Phần mềm quản lý sản xuất gỗ Workit

Các doanh nghiệp sản xuất gỗ ngày nay thường gặp những vấn đề như: phải quản lý nhiều loại vật tư, gỗ nguyên liệu có đủ quy cách, hao hụt khó đo, định mức phức tạp, sản phẩm đi qua nhiều công đoạn từ xẻ, sấy, gia công, lắp ráp đến sơn hoàn thiện. Dữ liệu nằm rải rác trên Excel và giấy tờ thì việc theo dõi tiến độ đơn hàng, tồn kho hay giá thành thực tế gần như chỉ dựa vào kinh nghiệm của từng người.

Bài viết này đi qua các bài toán đặc thù của sản xuất gỗ, những tính năng một hệ thống ERP cần có, và cách phần mềm quản lý sản xuất gỗ xử lý chúng.

1. Vì sao doanh nghiệp sản xuất gỗ cần phần mềm quản lý sản xuất?

Ngành gỗ có vài đặc điểm khiến cách quản lý thủ công quá tải rất nhanh.

Trước hết là vật tư. Một sản phẩm có thể dùng gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp (MDF, MFC, HDF, ván ép), veneer, phụ kiện kim loại, keo, sơn, vật tư đóng gói. Mỗi loại một đơn vị tính, một quy cách, một cách xuất dùng. Cùng là gỗ sồi, nhưng độ dày, chiều dài, chất lượng và nguồn gốc khác nhau thì giá và cách sử dụng cũng khác.

Cắt, xẻ, bào, chà nhám đều sinh phế liệu nên hao hụt gần như chắc chắn có. Câu hỏi là hao hụt bao nhiêu thì hợp lý. Muốn trả lời phải có định mức làm mốc, rồi đặt cạnh lượng thực xuất.

Nội thất theo yêu cầu thường mỗi đơn một kích thước, một cấu hình, nên định mức phải tính lại liên tục. Sản phẩm lại đi qua nhiều công đoạn: một chi tiết có thể đang ở tổ cắt, tổ CNC, tổ sơn hoặc nằm chờ lắp ráp. Nếu không ghi nhận, bán thành phẩm trở thành vùng tối của kho. Còn muốn biết một bộ bàn ghế lãi hay lỗ, phải gom được vật tư, nhân công và chi phí chung theo từng đơn hàng.

Quản lý bằng Excel, giấy tờ hoặc nhiều phần mềm rời rạc thường dẫn đến những chuyện sau:

• Số liệu kho, sản xuất và kế toán không khớp nhau.
• Mỗi phòng ban giữ một phiên bản dữ liệu riêng.
• Công thức Excel bị sửa nhầm, file bị trùng, khó truy xem ai đã sửa gì.
• Báo cáo tổng hợp mất vài ngày, đến lúc có thì đã chậm cho việc ra quyết định.

Phần mềm quản lý sản xuất gỗ đưa kho, định mức, lệnh sản xuất, mua hàng và giá thành về cùng một nguồn dữ liệu, nên các vấn đề trên ít có chỗ phát sinh hơn.

2. Những bài toán khó trong quản lý sản xuất ngành gỗ

Bảy bài toán dưới đây là những chuyện quản đốc, trưởng phòng sản xuất và kế toán trưởng ở xưởng gỗ hay nhắc nhất.

Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho

Kho gỗ thường có vài trăm đến vài nghìn mã vật tư, từ gỗ tấm, gỗ xẻ đến phụ kiện, keo, sơn. Gỗ còn phải theo dõi theo lô nhập, quy cách và vị trí lưu trữ. Sổ sách lệch với thực tế thì bộ phận mua hàng hoặc đặt dư, làm tồn đọng vốn, hoặc đặt thiếu, làm đứt mạch sản xuất. Vì thế quản lý tồn kho ngành gỗ cần một phần mềm chuyên trách, bảng tính khó theo kịp.

Quản lý định mức/BOM

BOM của một chiếc tủ quần áo có hàng chục chi tiết: hộc, vách, cánh, hậu, ray, tay nắm, vít, keo dán cạnh. Sót một dòng là kho xuất thiếu và sản xuất phải dừng. Khi khách đổi kích thước hay vật liệu, BOM phải được cập nhật và kiểm soát phiên bản, để các bộ phận không làm theo định mức cũ.

Kiểm soát hao hụt

Hao hụt trong ngành gỗ là chuyện bình thường. Cái cần biết là mức nào chấp nhận được, và muốn biết thì phải có ba thứ cạnh nhau trên cùng một hệ thống: định mức, số lượng xuất dùng thực tế và số lượng thành phẩm nhập về.

Theo dõi tiến độ sản xuất

Đơn hàng nội thất thường có hạn giao cố định, nhất là các dự án căn hộ hoặc showroom. Quản đốc cần biết mỗi đơn đang ở công đoạn nào, đơn nào có nguy cơ trễ, và trễ vì thiếu vật tư, thiếu nhân công hay kẹt máy.

Quản lý bán thành phẩm

Chi tiết sau khi cắt, dán cạnh, khoan lỗ chưa thành sản phẩm hoàn chỉnh nhưng đã tốn vật tư và công. Không ghi nhận bán thành phẩm theo công đoạn thì khó biết giá trị hàng dở dang cuối kỳ.

Tính giá thành

Giá thành thực tế gồm vật tư, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Dữ liệu nằm ở nhiều nơi thì kế toán phải phân bổ theo ước lượng. Hệ quả là báo giá cho khách dựa nhiều vào cảm tính, còn lãi lỗ từng đơn chỉ biết sau khi đã giao hàng.

Báo cáo quản trị

Ban giám đốc muốn biết đơn nào đang lãi, nhóm vật tư nào hao hụt nhiều, vật tư nào sắp thiếu. Báo cáo làm tay thì chậm và khó đối chiếu.

3. Phần mềm quản lý sản xuất gỗ Workit

Workit là hệ thống ERP của Công ty Cổ phần Workit, dành cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam. Khi dùng cho ngành gỗ, Workit là phần mềm quản lý sản xuất ở phía backend, tức các hoạt động vận hành nội bộ của nhà máy: kho, mua hàng, sản xuất, định mức/BOM, giá thành, tài chính - kế toán, nhân sự, tài sản/thiết bị và bảo trì. Ngoài ra Workit tích hợp với các hệ thống khác thông qua API giúp dữ liệu của trên các phần mềm của doanh nghiệp sẽ đồng bộ với nhau, ví dụ đơn hàng từ khâu bán sẽ đi vào quy trình kho, sản xuất và kế toán, còn mỗi bên dùng công cụ chuyên trách của mình.

Với xưởng gỗ, cách này khá sát thực tế. Phần lớn đã có sẵn công cụ chăm sóc khách hàng quen tay. Thứ họ thiếu thường là mối liên kết giữa kho, định mức, sản xuất và giá thành.

3.1. Workit hỗ trợ quản lý sản xuất gỗ như thế nào?

Workit sắp xếp công việc theo chuỗi mà xưởng gỗ nào cũng đi qua:

Nguyên vật liệu → Kho → Định mức/BOM → Lệnh sản xuất → Sản xuất → Bán thành phẩm → Thành phẩm → Giá thành → Báo cáo

Dữ liệu ở mỗi bước được dùng lại cho bước sau nên không phải nhập lại từ đầu.

Ở khâu vật tư, người dùng khai báo danh mục và theo dõi nhập - xuất - tồn. Nếu cần quản lý theo lô, hạn dùng hoặc vị trí lưu kho, hệ thống kho của Workit hỗ trợ theo dõi theo lô, ngày và vị trí, kèm mã vạch/QR để ghi nhận.

BOM/định mức được xây dựng cho từng sản phẩm. Đây là căn cứ để tính nhu cầu vật tư và so với lượng sử dụng thực tế. Từ đơn hàng, người dùng tạo lệnh sản xuất và theo dõi trạng thái từng lệnh. Sản phẩm ở từng công đoạn được ghi nhận thành bán thành phẩm, rồi nhập kho thành phẩm khi hoàn tất.

Bộ phận mua hàng nhìn vào nhu cầu vật tư tính theo BOM và số tồn để biết cần đặt gì, đặt bao nhiêu. Chi phí phát sinh trong sản xuất được tổng hợp để hỗ trợ tính giá thành. Cuối chuỗi, dữ liệu vận hành chuyển sang kế toán và các báo cáo phục vụ ban lãnh đạo.

3.2. Các tính năng nổi bật của Workit cho doanh nghiệp sản xuất gỗ

Quản lý kho nguyên vật liệu

Theo dõi nhập - xuất - tồn của gỗ nguyên liệu, ván công nghiệp, phụ kiện, keo, sơn và vật tư phụ. Báo cáo nhập - xuất - tồn giúp thủ kho và kế toán đối chiếu cùng một số liệu. Phần này là nền của phần mềm quản lý kho gỗ.

Quản lý BOM/định mức

Xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu theo từng sản phẩm. Có BOM thì tính được lượng vật tư cần cho một lô sản xuất, và có căn cứ để kiểm soát lượng xuất dùng.

Quản lý sản xuất

Tạo và theo dõi lệnh sản xuất, gắn với sản phẩm, BOM và số lượng cần làm. Quản đốc nhìn được trạng thái các lệnh đang chạy mà không phải đi hỏi từng tổ.

Quản lý mua hàng

Theo dõi nhu cầu mua nguyên vật liệu cho sản xuất, đối chiếu giữa nhu cầu tính từ BOM và lượng tồn hiện có.

Quản lý giá thành

Tổng hợp chi phí để kiểm soát giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp có số liệu để báo giá và đánh giá lãi lỗ.

Quản lý tài chính - kế toán

Kết nối dữ liệu vận hành với tài chính. Phiếu nhập xuất kho, chi phí sản xuất và công nợ mua hàng liên thông với kế toán, khỏi nhập lại.

Báo cáo quản trị

Dữ liệu từ kho, sản xuất, mua hàng và tài chính được tập hợp để ban lãnh đạo phân tích và ra quyết định.

Workit còn có phần nhân sự và quản lý tài sản/thiết bị kèm bảo trì. Nhà máy gỗ chạy nhiều máy cắt, máy CNC, máy chà nhám sẽ dùng được phần bảo trì để theo dõi tình trạng thiết bị song song với sản xuất.

4. Lợi ích khi ứng dụng Workit vào quản lý sản xuất gỗ

Lợi ích đến từ việc dữ liệu được tập trung và liên thông:

• Nhập - xuất - tồn ghi nhận theo chứng từ nên kiểm soát vật tư tốt hơn.
• Sổ sách đối chiếu được với thực tế, giảm thất thoát và sai lệch tồn kho.
• Mỗi lệnh sản xuất có thông tin và trạng thái rõ ràng.
• Tiến độ đơn hàng xem được ngay, không cần hỏi từng bộ phận.
• So sánh được lượng vật tư theo BOM với lượng xuất thực tế.
• Chi phí và giá thành dựa trên dữ liệu thật.
• Bớt phụ thuộc vào Excel, giảm rủi ro sai công thức hoặc thất lạc file.
• Các phòng ban cùng dùng một con số từ một hệ thống.
• Ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Mức cải thiện cụ thể khác nhau tùy quy mô, hiện trạng quản lý và việc doanh nghiệp giữ kỷ luật quy trình sau triển khai. Vì vậy bài viết không đưa con số phần trăm tiết kiệm hay tăng năng suất.

5. Doanh nghiệp nào phù hợp triển khai Workit?

Workit phù hợp với:

• Nhà máy sản xuất nội thất có nhiều đơn chạy song song.
• Doanh nghiệp chế biến gỗ có nhiều công đoạn và bán thành phẩm.
• Doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng, định mức đổi theo từng đơn.
• Doanh nghiệp có nhiều nguyên vật liệu và nhiều công đoạn.
• Doanh nghiệp đang dùng Excel và muốn bắt đầu chuyển đổi số ngành gỗ.
• Doanh nghiệp cần nối sản xuất, kho, mua hàng và tài chính trên một nền tảng.

Nếu nhìn theo mức độ phức tạp vận hành:

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ chỗ đau nhất, chẳng hạn tồn kho lệch hoặc không tính được giá thành, rồi mở rộng dần theo lộ trình. Triển khai mọi thứ cùng lúc thường khó kiểm soát.

6. Vì sao nên lựa chọn Workit cho doanh nghiệp ngành gỗ?

Khi chọn phần mềm ERP ngành gỗ, nên đặt nhu cầu vận hành thực tế cạnh khả năng quản trị của hệ thống. Dưới đây là những điểm đáng cân nhắc ở Workit.

Dữ liệu kho, mua hàng, sản xuất, giá thành và kế toán dùng chung một cơ sở dữ liệu, nên phiếu xuất kho sản xuất ảnh hưởng thẳng đến giá thành, phiếu mua hàng ảnh hưởng đến công nợ, không phải nhập lại. Từ nguyên vật liệu đến báo cáo, mỗi bước đều có dấu vết để truy lại.

Về tích hợp, Workit kết nối với hệ thống khác qua API. Nếu doanh nghiệp muốn dùng các công cụ bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng riêng có thể giữ nguyên và nối dữ liệu về ERP của Workit thông qua API tích hợp.

Về mở rộng, doanh nghiệp có thể bắt đầu với kho, BOM và sản xuất, rồi thêm tài chính - kế toán, nhân sự, bảo trì thiết bị khi đã sẵn sàng. Cơ sở dữ liệu thống nhất cũng là điều kiện để làm báo cáo và phân tích về sau, và ban lãnh đạo có số liệu từ một nguồn để đánh giá hiệu quả.

Trước khi quyết định, nên liệt kê các quy trình đặc thù của xưởng, ví dụ cách tính đơn vị khối lượng gỗ, cách phân loại gỗ, quy tắc hao hụt. Đem danh sách này trao đổi cụ thể với đơn vị triển khai để biết hệ thống đáp ứng đến đâu.

7. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất gỗ là gì?

Là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý vật tư, kho, định mức, lệnh sản xuất, tiến độ và giá thành trong nhà máy hoặc xưởng gỗ. Dữ liệu nằm trên một nền tảng thay vì ghi chép rời rạc, nên các bộ phận cùng tra cứu và đối chiếu được. Với ngành gỗ, phần mềm còn phải xử lý những đặc thù như nhiều quy cách vật liệu, hao hụt và bán thành phẩm.

Doanh nghiệp sản xuất gỗ có nên sử dụng ERP không?

Nên cân nhắc khi quy mô và độ phức tạp tăng lên. Những dấu hiệu hay gặp là tồn kho lệch sổ sách, không biết đơn hàng đang ở công đoạn nào, giá thành tính chậm hoặc nhiều chỗ ước lượng, dữ liệu phân tán ở nhiều file. ERP nối kho, sản xuất, mua hàng và kế toán lại với nhau để giảm những tình trạng này.

Workit có phù hợp với doanh nghiệp sản xuất nội thất không?

Phù hợp với doanh nghiệp nội thất có nhiều vật tư, nhiều công đoạn, sản xuất theo đơn hàng và cần kiểm soát kho, định mức, giá thành. Với những nhu cầu đặc thù hơn, doanh nghiệp nên mô tả cụ thể quy trình của mình để đội tư vấn đánh giá mức độ đáp ứng trước khi triển khai.

Workit có thể tích hợp với phần mềm khác không?

Có, thông qua API. Workit có thể kết nối các hệ thống khác của doanh nghiệp giúp luồng dữ liệu đồng bộ, từ dữ liệu đơn hàng đi vào quy trình kho, sản xuất và kế toán. Phạm vi tích hợp cụ thể cần xác định cùng đơn vị triển khai.

8. Kết luận

Sản xuất gỗ có nhiều vật tư, nhiều công đoạn và định mức đổi theo đơn. Phần mềm quản lý sản xuất Workit giúp doanh nghiệp ngành gỗ kết nối và quản lý sản xuất, kho, mua hàng, định mức, giá thành và tài chính trên một hệ thống ERP thống nhất. Mỗi xưởng vận hành một kiểu, nên cách nhanh nhất là trao đổi thẳng về quy trình của bạn. Đội ngũ Workit sẽ nghe hiện trạng, chỉ ra khâu nên ưu tiên và tư vấn giải pháp hợp với mô hình sản xuất của doanh nghiệp. 

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý sản xuất phù hợp với quy trình doanh nghiệp? Liên hệ Workit để được tư vấn và demo giải pháp.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam