Một nhà máy vật liệu xây dựng chạy nhiều việc cùng lúc. Nguyên vật liệu được mua và nhập kho, đưa vào pha trộn hoặc gia công theo công thức, sản xuất theo ca, thành phẩm về kho, rồi kế toán gom chi phí để xem mỗi lô thực sự tốn bao nhiêu. Mỗi việc có người phụ trách riêng, và số liệu của mỗi nơi thường nằm trong một file Excel, một cuốn sổ hoặc một phần mềm khác.
Sản lượng nhỏ thì cách làm này vẫn chạy. Đơn hàng nhiều lên, mã nguyên vật liệu tăng, và giám đốc sản xuất bắt đầu gặp những câu hỏi khó trả lời ngay: nguyên liệu trong kho hôm nay có đủ cho lệnh sản xuất tuần này không, lô vừa xong tiêu hao hơn định mức bao nhiêu, giá thành tháng trước vì sao lệch so với dự tính. Kế toán muốn có một con số thì phải đối chiếu từ nhiều nguồn.
Các phần mềm quản lý sản xuất, hay rộng hơn là ERP, nối những dòng dữ liệu ấy vào một hệ thống. Bài viết này đi qua các vấn đề doanh nghiệp vật liệu xây dựng hay gặp, những chức năng cần có, và cách Workit hỗ trợ quản trị sản xuất cùng các hoạt động backend đi kèm.
1. Phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng là gì?
Phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu, định mức, kế hoạch và lệnh sản xuất, sản lượng, tiêu hao, tồn kho và giá thành trên cùng một nguồn dữ liệu. Người quản lý nhìn được cả chuỗi từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra. Nói cách khác, phần mềm quản lý sản xuất đứng ở phía nhà máy và trả lời những câu như một lệnh sản xuất cần bao nhiêu xi măng, cát, phụ gia hay phôi, đã cấp phát bao nhiêu, thực tế dùng bao nhiêu, thành phẩm nhập kho với chi phí ra sao.
Ngành vật liệu xây dựng cần quản trị xuyên suốt vì nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Chênh lệch nhỏ giữa định mức và thực tế, cộng dồn một tháng, thành một khoản đáng kể. Nếu kho, sản xuất và kế toán mỗi nơi giữ một bộ số, doanh nghiệp khó biết chênh lệch đó phát sinh ở đâu.
Doanh nghiệp quy mô vừa trở lên thường cần thêm mua hàng, tài chính - kế toán và nhân sự. Vì vậy nhiều đơn vị chọn ERP có phân hệ sản xuất thay vì một công cụ chỉ làm sản xuất.
2. Những khó khăn thường gặp trong quản lý sản xuất vật liệu xây dựng
Các vấn đề dưới đây xuất hiện ở nhiều nhà máy sản xuất, và lộ rõ nhất ở nơi có nhiều nguyên vật liệu, nhiều công thức.
Khó kiểm soát nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu về kho theo nhiều đợt, từ nhiều nhà cung cấp, rồi xuất cho nhiều ca sản xuất. Số liệu nhập - xuất - tồn thường chỉ được cập nhật cuối ngày hoặc cuối tuần.
Lý do là thủ kho ghi sổ hoặc nhập Excel sau khi việc đã xảy ra. Phiếu xuất kho cũng không gắn với một lệnh sản xuất cụ thể, nên muốn truy xem nguyên liệu đã đi vào lô nào là chuyện khó.
Kết quả là tồn kho trên sổ lệch với tồn thực tế. Sản xuất có thể thiếu nguyên liệu mà không biết trước, hoặc mua dư vì không thấy lượng đang nằm trong kho.
Quản lý định mức và tiêu hao còn thủ công
Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm hay nằm trong file riêng của phòng kỹ thuật, hoặc trong kinh nghiệm của tổ trưởng. Công thức điều chỉnh thì chưa chắc bộ phận nào cũng được báo cùng lúc.
Gốc của vấn đề là định mức chưa được coi là dữ liệu gốc dùng chung, và cũng không có cách lưu phiên bản.
Hệ quả: khó so định mức với tiêu hao thực tế. Khi tiêu hao vượt, doanh nghiệp thiếu căn cứ để phân biệt đó là hao hụt, sai công thức hay thất thoát.
Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất thiếu đồng bộ
Kế hoạch sản xuất được lập từ đơn hàng và dự báo, nhưng thường tách khỏi dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu. Người lập kế hoạch phải hỏi kho hoặc mở một file khác mới biết nguyên liệu còn bao nhiêu, còn tiến độ thực tế thì được báo miệng hoặc qua tin nhắn.
Vì vậy kế hoạch dễ bị sửa giữa chừng. Quản lý nhà máy mất thời gian tổng hợp thay vì xử lý điểm nghẽn.
Dữ liệu kho và sản xuất không liên kết
Kho giữ số liệu của kho, sản xuất giữ số liệu của sản xuất, và hai bên chỉ gặp nhau khi đối chiếu cuối kỳ. Các file hoặc hệ thống được dựng riêng theo từng bộ phận, không có mã vật tư và mã lệnh sản xuất dùng chung.
Đối chiếu vì thế tốn công và dễ sai. Một lượng nguyên liệu đã xuất khỏi kho mà chưa ghi nhận vào sản xuất sẽ treo lại cho đến khi có người rà soát.
Khó tính chính xác giá thành
Giá thành thường được tính vào cuối tháng, bằng cách gom chi phí từ kế toán, số liệu tiêu hao từ sản xuất và số liệu nhập kho từ thủ kho. Mỗi nguồn ghi nhận ở một thời điểm, đôi khi theo cách phân loại khác nhau.
Giá thành ra chậm và độ tin cậy thấp. Ban giám đốc khó dùng nó để định giá bán hay đánh giá từng dòng sản phẩm.
Báo cáo quản trị chậm và thiếu dữ liệu tập trung
Báo cáo sản xuất, tồn kho, chi phí thường được tổng hợp tay trước các buổi họp, vì không có một nguồn dữ liệu duy nhất. Mỗi báo cáo là kết quả của việc ghép nhiều file.
Số liệu đến tay lãnh đạo khi sự việc đã qua một thời gian. Các quyết định về mua hàng, tăng ca hay chỉnh công thức dựa nhiều vào cảm nhận.
3. Doanh nghiệp vật liệu xây dựng cần những chức năng gì từ phần mềm quản lý sản xuất?
Quản lý nguyên vật liệu
Đây là nền của cả hệ thống. Phần mềm cần ghi nhận nhập kho, xuất kho và tồn kho theo từng mã vật tư, cho theo dõi lượng nguyên vật liệu đã dùng cho từng lệnh sản xuất, và kiểm soát nhập - xuất - tồn theo thời gian thực hoặc gần thực. Phiếu xuất kho gắn với lệnh sản xuất thì doanh nghiệp truy ngược được nguyên liệu đã vào lô nào.
Quản lý định mức/BOM
BOM (Bill of Materials) là danh mục nguyên vật liệu và số lượng cần để làm ra một đơn vị thành phẩm. Phần mềm cần cho xây dựng định mức theo từng sản phẩm, xem nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm và, quan trọng nhất, so định mức với tiêu hao thực tế. Khoảng chênh giữa hai con số này là dữ liệu đầu vào để chỉnh công thức và kiểm soát hao hụt.
Lập kế hoạch và lệnh sản xuất
Kế hoạch sản xuất cần dựa trên nhu cầu và tình trạng nguyên vật liệu. Từ kế hoạch, hệ thống tạo lệnh sản xuất, cho theo dõi tiến độ và ghi nhận sản lượng theo ca hoặc theo lô. Lệnh sản xuất là điểm nối giữa kế hoạch, kho và chi phí.
Quản lý tiêu hao và sản lượng
Phần mềm ghi lại sản lượng thực tế và mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, rồi cho phân tích chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Với nhà máy, dữ liệu này chỉ ra công đoạn hoặc ca nào đang tiêu hao cao hơn bình thường.
Quản lý kho thành phẩm
Thành phẩm nên được nhập kho từ chính lệnh sản xuất, theo dõi tồn kho và liên kết với dữ liệu sản xuất. Khi hai phần này nằm chung hệ thống, số thành phẩm nhập kho khớp với sản lượng đã ghi nhận, không cần nhập lại.
Tính giá thành sản xuất
Phần mềm cần tập hợp chi phí sản xuất, theo dõi riêng chi phí nguyên vật liệu, hỗ trợ tính giá thành và cung cấp dữ liệu để phân tích hiệu quả sản xuất. Giá thành tin cậy đến đâu phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng dữ liệu kho và sản xuất ở các bước trước.
Tài chính - kế toán
Dữ liệu sản xuất chỉ dùng được hết khi nối được với tài chính - kế toán. Nguyên vật liệu xuất kho, thành phẩm nhập kho và chi phí nằm chung một hệ thống thì kế toán dựa vào dữ liệu có sẵn, khỏi nhập lại từ báo cáo của bộ phận khác.
4. Phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng Workit
Workit là nền tảng quản trị doanh nghiệp theo hướng hệ thống ERP, hỗ trợ quản lý các hoạt động backend. Với bài toán sản xuất vật liệu xây dựng, các phân hệ liên quan gồm quản lý kho, quản lý BOM/định mức, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý tài chính - kế toán và quản lý nhân sự. Khi doanh nghiệp cần, Workit cũng có thể tích hợp với hệ thống bên ngoài như CRM, POS,... thông qua API để dữ liệu đơn hàng, khách hàng được nối với dữ liệu sản xuất, kho và kế toán. Cách này hợp với nhà máy đã có công cụ ở khâu bán hàng. Họ giữ hệ thống đang chạy và bổ sung lớp quản trị sản xuất, vận hành ở phía sau.
4.1. Quy trình quản lý sản xuất vật liệu xây dựng với Workit
Trên phần mềm quản lý sản xuất Workitcác luồng nghiệp vụ đi từ nhu cầu đến kế toán như sau:
Nhu cầu sản xuất → Lập kế hoạch sản xuất → Kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu → Đề xuất/mua nguyên vật liệu → Nhập kho → Lập lệnh sản xuất → Cấp phát nguyên vật liệu → Sản xuất → Ghi nhận sản lượng và tiêu hao → Nhập kho thành phẩm → Tính giá thành → Tài chính - Kế toán
Nhu cầu sản xuất đến từ đơn hàng, kế hoạch bán hoặc nhu cầu bổ sung tồn kho thành phẩm, và là đầu vào của kế hoạch. Kế hoạch sản xuất xác định sản phẩm, số lượng và thời gian cần làm.
Tiếp đó hệ thống đối chiếu nhu cầu theo định mức/BOM với lượng nguyên vật liệu hiện có, cho biết còn thiếu gì. Phần thiếu chuyển thành đề xuất mua hàng, và quản lý mua hàng ghi nhận quá trình này. Nguyên vật liệu về kho được nhập vào, tồn kho cập nhật.
Lệnh sản xuất chốt sản phẩm, số lượng, định mức áp dụng và thời gian thực hiện. Kho cấp phát nguyên vật liệu cho lệnh đó, nên lượng xuất gắn đúng với lệnh. Nhà máy sản xuất theo lệnh, và số lượng thành phẩm cùng lượng nguyên vật liệu thực dùng được ghi lại để so với kế hoạch và định mức.
Thành phẩm nhập kho từ lệnh sản xuất. Chi phí đã tập hợp được dùng để tính giá thành sản xuất. Dữ liệu giá thành, nhập xuất kho và chi phí sau đó chuyển sang phân hệ kế toán để ghi nhận.
4.2. Lợi ích khi ứng dụng Workit trong quản lý sản xuất vật liệu xây dựng
Phần này nêu lợi ích từ góc nhìn quản trị. Bài không đưa con số phần trăm tiết kiệm, vì mức cải thiện tùy hiện trạng và cách triển khai của từng doanh nghiệp.
Tập trung dữ liệu sản xuất
Dữ liệu về nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, sản lượng và kho nằm trong một hệ thống. Người quản lý khỏi phải hỏi từng bộ phận rồi tự ghép số.
Kiểm soát nguyên vật liệu và tồn kho tốt hơn
Nhập, xuất, tồn được ghi nhận gắn với lệnh sản xuất, nên doanh nghiệp theo dõi được nguyên liệu đi đâu và còn bao nhiêu. Kiểm tra tồn kho trước khi lập lệnh cũng giúp thấy sớm chỗ thiếu.
Giảm phụ thuộc vào Excel và dữ liệu thủ công
File Excel rời vẫn tiện cho phân tích nhanh, nhưng khó làm nguồn dữ liệu chính khi nhiều người cùng sửa. Đưa dữ liệu gốc vào hệ thống thì nguy cơ nhập trùng, nhập sai và lệch phiên bản giảm đi.
Theo dõi sản lượng và tiêu hao
Sản lượng và tiêu hao thực tế được ghi theo lệnh, rồi so với định mức. Chênh lệch giúp nhà máy xác định công đoạn nào cần điều tra.
Hỗ trợ kiểm soát giá thành
Chi phí nguyên vật liệu được theo dõi theo lệnh sản xuất, làm căn cứ để tính và phân tích giá thành. Doanh nghiệp có cơ sở so giá thành thực tế với kế hoạch.
Kết nối dữ liệu giữa các bộ phận
Kho, sản xuất, mua hàng và kế toán làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu. Thông tin nhập ở một nơi được các bộ phận khác dùng tiếp, ít phải nhập lại.
Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu
Dữ liệu sản xuất, kho và chi phí tập trung thì báo cáo quản trị lấy được từ hệ thống, khỏi tổng hợp tay. Quyết định về mua hàng, kế hoạch hay điều chỉnh định mức có số liệu để dựa vào.
5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng
Khi đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đi qua danh sách sau:
- Phần mềm có phản ánh được cách nhà máy đang làm không, hay buộc nhà máy đổi quy trình theo phần mềm.
- Có lưu và so sánh được BOM/định mức với thực tế không.
- Nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu và kho có theo mã vật tư và theo lệnh sản xuất không.
- Lệnh sản xuất có đi trọn từ kế hoạch đến ghi nhận hoàn thành không.
- Sản lượng và tiêu hao có ghi được ở mức chi tiết doanh nghiệp cần không.
- Dữ liệu chi phí có liên thông với kế toán để hỗ trợ tính giá thành không.
- Có API để kết nối với hệ thống bán hàng, CRM hoặc công cụ đang dùng không.
- Thêm module hoặc thêm nhà máy có phải dựng lại hệ thống không.
- Nhà cung cấp có phương pháp triển khai, đào tạo và chuyển dữ liệu cũ rõ ràng không.
- Sau triển khai, kênh hỗ trợ, thời gian phản hồi và cách xử lý yêu cầu điều chỉnh ra sao.
- Chi phí có hợp quy mô không: nên nhìn tổng chi phí sở hữu (license, triển khai, đào tạo, bảo trì) thay vì chỉ giá ban đầu.
Một mẹo thực tế: yêu cầu nhà cung cấp chạy thử bằng một quy trình thật của nhà máy, từ lệnh sản xuất đến giá thành, thay vì chỉ xem bản demo chung.
6. Vì sao doanh nghiệp nên số hóa quản lý sản xuất?
Lộ trình số hóa của nhiều nhà máy đi qua những chặng khá giống nhau: từ Excel và giấy tờ, sang dữ liệu tập trung, sang ERP, rồi tới quản trị dựa trên dữ liệu.
Ở chặng đầu, mỗi bộ phận tự giữ số liệu của mình. Chặng hai gom dữ liệu về một nơi cho dễ tra cứu, nhưng quy trình vẫn do người nối. ERP đi thêm một bước: các nghiệp vụ liên kết với nhau, ví dụ phiếu xuất kho gắn với lệnh sản xuất và chi phí đi thẳng sang kế toán. Dữ liệu liền mạch rồi, ban lãnh đạo mới dùng nó để theo dõi chênh lệch, so kế hoạch với thực tế và điều chỉnh vận hành.
Lợi ích nằm ở khả năng kiểm soát. Doanh nghiệp biết sớm hơn khi nguyên liệu sắp thiếu, khi tiêu hao vượt định mức, khi giá thành lệch. Ở ngành mà biên lợi nhuận chịu áp lực từ chi phí nguyên vật liệu, biết sớm là có giá trị thật.
Cũng không cần số hóa tất cả cùng lúc. Nhiều đơn vị bắt đầu từ kho và sản xuất, nơi dữ liệu thủ công gây lệch nhiều nhất, rồi mở rộng sang mua hàng và kế toán.
7. Workit phù hợp với doanh nghiệp vật liệu xây dựng nào?
Workit hướng đến những doanh nghiệp cần quản trị sản xuất và vận hành phía sau, cụ thể:
- Doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng.
- Nhà máy có nhiều loại nguyên vật liệu cần theo dõi.
- Doanh nghiệp cần quản lý định mức.
- Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời kho, sản xuất và giá thành.
- Doanh nghiệp muốn thay Excel hoặc các hệ thống rời rạc.
- Doanh nghiệp đang triển khai chuyển đổi số.
Mức độ phù hợp với từng loại vật liệu cụ thể, như gạch, bê tông, xi măng hay vật liệu hoàn thiện, tùy quy trình sản xuất của từng nhà máy. Cách đáng tin nhất là trao đổi với đội ngũ Workit về quy trình thực tế trước khi quyết định.
8. FAQ - Câu hỏi thường gặp
1. Phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng là gì?
Là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu, định mức, kế hoạch và lệnh sản xuất, sản lượng, tiêu hao, tồn kho và giá thành trên cùng một nguồn dữ liệu, từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm.
2. Vì sao doanh nghiệp vật liệu xây dựng nên sử dụng ERP?
Sản xuất vật liệu xây dựng chạy qua nhiều bộ phận như kho, mua hàng, sản xuất và kế toán. ERP kết nối các nghiệp vụ này trên một dữ liệu chung, giảm đối chiếu thủ công và cho quản lý số liệu kịp thời hơn.
3. Workit có quản lý nguyên vật liệu không?
Có. Workit có phân hệ quản lý kho và mua hàng, hỗ trợ theo dõi nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
4. Workit có hỗ trợ tính giá thành không?
Workit hỗ trợ tập hợp chi phí sản xuất và liên kết với phân hệ tài chính - kế toán để phục vụ việc tính giá thành.
5. Doanh nghiệp có thể tích hợp Workit với hệ thống khác không?
Có. Workit tích hợp với hệ thống bên ngoài thông qua API, nên doanh nghiệp cần sử dụng các hệ thống mà doanh nghiệp mong muốn có thể kết nối chúng với Workit qua API.
9. Kết luận
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng phải quản lý cùng lúc nguyên vật liệu, định mức, kế hoạch sản xuất, tiêu hao, kho và giá thành. Khi mỗi mảng nằm trong một file hoặc hệ thống riêng, số liệu trễ và lệch gần như không tránh được, còn nhà quản lý mất công ghép dữ liệu thay vì dùng nó để quyết định.
ERP đưa các nghiệp vụ ấy vào một luồng. Workit cung cấp các phân hệ quản lý kho, BOM/định mức, sản xuất, mua hàng, tài chính - kế toán và nhân sự, cùng khả năng tích hợp qua API với hệ thống bên ngoài, nhu cầu đó được đáp ứng bằng cách kết nối với hệ thống chuyên dụng.
Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý sản xuất vật liệu xây dựng phù hợp với quy trình doanh nghiệp? Liên hệ Workit để được tư vấn và demo giải pháp.
Đăng ký dùng thử và demo Workit: TẠI ĐÂY
CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT
Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)
Email: info@workit.vn
Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
