Phần mềm quản lý sản xuất xi măng Workit

Phân xưởng báo một con số tiêu hao, thủ kho ghi một số xuất kho khác, còn kế toán tính giá thành xi măng theo cách thứ ba. Đến lúc đối chiếu thì không ai chắc con số nào đúng. Nhà máy xi măng đưa nguyên liệu, clinker, phụ gia, than và điện vào giá thành, nên chênh lệch nhỏ ở từng khâu cộng lại sẽ thành một khoản đáng kể, đây là các vấn đề mà doanh nghiệp sản xuất xi măng thường gặp. Khi gặp các vấn đề này doanh nghiệp thường tìm kiếm các phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường.

Với phần mềm quản lý sản xuất xi măng Workit là giải pháp ERP nối kế hoạch, sản xuất, kho, mua hàng và kế toán trên cùng một nền tảng, để dữ liệu đi một mạch từ lệnh sản xuất đến giá thành. Bài viết này trình bày Workit xử lý những nghiệp vụ nào, vận hành ra sao và nhà máy nên chuẩn bị gì trước khi chuyển đổi.

1. Khó khăn khi quản lý sản xuất xi măng bằng Excel và công cụ rời rạc

Khi mỗi bộ phận giữ một bảng tính riêng, số liệu sản xuất, kho và kế toán rất khó khớp nhau. Xi măng đi qua nhiều công đoạn: nghiền nguyên liệu, nung clinker, nghiền xi măng, đóng bao hoặc xuất rời. Chỗ nào cũng có thể phát sinh chênh lệch.

• Đá vôi, đất sét, phụ gia, clinker, than và điện đều có định mức. Nếu định mức nằm trong file riêng và đổi không đồng bộ, nhu cầu vật tư tính ra sẽ lệch.
• Hao hụt xảy ra ở từng công đoạn. Không đối chiếu định mức với thực tế theo từng lệnh thì đến lúc chốt sổ mới thấy chênh lệch.
• Clinker, bột liệu và xi măng nằm ở nhiều nơi, từ silo đến kho bao. Số tồn ghi tay dễ sai giữa các ca.
• Xi măng bao và xi măng rời được xuất qua trạm cân và đơn hàng. Số trên cân, trên phiếu và trên sổ kho mà không cùng nguồn thì đối chiếu rất mất công.
• Kết quả thí nghiệm theo mẻ hoặc lô nằm tách khỏi dữ liệu sản xuất thì khó truy xuất khi có phản ánh về chất lượng.
• Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu và điện được gom từ nhiều nguồn, nên giá thành phải chốt bằng tay và khó chia theo sản phẩm.

2. Phần mềm quản lý sản xuất xi măng Workit

Workit là nền tảng ERP quản lý kế hoạch sản xuất, định mức, kho, mua hàng, giá thành và kế toán trong một hệ thống liên thông. Dữ liệu từ lệnh sản xuất dùng chung cho kho, mua hàng và kế toán, thay vì mỗi bộ phận giữ một công cụ.

So với phần mềm quản lý chung, Workit khác ở ba điểm. Định mức gắn với lệnh sản xuất nên phân tích được chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Sản xuất, kho, mua hàng và kế toán nằm trên cùng một nền tảng ERP. Phạm vi module và mức tùy chỉnh được chốt từ quy trình thực tế, vì mỗi nhà máy một mô hình. Nhà máy tích hợp từ khai thác đến nghiền xi măng và trạm nghiền chỉ mua clinker về nghiền có nghiệp vụ không giống nhau.

Workit phù hợp với doanh nghiệp sản xuất xi măng, trạm nghiền xi măng và đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng liên quan, đang muốn thay cách quản lý rời rạc bằng một hệ thống thống nhất.

3. Tính năng nổi bật của Workit cho nhà máy xi măng

Kế hoạch và lệnh sản xuất

Bạn lập kế hoạch, tạo lệnh sản xuất và theo dõi tiến độ, sản lượng theo lệnh hoặc theo công đoạn. Người điều hành thấy lệnh nào đang chạy, đã ra bao nhiêu, còn bao nhiêu, không phải chờ báo cáo cuối ca.

Định mức và nguyên vật liệu

Định mức nguyên vật liệu được khai báo theo từng sản phẩm và làm cơ sở tính nhu cầu vật tư. Bộ phận kế hoạch và mua hàng cùng nhìn vào một nguồn định mức, nên định mức đổi thì nhu cầu vật tư đổi theo.

Quản lý kho

Workit theo dõi nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Clinker, bột liệu và xi măng theo silo hoặc kho bao được theo dõi theo cấu hình phù hợp với mô hình từng nhà máy

Hao hụt và tiêu hao

Workit đối chiếu định mức với lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng, tùy phạm vi cấu hình. Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế được phân tích theo từng lệnh sản xuất, nên nhà máy chỉnh được sớm thay vì đợi chốt kỳ. Với than và điện, việc áp dụng còn tùy dữ liệu đầu vào của nhà máy

Giá thành

Chi phí nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất liên quan được tập hợp để tính giá thành, trên dữ liệu kho, sản xuất và kế toán đã nối với nhau. Từ đó có thể phân tích chi phí theo từng sản phẩm hoặc từng lệnh sản xuất.

Mua hàng

Workit theo dõi nhu cầu mua vật tư, đơn mua hàng, nhà cung cấp và công nợ phải trả. Việc mua bám theo nhu cầu thực từ kế hoạch, hạn chế mua thừa hoặc thiếu.

Tài chính, kế toán và báo cáo quản trị

Dữ liệu vận hành được nối với chi phí, doanh thu, công nợ và báo cáo quản trị. Kế toán đỡ phải nhập lại số liệu từ sản xuất và kho.

Nghiệp vụ đặc thù xi măng

Kiểm soát chất lượng theo mẻ hoặc lô, xuất xi măng bao và rời đối chiếu với trạm cân, công nợ đại lý: phạm vi của từng nghiệp vụ này được chốt trong khâu khảo sát, dựa trên quy trình thực tế của nhà máy

Tích hợp hệ thống

Workit kết nối được với phần mềm hoặc thiết bị bên ngoài qua API khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Phạm vi cụ thể, chẳng hạn với thiết bị cân hoặc hệ thống sản xuất đang dùng, được chốt khi khảo sát.

4. Quy trình quản lý sản xuất xi măng trên Workit

Bảng dưới là ví dụ minh họa một luồng nghiệp vụ điển hình. Luồng thực tế phụ thuộc vào quy trình của từng nhà máy.

5. Lợi ích thực tế theo vai trò

• Chủ doanh nghiệp và giám đốc nhà máy có số liệu sản xuất, tồn kho, chi phí và công nợ trên cùng một hệ thống để ra quyết định.
• Bộ phận sản xuất và kế hoạch theo dõi tiến độ, sản lượng theo lệnh hoặc công đoạn, và tính nhu cầu vật tư từ định mức.
• Bộ phận KCS và thí nghiệm có chỗ ghi nhận kết quả theo mẻ hoặc lô, nếu nhà máy cấu hình chức năng này
• Thủ kho quản lý nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trên một nguồn số liệu.
• Kế toán bớt phải nhập lại số liệu vì dữ liệu kho và sản xuất đã nối với chi phí, công nợ, giá thành.
• Bộ phận mua hàng nắm nhu cầu vật tư từ kế hoạch, theo dõi đơn mua và nhà cung cấp.

6. Workit phù hợp với doanh nghiệp nào?

Workit hợp với doanh nghiệp xi măng muốn quản lý liền mạch từ kế hoạch đến kế toán, nhất là khi dữ liệu đang nằm ở nhiều file và nhiều bộ phận.

Có thể đã đến lúc cân nhắc khi:

• Bạn phải đối chiếu thủ công giữa kế hoạch sản xuất, sổ kho và sổ kế toán.
• Chênh lệch định mức và thực tế chỉ lộ ra lúc chốt kỳ.
• Số tồn clinker, bột liệu, xi măng khó khớp giữa kho và sản xuất.
• Giá thành mất nhiều thời gian tổng hợp và khó chia theo sản phẩm.
• Bạn cần kết nối với phần mềm hoặc thiết bị khác, nhưng dữ liệu đang tách rời.

Trước khi quyết định, nên làm rõ quy trình thực tế, phạm vi module cần dùng và mức tùy chỉnh. Nhà máy tích hợp và trạm nghiền có nghiệp vụ khác nhau, nên không có cấu hình cố định cho tất cả.

7. Quy trình triển khai và hỗ trợ từ Workit

Workit chốt phạm vi module, phương án tích hợp và mức tùy chỉnh dựa trên quy trình vận hành thực tế, quy mô và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp. Dự án triển khai kết hợp Agile và Waterfall: Waterfall giữ tiến độ, phạm vi và ngân sách trong tầm kiểm soát, còn Agile để doanh nghiệp đánh giá, phản hồi và xác nhận giải pháp ở từng giai đoạn.

Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Workit cùng doanh nghiệp khảo sát quy trình, hệ thống đang dùng và vấn đề cần giải quyết. Sau đó hai bên chốt phạm vi, module ưu tiên, tiến độ và tiêu chí nghiệm thu.

Giai đoạn 2: Phân tích nghiệp vụ và thiết kế giải pháp

Giai đoạn này gồm cấu hình hệ thống, thiết kế luồng dữ liệu, phân quyền và xác định yêu cầu tùy chỉnh, cùng phương án tích hợp với phần mềm hoặc thiết bị hiện có.

Giai đoạn 3: Cấu hình, tùy chỉnh và tích hợp

Hệ thống được cấu hình theo phạm vi đã thống nhất. Khi cần, Workit phát triển thêm các yêu cầu bổ sung và kết nối với phần mềm, thiết bị theo phương án kỹ thuật đã duyệt.

Giai đoạn 4: Kiểm thử, đào tạo và đưa vào vận hành

Hệ thống được kiểm thử chức năng, kiểm thử tích hợp và chạy thử với nhóm người dùng đại diện. Workit hướng dẫn người dùng theo vai trò, hỗ trợ chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ và chuẩn bị kế hoạch Go-live.

Giai đoạn 5: Hỗ trợ vận hành và cải tiến

Sau Go-live, Workit tiếp tục xử lý vấn đề phát sinh, ghi nhận phản hồi và cùng doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng.

Thời gian và hỗ trợ

Theo phương pháp triển khai ERP của Workit, một dự án tiêu chuẩn thường kéo dài 3 đến 6 tháng. Dự án có nhiều module, quy mô vận hành lớn, yêu cầu tùy chỉnh chuyên sâu hoặc tích hợp nhiều hệ thống có thể cần thêm thời gian. Thời gian cụ thể được chốt trong kế hoạch sau khảo sát. Hình thức hỗ trợ, thời gian phản hồi và phạm vi bảo trì sau Go-live nằm trong thỏa thuận dịch vụ của từng dự án.

Nhà máy cần chuẩn bị gì trước buổi tư vấn?

• Sơ đồ công đoạn sản xuất hiện tại và bộ phận phụ trách từng công đoạn.
• Danh mục nguyên vật liệu, phụ gia, nhiên liệu và định mức đang dùng, kèm công thức phối liệu hoặc BOM nếu có.
• Danh mục sản phẩm (chủng loại, mác xi măng) và cách phân loại thành phẩm.
• Số liệu sản xuất và tồn kho: kế hoạch, sản lượng thực tế, tồn silo và kho, tỷ lệ hao hụt, các báo cáo đang dùng.
• Danh sách phần mềm hoặc thiết bị cần kết nối, như phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, trạm cân.
• Những vấn đề muốn giải quyết và các chỉ số cần theo dõi.

8. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý sản xuất xi măng Workit dùng cho đối tượng nào?
Workit dành cho nhà máy xi măng, trạm nghiền và đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng muốn nối sản xuất, kho, mua hàng và kế toán trên một nền tảng. Phạm vi module và mức tùy chỉnh được xác định theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp.

Workit có quản lý định mức nguyên vật liệu không?
Có. Workit cho khai báo định mức theo sản phẩm, làm cơ sở tính nhu cầu vật tư và liên kết với lệnh sản xuất.

Workit có hỗ trợ tính giá thành không?
Có. Workit tập hợp chi phí nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất liên quan, nối dữ liệu kho, sản xuất và kế toán để phân tích chi phí theo sản phẩm hoặc lệnh sản xuất.

Workit có kết nối được với phần mềm hoặc thiết bị khác không?
Có thể, qua API, khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Khả năng tích hợp cụ thể được đánh giá trong khâu khảo sát.

9. Kết luận

Quản lý sản xuất xi măng cần dữ liệu liền mạch từ kế hoạch, định mức, kho, mua hàng đến giá thành và kế toán. Phần mềm quản lý sản xuất Workit nối các khâu đó trên một nền tảng ERP, và phạm vi áp dụng được chốt từ quy trình thực tế của từng nhà máy.

Muốn biết Workit áp vào quy trình nhà máy của bạn ra sao?


Đăng ký tư vấn ngay: TẠI ĐÂY

CÔNG TY CỔ PHẦN WORKIT

Hotline: 1900 633 041 | 0375902332 (Ms Hạnh)

Email: info@workit.vn

Địa chỉ: Phòng 02.12, Tòa nhà Newton Residence, 38 Trương Quốc Dung, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam