Phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit

Nhiều xưởng gia công Inox quản lý kế hoạch, kho và giá thành bằng các file Excel, sổ ghi tay riêng lẻ, khiến việc xác định lãi lỗ từng đơn hàng mất nhiều thời gian. Trong khi đó, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, giá Inox biến động và hao hụt trong quá trình gia công có thể khiến lợi nhuận thực tế chênh lệch đáng kể so với dự toán. Khi gặp các vấn đề trên, doanh nghiệp thường tìm kiếm những phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường để tối ưu quy trình của doanh nghiệp.

Bài viết này đi qua những đặc thù của quản lý sản xuất trong ngành Inox và các vấn đề thường gặp khi vận hành bằng Excel, giấy tờ. Sau đó là cách phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit hỗ trợ doanh nghiệp số hóa chuỗi công việc từ đơn hàng đến báo cáo quản trị.

1. Đặc thù của quản lý sản xuất trong ngành gia công và chế biến Inox

Ngành Inox có vài đặc điểm khiến các công cụ quản lý chung chung khó đáp ứng. Hiểu rõ chúng giúp doanh nghiệp chọn đúng phần mềm.

Vật tư nhiều quy cách, nhiều mác thép

Doanh nghiệp gia công Inox quản lý nhiều loại vật tư, khác nhau về mác thép, độ dày, kích thước và bề mặt hoàn thiện. Vì vậy, mỗi mã hàng cần được khai báo đầy đủ thuộc tính để tránh nhầm lẫn quy cách và giá vật tư.

Riêng cuộn Inox cần theo dõi quá trình xả băng, cắt phôi và phần dư sau gia công. Tồn kho nên phân biệt rõ vật tư nguyên, vật tư cắt dở và phế liệu có thể tái sử dụng để kiểm soát chính xác lượng vật tư thực tế.

Chuỗi công đoạn gia công nhiều bước, nhiều tổ đội

Một sản phẩm Inox điển hình đi qua cắt laser hoặc cắt plasma, cắt cuốn, chấn gấp, dập, đột lỗ, hàn TIG hoặc MIG, mài mối hàn, đánh bóng hoặc xước bề mặt, vệ sinh, lắp ráp và đóng gói. Mỗi công đoạn có máy móc, tổ đội và năng suất riêng, và có thể đặt ở những xưởng khác nhau. Xi mạ, điện hóa hay đánh bóng gương thường được thuê ngoài.

Khi sản phẩm phải qua năm sáu công đoạn, điểm nghẽn có thể xuất hiện ở bất kỳ khâu nào: máy chấn quá tải, thợ hàn chờ chi tiết, tổ đánh bóng dồn việc cuối tuần. Nếu người quản lý chỉ biết tiến độ qua cuộc gọi hay tin nhắn Zalo, họ thường phát hiện chậm trễ khi hàng đã đến hạn giao.

Đơn hàng theo yêu cầu, ít lặp lại

Phần lớn doanh nghiệp gia công Inox nhận đơn theo bản vẽ của khách: bồn bể, bàn bếp công nghiệp, tủ, kệ, lan can, cầu thang, bồn chứa, băng tải, chi tiết máy cho nhà máy thực phẩm. Mỗi đơn có kích thước, quy cách và tiêu chuẩn hoàn thiện khác nhau, nên định mức vật tư phải tính lại cho từng đơn, không áp được một con số cố định.

Chuyện này làm báo giá thành bài toán khó. Báo giá cần tính khối lượng Inox, tỷ lệ hao hụt dự kiến, giờ công từng công đoạn, vật tư phụ như que hàn, khí bảo vệ, đá mài, và chi phí gia công ngoài. Bảng báo giá làm thủ công dễ bỏ sót một khoản, và khoản bỏ sót đó đi thẳng vào lợi nhuận.

Hao hụt và phế liệu quyết định biên lợi nhuận

Hao hụt trong ngành Inox đến từ nhiều nguồn: phần dư khi cắt tấm, độ rộng mạch cắt, đầu cuộn và cuối cuộn, chi tiết lỗi phải làm lại, vết xước do vận chuyển, mối hàn hỏng. Phế liệu Inox bán lại được, nhưng giá thấp hơn nhiều so với giá vật tư nguyên. Mỗi kilogram phế liệu phát sinh vượt định mức là phần chênh lệch doanh nghiệp tự chịu.

