Phần mềm quản lý sản xuất phụ tùng ô tô Workit

Hình dung một nhà máy có vài nghìn mã linh kiện. Mỗi mã có BOM nhiều cấp và đi qua dập, hàn, gia công CNC, xử lý bề mặt rồi mới đến lắp ráp. Định mức nằm trong một file Excel, tồn kho nằm trong file khác, giá thành do kế toán tự tính vào cuối tháng. Chỉ cần một đơn hàng gấp chen vào, ba file đó lệch nhau ngay.

Phần mềm quản lý sản xuất phụ tùng ô tô Workit đưa các dữ liệu này vào một hệ thống ERP: đơn hàng, BOM, kho, mua hàng, lệnh sản xuất, giá thành và báo cáo quản trị. Bài viết này nói về đặc thù của ngành, những điểm nghẽn nhà máy hay gặp và cách Workit hỗ trợ từng khâu.

1. Vì sao doanh nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô cần phần mềm quản lý sản xuất?

Ngành phụ tùng ô tô có nhiều mã hàng, BOM nhiều cấp, nhiều công đoạn và yêu cầu cao về độ chính xác. Sai một con số ở định mức hoặc tồn kho có thể dẫn đến giao hàng trễ và giá thành sai, nên nhà máy bắt đầu tìm đến những phần mềm quản lý sản xuất thay cho các file rời.

Một vài đặc điểm của ngành:

• Số mã hàng lớn, nhiều biến thể theo khách hàng và đời xe.
• BOM nhiều cấp: thành phẩm gồm các cụm chi tiết, cụm chi tiết gồm bán thành phẩm, bán thành phẩm gồm nguyên vật liệu.
• Nguyên vật liệu đa dạng (thép, nhôm, nhựa kỹ thuật, cao su, ốc vít, vật tư xử lý bề mặt), giá biến động.
• Mỗi công đoạn có hao hụt và phế liệu riêng.
• Khách hàng có thể hỏi về một lô hàng, nên nhà máy phải truy được lô nguyên vật liệu đã dùng.
• Lịch giao hàng do khách đặt ra.

Ở quy mô nhỏ, Excel vẫn chạy được. Khi số mã và số công đoạn tăng, khác biệt giữa hai cách quản lý lộ ra:

2. Những khó khăn thường gặp trong quản lý sản xuất phụ tùng ô tô

Hầu hết khó khăn bắt nguồn từ một chỗ: BOM, kho, mua hàng, sản xuất và kế toán giữ dữ liệu riêng và không tự đối chiếu được với nhau. Tám mục dưới đây đi qua từng điểm nghẽn, từ nguyên nhân đến thứ nhà máy cần có.

2.1. Khó quản lý BOM và định mức nguyên vật liệu

Khi khách đổi vật liệu hoặc kích thước, một mã phụ tùng sinh thêm phiên bản. BOM thường bị lưu thành nhiều file, người sửa không phải lúc nào cũng báo cho người lập kế hoạch. Kho xuất vật tư theo bản cũ, nhu cầu mua tính sai, giá thành lệch theo. Nhà máy cần một nơi duy nhất giữ BOM nhiều cấp, có phiên bản rõ ràng và nối thẳng với lệnh sản xuất.

2.2. Khó kiểm soát nguyên vật liệu và tồn kho

Kho ghi sổ theo phiếu, còn sản xuất lấy vật tư theo nhu cầu trước mắt và phần dư cuối ca thường trả về muộn. Số trên hệ thống lệch với tồn thực tế, mỗi lần kiểm kê lại mất nhiều ngày để tìm chênh lệch. Hậu quả có hai kiểu: dừng chuyền vì thiếu vật tư, hoặc tồn dư nằm lâu chiếm vốn. Giải pháp phải ghi nhập, xuất, chuyển kho theo từng mã và từng lô, trên cùng dữ liệu với sản xuất.

2.3. Khó lập kế hoạch sản xuất

Phòng kế hoạch thường dựng kế hoạch trên bảng tính, dựa vào đơn hàng và kinh nghiệm của trưởng phòng. Đơn hàng đổi thì nhu cầu vật tư qua BOM nhiều cấp phải tính lại bằng tay, và rất dễ sót một cấp. Kế hoạch vừa xong đã lệch, vật tư về sau lịch chạy máy. Cần công cụ tính nhu cầu nguyên vật liệu từ BOM và tồn kho hiện có.

2.4. Khó theo dõi tiến độ lệnh sản xuất

Quản đốc nắm tiến độ qua báo cáo miệng hoặc sổ ghi tay cuối ca, nên thông tin lên ban giám đốc chậm một ngày hoặc hơn. Một lệnh trễ thì khó biết nó đang kẹt ở công đoạn nào hay thiếu vật tư gì. Lệnh sản xuất cần có trạng thái, gắn với vật tư và sản lượng thực tế.

2.5. Khó tính giá thành sản phẩm

Giá thành gồm nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung. Vật tư xuất theo phiếu rời, nhân công và chi phí chung phân bổ vào cuối kỳ, nên kế toán phải ghép số từ nhiều nguồn. Giá thành đến chậm và có độ lệch, còn báo giá cho khách thì dựa trên con số chưa chắc.

Phế liệu và hao hụt làm vấn đề nặng hơn. Chúng phát sinh ở công đoạn cắt, dập, gia công. Nếu không ghi theo lệnh sản xuất, phần hao hụt bị gộp vào chi phí chung và không ai biết công đoạn nào vượt định mức. Nhà máy cần dữ liệu sản xuất, kho và kế toán nối với nhau để truy giá thành về từng lệnh, và so được định mức với tiêu hao thực tế.

2.6. Dữ liệu sản xuất bị phân tán

Kế hoạch ở phòng kế hoạch, tồn kho ở thủ kho, đơn mua ở phòng mua hàng, sổ sách ở kế toán. Cùng một câu hỏi, mỗi bộ phận trả lời một con số. Họp giao ban vì thế tốn thời gian đối chiếu nhiều hơn thời gian quyết định. Các phòng ban cần nhìn chung một nguồn dữ liệu.

2.7. Khó truy xuất lịch sử sản xuất

Khách phản hồi lỗi ở một lô hàng, nhà máy phải lần ngược về lô nguyên vật liệu, ca sản xuất và lệnh sản xuất. Thông tin nằm ở chứng từ giấy và nhiều file thì việc này vừa chậm vừa khó đầy đủ. Lô, hạn dùng và lịch sử nhập xuất cần được ghi theo từng giao dịch.

2.8. Báo cáo quản trị chậm và thiếu tính liên kết

Báo cáo tổng hợp tay từ nhiều file thường xong sau khi sự việc đã qua vài ngày, và số liệu sản xuất, kho, tài chính còn không khớp nhau. Lãnh đạo quyết định chuyện mua vật tư, nhận đơn hay đầu tư máy móc trên thông tin đã cũ. Báo cáo nên lấy trực tiếp từ dữ liệu giao dịch.

3. Phần mềm quản lý sản xuất phụ tùng ô tô Workit

Workit ERP là hệ thống quản trị doanh nghiệp. Nhà máy dùng nó để quản lý và kết nối kế hoạch sản xuất, BOM, nguyên vật liệu, kho, mua hàng, sản xuất, giá thành, tài chính kế toán, nhân sự, tài sản thiết bị và báo cáo quản trị trên một nền tảng dữ liệu thống nhất.

Với doanh nghiệp phụ tùng ô tô, điểm đáng giá là các khâu dùng chung dữ liệu. BOM xác lập định mức. Kế hoạch sản xuất sinh ra nhu cầu vật tư. Kho ghi nhập xuất. Lệnh sản xuất tiêu hao vật tư thực tế. Kế toán lấy đúng số liệu đó để hạch toán giá thành.

4. Các tính năng nổi bật của Workit cho doanh nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô

Workit hỗ trợ chuỗi quản lý từ BOM, kế hoạch, kho, mua hàng đến giá thành và báo cáo. Các tính năng dưới đây dùng chung một bộ dữ liệu.

4.1. Quản lý BOM và định mức sản xuất

BOM nhiều cấp cho phép khai báo thành phẩm, cụm chi tiết, bán thành phẩm và nguyên vật liệu theo cấu trúc cây. Định mức tiêu hao gắn với từng cấp, nên khi lập lệnh sản xuất, hệ thống tính được lượng vật tư cần dùng.

Sản phẩm có nhiều phiên bản thì BOM cũng quản lý theo phiên bản, để người lập kế hoạch và kho chọn đúng bản đang áp dụng. BOM còn là đầu vào của giá thành: định mức khác thì giá thành kế hoạch khác.

4.2. Lập kế hoạch và quản lý lệnh sản xuất

Từ đơn hàng hoặc nhu cầu sản xuất, bộ phận kế hoạch lập kế hoạch (Production Planning) và phát hành lệnh sản xuất (Production Order). Mỗi lệnh ghi rõ sản phẩm, số lượng, BOM áp dụng và vật tư cần dùng.

Quản đốc và ban giám đốc xem được trạng thái từng lệnh: chưa bắt đầu, đang sản xuất hay đã hoàn thành. Một lệnh trễ thì người xem biết nó thiếu vật tư hay đang dừng ở công đoạn nào, thay vì chỉ biết là trễ.

4.3. Quản lý kho và nguyên vật liệu

Kho ghi nhận nhập, xuất, chuyển kho, tồn kho và kiểm kê cho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Tồn có thể theo dõi theo mã, lô, hạn dùng và vị trí kho.

Thủ kho và bộ phận kế hoạch nhìn cùng một con số tồn. Báo cáo nhập xuất tồn lấy từ chứng từ, nên khi kiểm kê lệch, nhà máy lần theo giao dịch để tìm nguyên nhân, không phải đối chiếu giữa các file.

4.4. Quản lý mua hàng

Chuỗi liên kết ở khâu này đi như sau: kế hoạch sản xuất → nhu cầu nguyên vật liệu → đề xuất mua → mua hàng → nhập kho → sản xuất. Khi nhu cầu vượt tồn hiện có, phòng mua có căn cứ để đề xuất đúng loại và đúng số lượng.

Ví dụ: một mã linh kiện bất ngờ có đơn tăng. Kho báo thiếu khi vật tư đã cần lên chuyền thì đã muộn. Với dữ liệu nối nhau, kế hoạch tính được lượng thép hoặc nhựa thiếu từ trước và chuyển đề xuất sang phòng mua.

4.5. Quản lý giá thành sản xuất

Giá thành hình thành từ nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung. Khi việc xuất vật tư theo lệnh sản xuất và nhập kho thành phẩm đều có trên hệ thống, kế toán có sẵn dữ liệu để tập hợp chi phí theo lệnh hoặc theo sản phẩm.

Khoảng cách giữa sản xuất và kế toán ngắn lại. Bộ phận kinh doanh báo giá dựa trên giá thành sát hơn, còn bộ phận sản xuất thấy tiêu hao thực tế so với định mức.

4.6. Quản lý tài chính, kế toán

Dữ liệu vận hành chảy sang phân hệ tài chính kế toán, giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn doanh thu, chi phí, giá vốn, giá thành, công nợ, dòng tiền và hiệu quả sản xuất. Kế toán không phải nhập lại số liệu đã có ở kho và sản xuất, và người quản lý đối chiếu được từng khoản chi phí với hoạt động tạo ra nó.

4.7. Báo cáo và dashboard quản trị

Các nhóm báo cáo doanh nghiệp phụ tùng thường cần:

• Tiến độ sản xuất theo lệnh
• Tình trạng đơn hàng
• Tồn kho và nguyên vật liệu
• Chi phí sản xuất và giá thành
• Hiệu suất sản xuất
• Mua hàng
• Công nợ
• Tài chính

Số liệu cùng một nguồn nên buổi giao ban có thể dành thời gian cho quyết định, không phải cho việc đối chiếu số.

5. Quy trình quản lý sản xuất phụ tùng ô tô với Workit

Quy trình gồm 12 bước, từ đơn hàng đến báo cáo phân tích. Mỗi bước lấy dữ liệu từ bước trước.

1. Đơn hàng / nhu cầu sản xuất: ghi nhận số lượng, mã hàng, thời hạn giao.
2. Lập kế hoạch sản xuất: xác định thứ tự và thời điểm chạy từng mã.
3. Kiểm tra BOM và định mức: xác nhận phiên bản BOM áp dụng.
4. Kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu: so nhu cầu với tồn hiện có.
5. Đề xuất mua hàng nếu thiếu: chuyển phần thiếu cho phòng mua.
6. Nhập kho nguyên vật liệu: ghi nhận hàng về theo lô.
7. Tạo lệnh sản xuất: phát hành lệnh kèm vật tư cần dùng.
8. Xuất nguyên vật liệu: kho xuất theo lệnh.
9. Sản xuất: theo dõi tiến độ, sản lượng, bán thành phẩm.
10. Nhập kho thành phẩm: ghi nhận kết quả thực tế.
11. Tính giá thành: tập hợp chi phí theo lệnh hoặc sản phẩm.
12. Báo cáo và phân tích: so kế hoạch với thực tế, định mức với tiêu hao.

6. Lợi ích khi ứng dụng Workit ERP trong sản xuất phụ tùng ô tô

Lợi ích rõ nhất của ERP là doanh nghiệp có một bộ dữ liệu chung để quản lý và ra quyết định. Phần này không đưa con số tiết kiệm hay hiệu suất, vì chưa có số liệu khách hàng xác nhận.

Kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất

Từ đơn hàng đến lúc thành phẩm nhập kho, mỗi bước có chứng từ và trạng thái. Ban giám đốc xem được tiến độ mà không phải chờ báo cáo cuối ca.

Giảm phụ thuộc vào Excel

BOM, kho và lệnh sản xuất chuyển từ file cá nhân vào hệ thống chung. Doanh nghiệp bớt lệ thuộc vào vài người duy nhất biết đọc file của mình.

Kiểm soát nguyên vật liệu và tồn kho tốt hơn

Nhu cầu vật tư tính từ BOM và kế hoạch, tồn kho ghi theo giao dịch. Tình trạng thiếu vật tư phát hiện muộn, hay tồn dư không ai để ý, sẽ ít đi.

Hạn chế sai lệch dữ liệu

Kho, sản xuất và kế toán dùng cùng dữ liệu nên số liệu không phải nhập lại nhiều nơi. Sai lệch do nhập trùng và chép tay giảm theo.

Kiểm soát giá thành chính xác hơn

Chi phí được gom theo lệnh sản xuất từ dữ liệu có thật. Doanh nghiệp có căn cứ hơn khi báo giá và xem lãi lỗ theo từng mã hàng.

Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban

Kế hoạch, kho, mua hàng, sản xuất và kế toán nhìn cùng một dữ liệu. Cuộc họp phối hợp dành thời gian để xử lý vấn đề, không để tranh xem ai có số đúng.

Ra quyết định nhanh hơn nhờ dữ liệu tập trung

Báo cáo lấy từ giao dịch, nên lãnh đạo xem được tình hình gần thời điểm thực tế hơn so với báo cáo tổng hợp tay.

Tạo nền tảng cho chuyển đổi số nhà máy

ERP giữ lớp dữ liệu vận hành mà các bước số hóa sau này, như thu thập dữ liệu máy hay phân tích hiệu suất, có thể dựa vào.

7. Workit phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất phụ tùng nào?

Workit hợp với doanh nghiệp có nhiều mã sản phẩm, BOM nhiều cấp và quy trình nhiều công đoạn, nhất là khi đang quản lý bằng Excel hoặc nhiều phần mềm riêng.

• Doanh nghiệp sản xuất linh kiện ô tô với nhiều mã và nhiều phiên bản.
• Doanh nghiệp gia công cơ khí nhận đơn theo bản vẽ.
• Doanh nghiệp sản xuất phụ tùng thay thế với danh mục lớn.
• Doanh nghiệp sản xuất linh kiện theo đơn hàng, mỗi đơn một cấu hình.
• Nhà máy có BOM nhiều cấp và nhiều bán thành phẩm.
• Doanh nghiệp đang quản lý sản xuất bằng Excel.
• Doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm riêng cho kho, kế toán, sản xuất.

8. Vì sao nên lựa chọn Workit ERP?

Workit hợp khi doanh nghiệp muốn một hệ thống nối sản xuất với kho, mua hàng và tài chính, thay vì ghép nhiều phần mềm riêng. Một số điểm đáng cân nhắc:

• BOM, kế hoạch, lệnh sản xuất, kho và giá thành nằm trong cùng hệ thống.
• Kế hoạch, kho, mua hàng và kế toán dùng chung nguồn dữ liệu.
• Nhân sự, tài sản thiết bị và tài chính kế toán nằm cùng nền tảng với sản xuất.
• Hệ thống kết nối được với phần mềm bên ngoài qua API giúp dữ liệu của doanh nghiệp được đồng bộ trên các phần mềm
• Hệ thống có thể mở rộng và tùy chỉnh theo quy trình của từng nhà máy.
• Việc chuyển đổi số có thể đi theo từng giai đoạn.

9. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất phụ tùng ô tô là gì?
Là hệ thống số hóa các hoạt động của nhà máy phụ tùng: BOM, kế hoạch, lệnh sản xuất, kho, mua hàng và giá thành, trên cùng một dữ liệu để quản lý chính xác hơn so với Excel.

Doanh nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô có cần ERP không?
Cần khi số mã hàng, số công đoạn và số phiên bản BOM đã vượt khả năng quản lý của Excel, hoặc khi tồn kho, giá thành và tiến độ bắt đầu lệch giữa các phòng ban.

Workit có thể tích hợp với phần mềm khác không?
Có thể. Workit kết nối với hệ thống bên ngoài qua API, khi doanh nghiệp có nhu cầu.

Doanh nghiệp đang dùng Excel có thể chuyển sang Workit không?
Có thể. Dữ liệu danh mục, BOM và tồn kho thường được chuẩn hóa rồi đưa vào hệ thống trong quá trình triển khai. Phạm vi và thời gian phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu hiện có.

10. Kết luận

Quản lý sản xuất phụ tùng ô tô khó ở chỗ số mã hàng lớn, BOM nhiều cấp và nhiều công đoạn phải khớp với nhau. Excel xử lý được giai đoạn đầu. Khi tồn kho bắt đầu lệch, giá thành đến chậm và kế hoạch liên tục phải tính lại, nhà máy cần một dữ liệu chung. Phần mềm quản lý sản xuất Workit hỗ trợ quản trị sản xuất, kho, mua hàng, giá thành, tài chính và các hoạt động liên quan trên cùng một nền tảng.

Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quản lý sản xuất phụ tùng ô tô? Đăng ký tư vấn Workit ERP để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy trình vận hành thực tế.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam