Trong ngành sản xuất dây cáp điện, đồng và nhựa PVC/XLPE chiếm tỷ trọng lớn trong giá vốn, khiến việc kiểm soát định mức, tiêu hao vật tư và phế liệu trở thành yếu tố quan trọng quyết định lợi nhuận. Tuy nhiên, dữ liệu phân tán giữa Excel, kho, sản xuất và kế toán khiến doanh nghiệp khó theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí và tính giá thành kịp thời, lúc này các doanh nghiệp thường tìm kiếm các phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường để giải quyết các bài toán trên. Bài viết nói về đặc thù ngành cáp, những chỗ quản lý thủ công gặp khó khăn, cách Workit có thể hỗ trợ và các câu hỏi nên hỏi trước khi bỏ vốn đầu tư phần mềm.
1. Đặc thù quản lý trong ngành sản xuất dây cáp
Ngành cáp có vài đặc điểm khiến việc quản lý bằng sổ sách và bảng tính khó đáp ứng yêu cầu quản lý khi quy mô và độ phức tạp sản xuất tăng lên.
Mã hàng nhiều: Một dòng cáp có thể khác nhau về số lõi, tiết diện, vật liệu dẫn điện, loại vỏ bọc, cấp điện áp và tiêu chuẩn áp dụng. Chỉ cần đổi tiết diện hoặc loại nhựa là ra một quy cách mới, kéo theo một định mức mới.
Nguyên vật liệu cũng không đồng đều về mức tiêu hao: Đồng hoặc nhôm làm ruột dẫn, hạt nhựa PVC, PE hoặc XLPE làm lớp cách điện và vỏ, băng quấn, chất độn, bao bì và lõi cuộn. Mỗi loại tiêu hao theo cách riêng: đồng hao ở khâu kéo và bện, nhựa hao khi khởi động và thay màu máy đùn, lõi cuộn thì gần như không hao nhưng vẫn phải đếm.
Quy trình thường đi qua nhiều công đoạn: như kéo dây, bện, đùn nhựa, bọc cách điện, kiểm tra và đóng gói, tùy loại sản phẩm. Đầu ra của công đoạn này là bán thành phẩm của công đoạn kia, nên dữ liệu phải theo được từng lớp chuyển đổi từ nguyên liệu sang bán thành phẩm rồi thành phẩm.
Hao hụt và phế liệu là chuyện thường ngày: Đầu cuộn, đoạn cáp lỗi, nhựa thải khi chạy thử máy đều phát sinh. Câu hỏi đáng đặt ra là hao ở đâu và hao bao nhiêu so với định mức.
Giá thành chịu tác động mạnh từ nhiều yếu tố: giá vật tư đầu vào cùng chi phí vận hành như điện năng, nhân công và khấu hao máy móc. Nếu số liệu tiêu hao đến chậm hoặc thiếu, con số giá thành cũng đến chậm và thiếu theo.
Quản trị không thể chỉ theo dõi mỗi sản lượng: Giám đốc sản xuất cần biết sản lượng đi kèm với bao nhiêu vật tư, từ lô nguyên liệu nào, qua công đoạn nào và với chi phí ra sao. Những câu hỏi này đòi hỏi dữ liệu của kho, mua hàng, sản xuất và kế toán phải liên kết được với nhau.
2. Những khó khăn trong quản lý sản xuất dây cáp
Khó kiểm soát nguyên vật liệu và định mức BOM
Định mức BOM (Bill of Materials) cho biết một sản phẩm cần những vật tư nào, với số lượng bao nhiêu. Khi BOM nằm riêng trong một file, còn phiếu xuất kho được lập tay theo thói quen của từng ca. Phòng kỹ thuật cập nhật định mức khi đổi thiết kế, nhưng kho vẫn xuất theo định mức cũ vì chưa ai báo.
Hậu quả là lúc cuối kỳ thấy lệch kho, doanh nghiệp không biết lệch do định mức sai, do xuất dư, do hao hụt thật hay do ghi nhầm. Muốn truy nguyên nhân phải lục lại từng phiếu giấy.
Kế hoạch sản xuất chưa đồng bộ với tồn kho
Lập lệnh sản xuất mà không biết được tồn kho hiện tại là rủi ro quen thuộc. Kế hoạch xếp xong, ra đến xưởng mới phát hiện thiếu hạt nhựa hoặc đồng chưa về. Máy dừng chờ vật tư, đơn hàng trễ hạn.
Chiều ngược lại cũng xảy ra: mua dư vì không biết kho còn đủ, vốn bị kẹt trong vật tư tồn, nhất là loại vật tư có giá trị cao như đồng.
Khó theo dõi tiến độ giữa các công đoạn
Khi trạng thái lệnh sản xuất được ghi bằng Excel, giấy hoặc báo miệng, người điều phối phải đi hỏi từng tổ để biết lệnh đang ở khâu nào. Thông tin mất vài giờ để lên đến văn phòng, và khi lên đến nơi thì đã cũ.
Kinh doanh trả lời khách chậm vì không có con số chắc chắn về ngày giao. Quản đốc phải đứng giữa, vừa điều máy vừa làm đầu mối thông tin.
Khó kiểm soát hao hụt và phế liệu
Để biết hao hụt thực tế, doanh nghiệp cần ba dòng dữ liệu khớp nhau: vật tư đã xuất, sản lượng đã nhập kho thành phẩm và phế liệu thu hồi. Nếu một trong ba thiếu hoặc ghi chậm, chênh lệch giữa định mức và thực tế chỉ còn là con số tổng, không chỉ ra được nguyên nhân.
Không có số liệu theo từng lệnh hay từng công đoạn, việc cải tiến thường dừng ở mức nhắc nhở chung chung.
Tính giá thành mất nhiều thời gian
Giá thành một cuộn cáp gồm vật tư, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Ba nhóm này đến từ ba nguồn khác nhau: kho, bảng chấm công và các hóa đơn điện, khấu hao, bảo trì. Kế toán giá thành phải gom, đối chiếu rồi phân bổ, và thường chỉ làm được vào cuối tháng.
Khi giá đồng đổi nhanh, một báo giá dựa trên giá thành của hai tháng trước có thể đã không còn đúng.
Dữ liệu phân tán, báo cáo thiếu tính kịp thời
Cùng một mã vật tư có thể được nhập lại ở kho, ở phòng mua hàng và ở kế toán, mỗi nơi một cách đặt tên. Nhập liệu trùng làm tăng sai sót, còn việc đối chiếu giữa các bộ phận ngốn thời gian của người làm báo cáo.
Ban giám đốc vì vậy nhận báo cáo muộn và phải tin vào con số đã qua nhiều lần chỉnh tay. Do đó, việc chuẩn hóa dữ liệu dùng chung giữa các bộ phận là yêu cầu nền tảng: một mã vật tư, một nguồn số liệu, nhiều bộ phận cùng dùng.
3. Phần mềm quản lý sản xuất dây cáp Workit
Phần mềm quản lý sản xuất dây cáp của Workit là hệ thống giúp nhà máy ghi nhận, liên kết và theo dõi dữ liệu về sản phẩm, định mức, vật tư, kế hoạch, lệnh sản xuất, tồn kho và chi phí. Ngoài ra, rộng hơn Workit ERP hỗ trợ liên kết kế hoạch, kho, mua hàng, tài chính và các nghiệp vụ sản xuất trong phạm vi chức năng được triển khai. Workitcho phép lệnh sản xuất, phiếu xuất vật tư và bút toán kế toán dùng chung một dòng dữ liệu.
Phần mềm quản lý sản xuất Workit giúp các doanh nghiệp sản xuất dây cáp giải quyết các vấn đề như:
Kết nối dữ liệu kho nguyên vật liệu
Đồng, nhôm, hạt nhựa, vật liệu cách điện và vật tư phụ đều cần được quản lý theo mã hàng, đơn vị đo và kho chứa. Khi nhập, xuất, tồn được ghi nhận nhất quán trên một hệ thống, kế hoạch sản xuất, bộ phận mua hàng và kế toán cùng nhìn thấy một con số tồn.
Liên kết hoạt động mua hàng và nhu cầu vật tư
Khi nhu cầu vật tư từ kế hoạch sản xuất được so với tồn kho, bộ phận mua hàng có cơ sở để đặt đúng loại, đúng lượng, đúng thời điểm thay vì mua theo cảm tính. Thông tin nhà cung cấp, đơn mua và tình trạng nhận hàng nằm trong cùng hệ thống giúp kho và kế toán đối chiếu nhanh hơn, nếu các nghiệp vụ tương ứng được triển khai.
Với ngành cáp, đặc thù vật tư chính có giá trị lớn và giá thay đổi thường xuyên, việc theo dõi đơn mua và hàng chờ về còn giúp ban giám đốc nhìn được nghĩa vụ thanh toán sắp tới.
Hỗ trợ quản trị hoạt động sản xuất
Với sản xuất, Workit giúp chuẩn hóa dữ liệu: một danh mục sản phẩm, một bộ định mức, một quy trình từ lệnh sản xuất đến nhập kho thành phẩm. Khi quy trình được chuẩn hóa, việc so sánh giữa định mức và thực tế chính xác hơn. Đặc biệt, Workit có thể giúp giải quyết các yêu cầu như quản lý BOM nhiều cấp, lệnh sản xuất, tiến độ từng công đoạn và tiêu hao thực tế
Kết nối dữ liệu chi phí và kế toán
Dữ liệu mua hàng, kho và sản xuất là đầu vào của giá thành. Khi chúng nằm cùng một hệ thống với kế toán, việc tổng hợp chi phí vật tư, nhân công và chi phí chung bớt phụ thuộc vào thao tác chép tay giữa các file.
Hỗ trợ báo cáo quản trị tập trung
Dữ liệu thống nhất cho phép nhà quản lý theo dõi tồn kho, mua hàng, chi phí và hoạt động chung của doanh nghiệp trên cùng một hệ thống, thay vì chờ từng phòng gửi file.
4. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất dây cáp Workit
- Kiểm soát giá thành theo từng lệnh sản xuất: Chi phí đồng, nhôm, nhựa, nhân công và chi phí chung được tính từ dữ liệu của chính lệnh đó, nên giá thành thực tế hiện ra khi lệnh còn đang chạy.
- Phát hiện hao hụt vượt định mức: BOM nhiều tầng được đặt cạnh vật tư xuất thực tế theo từng lệnh và công đoạn, nên lệnh nào dùng vượt định mức, ở khâu nào đều thấy được.
- Mua vật tư có cơ sở: Tự động tính nhu cầu đồng, nhôm và hợp chất nhựa từ đơn hàng, tồn kho và các đơn mua đang về, giúp hạn chế thiếu vật tư hoặc tồn đọng vốn.
- Nắm tiến độ dễ dàng: Lệnh sản xuất được số hóa theo từng công đoạn, giúp lãnh đạo biết đơn hàng đang ở đâu và khi nào giao được.
- Truy xuất theo lô nhanh hơn: Kho được quản lý theo lô và vị trí, kết hợp kiểm soát chất lượng xuyên suốt quy trình, giúp lần ngược từ thành phẩm về lô vật tư khi khách yêu cầu hồ sơ hoặc có khiếu nại.
- Một nguồn dữ liệu cho cả nhà máy: Kho, sản xuất, kế toán và ban giám đốc cùng xem một số liệu qua báo cáo và dashboard, không phải đối chiếu giữa các bảng tính riêng.
- Cấu hình theo quy trình nhà máy: Workit khảo sát và cấu hình theo cách nhà máy cáp đang vận hành, bao gồm cả sản xuất theo đơn hàng lẫn sản xuất để tồn kho.
5. Quy trình quản lý sản xuất tại nhà máy dây cáp
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Tiếp nhận thông tin đơn hàng, bao gồm mã sản phẩm, quy cách kỹ thuật, số lượng, chiều dài cuộn, thời hạn giao hàng và các yêu cầu liên quan.
Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất
Căn cứ vào đơn hàng, năng lực máy móc, lịch sản xuất và khả năng cung ứng vật tư để lập kế hoạch, xác định lệnh sản xuất và định mức nguyên vật liệu (BOM).
Bước 3: Kiểm tra và chuẩn bị nguyên vật liệu
Đối chiếu nhu cầu vật tư theo BOM với tồn kho khả dụng. Lập kế hoạch mua bổ sung hoặc điều chuyển vật tư để đáp ứng tiến độ sản xuất.
Bước 4: Triển khai sản xuất
Thực hiện sản xuất theo lệnh và quy trình công nghệ, bao gồm các công đoạn phù hợp như kéo dây, bện dây, đùn nhựa, bọc cách điện và đóng gói. Theo dõi tiến độ, sản lượng và tình trạng bán thành phẩm tại từng công đoạn.
Bước 5: Kiểm soát tiêu hao và chất lượng
Ghi nhận lượng vật tư sử dụng, sản lượng đạt, phế liệu thu hồi và kết quả kiểm tra chất lượng. Đối chiếu tiêu hao thực tế với định mức để đánh giá hiệu quả sản xuất.
Bước 6: Nhập kho thành phẩm
Kiểm tra thành phẩm theo tiêu chuẩn kỹ thuật, ghi nhận số lượng và thông tin lô hàng, sau đó nhập kho và cập nhật tồn kho để phục vụ giao hàng.
Bước 7: Tổng hợp chi phí và tính giá thành
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung theo phương pháp kế toán áp dụng. Tính giá thành theo sản phẩm, lệnh sản xuất hoặc đối tượng tập hợp chi phí phù hợp.
6. Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất dây cáp phù hợp
Bộ tiêu chí sau giúp so sánh các nhà cung cấp trên cùng một tiêu chí:
- Phù hợp với quy trình sản xuất và quy mô nhà máy.
- Quản lý được dữ liệu sản phẩm, vật tư và định mức theo nhu cầu.
- Kết nối được kho, mua hàng, sản xuất và kế toán.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm soát tiêu hao và giá thành.
- Có khả năng mở rộng và tích hợp.
- Dễ dùng, có tài liệu và hỗ trợ triển khai.
- Chi phí đầu tư và vận hành minh bạch.
- Nhà cung cấp có quy trình khảo sát, tư vấn và hỗ trợ rõ ràng.
7. FAQ - Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý sản xuất dây cáp Workit phù hợp với doanh nghiệp nào?
Mức độ phù hợp phụ thuộc vào quy mô nhà máy, độ phức tạp của quy trình và nhu cầu liên kết dữ liệu giữa các phòng ban. Workit hướng tới doanh nghiệp vừa và lớn cần một hệ thống quản trị tích hợp cho kho, mua hàng, định mức, giá thành, tài chính và nhân sự. Nhà máy cáp có yêu cầu đặc thù về công nghệ hoặc giám sát máy sẽ được Workit khảo sát trước.
Workit ERP có thể kết nối kho, mua hàng và kế toán không?
Workit có các phân hệ nghiệp vụ kho, mua hàng và kế toán trên cùng hệ sinh thái giúp dữ liệu được đồng bộ
Triển khai phần mềm quản lý sản xuất dây cáp mất bao lâu?
Không có con số chung cho mọi nhà máy. Thời gian phụ thuộc vào quy mô, chất lượng dữ liệu hiện có, số module triển khai, số kho và công đoạn cần ghi nhận, nhu cầu tích hợp và mức độ sẵn sàng của đội ngũ. Thời gian và chi phí cụ thể chỉ đưa ra được sau buổi khảo sát.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai Workit?
Nên chuẩn bị danh mục vật tư và mã sản phẩm, bảng định mức của các mã chủ lực, sơ đồ kho và quy trình xuất nhập hiện tại, quy trình mua hàng, danh sách nhà cung cấp, cùng yêu cầu về hạch toán và tính giá thành của kế toán. Cử sẵn người phụ trách ở kho, sản xuất và kế toán sẽ giúp khảo sát nhanh hơn.
8. Kết luận
Trong nhà máy cáp, tiền nằm ở đồng, nhôm và nhựa, còn rủi ro nằm ở khoảng cách giữa định mức trên giấy và lượng vật tư thực sự đi qua máy. Khoảng cách đó chỉ thu hẹp được khi kho, mua hàng, sản xuất và kế toán dùng chung một nguồn dữ liệu, từ nhu cầu vật tư, kế hoạch, tiêu hao đến giá thành.
Chọn phần mềm nên bắt đầu từ nhu cầu thật của nhà máy mình: bài toán nào đang gây thất thoát nhiều nhất, dữ liệu nào đang thiếu, hệ thống nào cần giữ lại. Từ đó mới đối chiếu với khả năng đáp ứng của từng giải pháp và định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp số hóa hoạt động quản trị sản xuất dây cáp? Liên hệ Workit để trao đổi về hiện trạng vận hành, xác định nhu cầu quản trị và tìm hiểu phương án ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY
CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT
Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)
Email: info@workit.vn
Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