Nhiều xưởng chỉ biết tổng lượng phế liệu cuối tháng, không biết nó phát sinh ở đơn nào, công đoạn nào, máy nào hay ca nào. Không truy được nguồn gốc thì không có cơ sở để cải thiện.

Giá thành thay đổi theo từng đơn

Giá Inox biến động và mỗi đơn có cấu trúc chi phí riêng, nên giá thành ngành này khó tính theo công thức bình quân. Muốn biết chính xác một đơn lãi hay lỗ, doanh nghiệp cần gom vật tư thực tế đã xuất, giờ công thực tế, chi phí gia công ngoài, khấu hao máy và phế liệu thu hồi về đúng đơn hàng đó. Những dữ liệu này nằm rải rác ở kho, xưởng, nhân sự và kế toán.

2. Những khó khăn khi quản lý bằng Excel, giấy tờ và hệ thống rời rạc

Phần lớn doanh nghiệp Inox dùng Excel ở giai đoạn đầu, điều đó hoàn toàn hợp lý. Rắc rối xuất hiện khi số đơn hàng, số mã vật tư và số người tham gia cùng tăng.

Những vấn đề thường gặp

Dữ liệu nằm ở nhiều nơi, mỗi nơi một phiên bản. Phòng kinh doanh giữ file đơn hàng, phòng kế hoạch giữ file lệnh sản xuất, thủ kho giữ file tồn kho, kế toán giữ file giá thành. Khi bản vẽ hoặc số lượng thay đổi, người sửa file này quên báo người giữ file kia.

Tồn kho lệch thực tế. Phiếu xuất kho ghi tay, nhập liệu muộn vài ngày, còn tấm lẻ và đầu mẩu nằm góc xưởng mà không có trong sổ. Người lập kế hoạch không biết trong kho còn tấm Inox 304 dày 3 mm để cắt tận dụng, nên đặt mua thêm trong khi kho đã có sẵn.

Định mức nằm trong đầu người có kinh nghiệm. Trưởng xưởng lâu năm ước lượng được lượng Inox cần cho một bồn chứa. Khi người này nghỉ hoặc bận, báo giá và cấp phát vật tư lệch ngay.

Tiến độ phụ thuộc vào gọi điện và nhắn tin. Muốn biết đơn hàng đang ở công đoạn nào, người quản lý phải hỏi từng tổ trưởng, và thông tin đến chậm, thiếu nhất quán.

Giá thành tính muộn và tính thiếu. Cuối tháng kế toán mới gom được số liệu, và thường phải chia bình quân những khoản không truy được về từng đơn. Doanh nghiệp vì thế không biết nhóm sản phẩm hay nhóm khách hàng nào thực sự sinh lời.

Nguyên nhân

Các vấn đề trên xuất phát từ một chỗ: dữ liệu không chạy theo một dòng chảy thống nhất. Đơn hàng, kế hoạch, kho, sản xuất và giá thành nằm trên các công cụ tách rời, nên mỗi lần chuyển giao giữa các bộ phận là một lần dữ liệu phải nhập lại bằng tay. Mỗi lần nhập lại là một cơ hội cho sai sót, chậm trễ hoặc thất lạc.

Hệ quả

Giao hàng trễ làm khách phàn nàn và giảm uy tín khi tham gia các dự án lớn. Mua vật tư dư thì đọng vốn, mua thiếu thì gián đoạn sản xuất. Hao hụt vượt định mức không được phát hiện kịp. Báo giá thiếu chính xác dẫn tới nhận đơn lỗ mà không biết. Còn chủ doanh nghiệp mất nhiều thời gian họp, hỏi và đối chiếu, thay vì dành cho việc ra quyết định.

3. Phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit

Phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit là một phân hệ trong nền tảng ERP Workit, hướng tới doanh nghiệp gia công và chế biến Inox. Giải pháp hỗ trợ số hóa và kết nối các khâu: tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, quản lý kho nguyên vật liệu, cấp phát vật tư, theo dõi tiến độ sản xuất, tính giá thành và báo cáo quản trị.

Workit là công ty phần mềm ERP của Việt Nam, xây dựng giải pháp cho doanh nghiệp vừa và lớn cùng các đơn vị sản xuất trong nước. Với ngành Inox, hướng tiếp cận là đưa các đặc thù đã nêu ở trên vào cách tổ chức dữ liệu và quy trình: vật tư nhiều thuộc tính, định mức theo đơn, công đoạn nối tiếp, phế liệu ghi theo từng bước và giá thành gom theo từng đơn hàng.

Mục tiêu cuối cùng là cả doanh nghiệp làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu. Kinh doanh chốt đơn thì kế hoạch thấy ngay. Kho xuất vật tư thì giá thành được cập nhật. Tổ hàn hoàn thành thì tiến độ đơn hàng đổi theo, không cần ai gọi điện báo.

3.1. Quy trình quản lý sản xuất Inox trên nền tảng Workit

Phần này mô tả luồng nghiệp vụ mà phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit hướng tới, đi theo hành trình của một đơn hàng thực tế.

Quản lý đơn hàng

Mọi đơn hàng bắt đầu từ một nơi duy nhất. Thông tin cần ghi nhận gồm khách hàng, mã dự án, ngày giao cam kết, danh sách hạng mục, mác thép và bề mặt yêu cầu, bản vẽ đính kèm, cùng điều kiện đặc biệt như tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm hay yêu cầu chứng chỉ vật liệu.

Định mức vật tư theo từng sản phẩm và từng đơn

Với sản phẩm lặp lại như kệ, bàn, bồn tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể xây dựng bảng định mức (BOM) lưu sẵn và dùng lại. Với sản phẩm theo bản vẽ riêng, hệ thống hỗ trợ lập định mức cho từng đơn dựa trên danh sách chi tiết, kích thước và quy cách vật tư khai báo.

Định mức nên gồm vật tư chính (tấm, cuộn, ống, thanh), phụ kiện, vật tư tiêu hao như que hàn, khí argon, đá mài, giấy nhám, và tỷ lệ hao hụt dự kiến cho từng nhóm. Có định mức rồi, phần mềm tính được nhu cầu vật tư của một đơn hàng, so với tồn kho và đề xuất phần cần mua thêm.

Lập kế hoạch sản xuất và điều độ công đoạn

Từ đơn hàng đã xác nhận, kế hoạch sản xuất được lập theo ngày giao và năng lực từng công đoạn. Người lập kế hoạch thấy khối lượng việc đang chờ ở mỗi máy cắt, máy chấn, tổ hàn, tổ đánh bóng, từ đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và phát hiện sớm công đoạn quá tải.

Lệnh sản xuất được phát cho từng tổ với danh sách chi tiết cần làm, số lượng, bản vẽ và vật tư được cấp. Với công đoạn thuê ngoài như xi mạ hay đánh bóng gương, hệ thống ghi nhận ngày gửi, ngày nhận dự kiến và số lượng.

Quản lý kho thép tấm, cuộn, ống, thanh và phụ kiện

Kho là nơi dữ liệu Inox phức tạp nhất. Hệ thống cần theo dõi tồn kho theo mã vật tư và các thuộc tính đi kèm: mác thép, độ dày, kích thước, bề mặt, số lô hoặc số cuộn, nhà cung cấp, ngày nhập, vị trí lưu kho.

Với cuộn Inox, doanh nghiệp có thể theo dõi khối lượng còn lại của từng cuộn sau mỗi lần xả băng hoặc cắt. Tấm lẻ và đầu mẩu sau cắt được nhập lại kho dưới dạng vật tư tận dụng có kích thước cụ thể, để lần sau người lập kế hoạch tìm và dùng trước khi mua mới.

Phụ kiện như co, tê, mặt bích, bản lề, tay nắm được quản lý theo số lượng, và có thể đặt mức tồn tối thiểu để cảnh báo khi sắp hết.

Cấp phát vật tư theo lệnh sản xuất

Vật tư chỉ được xuất kho theo lệnh sản xuất, đối chiếu với định mức. Thủ kho xuất đúng loại, đúng quy cách, đúng số lượng cho từng đơn, ghi nhận người nhận và tổ nhận. Nếu tổ sản xuất cần xuất thêm vượt định mức, yêu cầu bổ sung được ghi lại kèm lý do, và phần vượt được tính vào đơn đó.

Cách làm này để lại một dấu vết rõ ràng. Cuối đơn, doanh nghiệp so được vật tư dự kiến với vật tư thực xuất và trả lời được câu hỏi vì sao đơn này tốn nhiều Inox hơn dự tính.

Theo dõi sản xuất theo thời gian thực

Mỗi tổ cập nhật tiến độ khi bắt đầu và khi hoàn thành công đoạn: số lượng đạt, số lượng lỗi, thời gian thực hiện, phế liệu phát sinh. Việc cập nhật có thể làm trên máy tính tại xưởng hoặc thiết bị di động, tùy cách doanh nghiệp tổ chức.

Người quản lý nhìn một màn hình là biết đơn nào đang ở công đoạn nào, đơn nào có nguy cơ trễ, tổ nào đang chờ chi tiết từ khâu trước. Thay vì hỏi từng người, họ xử lý ngay điểm nghẽn.

Quản lý hao hụt, phế liệu và chi tiết lỗi

Phế liệu và chi tiết lỗi được ghi nhận theo đơn hàng, công đoạn, máy và ca. Khi dữ liệu đủ dày, doanh nghiệp bắt đầu thấy những quy luật trước đây chỉ cảm nhận: máy cắt nào tạo nhiều phế liệu hơn, loại sản phẩm nào có tỷ lệ lỗi hàn cao, ca nào hay phát sinh vết xước bề mặt.

Từ đó, định mức hao hụt được hiệu chỉnh theo số liệu thực thay vì ước lượng, và báo giá lần sau chính xác hơn. Phế liệu thu hồi cũng được ghi khối lượng và giá trị, để giá thành phản ánh đúng phần thu hồi.

Tính giá thành sản xuất theo từng đơn hàng

Khi vật tư xuất kho, giờ công và chi phí gia công ngoài được ghi nhận theo đơn, giá thành thực tế có thể được tổng hợp tự động. Một đơn hàng được phân tích theo các thành phần: vật tư chính, vật tư phụ, nhân công trực tiếp, chi phí gia công ngoài, chi phí chung phân bổ, trừ phế liệu thu hồi.

So sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán lúc báo giá cho biết đơn nào lãi, đơn nào lỗ và lỗ ở khoản nào. Bảng Excel cuối tháng rất khó cho ra thông tin này ở mức từng đơn.

Báo cáo quản trị cho chủ doanh nghiệp

Trên nền dữ liệu thống nhất, các báo cáo quản trị được tổng hợp mà không cần ai nhập lại: tình hình đơn hàng và tỷ lệ giao đúng hạn, công suất từng công đoạn, tồn kho và vật tư chậm luân chuyển, hao hụt so với định mức, lợi nhuận theo đơn, theo khách hàng, theo nhóm sản phẩm. Chủ doanh nghiệp dùng những báo cáo này để quyết định nhận đơn nào, đầu tư thêm máy nào, tăng hay giảm tồn kho loại vật tư nào.

3.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit

Khi dữ liệu đơn hàng, kho, sản xuất và giá thành được kết nối, doanh nghiệp có thể kỳ vọng những cải thiện dưới đây. Mức độ cụ thể phụ thuộc vào hiện trạng và mức độ triển khai của mỗi đơn vị.

Trong thực tế, những lợi ích được nhắc đến nhiều nhất là bớt thời gian đối chiếu giữa các phòng ban, hạn chế mua trùng hoặc mua thiếu vật tư, phát hiện sớm hao hụt vượt định mức, báo giá có cơ sở hơn và nắm được lợi nhuận từng đơn trước khi quyết định nhận đơn tiếp theo. Đội ngũ quản lý cũng có thêm thời gian cho điều hành và cải tiến, thay vì hỏi và tổng hợp số liệu.

4. Quy trình triển khai ERP đối với ngành sản xuất Inox

Một dự án ERP thường không bắt đầu bằng việc số hóa mọi thứ cùng lúc. Với doanh nghiệp Inox, lộ trình hợp lý có thể đi như sau.

Bước đầu là chuẩn hóa danh mục vật tư, nền móng của mọi thứ phía sau. Doanh nghiệp cần thống nhất cách đặt mã và mô tả cho tấm, cuộn, ống, thanh và phụ kiện, gồm đủ mác thép, độ dày, kích thước và bề mặt. Danh mục lộn xộn sẽ kéo theo tồn kho và giá thành lộn xộn.

Bước tiếp theo là xác định các công đoạn và định mức. Ban lãnh đạo cùng trưởng xưởng liệt kê công đoạn thực tế, gán máy và tổ đội, xây dựng định mức cho những sản phẩm lặp lại nhiều nhất. Chưa cần hoàn hảo ngay, dữ liệu thực tế sẽ giúp hiệu chỉnh dần.

Sau đó, doanh nghiệp có thể triển khai theo từng cụm nghiệp vụ: kho và cấp phát vật tư trước, tiếp đến kế hoạch và theo dõi sản xuất, rồi giá thành và báo cáo. Đi từng cụm giúp nhân viên làm quen, hạn chế xáo trộn và cho kết quả sớm để giữ động lực.

Cuối cùng là đào tạo và đặt quy tắc dữ liệu: ai nhập, nhập khi nào, ai duyệt. Phần mềm chỉ hữu ích khi dữ liệu được nhập đúng và đủ, nên thói quen vận hành quan trọng không kém tính năng.

5. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp Inox

Khi đánh giá một phần mềm, chủ doanh nghiệp và quản lý nhà máy nên đặt câu hỏi cụ thể thay vì chỉ xem danh sách tính năng.

Phần mềm có quản lý được vật tư nhiều thuộc tính như mác thép, độ dày, kích thước, bề mặt không? Có theo dõi được cuộn, tấm lẻ và vật tư tận dụng sau cắt không? Định mức có linh hoạt theo từng đơn hàng không? Có ghi nhận được phế liệu theo công đoạn và liên kết với giá thành không? Có hỗ trợ công đoạn gia công ngoài không? Báo cáo có đủ để trả lời câu hỏi lãi lỗ theo từng đơn không? Đơn vị cung cấp có hiểu quy trình sản xuất và hỗ trợ triển khai tại Việt Nam không?

Nếu phần lớn câu trả lời là có, phần mềm đó đủ điều kiện để vào vòng khảo sát chi tiết hơn, với dữ liệu và quy trình thực của doanh nghiệp.

6. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất Inox Workit phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Giải pháp hướng tới các doanh nghiệp gia công và chế biến Inox như xưởng cắt, chấn, dập, hàn, đánh bóng, đơn vị chế tạo thiết bị bếp công nghiệp, bồn bể, lan can, cầu thang, kết cấu Inox và nhà cung cấp chi tiết Inox cho các nhà máy.

Phần mềm có quản lý được cuộn Inox, tấm lẻ và phế liệu không?

Quản lý vật tư theo mác thép, độ dày, kích thước, bề mặt và số cuộn, cùng việc nhập lại tấm lẻ và phế liệu có thể tận dụng, là các nhu cầu đặc thù của ngành và là hướng thiết kế của giải pháp. Workit sẽ trao đổi chi tiết cách cấu hình theo quy trình của từng doanh nghiệp trong buổi khảo sát.

Triển khai mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào số công đoạn, số mã vật tư, chất lượng dữ liệu hiện có và phạm vi triển khai. Sau khi khảo sát, Workit có thể đề xuất lộ trình và thời gian phù hợp với doanh nghiệp.

Dữ liệu và quy trình riêng của doanh nghiệp có được tùy chỉnh không?

Mỗi xưởng Inox có cách tổ chức công đoạn và cách tính định mức riêng, nên các thiết lập này được trao đổi và cấu hình trong quá trình khảo sát và triển khai.

7. Kết luận

Nếu xưởng của bạn đang gặp tình trạng tồn kho lệch sổ, tiến độ khó nắm, hao hụt không truy được nguồn gốc, hoặc giá thành chỉ biết khi đã quá muộn, đây là lúc nên xem lại cách quản lý. Đội ngũ Workit sẽ lắng nghe quy trình thực tế của doanh nghiệp, cùng phân tích điểm nghẽn và đề xuất cách ứng dụng Phần mềm quản lý sản xuất Workit phù hợp với quy mô và mục tiêu của bạn.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý sản xuất inox phù hợp với quy trình doanh nghiệp? Liên hệ Workit để được tư vấn và demo giải pháp.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam