Phần mềm quản lý sản xuất thép Workit

1. Những khó khăn thường gặp khi quản lý sản xuất thép bằng Excel

Excel linh hoạt, và gần như doanh nghiệp nào cũng đang dùng. Khi quy mô còn nhỏ, vài file là đủ. Rắc rối bắt đầu khi số đơn hàng, chủng loại vật tư và công đoạn tăng lên mà dữ liệu vẫn nằm ở nhiều nơi.

1.1. Vật tư nhiều quy cách, khó truy vết

Kho có thép cuộn, thép tấm, thép thanh, thép hình, thép ống, thép hộp, mỗi loại lại chia tiếp theo mác thép, độ dày, kích thước, trọng lượng và đôi khi theo lô nhập. Thủ kho ghi sổ theo cách riêng, bộ phận sản xuất gọi tên vật tư theo thói quen. Danh mục không thống nhất, không có quy tắc đặt mã chung, nên cùng một loại thép có thể xuất hiện với ba cách ghi trong ba file.

Hậu quả là tồn kho giữa kho và kế toán lệch nhau, mua trùng hoặc thiếu hàng. Khi khách hàng đòi chứng chỉ chất lượng, việc lần ngược nguồn gốc lô thép tốn nhiều thời gian.

Với phần mềm, doanh nghiệp xây danh mục vật tư có mã và thuộc tính chuẩn (mác thép, quy cách, đơn vị tính), quản lý nhập xuất theo kho, và theo lô khi quy trình yêu cầu. Mọi bộ phận cùng nhìn một nguồn dữ liệu.

1.2. Kế hoạch sản xuất khó cân đối giữa đơn hàng, máy móc và vật tư

Phòng kế hoạch xếp lịch dựa trên đơn hàng, còn thông tin về vật tư sẵn có và công suất máy phải hỏi trực tiếp từng bộ phận. Dữ liệu đơn hàng, tồn kho và lịch máy không liên thông, nên mỗi lần có đơn gấp hoặc đổi quy cách, kế hoạch lại phải xếp lại bằng tay.

Kết quả: máy chờ vật tư, vật tư chờ máy, giao hàng trễ hạn, phát sinh chi phí tăng ca và vận chuyển gấp.

Khi lệnh sản xuất gắn với đơn hàng và nhu cầu vật tư được đối chiếu với tồn kho ngay lúc lập kế hoạch, người lập kế hoạch thấy sớm khoản thiếu hụt để đặt mua kịp.

1.3. Định mức, hao hụt và phế liệu khó kiểm soát

Định mức vật tư thường nằm trong file của kỹ thuật hoặc trong kinh nghiệm của quản đốc. Lượng thép thực xuất cho từng lệnh sản xuất ít khi được đem so với định mức, vì chưa có bước đối chiếu thường xuyên giữa lượng xuất, thành phẩm, phần dư tái sử dụng và phế liệu thu hồi.

Hao hụt vượt định mức không được phát hiện kịp. Phế liệu và phần dư không ghi nhận đủ nên giá thành bị méo.

Phần mềm cho phép thiết lập định mức theo sản phẩm hoặc công đoạn, ghi nhận xuất vật tư theo lệnh sản xuất, nhập thành phẩm, bán thành phẩm và phế liệu. Chênh lệch giữa thực tế và định mức hiện ra theo từng lệnh để quản lý xem xét nguyên nhân.

1.4. Sản phẩm dở dang và tồn kho thiếu minh bạch

Nhà máy có nhiều công đoạn như cắt, hàn, gia công thì bán thành phẩm nằm ở nhiều vị trí trong xưởng. Cuối tháng, kế toán và quản đốc thường mất nhiều ngày để chốt số lượng dở dang, vì tiến độ từng công đoạn chỉ ghi trên phiếu giấy hoặc bảng riêng của phân xưởng, không vào hệ thống chung.

Hệ quả là khó biết đơn hàng đang dừng ở công đoạn nào, khó trả lời khách khi được hỏi tiến độ, và số liệu dở dang cuối kỳ thiếu tin cậy.

Phần mềm ghi nhận tiến độ và sản lượng theo công đoạn gắn với lệnh sản xuất, theo dõi bán thành phẩm và thành phẩm theo kho, nhờ đó giảm khối lượng đối chiếu thủ công khi kiểm kê.

1.5. Giá thành tính chậm và khó giải thích

Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu từ phiếu xuất kho, nhân công từ bảng lương, chi phí sản xuất chung từ nhiều chứng từ, và thường làm vào cuối tháng. Dữ liệu sản xuất và dữ liệu kế toán không dùng chung một nguồn, nên kế toán phải xin số liệu từ xưởng rồi nhập lại.

Giám đốc biết kết quả từng đơn hàng muộn, khó điều chỉnh báo giá cho các đơn sau, và khó giải thích vì sao giá thành tháng này khác tháng trước.

Với phần mềm, chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất được gắn với lệnh sản xuất ngay khi phát sinh. Kế toán tập hợp và phân bổ trên dữ liệu đã có thay vì nhập lại.

2. Phần mềm quản lý sản xuất thép Workit

Workit là phần mềm quản lý sản xuất do Công ty Cổ phần Workit phát triển, tập trung vào hoạt động quản trị nội bộ doanh nghiệp. Workit phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, nơi số lượng bộ phận, kho, đơn hàng và lệnh sản xuất đã đủ nhiều để việc quản lý bằng file rời trở thành rào cản.

Với những yêu cầu rất đặc thù của ngành thép, chẳng hạn quản lý theo lô và mác thép, tối ưu cắt, hay tính hao hụt theo từng công đoạn, mức độ đáp ứng cần được xác nhận cụ thể trong quá trình khảo sát. Doanh nghiệp nên trình bày các yêu cầu này với đội ngũ Workit và đề nghị demo trên dữ liệu hoặc quy trình mẫu của chính nhà máy mình.

3. Tính năng của phần mềm quản lý sản xuất thép Workit

Workit gom các nghiệp vụ quản trị nội bộ vào một hệ thống dùng chung dữ liệu. Bảng dưới đây gắn từng nhóm tính năng với tình huống thường gặp ở nhà máy thép. Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào mô hình nhà máy và kế hoạch triển khai.

Với các yêu cầu chuyên biệt của ngành thép nằm ngoài danh sách trên, doanh nghiệp nên đưa vào buổi khảo sát để Workit xác nhận mức độ đáp ứng trước khi quyết định.

4. Những câu hỏi nên đặt ra khi chọn phần mềm cho nhà máy thép

Danh sách dưới đây giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước khi làm việc với bất kỳ nhà cung cấp nào, kể cả Workit.

• Danh mục vật tư: có quản lý được mác thép, quy cách, độ dày, trọng lượng không, và có theo dõi theo lô khi cần không?
• Đơn vị tính: thép thường mua theo tấn hoặc kg, bán theo cây, tấm, mét hoặc bộ. Hệ thống phải quy đổi giữa các đơn vị này mà không bắt nhập tay.
• Định mức và hao hụt: có thiết lập được định mức theo sản phẩm, ghi nhận phần dư, phế liệu và so sánh với thực tế không?
• Kế hoạch sản xuất: khi lập lệnh sản xuất, có đối chiếu được nhu cầu vật tư với tồn kho không?
• Công đoạn: hệ thống có mô tả đúng các công đoạn của nhà máy mình (xẻ cuộn, cắt, cán, hàn, gia công) và ghi nhận tiến độ theo từng công đoạn không?
• Giá thành: phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí có khớp với cách kế toán đang áp dụng không?
• Báo cáo: các chỉ tiêu ban giám đốc cần xem hằng ngày hoặc hằng tuần có lấy trực tiếp từ hệ thống được không?
• Tích hợp: việc kết nối với phần mềm đang dùng (CRM, POS, hệ thống cân, máy móc) có khả thi không, và ai thực hiện?
• Triển khai và đào tạo: lộ trình ra sao, cần những nhân sự nào tham gia, và thời gian vận hành song song với cách làm cũ là bao lâu?

5. Quy trình triển khai phần mềm ở nhà máy thép

Một số việc nên làm trước khi đưa dữ liệu vào hệ thống:

1. Vẽ lại quy trình thực tế từ nhận đơn đến giao hàng, ghi rõ ai làm gì và ghi chép ở đâu.
2. Chuẩn hóa danh mục vật tư và quy tắc đặt mã. Phần này thường mất công nhất, nhưng ảnh hưởng đến mọi báo cáo về sau.
3. Thống nhất định mức và cách ghi nhận hao hụt, phế liệu giữa kỹ thuật, xưởng và kế toán.
4. Chọn một phạm vi khởi đầu, chẳng hạn kho và mua hàng trước, sản xuất và giá thành sau, thay vì triển khai toàn bộ cùng lúc.
5. Phân công người chịu trách nhiệm ở từng bộ phận, vì dữ liệu chỉ đáng tin khi người nhập hiểu vì sao phải nhập.

Cách chia giai đoạn cụ thể sẽ khác nhau tùy mô hình nhà máy, và đội ngũ tư vấn của Workit có thể cùng doanh nghiệp xây dựng lộ trình phù hợp.

6. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất thép khác gì với phần mềm kế toán thông thường?

Phần mềm kế toán ghi nhận kết quả tài chính. Phần mềm quản lý sản xuất theo dõi cả những gì diễn ra trước đó: đơn hàng, vật tư, lệnh sản xuất, tiến độ, tồn kho. Nhờ vậy số liệu chi phí hình thành từ hoạt động thực tế, kế toán không phải nhập lại cuối kỳ.

Doanh nghiệp gia công thép nhỏ có nên dùng phần mềm quản lý sản xuất không?

Tùy quy mô và mức độ phức tạp. Workit hướng đến doanh nghiệp vừa và lớn. Với xưởng nhỏ, ít bộ phận, ít kho, chi phí và công sức triển khai phần mềm có thể chưa tương xứng. Hãy cân nhắc khi số đơn hàng, chủng loại vật tư và số bộ phận phải phối hợp đã khiến việc đối chiếu thủ công tốn nhiều thời gian.

Workit có tính năng riêng cho ngành thép không?

Các nghiệp vụ như quản lý kho, mua hàng, kế hoạch sản xuất, định mức và chi phí nằm trong phạm vi hỗ trợ của Workit. Với yêu cầu chuyên biệt của từng nhà máy thép, bạn nên trao đổi trực tiếp để được khảo sát và xác nhận mức độ đáp ứng trước khi quyết định.

Triển khai phần mềm mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào số bộ phận tham gia, chất lượng dữ liệu hiện có và phạm vi triển khai. Khi khảo sát, đội ngũ Workit sẽ đề xuất lộ trình cụ thể cho mô hình nhà máy của bạn.

7. Kết luận

Nhà máy thép nào cũng vận hành theo cách riêng, và một giải pháp tốt bắt đầu từ việc hiểu đúng quy trình đó. Nếu bạn đang cân nhắc các phần mềm quản lý sản xuất, hãy liên hệ Workit để được tư vấn về phạm vi phù hợp, những điểm cần khảo sát thêm và hình thức demo trên quy trình của chính doanh nghiệp.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý sản xuất thép phù hợp với quy trình doanh nghiệp? Liên hệ Workit để được tư vấn và demo giải pháp.

Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam