Phần mềm quản lý sản xuất gạch đá Workit

Lệnh sản xuất đã hoàn thành, thành phẩm đã nhập kho, vậy mà cuối tháng kế toán vẫn chưa biết nguyên vật liệu thực tế tiêu hao bao nhiêu so với định mức. Hàng lỗi nằm ở đâu, mỗi mã hàng có giá thành bao nhiêu cũng chưa ai trả lời được. Nhiều nhà máy gạch và xưởng đá gặp tình trạng này vì dữ liệu nằm rải rác trong Excel, sổ sách và những phần mềm không đồng bộ với nhau. Lúc này các doanh nghiệp thường tìm đến các phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường.

Phần mềm quản lý sản xuất gạch đá Workit là giải pháp ERP nối sản xuất, kho, mua hàng và kế toán trên cùng một nền tảng, để dữ liệu đi một mạch từ kế hoạch đến giá thành. Bài viết này trình bày Workit xử lý được những nghiệp vụ nào, vận hành ra sao, và doanh nghiệp nên cân nhắc gì trước khi chuyển đổi.

1. Khó khăn khi quản lý sản xuất gạch đá bằng Excel và công cụ rời rạc

Khi mỗi bộ phận giữ một file riêng, số liệu sản xuất, kho và kế toán rất khó khớp nhau, nhất là với sản phẩm có nhiều quy cách. Trong ngành này, các điểm nghẽn thường lặp lại ở những chỗ sau:

• Công thức phối liệu, men và phụ gia nằm trong file riêng. Khi định mức đổi mà các bộ phận không cập nhật cùng lúc, nhu cầu vật tư tính ra sẽ lệch.
• Đất sét, bột đá, men, phụ gia có thể hao hụt ở nhiều công đoạn: ép, sấy, tráng men, nung, mài, phân loại, đóng gói. Nếu không đối chiếu định mức với thực tế theo từng lệnh, chênh lệch thường chỉ lộ ra lúc chốt sổ.
• Cùng một mẫu gạch nhưng khác kích thước, độ dày, màu sắc, bề mặt hay chủng loại thì là những mặt hàng khác nhau. Quản lý tồn kho chung chung dễ dẫn đến nhầm khi bán và giao hàng.
• Hàng đạt, hàng lỗi và hàng cần phân loại bị trộn lẫn khi không được ghi nhận theo lệnh hoặc lô. Muốn truy nguyên nhân hay đánh giá chất lượng từng đợt đều khó.
• Chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất đến từ nhiều nguồn, nên việc chốt giá thành tốn thời gian và khó đối chiếu theo từng sản phẩm.

2. Phần mềm quản lý sản xuất gạch đá Workit

Workit là nền tảng ERP cho doanh nghiệp sản xuất gạch và đá, quản lý kế hoạch sản xuất, định mức, kho, mua hàng, giá thành và kế toán trong một hệ thống liên thông. Dữ liệu từ lệnh sản xuất được dùng chung cho kho, mua hàng và kế toán, thay vì mỗi bộ phận tự giữ một công cụ.

So với phần mềm quản lý chung, Workit đi theo đặc thù của ngành ở bốn điểm:

• Nguyên vật liệu như đất sét, bột đá, men, phụ gia, xi măng hoặc các loại đá được quản lý theo mô hình sản xuất thực tế của từng doanh nghiệp.
• Định mức gắn với lệnh sản xuất, nên có thể phân tích chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
• Mã hàng được quản lý theo kích thước, độ dày, màu sắc, bề mặt, chủng loại và đơn vị tính phù hợp.
• Phạm vi module và mức tùy chỉnh được xác định từ quy trình thực tế, vì không phải nhà máy nào cũng có cùng nghiệp vụ.

Workit phù hợp với doanh nghiệp sản xuất gạch, xưởng đá và đơn vị sản xuất đá nhân tạo quy mô vừa và lớn đang muốn thay cách quản lý rời rạc bằng một hệ thống thống nhất.

3. Tính năng nổi bật của Workit cho nhà máy gạch đá

Kế hoạch và lệnh sản xuất

Kế hoạch một nơi, tiến độ thực tế một nơi khác thì người điều hành khó nắm tình hình. Trên Workit, bạn lập kế hoạch, tạo lệnh sản xuất và theo dõi tiến độ, sản lượng theo lệnh hoặc theo công đoạn. Nhờ vậy quản lý biết lệnh nào đang chạy, đã ra bao nhiêu, còn bao nhiêu.

Định mức và nguyên vật liệu (BOM)

Định mức lưu rời rạc buộc người làm kế hoạch tính nhu cầu vật tư bằng tay, và sai sót khó tránh. Workit cho khai báo định mức theo từng sản phẩm, rồi dùng nó làm cơ sở tính nhu cầu vật tư. Bộ phận kế hoạch và mua hàng cùng nhìn vào một nguồn định mức.

Quản lý kho: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

Khi tồn kho không tách rõ theo loại hàng và quy cách, số liệu khó tin. Workit theo dõi nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, với mã hàng quản lý theo kích thước, độ dày, màu sắc, bề mặt, chủng loại. Việc theo dõi tồn kho chi tiết đến lô, tone màu và cỡ cũng nằm trong phạm vi này. Số liệu tồn đúng quy cách hơn giúp bán hàng và giao hàng chính xác hơn.

Hao hụt và tiêu hao

Chênh lệch nguyên liệu nếu chỉ phát hiện khi tổng kết cuối kỳ thì đã muộn để điều chỉnh. Workit đối chiếu định mức với lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng, tùy phạm vi cấu hình. Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế được phân tích theo từng lệnh sản xuất, nên có thể chỉnh sớm.

Giá thành

Chi phí nằm ở kho, ở sản xuất, ở kế toán và được gom bằng tay thì khó chia theo sản phẩm. Workit tập hợp chi phí nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất liên quan để tính giá thành, đồng thời nối dữ liệu kho, sản xuất và kế toán. Từ đó có thể phân tích chi phí theo từng sản phẩm hoặc từng lệnh sản xuất.

Kiểm soát chất lượng và phân loại

Nếu hàng đạt, hàng lỗi và hàng cần phân loại không được ghi nhận nhất quán, chất lượng đầu ra sẽ không đo được. Workit ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng thành phẩm theo từng lô sản xuất: số lượng hàng đạt tiêu chuẩn, hàng lỗi, hàng cần phân loại hoặc xử lý lại. Mỗi lô có mã lô, thời gian sản xuất, số lượng thành phẩm, tỷ lệ lỗi và tình trạng kiểm định. Dựa vào đó, doanh nghiệp truy xuất được nguồn gốc lô hàng, đánh giá tỷ lệ hao hụt, tìm nguyên nhân phát sinh lỗi và điều chỉnh quy trình kịp thời. Chất lượng đầu ra nhìn được theo từng lệnh hoặc từng lô.

Mua hàng

Nhu cầu vật tư và đơn mua không gắn với kế hoạch sản xuất thì mua thừa hoặc thiếu là chuyện thường. Workit theo dõi nhu cầu mua vật tư, đơn mua hàng, nhà cung cấp và công nợ phải trả, nên việc mua bám theo nhu cầu thực từ kế hoạch.

Tài chính, kế toán và báo cáo quản trị

Kế toán thường phải nhập lại dữ liệu từ sản xuất và kho. Workit kết nối dữ liệu vận hành với chi phí, doanh thu, công nợ và báo cáo quản trị, nên số liệu kế toán và số liệu vận hành cùng một nguồn.

Tích hợp hệ thống

Workit kết nối được với phần mềm hoặc thiết bị bên ngoài qua API khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Phạm vi tích hợp cụ thể được xác định khi khảo sát.

4. Quy trình quản lý sản xuất gạch đá trên Workit

Bảng dưới là ví dụ minh họa một luồng nghiệp vụ điển hình. Luồng thực tế phụ thuộc vào quy trình của từng nhà máy.

5. Lợi ích thực tế theo từng vai trò

• Chủ doanh nghiệp có số liệu sản xuất, tồn kho, chi phí và công nợ trên cùng một hệ thống để ra quyết định.
• Bộ phận sản xuất và kế hoạch theo dõi tiến độ, sản lượng theo lệnh hoặc công đoạn, và tính nhu cầu vật tư từ định mức.
• Thủ kho quản lý nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm theo quy cách.
• Kế toán bớt phải nhập lại số liệu, vì dữ liệu kho và sản xuất đã nối với chi phí, công nợ, giá thành.
• Bộ phận mua hàng nắm nhu cầu vật tư từ kế hoạch, theo dõi đơn mua và nhà cung cấp.

6. Workit phù hợp với doanh nghiệp nào? Khi nào nên chuyển đổi?

Workit hợp với doanh nghiệp sản xuất gạch, đá có nhiều mã hàng theo quy cách khác nhau và muốn quản lý liền mạch từ kế hoạch đến kế toán.

Có thể đã đến lúc cân nhắc khi:

• Bạn phải đối chiếu thủ công giữa file kế hoạch, sổ kho và sổ kế toán.
• Chênh lệch định mức và thực tế chỉ lộ ra khi chốt kỳ.
• Tồn kho khó đối chiếu theo từng quy cách sản phẩm.
• Giá thành mất nhiều thời gian tổng hợp và khó chia theo sản phẩm.
• Bạn cần kết nối với phần mềm hoặc thiết bị khác, nhưng dữ liệu đang tách rời.

Trước khi quyết định, nên làm rõ quy trình thực tế, phạm vi module cần dùng và mức tùy chỉnh. Nghiệp vụ mỗi nhà máy một khác, nên không có cấu hình cố định cho tất cả.

7. Quy trình triển khai và hỗ trợ từ Workit

Workit xác định phạm vi module, phương án tích hợp và mức tùy chỉnh dựa trên quy trình vận hành thực tế, quy mô và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp. Dự án triển khai kết hợp Agile và Waterfall: Waterfall giữ tiến độ, phạm vi và ngân sách trong tầm kiểm soát, còn Agile để doanh nghiệp đánh giá, phản hồi và xác nhận giải pháp ở từng giai đoạn.

Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Đội ngũ Workit cùng doanh nghiệp khảo sát quy trình vận hành, hệ thống quản lý đang dùng, nhu cầu sử dụng và những vấn đề cần giải quyết. Sau đó hai bên chốt phạm vi triển khai, các module ưu tiên, nguồn lực tham gia, tiến độ dự kiến và tiêu chí nghiệm thu cho từng giai đoạn.

Giai đoạn 2: Phân tích nghiệp vụ và thiết kế giải pháp

Workit phân tích quy trình nghiệp vụ để dựng phương án triển khai: cấu hình hệ thống, thiết kế luồng dữ liệu, phân quyền người dùng và xác định những yêu cầu cần tùy chỉnh. Phương án tích hợp với phần mềm hoặc thiết bị hiện có cũng được xem xét ở bước này, để dữ liệu đi nhất quán giữa các bộ phận.

Giai đoạn 3: Cấu hình hệ thống, tùy chỉnh và tích hợp

Hệ thống được cấu hình theo phạm vi đã thống nhất. Khi cần, Workit phát triển thêm các yêu cầu bổ sung và triển khai kết nối với phần mềm, thiết bị liên quan theo phương án kỹ thuật đã được phê duyệt. Dữ liệu danh mục và dữ liệu nghiệp vụ được chuẩn bị để phục vụ kiểm thử và chuyển đổi.

Giai đoạn 4: Kiểm thử, đào tạo và đưa vào vận hành

Trước khi vận hành chính thức, hệ thống được kiểm thử chức năng, kiểm thử tích hợp và chạy thử với nhóm người dùng đại diện. Lỗi hoặc sai lệch được ghi nhận, xử lý và xác nhận trước khi sang bước tiếp theo. Song song đó, Workit hướng dẫn người dùng theo vai trò và phòng ban, hỗ trợ chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ, kiểm tra dữ liệu sau chuyển đổi và chuẩn bị kế hoạch Go-live.

Giai đoạn 5: Hỗ trợ vận hành và cải tiến

Sau Go-live, Workit tiếp tục đồng hành: xử lý vấn đề phát sinh và ghi nhận phản hồi của người dùng. Dựa trên nhu cầu thực tế, hai bên đánh giá hiệu quả sử dụng, điều chỉnh cấu hình hoặc đề xuất cải tiến để hệ thống được khai thác lâu dài.

Thời gian triển khai dự kiến

Theo phương pháp triển khai ERP của Workit, một dự án tiêu chuẩn thường kéo dài 3 đến 6 tháng. Dự án có nhiều module, quy mô vận hành lớn, yêu cầu tùy chỉnh chuyên sâu hoặc tích hợp nhiều hệ thống có thể cần thêm thời gian.

Thời gian cụ thể của từng giai đoạn được chốt trong kế hoạch triển khai sau khảo sát. Kế hoạch này tính đến phạm vi dự án, chất lượng dữ liệu đầu vào, mức độ sẵn sàng của đội ngũ doanh nghiệp và tiến độ phối hợp giữa hai bên.

Đào tạo và hỗ trợ sau triển khai

Đào tạo đi theo công việc thực tế của từng nhóm người dùng: quy trình thao tác, cách nhập liệu, tra cứu thông tin và xử lý các tình huống thường gặp. Trong lúc kiểm thử và chạy thử, người dùng có thể phản hồi để đội triển khai xác minh và điều chỉnh trong phạm vi đã thống nhất.

Khi hệ thống chính thức hoạt động, Workit tiếp tục hỗ trợ xử lý vấn đề phát sinh và điều chỉnh giải pháp theo nhu cầu vận hành. Hình thức hỗ trợ, thời gian phản hồi, thời hạn hỗ trợ sau Go-live và phạm vi bảo trì được quy định trong thỏa thuận dịch vụ của từng dự án.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước buổi tư vấn?

Để buổi khảo sát và tư vấn đi vào trọng tâm, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Sơ đồ công đoạn sản xuất hiện tại, từ tiếp nhận nguyên vật liệu, sản xuất, kiểm tra chất lượng đến nhập kho thành phẩm, kèm bộ phận phụ trách từng công đoạn.
• Danh mục nguyên vật liệu và định mức đang dùng: mã, đơn vị tính, quy cách, định mức tiêu hao, công thức phối trộn hoặc BOM nếu có.
• Danh mục sản phẩm và cách phân loại: mã hàng, kích thước, màu sắc, cấp chất lượng, đơn vị tính, cùng tiêu chí phân loại thành phẩm, hàng lỗi hoặc hàng cần xử lý lại.
• Số liệu sản xuất và tồn kho: kế hoạch sản xuất, sản lượng thực tế, tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm, tỷ lệ hao hụt, các báo cáo đang dùng.
• Danh sách phần mềm hoặc thiết bị cần kết nối, như phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, máy chấm công, cân điện tử, thiết bị sản xuất, kèm thông tin về khả năng kết nối nếu có.
• Những vấn đề doanh nghiệp muốn giải quyết, các chỉ số cần theo dõi và báo cáo cần dùng để đánh giá hiệu quả sản xuất, chi phí và chất lượng.

Chuẩn bị đủ những thông tin này, Workit sẽ nắm rõ hiện trạng, đánh giá đúng phạm vi giải pháp và dựng lộ trình triển khai sát với nhu cầu của doanh nghiệp hơn.

8. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất gạch đá Workit dùng cho đối tượng nào?
Workit dành cho doanh nghiệp sản xuất gạch và đá muốn nối sản xuất, kho, mua hàng và kế toán trên một nền tảng. Phạm vi module và mức tùy chỉnh được xác định theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp.

Workit có hỗ trợ tính giá thành không?
Có. Workit tập hợp chi phí nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất liên quan, nối dữ liệu kho, sản xuất và kế toán để phân tích chi phí theo sản phẩm hoặc lệnh sản xuất.

Workit có kết nối được với phần mềm hoặc thiết bị khác không?
Có thể, qua API, khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Khả năng tích hợp cụ thể được đánh giá trong khâu khảo sát.

Doanh nghiệp có phải dùng toàn bộ module không?
Không. Phạm vi module được xác định theo quy trình thực tế, và doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nghiệp vụ cần nhất.

9. Kết luận

Quản lý sản xuất gạch đá hiệu quả cần dữ liệu liền mạch từ kế hoạch, định mức, kho, mua hàng đến giá thành và kế toán. Phần mềm quản lý sản xuất Workit nối những khâu đó trên một nền tảng ERP, dựa trên đặc thù nguyên vật liệu và quy cách sản phẩm của ngành.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam