm

Chọn đúng phần mềm chỉ là bước đầu. Nhiều dự án triển khai phần mềm mua hàng không đạt hiệu quả như kỳ vọng không phải vì phần mềm kém, mà vì cách triển khai chưa phù hợp với thực tế vận hành. Dưới đây là những kinh nghiệm đáng lưu ý mà Workit có được khi triển khai thực tế các phần mềm quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự,... cho hàng nghìn doanh nghiệp:

Bắt đầu từ việc rà soát quy trình hiện tại, không phải từ danh sách tính năng: Trước khi cấu hình bất kỳ workflow phê duyệt nào trên hệ thống, doanh nghiệp cần làm rõ: ai hiện đang có quyền đề nghị mua hàng, ai phê duyệt theo giá trị nào, và những ngoại lệ nào đang tồn tại trong thực tế (ví dụ mua khẩn cấp không qua đủ quy trình). Nếu bỏ qua bước này, hệ thống mới có nguy cơ chỉ sao chép lại một quy trình thủ công vốn đã có vấn đề, thay vì cải thiện nó.

Chuẩn hóa dữ liệu nhà cung cấp trước khi chuyển đổi: Danh sách nhà cung cấp tích lũy qua nhiều năm thường có trùng lặp, thông tin liên hệ lỗi thời, hoặc nhiều nhà cung cấp không còn giao dịch. Việc làm sạch dữ liệu này trước khi nhập vào hệ thống mới giúp tránh tình trạng hệ thống mới nhưng vẫn mang theo dữ liệu cũ thiếu chính xác.

Thiết lập chính sách và ngân sách mua hàng trước khi Go-live, không phải sau đó: Vì Workit thiết kế để đối chiếu đề nghị mua hàng với ngân sách ngay từ đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ ngân sách mua hàng theo từng bộ phận hoặc từng loại hàng hóa trước khi hệ thống chính thức đi vào vận hành, thay vì để trống và bổ sung dần trong quá trình sử dụng.

Đào tạo đúng vai trò, không đào tạo chung chung: Người tạo đề nghị mua hàng, người phê duyệt và người phụ trách đối soát công nợ có nhu cầu sử dụng hệ thống khác nhau. Đào tạo tập trung theo từng vai trò cụ thể, thay vì một buổi đào tạo chung cho tất cả, giúp mỗi nhóm người dùng thành thạo đúng phần việc của mình nhanh hơn.

Triển khai thí điểm trước khi áp dụng toàn bộ: Với doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc nhiều chi nhánh, chạy thử quy trình mua hàng trên hệ thống mới với một nhóm người dùng đại diện trước khi mở rộng ra toàn doanh nghiệp giúp phát hiện sớm các vướng mắc trong thao tác thực tế, điều mà tài liệu hướng dẫn không thể lường hết.

Không bỏ qua giai đoạn chạy song song: Trong một khoảng thời gian ngắn sau khi hệ thống mới đi vào vận hành, việc đối chiếu song song giữa dữ liệu trên hệ thống mới và cách làm cũ (nếu còn khả thi) giúp phát hiện sai lệch trước khi hoàn toàn phụ thuộc vào hệ thống mới cho các quyết định mua hàng và thanh toán.

Xem việc triển khai là một quá trình liên tục, không kết thúc tại thời điểm Go-live: Sau khi hệ thống vận hành ổn định, doanh nghiệp nên định kỳ xem lại ngân sách, bảng giá và danh sách nhà cung cấp đã thiết lập, vì các thông số này cần được cập nhật theo biến động thực tế của thị trường, không phải một lần thiết lập rồi để cố định.

8. Câu hỏi thường gặp

• Phần mềm quản lý mua hàng là gì? Là hệ thống giúp doanh nghiệp số hóa và kiểm soát toàn bộ quy trình mua sắm, từ khi phát sinh nhu cầu mua đến khi hoàn tất thanh toán cho nhà cung cấp, thay thế cho việc quản lý bằng Excel, giấy tờ hoặc các công cụ rời rạc.
• Phần mềm quản lý mua hàng có quản lý nhà cung cấp không? Có. Phần mềm quản lý mua hàng hiện đại thường có phân hệ lưu trữ hồ sơ, lịch sử giao dịch và đánh giá nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí.
• Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng phần mềm quản lý mua hàng không? Ngay cả doanh nghiệp nhỏ, khi số lượng đơn hàng và nhà cung cấp tăng lên, việc quản lý mua hàng bằng Excel bắt đầu bộc lộ giới hạn về khả năng đối chiếu và kiểm soát. Doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên khối lượng giao dịch thực tế, không nhất thiết phải chờ đến khi quy mô đã rất lớn.
• Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng phù hợp? Nên đối chiếu phần mềm với quy trình mua hàng thực tế của doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, kiểm tra khả năng kết nối với kho, sản xuất và kế toán, cùng khả năng mở rộng thành hệ thống ERP đầy đủ khi doanh nghiệp phát triển
• Workit có thể kết nối mua hàng với kho và sản xuất như thế nào? Đề nghị mua hàng trên Workit có thể dựa trên dữ liệu tồn kho thực tế; khi hàng về, phiếu nhập kho liên kết trực tiếp với đơn mua hàng gốc; và với doanh nghiệp sản xuất, dữ liệu nguyên vật liệu nhập kho tiếp tục được sử dụng khi xuất cho sản xuất.

9. Kết luận

Quản lý mua hàng không chỉ là theo dõi đơn đặt hàng. Nó là quản trị toàn bộ quy trình từ nhu cầu, qua mua hàng, nhận hàng, nhập kho, cho đến công nợ và thanh toán, vì thế chỉ cần đứt gãy ở một khâu, doanh nghiệp có thể mất kiểm soát về chi phí, tiến độ hoặc chất lượng hàng hóa đầu vào.

Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng dữ liệu mua hàng, kho, sản xuất và kế toán bị phân tán ở nhiều file hoặc hệ thống khác nhau, Workit có thể là giải pháp giúp kết nối các quy trình này trên một nền tảng ERP thống nhất, từ một đề nghị mua hàng, một đơn đặt hàng, một phiếu nhập kho đều là một phần của cùng một luồng dữ liệu, thay vì những mảnh ghép rời rạc cần đối chiếu thủ công.

Liên hệ Workit để được tư vấn giải pháp quản lý mua hàng phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam