Sản xuất kính thường gặp khó khăn trong quản lý vật tư, tiến độ đơn hàng, hao hụt, tồn kho và giá thành. Dữ liệu phân tán giữa kho, xưởng và kế toán khiến việc kiểm soát thiếu đồng bộ, lúc này doanh nghiệp thường tìm kiếm những phần mềm quản lý sản xuất để giải quyết các bất cập trên. Phần mềm quản lý sản xuất kính Workit tập trung dữ liệu, kết nối các bộ phận và giúp doanh nghiệp kiểm soát sản xuất, vật tư và chi phí hiệu quả hơn. Bài viết đi qua các nghiệp vụ cần quản lý, cách chọn giải pháp và quy trình triển khai phần mềm quản lý sản xuất kính.
1. Những thách thức trong quản lý sản xuất tại doanh nghiệp ngành kính
Kính là vật liệu giòn, dễ vỡ, nhiều quy cách, và phần lớn giá trị đơn hàng nằm ở vật tư đầu vào. Đó là lý do ngành này khó quản lý hơn nhiều ngành gia công khác.
Trước hết là danh mục vật tư: Cùng là kính, nhưng độ dày, kích thước, màu sắc, loại kính (kính thường, cường lực, dán an toàn, kính hộp) và nhà cung cấp đều sinh ra mã riêng. Danh mục không được chuẩn hóa thì cùng một loại kính có thể mang ba bốn tên gọi, dẫn đến nhập sai, xuất sai và tồn kho lệch thực tế.
Kho cũng có 2 phần cần quản lý: Kính nguyên tấm giá trị lớn, chiếm nhiều diện tích. Vật tư phụ như gioăng, keo, phụ kiện giá trị nhỏ, nhưng thiếu một loại là cả đơn phải chờ. Mua dư thì đọng vốn, mua thiếu thì đứt tiến độ.
Đơn hàng đi qua nhiều khâu: nhận yêu cầu, lên kế hoạch, cấp vật tư, gia công, kiểm tra, giao hàng. Thông tin mà chỉ nằm trong tin nhắn và bảng tính thì quản lý khó trả lời nhanh câu hỏi quen thuộc: đơn này đang ở đâu, vì sao chậm?
Hao hụt, kính vỡ và hàng lỗi gần như không thể loại bỏ hoàn toàn trong ngành kính. Điều cần xem là doanh nghiệp có ghi nhận được chúng đúng chỗ, đúng lúc hay không. Dữ liệu thiếu thì cuối kỳ nhà máy chỉ thấy một con số chênh lệch tổng, không biết nó đến từ đơn nào, công đoạn nào.
Giữa các bộ phận, mỗi nơi giữ số liệu riêng và cập nhật vào những thời điểm khác nhau. Phòng mua hàng đặt vật tư theo tồn kho cũ, xưởng xin cấp vật tư theo kế hoạch đã đổi, kế toán đối chiếu sau cùng rồi phát hiện lệch.
Excel linh hoạt, nhưng khó kiểm soát phiên bản, khó phân quyền và dễ bị sửa ngoài ý muốn. Nhiều doanh nghiệp còn dùng thêm phần mềm kế toán, phần mềm kho hoặc công cụ riêng cho từng xưởng, và các hệ thống này không đồng bộ dữ liệu với nhau.
Tất cả những điều trên đều chạm đến năng suất, chi phí, thời gian giao hàng và khả năng mở rộng. Một nhà máy xử lý trơn tru 50 đơn mỗi tháng nhờ kinh nghiệm cá nhân có thể rối loạn khi lên 200 đơn.
2. Phần mềm quản lý sản xuất kính Workit
Phần mềm quản lý sản xuất kính Workit là giải pháp quản trị doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Workit, giúp giải quyết các bài toán vận hành của nhà máy kính. Mục tiêu là tập trung dữ liệu để các bộ phận phối hợp trên cùng một nguồn thông tin.
Hệ sính thái Workit có nhiều phân hệ giúp kết nối các nghiệp vụ như:
- Mua hàng và cung ứng vật tư.
- Kho và tồn kho.
- Kế hoạch và hoạt động sản xuất, theo phạm vi triển khai phù hợp với từng doanh nghiệp.
- Tài chính, kế toán và chi phí.
- Nhân sự và các nguồn lực liên quan.
Giá trị của Workit nằm ở chỗ các nghiệp vụ này dùng chung dữ liệu. Kho xuất vật tư cho một lệnh sản xuất, dữ liệu đó được ghi một lần rồi phục vụ cả kế hoạch lẫn kế toán, khỏi cảnh mỗi bộ phận nhập lại theo cách riêng. Nhập liệu trùng giảm đi, và chênh lệch giữa các bộ phận cũng dễ phát hiện hơn.
3. Các nghiệp vụ quan trọng cần quản lý trong nhà máy sản xuất kính
Quản lý nguyên vật liệu và hoạt động mua hàng
Với ngành kính, việc kiểm soát mua hàng theo chủng loại và quy cách kính, số lượng nhập xuất, tồn kho và nhu cầu mua bổ sung là cần thiết.
Phạm vi vật tư thay đổi theo mô hình. Nhà máy sản xuất kính hộp để ý nhiều đến kính nguyên liệu, khung, keo, hạt hút ẩm. Xưởng gia công cho công trình có thể làm việc với kính đặt từ nhiều nhà cung cấp cùng nhiều loại phụ kiện đi kèm. Mô hình nào cũng cần danh mục vật tư chuẩn và lịch sử nhập xuất rõ ràng để phòng mua hàng đặt đúng lúc, đúng số lượng.
Quản lý kho và luân chuyển vật tư
Một phần mềm quản lý kho kính chỉ có ích khi số trong hệ thống khớp với số thực trong kho. Muốn vậy, nhập, xuất, chuyển kho phải được ghi kịp thời và có người chịu trách nhiệm.
Đối chiếu cũng quan trọng không kém: lượng vật tư kho đã xuất cho xưởng so với lượng xưởng thực dùng, phần dư và phần trả lại. Hao hụt thường bắt đầu lộ ra ở chính khoảng chênh này.
Theo dõi kế hoạch và tiến độ sản xuất
Quản lý cần thấy đơn đang ở giai đoạn nào, kế hoạch thực hiện ra sao, việc nào đang chậm, bộ phận nào đang chờ bộ phận nào. Có thông tin đó thì điều chỉnh được sớm, thay vì đợi khách hàng gọi hỏi.
Ở đây nên tách hai tầng nhu cầu. Tầng thứ nhất là quản trị sản xuất: kế hoạch, tiến độ, phối hợp giữa các bộ phận, và đây là phạm vi tự nhiên của phần mềm Workit. Tầng thứ hai là điều khiển máy cắt, máy CNC hay tối ưu sơ đồ cắt kính, thường do phần mềm chuyên dụng của nhà cung cấp thiết bị đảm nhiệm. Hai tầng này hay chạy song song, và hỗ trợ dữ liệu cho nhau.
Kiểm soát hao hụt và chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất kính gồm nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung, cộng với hàng lỗi và hao hụt. Khi các khoản này được ghi đầy đủ theo đơn hàng hoặc lệnh sản xuất, doanh nghiệp mới có cơ sở hỏi: vì sao đơn này tiêu hao vật tư vượt định mức, vì sao tháng này tỷ lệ hàng lỗi tăng.
Chất lượng phân tích phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào. Nhà máy cần thống nhất cách ghi nhận kính vỡ, hàng lỗi và vật tư trả kho thì việc truy nguyên nhân chênh lệch mới có nghĩa.
Quản lý tài chính và tính giá thành
Kế toán quản trị cần tổng hợp chi phí, đối chiếu số liệu giữa kho, sản xuất và sổ sách, rồi phân tích hiệu quả hoạt động. Dữ liệu kho và dữ liệu tài chính chung một nguồn thì khâu đối chiếu cuối kỳ ngắn lại.
Với phần mềm tính giá thành sản xuất kính, mức độ tự động phụ thuộc vào cách nhà máy phân bổ chi phí và phạm vi cấu hình. Tính giá thành theo từng đơn hay từng công đoạn cần được khảo sát và thống nhất trong dự án để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
4. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm Workit
Lợi ích của phần mềm quản lý sản xuất sẽ phụ thuộc vào mức độ doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu và quy trình. Khi điều kiện đó được đáp ứng, nhà máy thường thấy những thay đổi sau.
Vật tư được kiểm soát tốt hơn: danh mục thống nhất và nhập xuất tập trung giúp hạn chế sai lệch dữ liệu, theo dõi tồn kho sát thực tế hơn. Thông tin chạy theo quy trình từ mua hàng sang kho, sản xuất, kế toán, nên bớt hẳn việc hỏi qua lại bằng điện thoại và tin nhắn.
Về sản xuất, quản lý dựa trên dữ liệu đã ghi nhận để theo dõi tình trạng công việc và nhận ra điểm nghẽn.
Về chi phí, mọi khoản được tổng hợp, đối chiếu và phân tích trên cùng một cơ sở dữ liệu.
Ban lãnh đạo có số liệu để hoạch định nguồn lực, quyết định mua vật tư, nhận thêm đơn hay đầu tư thiết bị.
Khi quy mô tăng, quy trình đã chuẩn hóa dễ nhân rộng hơn nhiều so với cách làm dựa vào từng cá nhân.
5. Vì sao nên dùng phần mềm Workit?
Nhiều nhà máy khởi đầu bằng các công cụ rời rạc: một phần mềm kế toán, một file quản lý kho, một bảng theo dõi đơn hàng. Quy mô nhỏ thì cách này chạy được. Đến khi đơn hàng và bộ phận nhiều lên, công sức giữ cho các công cụ đó khớp nhau tăng rất nhanh.
Workit phù hợp hơn với doanh nghiệp vừa và lớn, nơi số bộ phận, khối lượng giao dịch và nhu cầu phối hợp đủ để một hệ thống tập trung phát huy giá trị. Với xưởng rất nhỏ, chi phí và công sức triển khai có thể chưa tương xứng.
Doanh nghiệp nên xem xét mấy điểm sau khi đánh giá:
- Dữ liệu mua hàng, kho, sản xuất, tài chính có dùng chung một nguồn hay không.
- Hệ thống có phản ánh đúng quy trình nhà máy đang chạy, hoặc quy trình nhà máy muốn chạy sau khi chuẩn hóa hay không.
- Phạm vi triển khai được điều chỉnh sau khảo sát, theo nhu cầu đã xác nhận, thay vì áp một khuôn mẫu cố định.
- Khả năng tích hợp API với hệ thống bên ngoài, khi phù hợp với kiến trúc và phạm vi dự án.
- Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các nghiệp vụ cấp thiết rồi mở rộng dần.
6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất kính
Danh sách tính năng trong tài liệu quảng cáo nói rất ít về chuyện phần mềm có chạy được trong nhà máy của bạn hay không. Bộ tiêu chí dưới đây sát thực tế hơn:
- Hệ thống có biểu diễn được độ dày, kích thước, loại kính trong danh mục vật tư theo cách nhà máy cần không.
- Hệ thống có đáp ứng quy trình sản xuất và gia công thực tế không. Nhà máy sản xuất hàng loạt và xưởng gia công theo đơn vận hành rất khác nhau.
- Cách ghi nhận nhập xuất, kính vỡ, hàng lỗi và phân bổ chi phí ra sao.
- Dữ liệu giữa các phòng ban dùng chung một nguồn hay vẫn phải xuất nhập thủ công.
- Khi cần tích hợp với máy móc hoặc phần mềm chuyên dụng: dữ liệu nào trao đổi, theo chiều nào, tần suất bao nhiêu.
- Khả năng mở rộng, phân quyền và bảo mật, nhất là khi có nhiều nhà máy, nhiều kho hoặc nhiều cấp quản lý cùng truy cập.
- Năng lực tư vấn, triển khai, đào tạo và hỗ trợ sau triển khai. Nhiều dự án triển khai gặp khó ở khâu vận hành hơn là ở phần mềm.
- Tổng chi phí sở hữu, gồm giấy phép, triển khai, tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì và chi phí nội bộ, đặt cạnh ngân sách.
Cách đánh giá hiệu quả nhất là mang quy trình thật đến buổi làm việc: một đơn hàng điển hình, một chu kỳ mua vật tư, một lần chốt giá thành. Rồi hỏi nhà cung cấp hệ thống xử lý từng bước ra sao, bước nào phải cấu hình thêm.
7. Quy trình triển khai phần mềm quản lý sản xuất kính
Một dự án triển khai phần mềm quản lý sản xuất có kiểm soát thường đi qua các bước sau:
- Khảo sát hiện trạng: quy trình vận hành, công cụ đang dùng, người phụ trách từng khâu.
- Xác định yêu cầu và phạm vi: chốt các nghiệp vụ đưa vào hệ thống, thứ tự ưu tiên, và những hạng mục để lại giai đoạn sau.
- Chuẩn hóa dữ liệu, danh mục vật tư và quy trình. Bước này tốn công nhưng ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả. Danh mục vật tư kính nên được rà soát và đặt mã thống nhất trước khi nhập vào hệ thống.
- Cấu hình và tích hợp: thiết lập hệ thống theo yêu cầu đã chốt, tích hợp trong phạm vi thống nhất.
- Kiểm thử nghiệp vụ và đối chiếu dữ liệu: chạy thử với dữ liệu thật, so số liệu trong hệ thống với số liệu hiện có.
- Đào tạo và chuyển đổi vận hành: người dùng được hướng dẫn theo vai trò, sau đó chuyển sang dùng hệ thống chính thức.
- Theo dõi sau triển khai: đánh giá kết quả, xử lý phát sinh, cải tiến quy trình.
Thời gian thực tế tùy quy mô nhà máy, độ phức tạp của quy trình, chất lượng dữ liệu hiện có và phạm vi dự án, nên không có một mốc cố định cho mọi doanh nghiệp.
8. FAQ - Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý sản xuất kính là gì?
Là hệ thống giúp doanh nghiệp ngành kính quản lý vật tư, kho, đơn hàng, sản xuất và chi phí trên dữ liệu thống nhất. Nó có thể là phần mềm chuyên biệt hoặc một nền tảng quản lý được triển khai cho đặc thù ngành.
Workit có phù hợp với doanh nghiệp gia công kính không?
Phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, nhiều bộ phận và cần kiểm soát vật tư, chi phí tập trung. Mức độ phù hợp cụ thể cần được đánh giá qua khảo sát quy trình gia công của từng nhà máy.
Workit có thay thế phần mềm tối ưu sơ đồ cắt kính hoặc phần mềm điều khiển máy CNC không?
Không. Hai nhóm phần mềm này phục vụ mục đích khác nhau: phần mềm quản trị tổng thể, còn phần mềm cắt và điều khiển máy xử lý tác vụ kỹ thuật trên thiết bị. Nếu cần trao đổi dữ liệu giữa hai bên, nhu cầu tích hợp được xác định trong dự án.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai phần mềm?
Nên chuẩn bị danh mục vật tư, sơ đồ quy trình hiện tại, danh sách vấn đề cần giải quyết và đầu mối nội bộ từng bộ phận. Dữ liệu càng sạch và quy trình càng rõ thì việc triển khai càng thuận lợi.
Làm thế nào để biết Workit phù hợp với quy trình nhà máy kính?
Cách chắc chắn nhất là trao đổi trực tiếp với Workit về quy trình hiện tại, sau đó đối chiếu các nghiệp vụ cần thiết với phạm vi triển khai. Các tính năng cụ thể cho ngành kính sẽ được xác nhận qua khảo sát.
9. Kết luận
Vật tư, kho, tiến độ, chi phí và dữ liệu của một nhà máy kính chỉ phát huy tác dụng khi được nối với nhau. Phần mềm quản lý sản xuất kính Workit gom các dữ liệu đó về một nguồn để ban điều hành, quản lý xưởng, kho, mua hàng và kế toán cùng làm việc trên một bộ số liệu.
Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên làm rõ quy trình hiện tại, điểm nghẽn đang gặp và phạm vi nào cần số hóa trước.
Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý sản xuất kính phù hợp với quy trình doanh nghiệp? Liên hệ Workit để được tư vấn và demo giải pháp.
Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY
CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT
Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)
Email: info@workit.vn
Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
